Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và vận chuyển hàng hóa quốc tế, có rất nhiều thuật ngữ chuyên ngành mà người mới bắt đầu hoặc thậm chí cả những người đã có kinh nghiệm đôi khi cũng cảm thấy bối rối. Một trong những thuật ngữ quen thuộc và quan trọng đó là Telex Release Bill of Lading. Hiểu rõ Telex Release là gì trong xuất nhập khẩu và áp dụng đúng cách sẽ giúp quá trình giao nhận hàng hóa diễn ra nhanh chóng, thuận tiện và hiệu quả hơn rất nhiều.
Bài viết này sẽ đi sâu vào việc giải đáp Telex Release nghĩa là gì, vai trò, điều kiện phát hành, cũng như phân biệt nó với các hình thức khác như Surrender Bill, mời bạn đọc tham khảo trong bài viết dưới đây.
Telex Release là gì?
Telex Release là một thuật ngữ chuyên ngành dùng để chỉ một hình thức giao hàng, một lệnh hoặc một thông báo mà hãng tàu hoặc đại lý tại cảng xếp hàng (cảng đi) cấp và gửi tới đại lý của họ tại cảng dỡ hàng (cảng đến). Thông báo này xác nhận rằng người gửi hàng (Shipper) đã nộp lại (surrender) một hoặc toàn bộ bộ vận đơn gốc (Original Bill of Lading) đã được phát hành trước đó.
Về bản chất, Telex Release không phải là một loại chứng từ vật lý mà là một phương thức giao hàng. Thay vì phải gửi bộ vận đơn gốc bằng đường chuyển phát nhanh từ nước xuất khẩu sang nước nhập khẩu, người gửi hàng chỉ cần yêu cầu hãng tàu thực hiện “điện giao hàng”. Thông báo này, ban đầu được gửi qua hệ thống điện tín (Telex) – do đó có tên là Telex Release – nhưng ngày nay chủ yếu được gửi qua email hoặc fax.
Nhờ có thông báo này, đại lý tại cảng đến có thể giải phóng hàng hóa cho người nhận hàng (Consignee) có tên trên vận đơn mà không cần họ phải xuất trình vận đơn gốc. Điều này giúp quá trình nhận hàng trở nên nhanh chóng và tiện lợi hơn rất nhiều, đặc biệt hữu ích khi người nhận hàng không yêu cầu lấy bill gốc hoặc khi thời gian vận chuyển ngắn hơn thời gian gửi chứng từ.
Khi thực hiện Telex Release, hãng tàu sẽ cung cấp một bản “Surrender Bill” cho shipper. Shipper có thể in bản bill Telex Release này ra, trên đó thường có thêm chữ “Surrendered”. Hoặc trong một số trường hợp, shipper không cần in ra mà chỉ cần thông báo cho người nhận hàng một mã xác nhận (confirmation code) để chứng minh lô hàng đã được giải phóng (released).
Một điểm quan trọng cần lưu ý là bill Telex Release (B/L) chỉ được áp dụng cho những lô hàng có vận đơn gốc (bản cứng) đã được in ra, sau đó được nộp lại tại cảng xếp hàng. Do đó, nhiều người trong ngành còn gọi đây là vận đơn nộp tại cảng bốc hàng.
Khi nào người gửi hàng/người xuất khẩu yêu cầu Telex Release?
Việc sử dụng vận đơn Telex Release là cần thiết và mang lại hiệu quả cao trong một số trường hợp cụ thể. Dưới đây là những tình huống phổ biến mà người gửi hàng hoặc nhà xuất khẩu nên yêu cầu Telex Release:
Không xử lý kịp chứng từ (Chứng từ chưa kịp xử lý): Đây là trường hợp rất thường gặp trong thực tế. Do một lý do nào đó, người gửi hàng không chuẩn bị kịp bộ chứng từ gốc để gửi cho người nhận. Trong khi đó, hàng hóa đã được vận chuyển và cập cảng đích. Nếu chờ đợi vận đơn gốc được gửi đến, người nhận hàng sẽ không thể làm thủ tục nhận hàng, dẫn đến phát sinh các chi phí lưu kho, lưu bãi không mong muốn. Telex Release là giải pháp tối ưu để giải quyết vấn đề này, cho phép người nhận lấy hàng ngay khi hàng đến.
Điểm nhận hàng thuộc văn phòng của người gửi: Khi người gửi hàng vận chuyển hàng hóa đến văn phòng chi nhánh hoặc công ty con của họ ở nước ngoài, việc yêu cầu vận đơn gốc tại điểm đến là không cần thiết. Giữa các bên đã có sự tin tưởng và không có các cuộc đàm phán thương mại phức tạp. Sử dụng Telex Release trong trường hợp này giúp đơn giản hóa thủ tục và tiết kiệm chi phí gửi chứng từ.
Giao dịch đáng tin cậy và giữa các bên quen thuộc: Telex Release thường được áp dụng trong các giao dịch giữa các bên đã có mối quan hệ kinh doanh lâu dài, tin cậy. Khi người bán đã nhận đủ tiền thanh toán hoặc hai bên có mức độ tin tưởng cao, việc gửi vận đơn gốc không còn là công cụ để kiểm soát thanh toán nữa.
Yêu cầu từ NVOCC (Non-Vessel Operating Common Carrier): Trong một số trường hợp hiếm hơn, NVOCC (người kinh doanh vận tải không có tàu) có thể yêu cầu hãng tàu phát hành Telex Release cho Master Bill of Lading. Điều này giúp họ có thể linh hoạt phát hành House Bill of Lading (vận đơn nhà) cho khách hàng của mình.
Ví dụ thực tế về Telex Release
Để giúp bạn hình dung rõ hơn về cách thức hoạt động và sự hữu ích của Telex Release trong các giao dịch quốc tế, hãy cùng xem xét một tình huống thực tế sau đây:
Vấn đề phát sinh
Công ty Thái Hà cần giao một lô hàng máy móc công nghiệp cho khách hàng tại Singapore. Do quãng đường vận chuyển từ Việt Nam sang Singapore khá ngắn, tàu có thể sẽ cập cảng chỉ sau vài ngày. Trong khi đó, bộ phận chứng từ của công ty Thái Hà gặp một chút trục trặc và không chuẩn bị kịp bộ vận đơn gốc (Original Bill of Lading) để gửi cho khách hàng.
Nếu chờ đợi gửi bộ vận đơn gốc theo đường chuyển phát nhanh, chắc chắn chứng từ sẽ đến tay người nhận muộn hơn so với khi hàng đã cập cảng. Điều này sẽ khiến khách hàng tại Singapore không thể làm thủ tục hải quan để nhận hàng, dẫn đến phát sinh các chi phí không mong muốn như phí lưu kho, lưu bãi.
Giải pháp Telex Release
Nhận thấy tình hình cấp bách và dựa trên mối quan hệ kinh doanh đáng tin cậy đã có, hai bên quyết định sử dụng Telex Release. Quy trình sẽ diễn ra như sau:
Bước 1: Công ty Thái Hà (Người gửi hàng – Shipper) sau khi giao hàng cho hãng tàu tại Việt Nam, sẽ nộp lại (surrender) toàn bộ bộ vận đơn gốc (thường là 3 bản gốc) cho văn phòng hãng tàu và yêu cầu thực hiện “điện giao hàng”.
Bước 2: Đồng thời, Công ty Thái Hà thanh toán một khoản phí gọi là phí Telex Release.
Bước 3: Hãng tàu tại Việt Nam (cảng đi) sau khi nhận lại vận đơn gốc và xác nhận thanh toán, sẽ gửi một thông báo điện tử (qua email, fax hoặc telex) cho đại lý của họ tại Singapore (cảng đến).
Bước 4: Thông báo điện tử này xác nhận rằng:
- Vận đơn gốc đã được nộp lại tại cảng xuất.
- Hàng hóa có thể được giải phóng cho nhà nhập khẩu tại Singapore mà không cần họ phải xuất trình bất kỳ bản vận đơn gốc nào.
Bước 5: Nhà nhập khẩu tại Singapore (Người nhận hàng – Consignee) chỉ cần đến văn phòng hãng tàu, chứng minh mình là người nhận hàng hợp pháp có tên trên vận đơn, là có thể lấy lệnh giao hàng và tiến hành làm thủ tục hải quan để nhận lô máy móc ngay khi tàu cập cảng. Ví dụ này cho thấy, Telex Release là một giải pháp cực kỳ hiệu quả trong các tình huống mà thời gian là yếu tố then chốt và các bên đã có sự tin cậy lẫn nhau, giúp quy trình giao nhận hàng hóa diễn ra nhanh chóng và suôn sẻ hơn rất nhiều.
- Bài viết hữu ích: Proforma Invoice là gì? Tất tần tật từ A – Z về hóa đơn chiếu lệ
Điều kiện phát hành Telex Release Bill
Để có thể yêu cầu phát hành Telex Release Bill, cần phải đáp ứng một số điều kiện quan trọng sau:
Vận đơn gốc phải được nộp lại: Điều kiện tiên quyết và bắt buộc là người gửi hàng (shipper) phải nộp lại đầy đủ bộ vận đơn gốc (thường gồm 3 bản gốc) cho hãng tàu hoặc đại lý của hãng tàu tại cảng đi. Hành động này được gọi là “surrendering the original bills”.
Chỉ áp dụng cho vận đơn đích danh (Straight Bill of Lading): Về mặt kỹ thuật, Telex Release chỉ nên được yêu cầu khi vận đơn được phát hành dưới dạng vận đơn đích danh, tức là ghi rõ tên của một người nhận hàng cụ thể. Nó không bao giờ được sử dụng với vận đơn theo lệnh (To Order Bill), vì loại vận đơn này có tính chất chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa như một công cụ tài chính. Tuy nhiên, trong thực tế, một số hãng tàu có thể linh động cho phép phát hành telex release đối với vận đơn theo lệnh, nhưng điều này đòi hỏi việc xác minh rất cẩn thận.
Thanh toán các chi phí liên quan: Người gửi hàng phải thanh toán đầy đủ các khoản phí liên quan tại cảng đi, bao gồm cả phí Telex Release (Telex Release charge). Đây là một khoản phụ phí vận chuyển mà hãng tàu thu cho việc thực hiện điện giao hàng, thường dao động từ 25-30 USD/Bill, một số nguồn khác ghi nhận mức phí có thể lên tới 30-40 USD/Bill hoặc khoảng 500.000 VNĐ. Người xuất khẩu là người chịu trách nhiệm chi trả khoản phí này.
Vai trò của Telex Release
Vai trò chính của Telex Release là giúp người nhận hàng chứng minh họ là chủ sở hữu hợp pháp của lô hàng và có thể nhận hàng tại cảng đích mà không cần xuất trình vận đơn gốc. Cụ thể, nó có những vai trò quan trọng sau:
Thay thế vận đơn gốc để nhận hàng: Trong các trường hợp vận đơn gốc không đến kịp, Telex Release đóng vai trò như một sự thay thế hợp lệ, giúp giải phóng hàng hóa nhanh chóng, tránh phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi.
Là cơ sở để hình thành Surrender Bill: Về bản chất, Telex Release là một phương thức, một hành động “điện giao hàng”. Kết quả của hành động này là việc phát hành một vận đơn đã được nộp gọi là Surrender Bill. Surrender Bill có nội dung gần giống với vận đơn gốc nhưng thường được đóng dấu hoặc ghi thêm chữ “Surrendered” để xác nhận.
Đảm bảo quyền lợi cho người gửi hàng: Một ưu điểm nổi bật là ngay cả khi hãng tàu đã thông báo hàng đến cho người nhận, người gửi hàng (shipper) vẫn có quyền yêu cầu hãng tàu giữ lại hàng (hold hàng) nếu có vấn đề phát sinh (ví dụ: người mua chưa thanh toán). Đây là một lợi thế quan trọng mà các hình thức vận chuyển thông thường khác không có.
Có thể chỉnh sửa Telex Release được không?
Câu trả lời là có thể, nhưng quy trình này khá phức tạp và tốn kém.
Telex Release được hãng tàu cấp sau khi đã nhận lại vận đơn gốc từ người gửi, do đó mọi chi tiết trên đó về lý thuyết đã được xác nhận. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, nếu hàng hóa vẫn còn đang trên đường vận chuyển và chưa đến cảng đích, người gửi hàng có thể yêu cầu điều chỉnh.
Để thực hiện việc này, người gửi phải đưa ra yêu cầu bằng văn bản cho văn phòng hãng tàu, thường đi kèm với sự đồng ý cũng bằng văn bản từ phía khách hàng (người nhận hàng). Hãng tàu sẽ tiến hành điều chỉnh và thu một khoản phí cho việc này. Việc người gửi đã nộp lại vận đơn gốc đảm bảo rằng họ là người có quyền hợp pháp để ký xác nhận các thay đổi này. Do quá trình chỉnh sửa tốn thời gian và chi phí, cách tốt nhất là luôn kiểm tra kỹ lưỡng bản nháp (draft) của vận đơn trước khi phát hành bản gốc.
Sự khác nhau giữa Telex Release và Surrender Bill
Nhiều người thường nhầm lẫn giữa Telex Release và Surrender Bill, thậm chí sử dụng chúng thay thế cho nhau. Mặc dù có mối liên hệ mật thiết, chúng vẫn có sự khác biệt về bản chất. Cả hai đều nhằm mục đích để người nhận có thể lấy hàng mà không cần vận đơn gốc.
Dưới đây là bảng so sánh chi tiết để phân biệt rõ hai thuật ngữ này:
| Tiêu chí | Telex Release | Surrender Bill |
| Định nghĩa | Là một phương thức, một thông báo hoặc “điện giao hàng” được gửi từ hãng tàu ở cảng đi đến đại lý ở cảng đến. | Là một loại vận đơn, là kết quả của việc người gửi hàng đã nộp lại vận đơn gốc (Original Bill). |
| Bản chất | Là một hành động/quy trình. | Là một chứng từ (dù là bản sao có dấu “Surrendered”). |
| Vai trò | Là cơ sở để giải phóng hàng và hình thành nên Surrender Bill. | Là hóa đơn có nội dung giống vận đơn gốc, dùng để nhận hàng và bổ sung vào bộ chứng từ. |
| Thu hồi vận đơn gốc | Là hành động yêu cầu hãng tàu thông báo cho cảng đến mà không nhất thiết phải thu hồi vận đơn gốc tại thời điểm gửi thông báo (nhưng việc thu hồi là điều kiện tiên quyết). | Đề cập đến trạng thái của vận đơn sau khi nó đã được thu hồi lại tại cảng đi. |
Tóm lại, có thể hiểu một cách đơn giản rằng Telex Release là hành động, còn Surrender Bill là kết quả của hành động đó. Shipper yêu cầu hãng tàu làm “Telex Release”, và hãng tàu sau khi thực hiện sẽ cấp cho shipper một “Surrender Bill”.
Hy vọng qua bài viết này, bạn đọc đã hiểu Telex Release là gì? Hy vọng rằng bài viết này của Thái Hà Logistics sẽ giúp bạn tự tin hơn trong việc xử lý các đơn hàng xuất nhập khẩu, Nếu bạn cần bát kỳ sự hỗ trợ liên hệ ngay với GoTHL để được tư vấn miễn phí nhé.
