Vận tải đường biển luôn giữ vị trí quan trọng đặc biệt trong thương mại quốc tế, chuyên chở gần 80% tổng khối lượng hàng hóa vận chuyển trên toàn thế giới. Với ưu điểm nổi bật về chi phí thấp và khả năng vận chuyển khối lượng lớn (kể cả hàng cồng kềnh, đa dạng), nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là lựa chọn hàng đầu của mọi doanh nghiệp.
Tuy nhiên, quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là một chuỗi nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, tuân thủ chặt chẽ các thủ tục pháp lý, vận hành và quản lý logistics. Nắm vững quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng container đường biển chuẩn xác sẽ giúp doanh nghiệp chủ động trong công việc, tối ưu hóa chi phí và giảm thiểu rủi ro phát sinh.
Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết 12 bước quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển chuẩn nhất, từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến khi hàng hóa về kho lưu trữ, giúp bạn thực hiện lô hàng quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển một cách trôi chảy.
Các bên tham gia vận tải hàng hóa đường biển
Để một lô hàng nhập khẩu thành công qua đường biển, cần có sự phối hợp nhịp nhàng của nhiều chủ thể. Các bên tham gia chính bao gồm:
Người nhập khẩu (Importer): Là đơn vị tại Việt Nam, chịu trách nhiệm ký hợp đồng mua hàng, thanh toán, chuẩn bị các thủ tục nhập khẩu (thông quan, nộp thuế, chứng từ) và nhận hàng tại cảng đích. Nhà nhập khẩu (NNK) sẽ tìm Forwarder (FWD) để vận chuyển hàng hóa nếu giao dịch theo các điều kiện Incoterms nhóm E hoặc F.
Người xuất khẩu (Exporter/Nhà xuất khẩu): Là doanh nghiệp ở nước ngoài, chịu trách nhiệm chuẩn bị hàng, đóng gói, thực hiện thủ tục xuất khẩu tại nước sở tại và bàn giao hàng cho hãng tàu hoặc đại lý giao nhận.
Hãng tàu (Carrier/Shipping line): Đảm nhiệm việc vận chuyển hàng hóa từ cảng xuất đến cảng nhập. Họ phát hành vận đơn đường biển (B/L) và có trách nhiệm thông báo cho FWD/nhà nhập khẩu khi hàng đến.
Đại lý giao nhận (Freight Forwarder – FWD): Là đơn vị trung gian, thay mặt chủ hàng lo các thủ tục như đặt chỗ trên tàu (booking), chuẩn bị chứng từ, thông quan, và giao nhận hàng. FWD có thể hỗ trợ dỡ hàng tại kho cảng nhập (đối với hàng LCL), khai manifest, và gửi thông báo hàng đến (A/N) kèm chi phí cho nhà nhập khẩu.
Hải quan: Là cơ quan quản lý Nhà nước tại cảng nhập, trực tiếp sử dụng pháp luật để thi hành các thủ tục cho lô hàng nhập khẩu. Họ chịu trách nhiệm kiểm tra chứng từ, kiểm hóa (nếu cần), giám sát việc nộp thuế và tuân thủ quy định xuất nhập khẩu.
Doanh nghiệp khai thác cảng (Terminal Operator/Cảng biển): Đơn vị này chịu trách nhiệm tiếp nhận, bốc xếp, lưu kho, và quản lý hàng hóa tại cảng, hỗ trợ quá trình nhận hàng.
Công ty bảo hiểm: Tham gia để phòng tránh rủi ro mất mát, hư hỏng trong quá trình vận chuyển và bồi thường theo hợp đồng bảo hiểm.
Bước 1: Xin giấy phép nhập khẩu
Trước khi tiến hành nhập khẩu hàng hóa, doanh nghiệp cần tìm hiểu chi tiết về tính pháp lý của mặt hàng, xác định xem hàng hóa có thuộc danh mục cấm nhập khẩu hay không. Nghiệp vụ xin giấy phép nhập khẩu (nếu có) được thực hiện sớm nhất, ngay sau khi ký kết hợp đồng thương mại.
Đối với những mặt hàng thuộc diện quản lý đặc biệt, hoặc các mặt hàng bị hạn chế/nhập khẩu có điều kiện (ví dụ: dược phẩm, thực phẩm, trang thiết bị quân sự…), doanh nghiệp bắt buộc phải xin giấy phép từ các cơ quan có thẩm quyền, chiếu theo Nghị định 69/2018/NĐ-CP và các văn bản liên quan. Việc quản lý nhập khẩu thường chặt chẽ hơn, tạo ra các rào cản thương mại cả về thuế quan và kỹ thuật.
Bước 2: Đặt lịch (Booking tàu)
Đặt lịch tàu hay booking tàu là bước đầu tiên để khởi động quá trình nhập khẩu hàng hóa. Tuy nhiên, để thực hiện được bước này, doanh nghiệp phải ký kết hợp đồng thương mại (Sale Contract) trước.
Trong các mùa cao điểm, các hãng tàu thường hết chỗ khá sớm, nếu không book trước khoảng 1 tuần đến 2 tuần, lô hàng có thể không kịp tiến độ và bị trễ kế hoạch.
Để lấy booking tàu nhập hàng, nhà nhập khẩu chỉ cần khai báo thông tin cho bên dịch vụ vận chuyển Forwarder (FWD) tại Việt Nam. FWD sau đó sẽ liên lạc với đối tác để phối hợp đóng gói hàng hóa. Các thông tin cần cung cấp đầy đủ bao gồm:
- Cảng dỡ hàng – Cảng đến (Port of Discharge).
- Cảng đi (Port of Loading).
- Cảng chuyển tải (Direct hoặc Transit).
- Tên và trọng lượng hàng (dựa trên bộ hồ sơ chứng từ).
- Ngày dự kiến tàu xuất phát (ETD).
- Thời gian đóng hàng diễn ra theo đúng kế hoạch.
- Các yêu cầu khác: loại hình Container (khô hay lạnh), kích cỡ (20’ hay 40’), nhiệt độ, độ thông gió.
Sau khi nhận được booking, cần kiểm tra kỹ các thông tin (cảng đi/đến, loại container, nhiệt độ/thông gió). Nếu có sai sót, phải yêu cầu chỉnh sửa ngay lập tức cho đến khi đạt yêu cầu.
- Bài viết nhiều người đọc: Hợp đồng ngoại thương (Sale Contract) là gì? Vai trò trong xuất nhập khẩu
Bước 3: Theo dõi quá trình đóng hàng và cập nhật thông tin từ bên xuất khẩu
Bên xuất khẩu, đại lý hoặc dịch vụ FWD mà nhà nhập khẩu lựa chọn có trách nhiệm giám sát và theo dõi toàn bộ quá trình đóng hàng để cập nhật thông tin cho đối tác. Việc theo dõi này giúp kiểm soát các tình huống phát sinh và đảm bảo chất lượng hàng hóa.
Nhà nhập khẩu cần lưu ý yêu cầu các thông tin sau:
Hình ảnh chụp Container rỗng: Để chứng minh không có hư hại nào xảy ra trước khi đóng hàng. Nếu container hư hại, nhà nhập khẩu có thể phải chịu chi phí sửa chữa khi trả rỗng.
Hình ảnh chụp bảng nhiệt độ: Trong trường hợp sử dụng Container lạnh (hàng đông lạnh sẽ không có độ thông gió). Có thể yêu cầu gắn thêm chip điện tử để theo dõi nhiệt độ.
Tiến độ đóng gói: Đảm bảo việc đóng gói phù hợp với tính chất hàng hóa, độ chắc chắn, tránh va chạm.
Cập nhật lịch tàu chạy: Nếu tàu bị chậm (delay), cần cập nhật thông tin để chủ động xử lý chứng từ liên quan của lô hàng.
Bước 4: Kiểm tra và xác nhận chứng từ, hồ sơ liên quan
Đây là bước quan trọng để chuẩn bị cho thủ tục hải quan. Nhà nhập khẩu cần tìm hiểu những loại chứng từ cần thiết đối với lô hàng trước khi nhập khẩu. Sau đó, yêu cầu bên đối tác chuẩn bị và gửi về.
Các chứng từ thường gặp bao gồm: Hóa đơn thương mại (Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Vận đơn đường biển (B/L), Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), Hợp đồng mua bán (Sale Contract), và các chứng từ bổ sung khác.
Nhà nhập khẩu cần kiểm tra thông tin trên chứng từ thật kỹ để đảm bảo khớp với thực tế và đồng nhất giữa các tài liệu. Nếu xuất hiện bất kỳ lỗi nhỏ nào, lô hàng có thể gặp rắc rối lớn với hải quan và cơ quan nhà nước. Nên yêu cầu đối tác gửi bản nháp (Draft) của vận đơn (B/L) để kiểm tra kỹ trước khi in bản gốc.
Đặc biệt, cần dựa vào lịch trình tàu để yêu cầu các thời hạn hoàn tất chứng từ (Deadline), tránh trường hợp tàu đã về Việt Nam mà chứng từ vẫn chưa hoàn tất, gây trì hoãn và phát sinh chi phí.
Bước 5: Nhận thông báo bên nhập khẩu khi hàng đến
Nhà nhập khẩu sẽ nhận được Thông báo hàng đến (Arrival Notice – A/N) từ đại lý hoặc hãng tàu ít nhất 1 ngày trước ngày tàu cập.
A/N là giấy thông báo chi tiết về thời gian lô hàng dự kiến cập bến. Thông tin trên A/N tương tự như vận đơn (tên bên nhập khẩu, xuất khẩu, số hiệu Container, Seal, tên tàu, số chuyến, mô tả hàng hoá). Ngoài ra, A/N còn ghi rõ các khoản phụ phí địa phương (Local charges) phát sinh (nếu có).
Sau khi kiểm tra A/N, nhà nhập khẩu tiến hành lấy Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O). Các chứng từ cần thiết để lấy D/O thường bao gồm Bill gốc, Giấy giới thiệu, và Giấy ủy quyền (nếu yêu cầu). Đối với hợp đồng thanh toán bằng thư tín dụng (L/C), nhà nhập khẩu phải mang theo vận đơn gốc đã được ngân hàng ký hậu khi nhận D/O.
Nhà nhập khẩu cần chú ý kiểm tra ngày hết hạn lệnh D/O. Nếu kế hoạch làm hàng kéo dài vượt quá thời hạn, phải đóng tiền để gia hạn lệnh, nếu không sẽ không thể làm các thủ tục tiếp theo.
- Có thể bạn chưa biết: Các loại phí trong vận tải đường biển
Bước 6: Đăng ký các loại chứng nhận liên quan
Tùy thuộc vào từng loại hàng hóa, mã HS code, và các quy định của Nhà nước, nhà nhập khẩu có thể cần đăng ký các thủ tục để được cấp giấy chứng nhận liên quan.
Các chứng nhận đặc biệt có thể bao gồm kiểm tra chất lượng, chứng nhận vệ sinh an toàn thực phẩm, chứng nhận xuất xứ (C/O), kiểm dịch thực vật, hoặc hợp quy.
Trường hợp lô hàng không đăng ký những chứng nhận cần thiết, hàng hóa khả năng cao không thông quan được và sẽ phát sinh nhiều vấn đề trong quá trình làm việc với cơ quan chức năng. Do đó, việc xác định và hoàn thành các thủ tục chứng nhận này sớm là rất quan trọng.
Bước 7: Chuẩn bị giấy tờ thông quan
Chuẩn bị chứng từ là khâu tối quan trọng trong quá trình làm thủ tục hải quan, quyết định phần lớn tiến độ khai báo.
Hiện nay, việc khai báo được thực hiện thông qua hệ thống khai báo hải quan điện tử (phần mềm ECUS5 – VNACCS). Để khai báo điện tử, doanh nghiệp cần có chữ ký số để đăng nhập và truyền tờ khai.
Bộ chứng từ cần chuẩn bị đầy đủ để khai báo hải quan bao gồm:
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
- Vận đơn hàng hoá (Bill of Lading).
- Phiếu đóng gói hàng hoá tiêu chuẩn (Packing List).
- Hợp đồng mua bán (Sales Contract).
- Giấy chứng nhận nguồn gốc hàng C/O (nếu yêu cầu).
- Giấy phép nhập khẩu (nếu có).
- Các loại giấy tờ có liên quan khác (như chứng từ kiểm tra chuyên ngành).
Cần kiểm tra kỹ lưỡng sự thống nhất và chính xác của các chứng từ, đặc biệt là việc áp mã HS Code và tính hợp lệ của C/O để được hưởng ưu đãi thuế. Việc áp sai mã HS dễ dẫn đến bị phạt hành chính và quy vào việc gian lận thuế.
Bước 8: Làm thủ tục thông quan
Sau khi truyền tờ khai chính thức lên hệ thống, tờ khai sẽ được phân thành 3 luồng dựa trên mức độ rủi ro:
- Luồng xanh: Tờ khai được thông quan ngay (miễn kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hóa). Doanh nghiệp đóng thuế, in mã vạch và tiến hành nhận hàng.
- Luồng vàng: Hải quan kiểm tra hồ sơ giấy. Doanh nghiệp nộp thuế trước hoặc sau khi hoàn thành thủ tục mở tờ khai.
- Luồng đỏ: Hải quan kiểm tra hồ sơ giấy và kiểm tra thực tế hàng hóa.
Sau khi tờ khai được phân luồng, nhà nhập khẩu có thể bắt đầu mở tờ khai. Nếu hồ sơ hợp lệ, Hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống. Số tiền thuế (Thuế Nhập Khẩu, Thuế GTGT) sẽ được hiển thị trên tờ khai. Việc đóng thuế có thể thực hiện bằng chuyển khoản hoặc tiền mặt (nên ưu tiên tiền mặt trong các trường hợp gấp để tránh chậm trễ).
Bước 9: Thanh lý đối với tờ khai
Khi đã đóng thuế và tờ khai được thông quan, nhà nhập khẩu tiến hành in mã vạch.
Tiếp theo, nộp lại tờ khai đã thông quan cùng mã vạch cho hải quan giám sát (tối thiểu 2 bộ). Hải quan sẽ xem xét, đóng dấu lên mã vạch và gửi lại cho doanh nghiệp 1 bộ, giữ lại 1 bộ. Thanh lý tờ khai là bước xác nhận cuối cùng giữa cơ quan hải quan và doanh nghiệp, đảm bảo hàng hóa đã nhập khẩu hợp lệ và các khoản thuế, phí đã được thanh toán đầy đủ.
Bước 10: Chuyển hàng nhập khẩu về kho lưu trữ
Sau khi hoàn tất việc thanh lý tờ khai và tờ khai đã thông quan, nhà nhập khẩu mang theo D/O (còn hạn) và đến phòng thương vụ tại cảng để đóng các khoản phí phát sinh (như phí nâng container, phí D/O, phí vệ sinh…) và in Phiếu giao nhận Container (EIR – Equipment Interchange Receipt).
Tiếp theo, bàn giao cho bên vận chuyển (tài xế) các chứng từ cần thiết như D/O, EIR, giấy mượn container (nếu có). Tài xế sẽ trình các chứng từ này cho hải quan giám sát cổng để xe rời cảng và chở hàng về kho bảo quản.
Bước 11: Dỡ hàng và trả xe
Khi xe vận chuyển cập kho, bộ phận kho vận cần tiến hành kiểm tra lại chứng từ và tình trạng container/xe chở hàng. Các thông tin cần kiểm tra chi tiết bao gồm:
Seal: Kiểm tra số Seal có khớp với Vận đơn (Bill) hay không, Seal còn nguyên vẹn hay không. Cần chụp hình lại Seal trước khi cắt.
Tình trạng container: Kiểm tra ngoại quan (móp méo, hư hỏng), ván sàn, hai cánh cửa, lỗ thông gió, chuôi cắm điện (nếu là cont lạnh).
Kiểm kê hàng hóa: Xác nhận số lượng kiện hàng, đối chiếu với phiếu đóng gói (Packing List).
Sau khi dỡ hàng xong an toàn, bên vận chuyển có trách nhiệm mang Container rỗng gửi trả về cảng hoặc ICD đã được chỉ định (thường trong thời hạn 5–7 ngày). Lưu ý phải lột tem nguy hiểm (nếu có) trước khi trả container rỗng để tránh bị phạt tiền theo quy định của hãng tàu.
Bước 12: Lưu trữ chứng từ và hồ sơ
Giai đoạn cuối cùng là việc lưu trữ toàn bộ giấy tờ, chứng từ liên quan đến lô hàng nhập khẩu một cách kỹ lưỡng.
Việc lưu trữ này rất quan trọng để đối chiếu khi phát sinh trường hợp khiếu nại, sai sót, hoặc phục vụ công tác kiểm tra của các cơ quan liên quan (như hải quan, cơ quan thuế, kiểm tra sau thông quan). Lô hàng chỉ thực sự hoàn thành thủ tục hải quan khi đã qua khoảng thời gian kiểm tra sau thông quan.
Các loại chứng từ cần lưu ý bảo quản bao gồm:
- Hồ sơ hải quan: Tờ khai hải quan đã thông quan, hồ sơ khai bổ sung, hồ sơ miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế.
- Hồ sơ thương mại: Hợp đồng ngoại thương, phiếu đóng gói, vận đơn đường biển (B/L), tài liệu kỹ thuật.
Chứng từ kế toán và sổ sách liên quan.
Toàn bộ hồ sơ nên được lưu trữ tối thiểu theo thời hạn quy định của pháp luật hiện hành (thường là 5–10 năm).
Lưu ý quan trọng khi vận tải hàng hóa bằng đường biển
Nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển tuy phổ biến nhưng vẫn tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu không được quản lý chặt chẽ. Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình:
- Kiểm tra và chuẩn bị chứng từ sớm: Việc thiếu hoặc sai sót chứng từ là nguyên nhân chính gây chậm trễ thông quan. Cần chuẩn bị đầy đủ và đồng bộ các hồ sơ thương mại (Hợp đồng, Invoice, Packing List, C/O), chứng từ vận tải (B/L, D/O, EIR), và chứng từ pháp lý (Giấy phép nhập khẩu, Giấy Đăng ký kinh doanh).
- Tính toán chi phí toàn diện: Chi phí vận chuyển đường biển không chỉ bao gồm cước tàu (O/F) mà còn nhiều khoản phụ phí địa phương (Local charges) như THC, D/O fee, CIC, PCS, PSS, BAF. Đặc biệt lưu ý đến phí lưu container tại bãi cảng (DEM – Demurrage) và phí lưu container tại kho riêng (DET – Detention). Phí lưu bãi (Storage) do Cảng thu và thường không thể thương lượng được.
- Quản lý rủi ro chất lượng hàng hóa: Doanh nghiệp lo lắng hàng nhập về không đạt chất lượng hoặc giao sai hàng. Giải pháp là nhập thử số lượng nhỏ, yêu cầu mẫu kiểm tra, hoặc thuê bên thứ ba (công ty kiểm định chất lượng) giám định tại nơi sản xuất hoặc khi đóng hàng.
- Quản lý rủi ro thanh toán: Để tránh rủi ro đã thanh toán nhưng nhà xuất khẩu không giao hàng, nên đàm phán chia nhỏ các lần thanh toán, hoặc sử dụng phương thức thanh toán an toàn như Thư tín dụng (L/C) không hủy ngang và có xác nhận.
- Lựa chọn đơn vị giao nhận uy tín: Hợp tác với các đơn vị logistics chuyên nghiệp (FWD/công ty logistics) sẽ giúp xử lý các thủ tục phức tạp (như đặt chỗ, khai báo hải quan, kiểm tra chuyên ngành) an toàn, nhanh chóng và giảm thiểu rủi ro.
- Tuân thủ quy định về chứng nhận chuyên ngành: Nếu mặt hàng yêu cầu giấy phép hoặc chứng nhận (như kiểm dịch, hợp quy), việc đăng ký phải được thực hiện kịp thời, nếu không sẽ làm đình trệ quá trình thông quan.
Việc áp dụng các công cụ quản lý hiện đại, như nền tảng quản lý quy trình , cũng là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp theo dõi và kiểm soát chặt chẽ mọi bước, đảm bảo tiến độ, sự chính xác, và giảm thiểu chi phí phát sinh trong toàn bộ chuỗi cung ứng.
