Trong bối cảnh thương mại quốc tế phát triển mạnh mẽ, đặc biệt là hoạt động xuất khẩu hàng hóa sang Hoa Kỳ, việc tuân thủ các quy định an ninh biên giới là yếu tố sống còn đối với mọi doanh nghiệp. Một trong những thủ tục bắt buộc và nghiêm ngặt nhất chính là ISF (Importer Security Filing).
ISF là công việc bắt buộc cần thực hiện khi doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa sang Hoa Kỳ bằng đường biển. Do Mỹ là một trong những quốc gia có hàng rào an ninh nghiêm ngặt, việc kiểm soát hàng hóa ra vào quốc gia này rất chặt chẽ. Nếu lô hàng không khai báo ISF đúng cách, nhà nhập khẩu có thể phải đối mặt với mức phạt lên đến 5.000 USD/lô hàng.
Bài viết này sẽ đi sâu giải đáp ISF là gì trong xuất nhập khẩu, hướng dẫn chi tiết về nội dung, quy trình, trách nhiệm khai báo và những lỗi thường gặp để doanh nghiệp Việt Nam có thể đảm bảo quá trình thông quan hàng hóa diễn ra thuận lợi.
ISF (Khai báo an ninh) là gì?
ISF là viết tắt của cụm từ “Importer Security Filing”, nghĩa là khai báo an ninh cho người nhập khẩu hàng hóa, sản phẩm vào Hoa Kỳ. Đây cũng là một loại hồ sơ an ninh mà người nhập khẩu (hoặc đại lý của họ) phải gửi trực tuyến cho Cơ quan Hải quan và Bảo vệ Biên giới Hoa Kỳ (CBP – United States Customs and Border Protection) trước khi hàng hóa được vận chuyển đến Mỹ bằng đường biển.
ISF còn được biết đến với tên gọi phổ biến là “10+2 Rule” (Quy tắc 10+2). Tên gọi này xuất phát từ cấu trúc dữ liệu yêu cầu:
- 10 loại thông tin do nhà nhập khẩu (Importer of Record) hoặc đại lý của họ cung cấp.
- 2 loại thông tin bổ sung do hãng vận tải (Carrier) cung cấp.
Quy định này bắt đầu có hiệu lực từ ngày 26/1/2009 (áp dụng đầy đủ từ 9/7/2013) và chỉ áp dụng cho hàng hóa nhập khẩu vào Hoa Kỳ bằng đường biển, không áp dụng cho các phương thức vận tải khác như hàng không, đường bộ, hoặc đường sắt.
Mục đích của khai báo ISF
Mục tiêu chính của ISF là tăng cường an ninh chuỗi cung ứng và an ninh quốc gia cho Mỹ. Bằng cách thu thập thông tin lô hàng chi tiết từ sớm, CBP có thể phân tích, đánh giá rủi ro an ninh đối với các lô hàng (như nguy cơ khủng bố hoặc buôn lậu) trước khi chúng được xếp lên tàu hoặc cập cảng Hoa Kỳ. Việc này giúp hàng hóa có thể thông quan nhanh chóng và dễ dàng hơn nếu tuân thủ đúng quy định.
- Bài viết hữu ích: Telex Release là gì? Vai trò Telex Release trong vận tải quốc tế
Nội dung khi khai báo ISF
Để kê khai ISF chính xác, đầy đủ nhất, người khai báo cần thu thập tổng cộng 12 thông tin (10+2) từ nhà nhập khẩu, nhà xuất khẩu và hãng tàu.
10 thông tin từ nhà nhập khẩu và nhà cung cấp (ISF-10)
10 yếu tố dữ liệu này phải được nhà nhập khẩu hoặc đại lý của họ cung cấp không muộn hơn 24 giờ trước khi hàng hóa được chất lên tàu hướng đến Hoa Kỳ.
| STT | Tên tiếng Anh | Tên tiếng Việt |
| 1 | Seller Name & Address | Tên và địa chỉ của người bán (chủ sở hữu) |
| 2 | Buyer Name & Address | Tên và địa chỉ của người mua (chủ sở hữu) |
| 3 | Importer of Record Number / FTZ ID | Số hồ sơ nhà nhập khẩu / Số xác nhận thuộc khu vực chế xuất |
| 4 | Consignee Number(s) | Số hồ sơ của nhà nhập khẩu (Số người nhận hàng) |
| 5 | Manufacturer (or supplier) | Nhà sản xuất / Nhà cung cấp |
| 6 | Ship to party | Thông tin người nhận hàng thể hiện trên vận đơn |
| 7 | Country of origin | Nước xuất xứ |
| 8 | Commodity HTSUS Number | Mã số HS của hàng hóa theo biểu thuế của Hoa Kỳ |
Ngoài 8 thông tin trên, có 2 thông tin bổ sung bắt buộc cũng cần được kê khai. Nhà nhập khẩu có thể linh hoạt trong việc nộp 8 thông tin đầu tiên, nhưng 2 thông tin sau phải được cập nhật không muộn hơn 24 giờ trước khi tàu cập cảng tại Mỹ:
- Container stuffing location – Địa điểm đóng hàng vào container.
- Consolidator – Người tập kết hàng (Người gom hàng).
2 thông tin từ hãng tàu vận chuyển
Hai yếu tố dữ liệu này thường do hãng tàu cung cấp và bao gồm:
- Vessel Stow Plan – Kế hoạch xếp hàng lên tàu (Thời gian và địa điểm xếp hàng).
- Container Status Messages – Thông báo trạng thái container.
Ngoài ra, để liên kết việc khai ISF với khai báo AMS (manifest) phù hợp, người khai ISF cần có số vận đơn, bao gồm Số MBL (Master Bill of Lading) và SCAC CODE, cùng với Số AMS HBL (House Bill of Lading) và SCAC CODE.
- Bài viết hữu ích: Manifest là gì? Thủ tục khai Manifest từng bước từ A – Z
Ai là người khai báo ISF
Về mặt pháp lý, bên nhập khẩu (Importer of Record) tại Hoa Kỳ là người chịu trách nhiệm cuối cùng cho việc khai báo ISF:
- Tuy nhiên, do việc khai ISF cần thông tin từ nhiều bên, đặc biệt là từ nhà sản xuất và nhà xuất khẩu, nên thường có sự ủy thác và phối hợp chặt chẽ:
- Ủy quyền: Nhà nhập khẩu có thể ủy quyền cho công ty môi giới hải quan, forwarder, hoặc công ty logistics thực hiện khai báo thay mình thông qua giấy ủy quyền (Power of Attorney – POA).
- Thực tế tại Việt Nam: Ở Việt Nam, đa phần các nhà cung cấp dịch vụ Logistics đều phải nhờ đến sự hỗ trợ của tổng hành dinh tại Mỹ hoặc đại lý để phần khai báo ISF được diễn ra thuận lợi và chính xác.
- Vai trò của nhà xuất khẩu Việt Nam: Các công ty xuất khẩu Việt Nam cần đảm bảo rằng các nhà nhập khẩu Hoa Kỳ đã nắm rõ và thực hiện đầy đủ, chính xác việc khai báo ISF để lô hàng được thông quan thuận lợi, tránh các chi phí phát sinh.
Quy trình khai báo ISF
Quy trình khai báo ISF cần sự chính xác và tuân thủ thời hạn nghiêm ngặt để tránh bị phạt. Dưới đây là các bước cơ bản để thực hiện khai báo ISF:
Bước 1: Tập hợp chứng từ và thông tin (10+2)
Đây là bước nền tảng, yêu cầu doanh nghiệp thu thập đầy đủ và chính xác 10 loại thông tin bắt buộc từ người gửi hàng (shipper/exporter), nhà sản xuất và 2 thông tin từ hãng tàu.
Các thông tin cần thiết bao gồm: thông tin về người bán, người mua, nhà sản xuất, số hiệu nhà nhập khẩu, số hiệu người nhận hàng, nước xuất xứ, mã HS của hàng hóa (theo chuẩn biểu thuế của Hoa Kỳ – HTSUS), địa điểm nhồi hàng vào container và tên, địa chỉ của đơn vị gom hàng.
Bước 2: Lựa chọn đơn vị khai báo và thời hạn nộp
Lựa chọn đơn vị khai báo: Nhà nhập khẩu có thể tự thực hiện hoặc ủy quyền cho bên thứ ba như forwarder hoặc công ty môi giới hải quan chuyên nghiệp. ISF phải được khai báo và nộp trước khi lô hàng xuất phát từ cảng xuất khẩu.
Quy định tối thiểu: ISF phải được truyền đi ít nhất 24 giờ trước khi hàng hóa được khởi hành đến Hoa Kỳ.
Khuyến nghị thực tế: Việc kê khai ISF cần được khai báo với Hải quan Hoa Kỳ 48 giờ trước khi tàu tại cảng xuất phát khởi hành đến Hoa Kỳ. Nhiều doanh nghiệp khuyến nghị nên thực hiện khai báo sớm hơn, khoảng 48 – 72 giờ trước khi tàu khởi hành để có đủ thời gian xử lý và sửa chữa sai sót.
Bước 3: Gửi thông tin và xác nhận
Đơn vị khai báo sẽ tiến hành nhập liệu các thông tin đã thu thập vào hệ thống khai báo ISF do CBP cung cấp hoặc các phần mềm chuyên dụng (như hệ thống ACE – Automated Commercial Environment).
Sự phối hợp chặt chẽ giữa nhà xuất khẩu và nhà nhập khẩu/đại lý là cực kỳ quan trọng trong giai đoạn này để đảm bảo dữ liệu chính xác trước khi nộp chính thức.
Bước 4: Nhận xác nhận thành công
Sau khi thông tin được nộp, CBP sẽ xử lý và gửi lại một thông báo xác nhận. Việc nhận được xác nhận này chứng tỏ thủ tục khai báo ISF đã hoàn tất về mặt kỹ thuật. Doanh nghiệp cần lưu giữ bản sao của tờ khai và xác nhận để đối chiếu khi cần.
Một vài lỗi khi khai báo ISF
Do sự nghiêm ngặt của an ninh Mỹ, việc không tuân thủ quy định ISF có thể dẫn đến hậu quả tài chính và vận hành nghiêm trọng.
- Phạt tiền đối với các vi phạm ISF
- Mức phạt tiêu chuẩn cho mỗi vi phạm ISF là 5.000 USD/lô hàng đối với người nhập khẩu.
- Hải quan Hoa Kỳ đã xác định các mức phạt cho những lỗi trong việc khai báo ISF như sau:
- Không nộp ISF: $5.000 / lô hàng.
- Nộp ISF muộn (Chậm kê khai ISF): $5.000 / lô hàng. Việc kê khai ISF chậm trễ có thể khiến lô hàng bị trì hoãn thông quan.
- Nộp ISF không đầy đủ hoặc không chính xác: $5.000 / lô hàng.
- Không rút được ISF: $5.000 / lô hàng.
- Không khớp giữa hồ sơ ISF với Vận đơn: $5.000 / lô hàng.
- Nếu hồ sơ ISF không chính xác hoặc không đầy đủ, CBP có thể từ chối cấp giấy phép dỡ hàng, tăng cường kiểm hóa, thu giữ hàng hóa, hoặc áp dụng lệnh “Do not load”.
- Hàng hóa bị giữ lại để soi container (X-ray): Đây là vấn đề thường gặp khi khai báo ISF. Hàng hóa có thể bị giữ lại để kiểm tra (Examination hold) nếu thông tin khai báo ISF không đầy đủ, không chính xác, nằm trong diện kiểm tra ngẫu nhiên, hoặc có xác suất cao về vi phạm an ninh. Phí soi container thường từ 200 – 300 USD/container 40 feet, chưa kể chi phí lưu container ở cảng
Các lỗi thường gặp liên quan đến AMS và ISF
Khai báo ISF thường được thực hiện đồng thời với khai báo AMS (Automated Manifest System). AMS là hệ thống kê khai tự động, yêu cầu hãng vận tải nộp bản lược khai hàng hóa cho CBP. Câu hỏi ams isf là gì thường được đặt ra vì cả hai đều là thủ tục an ninh bắt buộc của CBP, phải được nộp trước khi tàu chạy ít nhất 24 giờ, và đều nhằm tăng cường an ninh biên giới.
Kê khai chậm AMS: Nếu hàng hóa chưa được chuyển qua cảng chuyển tải mà doanh nghiệp mắc lỗi kê khai chậm AMS, hàng hóa sẽ không được xếp lên tàu vận chuyển để xuất khẩu đi Mỹ.
Chỉnh sửa AMS: Lỗi này xảy ra do số lượng hàng hóa thực tế khác biệt so với lúc kê khai ban đầu hoặc thông tin người nhận có sai sót. Đại lý vận tải sẽ phải kê khai lại ASM với mức lệ phí chỉnh sửa là khoảng 40 đô la Mỹ.
Tầm quan trọng của việc hiểu rõ ISF
Việc tuân thủ quy định ISF là chiến lược quản trị rủi ro thông minh. Các công ty xuất khẩu cần chủ động phối hợp với đối tác nhập khẩu và đơn vị logistics chuyên nghiệp để đảm bảo thông tin ISF được khai báo kịp thời và chính xác, tránh các rủi ro tài chính nặng nề và gián đoạn chuỗi cung ứng.
Khai báo an ninh là thủ tục bắt buộc, rất quan trọng với mọi doanh nghiệp xuất khẩu hàng hóa sang Mỹ bằng đường biển. Việc khai báo ISF đúng, đủ, kịp thời không chỉ giúp hàng hóa thông quan thuận lợi mà còn tránh rủi ro bị phạt ISF, ảnh hưởng đến uy tín và chi phí Logistics.
GoTHL là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển quốc tế tuyến Mỹ, Âu, Á, quý khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng hóa, vui lòng liên hệ ngay hotline của chúng tôi để nhận được báo giá nhanh nhất.
