Trong bối cảnh toàn cầu hóa và thương mại điện tử phát triển bùng nổ, việc giao thương xuyên biên giới đã trở thành nhu cầu thiết yếu của mọi cá nhân và doanh nghiệp. Để chuỗi cung ứng được vận hành trơn tru, sự góp mặt của các “ông lớn” trong ngành vận chuyển quốc tế là không thể thiếu. Nổi bật nhất trong số đó chính là UPS – biểu tượng của sự uy tín, tốc độ và mạng lưới logistics khổng lồ. Đối với các nhà xuất nhập khẩu hay các chủ shop kinh doanh trực tuyến, việc hiểu rõ cách thức vận hành và tối ưu hóa chi phí khi gửi hàng qua UPS là chìa khóa để nâng cao năng lực cạnh tranh. Vậy UPS là gì? Gồm những dịch vụ nào và gửi hàng UPS tại Việt Nam có điểm gì đáng chú ý.
UPS trong xuất nhập khẩu là gì
UPS (viết tắt của United Parcel Service Express) là một trong những công ty phân phối trọn gói, cung cấp giải pháp quản lý chuỗi cung ứng và vận chuyển bưu kiện quốc tế quy mô lớn nhất toàn cầu.
Được thành lập từ năm 1907 tại Seattle, Washington (Hoa Kỳ) bởi James E. Casey với tên gọi ban đầu là American Messenger Company, đến năm 1919, công ty chính thức đổi tên thành United Parcel Service (UPS) và bắt đầu hành trình mở rộng ra toàn thế giới. Trải qua hơn một thế kỷ phát triển, UPS không chỉ là một đơn vị giao nhận đơn thuần mà đã trở thành một hệ sinh thái logistics toàn diện, phục vụ từ các doanh nghiệp vừa và nhỏ cho đến các tập đoàn đa quốc gia.
Quy mô hoạt động của UPS trên thị trường xuất nhập khẩu quốc tế được minh chứng bằng những con số vô cùng ấn tượng:
- Mạng lưới phủ sóng tại hơn 220 quốc gia và vùng lãnh thổ trên toàn thế giới.
- Sở hữu đội ngũ nhân sự khổng lồ lên đến 495.000 – 530.000 người.
- Vận chuyển và giao nhận thành công khoảng 15 triệu gói hàng mỗi ngày, tương đương khoảng 5,5 tỷ gói hàng mỗi năm.
- Hệ thống phương tiện hùng hậu với hơn 125.000 phương tiện đường bộ, sở hữu và thuê bao 512 máy bay chở hàng chuyên dụng, thực hiện 2.285 chuyến bay mỗi ngày.
Để vận hành trơn tru cỗ máy khổng lồ này, UPS đặt các trụ sở điều phối trọng điểm tại các khu vực chiến lược như: Trụ sở chính tại Atlanta (Mỹ), UPS House tại Singapore (khu vực Châu Á – Thái Bình Dương), Brussels (Châu Âu) và Miami (khu vực Châu Mỹ Latinh và Caribe). Nhờ nền tảng hạ tầng vững chắc, UPS mang đến lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ, giúp các doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm khách hàng và giao nhận hàng hóa không giới hạn địa lý.
UPS cung cấp những dịch vụ nào
Với vị thế là đơn vị dẫn đầu ngành logistics, UPS không ngừng đổi mới để cung cấp chuỗi dịch vụ đa dạng, đáp ứng mọi bài toán vận chuyển phức tạp nhất của khách hàng. Về cơ bản, hệ sinh thái dịch vụ của UPS được chia thành hai nhóm chính:
Nhóm dịch vụ chính (logistics & vận tải toàn diện)
- Chuyển phát nhanh quốc tế: Đảm bảo giao hàng hỏa tốc trong thời gian ngắn nhất (từ 1-3 ngày), đặc biệt phù hợp cho các lô hàng khẩn cấp, tài liệu quan trọng hoặc hàng hóa có giá trị cao.
- Logistics và kho bãi: Cung cấp giải pháp lưu trữ, phân phối, đóng gói và vận chuyển hàng hóa cho cả khách hàng cá nhân lẫn doanh nghiệp.
- Vận tải hàng nặng: Giải quyết bài toán chuyên chở các lô hàng siêu trường, siêu trọng (từ 70kg trở lên) thông qua đa phương thức như đường hàng không, đường biển, đường sắt và đường bộ.
- Môi giới hải quan: Hỗ trợ thông quan và quản lý thương mại quốc tế, giúp hàng hóa lưu thông qua biên giới hợp lệ và nhanh chóng.
Nhóm dịch vụ đặc biệt (giải pháp gia tăng)
Bên cạnh vận chuyển cốt lõi, UPS còn cung cấp các dịch vụ chuyên biệt như: sửa chữa kỹ thuật và cấu hình thiết bị, thiết kế và lập kế hoạch chuỗi cung ứng, vận chuyển hàng hóa đặc biệt (hàng dễ vỡ, hàng nguy hiểm cần bảo quản khắt khe), cũng như dịch vụ quản lý hàng trả về hiệu quả.
Các loại hình dịch vụ UPS cung cấp
Để khách hàng dễ dàng lựa chọn phương án tối ưu giữa thời gian và ngân sách, UPS đã thiết kế và phân chia dịch vụ thành nhiều gói cước chuyên biệt, cụ thể như sau:
UPS Worldwide Express Plus (Giao sớm nhất): Đây là gói dịch vụ cao cấp nhất, đảm bảo giao hàng vào đầu giờ sáng (thường từ 8:00 sáng) cho các đơn hàng cực kỳ khẩn cấp. Gói này bao gồm dịch vụ thông quan nội bộ và thời gian giao dự kiến chỉ từ 1-3 ngày làm việc tới các trung tâm kinh tế lớn.
UPS Worldwide Express (Giao hàng hỏa tốc): Gói dịch vụ này cam kết giao hàng đến nơi vào khoảng 10:30 sáng hoặc 12:00 trưa. Phạm vi áp dụng vô cùng rộng rãi tại Hoa Kỳ, Châu Âu, Canada và Châu Á. Nếu UPS không giao đúng hẹn, hãng có chính sách hoàn lại tiền hợp lý.
UPS Worldwide Express Saver (Giao nhanh tiết kiệm): Đảm bảo hàng hóa được giao trước thời điểm cuối ngày (từ 1-3 ngày làm việc). Gói dịch vụ này phủ sóng tại 220 quốc gia, mang lại sự cân bằng hoàn hảo giữa tốc độ và chi phí.
UPS Worldwide Expedited (Giao hàng siêu tiết kiệm): Lựa chọn tối ưu cho những lô hàng không quá khẩn cấp về mặt thời gian. Khách hàng sẽ nhận hàng trong khoảng từ 3 đến 5 ngày làm việc (phát hàng vào cuối ngày), giúp tiết kiệm một khoản chi phí đáng kể cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu.
UPS Worldwide Express Freight / Freight Midday (Vận chuyển hàng nặng): Dành riêng cho các kiện hàng đóng pallet nhập khẩu và xuất khẩu có trọng lượng trên 68kg. Dịch vụ sử dụng mạng lưới hàng không lớn nhất thế giới, đảm bảo giao hàng nặng siêu tốc từ 1-3 ngày tới hơn 60 quốc gia.
Cước vận chuyển UPS
Hiểu rõ cách tính cước phí của UPS sẽ giúp doanh nghiệp chủ động dự toán dòng tiền. Hiện tại, UPS chia bảng giá làm hai mức cơ bản: giá đi nhanh (UPS Saver) và giá tiết kiệm (UPS Expedited).
Nguyên tắc tính cước vận chuyển
Cước phí sẽ được hãng tính toán dựa trên việc so sánh giữa hai chỉ số khối lượng, số nào lớn hơn sẽ được lấy làm trọng lượng tính cước:
- Trọng lượng thực tế: Tính bằng số kilogram cân nặng của kiện hàng.
- Khối lượng thể tích (Volumetric Weight): Dành cho hàng cồng kềnh, được tính theo công thức: (Chiều dài x Chiều rộng x Chiều cao) / 5000 (đơn vị cm).
Bảng giá cước của UPS cũng được phân chia theo từng Vùng (Zone) quốc gia đích đến. Ví dụ (cước tham khảo định mức từ 0.5kg – 2.5kg): Vùng 1 (Hàn Quốc), Vùng 2 (Hong Kong, Trung Quốc, Ấn Độ), Vùng 3 (Úc, Nhật Bản), Vùng 5 (Canada, Mexico), Vùng 6 (Áo, Bỉ, Châu Âu).
Các loại phụ phí bắt buộc cần lưu ý
Bên cạnh cước phí gốc, ngân sách vận chuyển có thể thay đổi dựa trên các khoản phụ phí đặc thù của UPS:
- Phụ phí quá khổ, quá tải: Áp dụng cho các kiện hàng có chiều dài nhất >1m2, chiều dài nhì >0,76m hoặc trọng lượng >32kg (Phụ phí xử lý $6,2/kiện). Nếu hàng dài quá 2m74 hoặc nặng trên 70kg, mức phụ phí vượt giới hạn tối đa lên tới $262/kiện.
- Phí thay đổi địa chỉ (Address Correction): Nếu phát hiện địa chỉ giao hàng sai lệch so với thông tin ban đầu, UPS sẽ thu thêm phí từ $12.20/đơn hàng hoặc $35.
- Phí trả thay thuế quan (Fee Duty & Tax): Mức phí từ $15 nếu người gửi yêu cầu thanh toán trước các khoản thuế phí thông quan thay cho người nhận.
- Phí hàng cấm: Lô hàng vi phạm chính sách hàng cấm sẽ bị áp mức phạt lên đến $150/đơn hàng.
- Phụ phí vùng sâu vùng xa: Hàng vận chuyển tới các khu vực cách xa trung tâm sẽ bị tính thêm cước và kéo dài thời gian giao thêm 1-2 ngày.
Dịch vụ UPS tại Việt Nam
Hãng chuyển phát nhanh UPS chính thức bước chân vào thị trường Việt Nam từ những năm 1990 (và bắt đầu đẩy mạnh đầu tư cơ sở hạ tầng từ năm 2012). Đến nay, dịch vụ UPS tại Việt Nam đang hoạt động vô cùng mạnh mẽ, trở thành cầu nối vững chắc đưa hàng hóa Việt Nam vươn tầm quốc tế, đặc biệt là tới các thị trường khó tính như Mỹ và Châu Âu.
Về mạng lưới hiện diện, UPS có trụ sở và văn phòng chính đặt tại Hà Nội (KCN Sài Đồng B, Long Biên) và TP. Hồ Chí Minh (đường Cộng Hòa, Quận Tân Bình). Không dừng lại ở đó, để phủ sóng toàn quốc, UPS đã xây dựng hệ thống hàng loạt cửa hàng ủy quyền thông qua đối tác chiến lược Viettel Post tại khắp các tỉnh thành như Hải Dương, Đà Nẵng, Bình Dương, Đồng Nai, Cần Thơ.
Sự vượt trội về công nghệ và tiện ích: Sử dụng dịch vụ UPS tại Việt Nam, khách hàng được trải nghiệm các công nghệ tiên tiến hàng đầu. Nổi bật là thiết bị DIAD hỗ trợ theo dõi lộ trình đơn hàng toàn cầu. Website của UPS cũng tích hợp đa ngôn ngữ, cho phép tra cứu mã vận đơn (Tracking) nhanh chóng theo thời gian thực.
Giải pháp gửi hàng UPS qua các đại lý ủy quyền – Tiết kiệm chi phí tối đa: Một thực tế trong ngành logistics là nếu khách hàng lẻ gửi trực tiếp tại hãng, cước phí thường khá cao. Tuy nhiên, thị trường Việt Nam hiện nay có rất nhiều công ty Forwarder, đại lý cấp 1 thu gom hàng hóa của UPS (như Hakago, Helen Express, Wingo Logistics, ITS Logistics…). Nhờ gom được volume (số lượng) hàng lớn, các đại lý này nhận được mức chiết khấu cực sâu từ hãng.
Việc lựa chọn gửi hàng quốc tế UPS thông qua các đại lý ủy quyền mang lại lợi ích marketing và kinh tế khổng lồ:
- Tiết kiệm chi phí: Cước phí vận chuyển có thể giảm từ 30% đến 50% so với giá công bố khi gửi trực tiếp tại hãng.
- Dịch vụ Door-to-Door toàn diện: Đội ngũ nhân viên sẽ đến tận nhà lấy hàng miễn phí, đóng gói hàng hóa bằng thùng carton, bọc chống sốc cẩn thận theo đúng tiêu chuẩn hàng không quốc tế mà không thu thêm phí.
- Hỗ trợ thông quan “bao trọn gói”: Các đơn vị vận tải sẽ đứng ra tư vấn và xử lý miễn phí 100% thủ tục hải quan phức tạp (như giấy chứng nhận FDA, MSDS đối với hàng hóa khó).
- Bảo hiểm hàng hóa: Cung cấp các gói bảo hiểm đền bù lên đến 100% giá trị nếu xảy ra sự cố mất mát, đổ vỡ trong quá trình vận tải.
Bài viết hữu ích: Dịch vụ vận tải đa phương thức
Tựu trung lại, UPS không chỉ đơn thuần là một đơn vị vận chuyển, mà là một giải pháp chiến lược giúp các doanh nghiệp Việt Nam tháo gỡ nút thắt trong chuỗi cung ứng toàn cầu. Hiểu rõ UPS là gì, nắm bắt được các gói dịch vụ, cấu trúc cước phí và biết cách tận dụng mạng lưới đại lý UPS tại Việt Nam chính là công thức hoàn hảo giúp bạn kinh doanh xuyên biên giới an toàn, tốc độ và tiết kiệm chi phí nhất!
