Trong bối cảnh nền kinh tế hội nhập toàn cầu, hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra vô cùng mạnh mẽ, đóng vai trò như “huyết mạch” của nền kinh tế. Để một lô hàng có thể di chuyển hợp pháp từ quốc gia này sang quốc gia khác, các doanh nghiệp bắt buộc phải vượt qua một “cánh cửa” quan trọng mang tên khai báo hải quan. Đây không chỉ là một thủ tục hành chính đơn thuần mà còn là tấm vé thông hành quyết định sự thành bại của chuỗi cung ứng. Vậy thực chất khai báo hải quan là gì? Cần chuẩn bị những hồ sơ nào và quy trình thực hiện ra sao để tránh rủi ro, tiết kiệm chi phí? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết từ A-Z trong bài viết dưới đây.
Khai báo hải quan là gì?
Khai báo hải quan là một thủ tục hành chính bắt buộc khi tổ chức, cá nhân muốn đưa hàng hóa hoặc phương tiện vận tải ra, vào lãnh thổ Việt Nam. Hiểu một cách đơn giản, đây là quá trình mà chủ hàng hoặc người đại diện hợp pháp cung cấp các thông tin chi tiết về hàng hóa, dịch vụ, phương tiện vận chuyển cho cơ quan hải quan quốc gia.
Mục tiêu cốt lõi của việc khai báo hải quan là thông báo cho cơ quan chức năng biết chính xác về lô hàng, qua đó đảm bảo hàng hóa tuân thủ tuyệt đối các quy định về chính sách ngoại thương, nộp thuế, kiểm dịch và các thủ tục pháp lý khác để được phép thông quan hợp pháp. Theo điều 25 Luật hải quan năm 2014, đây là bước quan trọng đầu tiên trong chuỗi thủ tục hải quan để cơ quan chức năng kiểm soát, giám sát và quyết định cho phép hàng hóa lưu thông.
Tại sao phải khai báo hải quan
Thực hiện khai báo hải quan không chỉ là nghĩa vụ tuân thủ pháp luật mà còn mang lại những ý nghĩa cực kỳ to lớn đối với cả cơ quan quản lý Nhà nước và cộng đồng doanh nghiệp:
Giúp nhà nước quản lý chặt chẽ luồng hàng hóa: Đây là cơ sở dữ liệu quan trọng để cơ quan nhà nước nắm bắt chính xác về số lượng, chủng loại, xuất xứ và giá trị của hàng hóa xuất nhập khẩu. Từ những thống kê này, Chính phủ có thể xây dựng các chính sách kinh tế, thương mại phù hợp với xu hướng giao thương thực tế.
Đảm bảo thu đúng, thu đủ các loại thuế quan: Thông tin chi tiết trên tờ khai là căn cứ pháp lý để cơ quan hải quan tính toán và thu các loại thuế quan trọng như thuế nhập khẩu, thuế xuất khẩu, thuế giá trị gia tăng (VAT) và thuế tiêu thụ đặc biệt. Điều này đóng góp trực tiếp vào nguồn thu ngân sách quốc gia.
Đảm bảo an ninh quốc gia và trật tự an toàn xã hội: Thủ tục này là “tấm khiên” vững chắc giúp ngăn chặn triệt để các hành vi buôn lậu, gian lận thương mại, cũng như ngăn chặn việc vận chuyển hàng cấm (vũ khí, ma túy, ngà voi), hàng giả, hàng kém chất lượng vào trong nước.
Bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng và nhà chính hãng: Việc kiểm soát chặt chẽ qua khai báo hải quan đảm bảo hàng hóa nhập khẩu đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn an toàn và chất lượng, bảo vệ người tiêu dùng khỏi những rủi ro về sức khỏe.
Minh bạch hóa và thúc đẩy thương mại: Một quy trình khai báo hải quan rõ ràng tạo ra môi trường kinh doanh quốc tế minh bạch, công bằng, từ đó thúc đẩy hoạt động thương mại quốc tế phát triển. Đối với doanh nghiệp, đây là hồ sơ pháp lý hoàn chỉnh phục vụ cho công tác kế toán, kiểm toán sau này.
Các đối tượng và loại hàng hóa thực hiện khai hải quan
Pháp luật Việt Nam quy định rất rõ ràng về việc ai phải thực hiện thủ tục này và những loại hàng hóa nào thuộc diện quản lý.
Đối tượng khai báo hải quan
Các chủ thể tham gia vào hoạt động khai báo hải quan tại Việt Nam bao gồm:
Chủ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu: Là cá nhân, tổ chức hoặc thương nhân Việt Nam sở hữu hàng hóa, họ phải trực tiếp thực hiện khai báo và chịu trách nhiệm pháp lý về nội dung mình kê khai.
Chủ phương tiện hoặc người điều khiển phương tiện vận tải: Những đối tượng này phải thực hiện khai báo khi phương tiện (tàu biển, máy bay, xe tải…) chuyên chở hàng hóa xuất cảnh, nhập cảnh hoặc quá cảnh qua biên giới Việt Nam.
Đại lý làm thủ tục hải quan: Là các doanh nghiệp, tổ chức có chức năng, chuyên môn nghiệp vụ được chủ hàng thuê và ủy quyền để thay mặt họ thực hiện các thủ tục khai báo hải quan trên hệ thống điện tử.
Người được ủy quyền hợp pháp: Là cá nhân hoặc tổ chức được chủ hàng hóa, chủ phương tiện vận tải ủy quyền để làm thủ tục.
Doanh nghiệp cung ứng dịch vụ chuyển phát nhanh, bưu chính quốc tế: Các đơn vị này phải đứng ra khai báo hải quan thay cho người gửi để đảm bảo bưu kiện được thông quan nhanh chóng, đúng hạn.
Hàng hóa cần khai hải quan
Mọi luồng hàng hóa qua lại biên giới đều phải chịu sự kiểm duyệt, cụ thể:
- Hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu mang tính thương mại: Bao gồm tất cả các sản phẩm, nguyên vật liệu được mua bán giữa các doanh nghiệp, quốc gia.
- Hàng hóa phi thương mại: Dù không nhằm mục đích kinh doanh như quà biếu, hàng tặng, hàng mẫu không thanh toán, hay hành lý cá nhân vượt mức miễn thuế, thì vẫn bắt buộc phải khai báo hải quan để cơ quan chức năng kiểm soát.
- Hàng hóa phục vụ an ninh quốc phòng, viện trợ nhân đạo: Các loại hàng hóa mang tính chất đặc biệt này phải tuân thủ thủ tục khai báo để đảm bảo được sử dụng đúng mục đích.
- Hàng hóa quá cảnh, trung chuyển: Hàng hóa mượn đường đi qua lãnh thổ Việt Nam để sang một quốc gia thứ ba cũng phải được khai báo nhằm phòng chống buôn lậu.
Có những hình thức khai hải quan gì hiện nay
Để đáp ứng sự đa dạng của các loại hình hàng hóa và mức độ ứng dụng công nghệ, hiện nay có hai hình thức khai báo hải quan chính được áp dụng:
Khai báo hải quan giấy
Đây là hình thức truyền thống, trong đó người khai sẽ tự điền tay các thông tin vào mẫu tờ khai hải quan được in sẵn và nộp bộ hồ sơ giấy trực tiếp tại chi cục hải quan cửa khẩu. Khai hải quan giấy phù hợp với những cá nhân, doanh nghiệp nhỏ lẻ không thường xuyên xuất nhập khẩu hoặc chưa có điều kiện tiếp cận công nghệ chữ ký số.
Lưu ý: Hiện nay, khai báo hải quan giấy chỉ được áp dụng trong một số trường hợp đặc thù theo quy định (như hàng của cư dân biên giới, hàng an ninh quốc phòng, hoặc khi hệ thống điện tử gặp sự cố không thể khắc phục ngay).
Khai báo hải quan điện tử
Để tối ưu hóa quy trình, khai báo hải quan điện tử hiện là hình thức bắt buộc đối với hơn 98% doanh nghiệp. Ở hình thức này, người khai sử dụng phần mềm chuyên dụng (như ECUS5, VNACCS, FPT.TQDT…) được kết nối internet để lập tờ khai, ký số và truyền dữ liệu trực tiếp lên hệ thống VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan. Khai báo này giúp doanh nghiệp nhanh chóng 24/7 ở bất cứ đâu; hệ thống tự động tiếp nhận, xử lý và trả kết quả phân luồng chỉ trong khoảng một phút. Nó giúp tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí đi lại và đảm bảo tính chính xác, dễ dàng lưu trữ.
Quy trình thực hiện khai báo hải quan
Một quy trình khai báo hải quan điện tử chuẩn xác sẽ bao gồm các bước sau đây, giúp hàng hóa của bạn được thông quan nhanh chóng:
Bước 1: Chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu: Doanh nghiệp cần tập hợp đầy đủ các giấy tờ pháp lý của lô hàng như: hợp đồng, hóa đơn thương mại, vận đơn, phiếu đóng gói, và giấy chứng nhận xuất xứ (nếu có).
Bước 2: Khai và truyền tờ khai điện tử: Sử dụng phần mềm khai báo, người khai nhập đầy đủ các thông tin chi tiết về lô hàng (mã HS, số lượng, trị giá, mã loại hình…). Sau khi rà soát kỹ lưỡng, người khai cắm USB Token để ký số và truyền dữ liệu lên hệ thống của cơ quan hải quan.
Bước 3: Nhận kết quả phân luồng: Hệ thống VNACCS/VCIS sẽ tự động đánh giá rủi ro và trả về kết quả phân luồng cho tờ khai:
Luồng xanh: Hồ sơ hợp lệ, lô hàng được miễn kiểm tra chi tiết và được phép thông quan ngay.
Luồng vàng: Cơ quan hải quan yêu cầu kiểm tra chi tiết bộ hồ sơ chứng từ bản giấy hoặc bản scan trước khi quyết định thông quan.
Luồng đỏ: Mức độ rà soát cao nhất, hải quan sẽ kiểm tra cả bộ hồ sơ giấy lẫn kiểm tra thực tế hàng hóa tại cảng hoặc kho.
Bước 4: Nộp thuế và các khoản lệ phí: Sau khi tờ khai được chấp nhận, doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế (thuế nhập khẩu, VAT…) và các lệ phí hải quan liên quan thông qua cổng thanh toán điện tử của ngân hàng.
Bước 5: Hoàn tất thủ tục và thông quan: Khi các bước kiểm tra và nộp thuế hoàn tất, hải quan sẽ xác nhận thông quan trên hệ thống. Doanh nghiệp in tờ khai mã vạch để tiến hành lấy hàng ra khỏi cảng hoặc tiếp tục xuất khẩu.
Thời hạn nộp hồ sơ khai báo hải quan
Theo Điều 25 Luật Hải quan năm 2014, pháp luật quy định rất khắt khe về thời hạn nộp tờ khai nhằm đảm bảo tính trật tự trong quản lý logistics:
Đối với hàng hóa xuất khẩu: Tờ khai hải quan phải được nộp sau khi lô hàng đã được tập kết đầy đủ tại địa điểm do người khai thông báo, và chậm nhất là 04 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh. Riêng đối với hàng hóa gửi bằng dịch vụ chuyển phát nhanh, thời hạn này rút ngắn còn chậm nhất là 02 giờ trước khi phương tiện xuất cảnh.
Đối với hàng hóa nhập khẩu: Tờ khai có thể được nộp trước ngày hàng hóa cập cảng, hoặc trong thời hạn tối đa 30 ngày kể từ ngày hàng hóa về đến cửa khẩu.
Đối với phương tiện vận tải quá cảnh: Tờ khai phải được thực hiện ngay khi phương tiện đến cửa khẩu nhập cảnh đầu tiên và trước khi qua cửa khẩu xuất cuối cùng.
Việc tuân thủ nghiêm ngặt thời hạn này giúp doanh nghiệp tránh bị phạt hành chính và không làm gián đoạn chuỗi cung ứng.
Các hồ sơ khi thực hiện khai báo hải quan
Một bộ hồ sơ khai báo hải quan đầy đủ và chính xác là “chìa khóa” để vượt qua khâu kiểm duyệt. Dù là xuất khẩu hay nhập khẩu, theo Thông tư 38/2015/TT-BTC và sửa đổi 39/2018/TT-BTC, bộ hồ sơ cơ bản thường bao gồm:
- Tờ khai hải quan (customs declaration): Dạng điện tử hoặc bản in từ hệ thống.
- Hóa đơn thương mại (commercial invoice): Chứng từ do người bán phát hành, thể hiện rõ đơn giá, tổng giá trị lô hàng và điều kiện giao hàng.
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing list): Bảng kê chi tiết mô tả cách thức đóng gói, số lượng kiện, khối lượng và thể tích của lô hàng.
- Vận tải đơn (Bill of lading / Airway bill): Chứng từ xác nhận việc bốc hàng lên phương tiện vận tải đường biển, đường hàng không hoặc đường bộ.
- Hợp đồng thương mại (Sale contract): Hợp đồng mua bán ký kết giữa các bên (không bắt buộc nộp trừ khi hải quan có yêu cầu kiểm tra).
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O – Certificate of origin): Vô cùng quan trọng để doanh nghiệp được hưởng các ưu đãi về thuế quan nhập khẩu theo các hiệp định thương mại tự do.
- Các giấy phép chuyên ngành: Tùy thuộc vào mã HS code, hàng hóa có thể yêu cầu thêm kết quả kiểm tra chất lượng, chứng nhận kiểm dịch, hồ sơ công bố dán nhãn năng lượng, hoặc giấy phép nhập khẩu đặc thù.
Bài viết hữu ích: Dịch vụ khai báo hải quan trọn gói tại Hà Nội
Dịch vụ cung cấp khai báo hải quan trọn gói của vận tải Thái Hà
Vận tải Thái Hà tự hào cung cấp dịch vụ tư vấn hải quan trọn gói với quy trình nhanh chóng và chi phí hợp lý. Chúng tôi không chỉ giúp doanh nghiệp giải quyết mọi thủ tục hải quan một cách hiệu quả, mà còn tư vấn mã HS CODE đúng pháp luật, đảm bảo tính hợp lý về thuế cho khách hàng. Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết xử lý nhanh chóng mọi vấn đề phát sinh và mang lại những giải pháp tối ưu cho hoạt động xuất nhập khẩu của bạn. Hãy liên hệ ngay với Vận tải Thái Hà để được tư vấn chi tiết và nhận báo giá mới nhất.
