Trong bối cảnh toàn cầu hóa, vận chuyển hàng hóa qua đường hàng không ngày càng phổ biến và được sử dụng rộng rãi, đặc biệt đối với các mặt hàng có giá trị cao hoặc yêu cầu thời gian giao nhận nhanh chóng. Để đảm bảo tính pháp lý và quản lý lô hàng, một chứng từ vận chuyển bắt buộc phải có là Air WayBill (AWB). Vậy Airway bill là gì? Chức năng trong vận tải đường hàng không? Cùng Gothl tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé.
Air WayBill là gì?
Air WayBill (AWB) là viết tắt của vận đơn hàng không, được phát hành bởi hãng hàng không, đại lý của họ, hoặc công ty giao nhận vận tải (forwarder), dựa trên thông tin chi tiết về hàng hóa từ phía người gửi hàng, đây là tài liệu đi kèm với hàng hóa được chuyển phát nhanh bằng đường hàng không quốc tế.
Về bản chất, AWB có chức năng tương tự như vận đơn đường biển (Bill of Lading), nhưng có một điểm khác biệt quan trọng là AWB được phát hành dưới dạng không thể chuyển nhượng (non-negotiable). Điều này có nghĩa là AWB không phải là chứng từ sở hữu hàng hóa (title document). Hàng hóa sẽ được giao cho người nhận có tên đích danh trên vận đơn sau khi họ hoàn tất các thủ tục cần thiết.
Mẫu Air WayBill là một mẫu tiêu chuẩn được phân phối và quy định thống nhất bởi hiệp hội vận tải hàng không quốc tế (IATA) và thường được lập thành nhiều bản sao để mỗi bên liên quan đến lô hàng có thể lưu giữ.
- Tìm hiểu bài viết: Bill of Lading là gì? Cách đọc Bill of Lading chi tiết
Vai trò của Airway bill
Air WayBill đóng vai trò vô cùng quan trọng, không chỉ là một giấy tờ đơn thuần mà là một thỏa thuận pháp lý có hiệu lực. Các chức năng và vai trò chính của AWB bao gồm:
Biên lai giao hàng cho người chuyên chở (Proof of receipt): AWB là biên lai xác nhận hãng hàng không (người vận chuyển) đã nhận hàng hóa từ người gửi. Khi AWB được phát hành, nó chứng minh rằng hàng đã được giao cho hãng vận chuyển trong tình trạng tốt và đúng số lượng mô tả.
Bằng chứng của hợp đồng vận chuyển (Contract of Carriage): Air WayBill là bằng chứng xác thực cho một hợp đồng vận chuyển đã được ký kết giữa người gửi hàng và hãng hàng không. Hợp đồng này bao gồm các điều khoản và điều kiện vận chuyển được quy định ở mặt sau của vận đơn, xác định rõ trách nhiệm và quyền lợi của các bên liên quan. Hợp đồng có hiệu lực thi hành khi người gửi hàng (hoặc đại lý) và người vận chuyển (hoặc đại lý) cùng ký vào văn bản.
Cung cấp thông tin giao hàng chi tiết: AWB chứa tất cả thông tin cần thiết cho việc xử lý và giao nhận hàng hóa, giúp nhân viên hàng không và hải quan xử lý lô hàng một cách chính xác và nhanh chóng.
Chứng từ hải quan: Air WayBill là một trong những tài liệu bắt buộc phải có khi làm thủ tục hải quan tại cả nước xuất khẩu và nhập khẩu.
Cơ sở tính phí vận chuyển (Hóa đơn thanh toán): Vận đơn ghi rõ các chi phí liên quan đến việc vận chuyển, bao gồm cước phí chính và phụ phí khác. Các thông tin về trọng lượng, kích thước và loại hàng hóa trên AWB là cơ sở để hãng hàng không tính toán chính xác chi phí vận chuyển.
Hỗ trợ theo dõi hàng hóa (Tracking): Mỗi Air WayBill có một mã số duy nhất (Air WayBill number) giúp người gửi và người nhận dễ dàng theo dõi hành trình của lô hàng trực tuyến.
Chứng từ bảo hiểm (nếu có).
Cần lưu ý rằng, mặc dù AWB không chuyển nhượng được, trong trường hợp thanh toán bằng thư tín dụng (L/C), hai bên mua bán có thể thỏa thuận và thực hiện các thủ tục bổ sung (như thư cam kết đảm bảo) và yêu cầu ngân hàng chấp nhận “ký hậu” vào mặt sau của AWB để người nhận có thể lấy hàng.
Phân loại vận đơn hàng không MAWB và HAWB
Để hiểu rõ hơn về Airway bill là gì, cần nắm rõ các cách phân loại. Vận đơn hàng không thường được phân loại dựa trên người phát hành và việc gom hàng.
Dựa vào việc gom hàng hóa để xuất nhập khẩu, Airway bill được chia thành hai loại chính: MAWB và HAWB.
Master Air WayBill (MAWB) – Vận đơn chủ
Master Air WayBill (MAWB) là vận đơn chủ (Master Air Waybill).
- Chủ thể cấp: MAWB được phát hành bởi chính hãng hàng không (Airline) hoặc đại lý hãng hàng không.
- Đối tượng: MAWB được cấp cho người gom hàng (forwarder/consolidator).
- Phạm vi: MAWB ghi nhận thông tin về toàn bộ lô hàng lớn đã được gom lại từ nhiều lô hàng lẻ.
- Thông tin Shipper/Consignee: Trên MAWB, người gửi (Shipper) là công ty giao nhận vận tải (forwarder), và người nhận (Consignee) là đại lý của forwarder tại sân bay đến.
- Mục đích: Dùng để quản lý lô hàng tổng thể. MAWB là vận đơn hàng không chính thức và đi kèm với HAWB.
House Air WayBill(HAWB) – Vận đơn nhà
- HAWB (House Air Waybill) là vận đơn nhà (vận đơn nội địa hoặc vận đơn con).
- Chủ thể cấp: HAWB do người giao nhận (forwarder/consolidator) phát hành.
- Đối tượng: HAWB được cấp cho chủ hàng lẻ (người gửi hàng cuối cùng).
- Phạm vi: HAWB chi tiết hóa các đơn hàng nhỏ bên trong lô hàng lớn được ghi nhận trong MAWB.
- Thông tin Shipper/Consignee: Ghi tên thực tế của bên bán (Shipper) và bên mua (Consignee).
- Giá trị pháp lý: HAWB không có giá trị pháp lý khi không đi kèm với MAWB.
Tóm lại, nếu chủ hàng đặt chỗ với công ty giao nhận, bên giao nhận sẽ cấp HAWB cho chủ hàng. Sau đó, bên giao nhận sẽ đặt chỗ với hãng hàng không, và hãng hàng không sẽ cấp MAWB cho bên giao nhận cho lô hàng gom đó.
Nội dung trên Air WayBill
Air WayBill là biểu mẫu tiêu chuẩn do IATA quy định. Khi điền vận đơn hàng không, cần kiểm tra cẩn thận để tránh sai sót. Một Airway bill number đầy đủ bao gồm ký hiệu 3 số của hãng vận chuyển, ký hiệu 3 chữ của sân bay khởi hành, và mã số AWB gồm 8 chữ số, trong đó số cuối cùng là số kiểm tra.
Nội dung trên AWB được chia thành hai phần chính: Mặt trước (thông tin cơ bản) và Mặt sau (điều khoản hợp đồng).
Nội dung mặt trước
Mặt trước vận đơn sẽ là thông tin cơ bản của hàng hóa, bên gửi và bên nhận hàng:
- Số vận đơn (AWB number).
- Tên và địa chỉ của người gửi hàng (Shipper) và người nhận hàng (Consignee)
- Địa điểm và ngày nhận sản phẩm sẽ được vận chuyển.
- Sân bay xuất phát (Airport of departure) và sân bay đích (Airport of Destination).
- Tên và địa chỉ của hãng hàng không phát hành AWB (Issuing carrier’s name and address).
- Tuyến đường vận chuyển (Routine/Routing).
- Thông tin chi tiết về hàng hóa: mô tả hàng hóa, cách thức đóng gói, số lượng kiện hàng (Number of pieces), tổng trọng lượng (Gross Weight), kích thước, quốc gia sản xuất.
- Giá trị kê khai vận chuyển (Declare value for carriage) và Giá trị khai báo hải quan (Declare value for customs).
- Thông tin thanh toán (Accounting information), bao gồm cước phí và chi phí liên quan (Charges).
- Thông tin thanh toán (cước trả trước – Prepaid hoặc trả sau – Collect).
- Ngày và nơi phát hành vận đơn.
- Chữ ký của người gửi hàng và hãng hàng không (hoặc đại lý).
Nội dung mặt sau
- Mặt sau của AWB chứa các điều khoản và điều kiện của hợp đồng vận chuyển. Các nội dung chính bao gồm:
- Giới hạn trách nhiệm của hãng vận chuyển đối với mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa (Mức bồi thường thường được quy định theo các công ước quốc tế như Công ước Warsaw 1929, Nghị định thư Hague 1955 hay Nghị định thư Montreal).
- Quy định về khiếu nại và thời hạn khiếu nại.
- Các điều kiện chấp nhận vận chuyển hàng hóa.
- Luật áp dụng và quyền tài phán trong trường hợp có tranh chấp.
Quy trình phát hành vận đơn hàng không
Quy trình phát hành một Air WayBill thường diễn ra theo 6 bước cơ bản để đảm bảo tính chính xác và kịp thời do tốc độ vận chuyển hàng không nhanh chóng:
Bước 1: Giao hàng và thủ tục xuất khẩu. Người gửi hàng hoặc đại lý của họ (Forwarder) điền thông tin vào mẫu AWB và ký xác nhận. Người gửi hàng giao hàng cho hãng vận chuyển tại sân bay hoặc kho hàng và hoàn tất thủ tục hải quan xuất khẩu.
Bước 2: Phát hành Vận đơn. Hãng hàng không kiểm tra tình trạng hàng hóa, số lượng và thông tin trên AWB. Nếu mọi thông tin đều chính xác, đại diện hãng hàng không sẽ ký và đóng dấu lên AWB để xác nhận việc nhận hàng. Bản gốc số 3 (màu xanh dương) sẽ được phát hành và giao cho người gửi hàng làm bằng chứng về việc người chuyên chở đã nhận hàng.
Bước 3: Vận chuyển. Hàng được đưa lên máy bay để tiến hành vận chuyển đến điểm đích (nước nhập khẩu).
Bước 4: Gửi chứng từ. Người gửi hàng gửi toàn bộ bộ chứng từ cần thiết (bao gồm bản gốc AWB số 3 hoặc bản sao AWB cùng các giấy tờ liên quan) cho người mua hàng (người nhận). Do vận chuyển hàng không nhanh, bộ AWB thường được gửi kèm hàng hóa hoặc qua chuyển phát nhanh trước khi hàng đến.
Bước 5: Nhận hàng tại nơi đến. Người nhận hàng căn cứ vào thông tin lô hàng đến sân bay và xuất trình đầy đủ các giấy tờ yêu cầu cho đại lý của người vận tải. Thông thường, người nhận hàng không cần xuất trình bản gốc Airway bill để nhận hàng, vì thông tin đã được lưu trữ và xác thực từ trước.
Bước 6: Giao hàng. Đại lý của người vận tải tại sân bay đến sẽ tiến hành bàn giao hàng hóa cho người nhận hàng.
Bộ Air WayBill đầy đủ thường có ít nhất 9 bản, bao gồm 3 bản gốc (Original 1 màu xanh lá cho hãng vận chuyển, Original 2 màu hồng cho người nhận hàng, Original 3 màu xanh dương cho người gửi hàng) và ít nhất 6 bản sao (Copy), trong đó bản số 4 thường có màu vàng là biên lai giao hàng.
- Bài viết nhiều người xem: Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển
Cách tra cứu vận đơn hàng không Airway bill
Việc check Air WayBill giúp người gửi và người nhận dễ dàng theo dõi hành trình và trạng thái của lô hàng một cách đơn giản, đặc biệt khi bạn đã có Air WayBill number.
Có hai cách phổ biến để tra cứu thông tin vận đơn hàng không:
Tra cứu qua website chuyên dụng (Track-Trace)
Đây là cách phổ biến và tiện lợi để tra cứu lịch trình bay của hàng hóa.
Bước 1: Truy cập vào website theo dõi vận chuyển hàng không chung, ví dụ: https://www.track-trace.com/aircargo.
Bước 2: Nhập số vận đơn (Air WayBill number) vào ô tìm kiếm, thường là một mã số duy nhất gồm 11 chữ số.
Bước 3: Chọn tùy chọn option hoặc direct (nếu có).
Bước 4: Hệ thống sẽ hiển thị kết quả tra cứu chi tiết về hành trình, lịch trình bay (ví dụ: quá cảnh ở đâu) và trạng thái của kiện hàng.
Tra cứu qua website của hãng hàng không hoặc công ty dịch vụ
Các hãng hàng không và công ty giao nhận vận tải đều cho phép tra cứu tình trạng lô hàng trên các website chính thức của họ.
Tra cứu hàng hóa trong quá trình bay:
Bước 1: Truy cập trang web chính thức của hãng hàng không hoặc đơn vị vận chuyển lô hàng của bạn.
Bước 2: Tìm đến phần “Track & Trace”, “Cargo Tracking” hoặc các mục tương tự.
Bước 3: Nhập chính xác mã số Air WayBill (Air WayBill number) và nhấn tra cứu để theo dõi lịch trình bay và tình trạng hiện tại của lô hàng.
Tra cứu hàng hóa khi đã vào kho (Tại sân bay)
Bạn có thể check Air WayBill trực tiếp trên trang web của công ty dịch vụ hàng hóa hàng không (Air Cargo Terminal) tại sân bay đi hoặc đến (ví dụ: Kho hàng TCS – Tân Sơn Nhất tại https://www.tcs.com.vn/ hoặc Kho hàng SCSC – Tân Sơn Nhất tại http://scsc.vn/). Bạn chỉ cần nhập số vận đơn vào mục AWB Info hoặc ô tìm kiếm tương ứng để xem thông tin chi tiết về tình trạng lô hàng trong kho.
Hiểu rõ Air WayBill là gì cùng các quy định liên quan là chìa khóa để đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa quốc tế diễn ra suôn sẻ, an toàn và hiệu quả. Việc nắm vững Airway bill number, cách phân biệt Master Air WayBill là gì và cách thực hiện check Air WayBill sẽ giúp bạn chủ động hơn trong mọi khâu logistics.
Hy vọng với những nội dung mà GoTHL đã cung cấp trên đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về Air WayBill là gì, chức năng, vai trò và tầm quan trọng của AWB trong vận tải hàng không. Nếu có thắc mắc hay yêu cầu về dịch vụ nào, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ hoàn toàn miễn phí.
