Trong hoạt động xuất nhập khẩu giữa Việt Nam và Lào, C/O Form S là một trong những loại chứng từ quan trọng bậc nhất, được ví như “chìa khóa” giúp doanh nghiệp hưởng trọn ưu đãi thuế quan đặc biệt theo hiệp định thương mại song phương giữa hai quốc gia. Để quá trình nhập khẩu diễn ra thuận lợi bạn phải nắm bắt các quy định và nội dung của CO Form E. Vậy CO Form S là gì? Cùng GoTHL tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé.
C/O Form S là gì
C/O form S là viết tắt của Certificate of Origin Form S, hay Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa Mẫu S, là loại giấy chứng nhận xuất xứ ưu đãi được cấp cho hàng hóa xuất khẩu từ Việt Nam sang Lào và ngược lại.
C/O Form S được sử dụng để chứng minh xuất xứ hàng hóa, nhằm phân biệt hàng hóa được hưởng ưu đãi thuế quan giữa Việt Nam và Lào, căn cứ vào các quy định về xuất xứ hàng hóa đã được hai quốc gia thỏa thuận.
Vai trò của C/O form S
C/O Form S là tài liệu quan trọng được sử dụng khi xuất khẩu hàng hóa sang Lào. Vai trò của C/O Form S đối với doanh nghiệp và cơ quan quản lý là rất lớn:
Ưu đãi thuế quan: Vai trò chính của C/O Form S là xác định nguồn gốc của hàng hóa để phân biệt hàng nhập khẩu nào được hưởng ưu đãi thuế. Các doanh nghiệp xuất khẩu hàng sang Lào có C/O Form S sẽ được hưởng những ưu đãi đặc biệt về thuế suất nhập khẩu, giúp tiết kiệm chi phí và tăng tính cạnh tranh.
Hỗ trợ chống phá giá và trợ giá: C/O Form S giúp xác định được xuất xứ hàng hóa trong trường hợp hàng hóa bị bán phá giá hoặc được trợ giá.
Thống kê thương mại và quản lý hạn ngạch: C/O Form S giúp cho việc biên soạn số liệu thống kê thương mại của quốc gia và khu vực trở nên dễ dàng, hỗ trợ việc duy trì hệ thống hạn ngạch thương mại và xúc tiến giao thương.
Chứng cứ pháp lý: C/O Form S là chứng cứ pháp lý quan trọng, giúp hạn chế rủi ro bị hải quan từ chối, chậm thông quan hoặc truy thu thuế.
Quy định về C/O Form S mới nhất
Các quy định về C/O Form S được xây dựng dựa trên hiệp định thương mại song phương Việt Nam – Lào và các văn bản pháp lý của Bộ Công Thương.
Cơ quan cấp phép C/O form S
Cơ quan có thẩm quyền cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa mẫu S là cơ quan được Bộ Công Thương ủy quyền.
Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu (XNK) khu vực thuộc Bộ Công Thương có chức năng cấp các mẫu C/O ưu đãi như Form D, E, và Form S.
Hiện tại, có 19 Phòng quản lý XNK trên khắp cả nước có chức năng cấp CO Form S.
Phòng Thương mại và công nghiệp Việt Nam (VCCI) thường cấp các form không ưu đãi, nhưng cũng tham gia vào quá trình cấp phép.
Căn cứ pháp lý
Doanh nghiệp cần tuân thủ các căn cứ pháp lý sau khi hoàn thiện C/O Form S:
Thông tư 04/2010/TT-BCT thực hiện quy tắc xuất xứ trong Bản Thỏa thuận giữa Bộ Công thương Việt Nam và Lào.
Nghị định 31/2018/NĐ-CP (quy định chi tiết Luật Quản lý ngoại thương về xuất xứ hàng hóa).
Thông tư 06/2011/TT-BCT và Thông tư 01/2013/TT-BCT về thủ tục cấp Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa ưu đãi.
Thời hạn hiệu lực và yêu cầu về giá trị hàng hóa
Thời hạn hiệu lực: C/O Form S thường có hiệu lực trong vòng 12 tháng kể từ ngày cấp.
Giá trị hàng hóa: Hàng hóa có giá trị FOB dưới hai trăm (200) đô la Mỹ và có xuất xứ từ nước thành viên không cần nộp C/O Form S, chỉ cần tuyên bố đơn giản từ người xuất khẩu về xuất xứ của hàng hóa.
Cấp sau (Issued Retroactively): C/O Form S cần được nộp cho Hải quan nước nhập khẩu trong vòng 12 tháng từ ngày cấp. Nếu nộp sau thời hạn này, CO vẫn có thể được chấp nhận nếu sự chậm trễ là do bất khả kháng hoặc lý do hợp lệ nằm ngoài tầm kiểm soát của người xuất khẩu. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên nộp hồ sơ trước khi hàng khởi hành ít nhất 3 ngày để tránh “CO Form S cấp sau 3 ngày tàu chạy” vì CO có thể không còn hiệu lực ưu đãi tại nước nhập khẩu.
Quy trình xin cấp C/O form S
Quy trình xin cấp C/O form S được thực hiện qua các bước chủ yếu trên hệ thống điện tử ecosys.gov.vn của Bộ Công Thương và nộp hồ sơ giấy tại cơ quan có thẩm quyền.
| Bước | Hoạt động | Nội dung chi tiết |
| Bước 1: Đăng ký hồ sơ thương nhân | Doanh nghiệp (DN) lần đầu xin C/O phải đăng ký hồ sơ thương nhân trên hệ thống ecosys.gov.vn theo Điều 13, Nghị định 31/2018. | Hồ sơ đăng ký gồm: mẫu chữ ký, sao y giấy đăng ký kinh doanh, danh mục cơ sở sản xuất (Mẫu 2). |
| Bước 2: Khai báo điện tử | DN khai báo hồ sơ đề nghị cấp C/O Form S trực tuyến trên hệ thống Ecosys và đính kèm các chứng từ cần thiết. | Hệ thống sẽ tự động cấp số C/O tạm. Doanh nghiệp có thể chỉnh sửa hồ sơ trước khi gửi chính thức. |
| Bước 3: Nộp hồ sơ | DN gửi hồ sơ đề nghị cấp C/O Form S cho Tổ chức cấp C/O (Phòng QL XNK hoặc VCCI) qua 3 cách: trực tuyến (ecosys.gov.vn), bưu điện, hoặc nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại trụ sở. | Chứng từ phải được thương nhân ký tên điện tử và gửi tự động đến Tổ chức cấp C/O. |
| Bước 4: Kiểm tra và Thông báo | Tổ chức cấp C/O kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. DN sẽ được thông báo về: Chấp nhận cấp C/O (kèm thời gian nhận), yêu cầu bổ sung chứng từ, yêu cầu kiểm tra lại thông tin, từ chối cấp (theo NĐ 31/2018/NĐ-CP), hoặc đề nghị kiểm tra cơ sở sản xuất. | Thời hạn cấp C/O thông thường không quá 3 ngày làm việc. Nếu kiểm tra cơ sở sản xuất, không quá 5 ngày. |
| Bước 5: Ký duyệt và Cấp C/O | Cán bộ kiểm tra lại, nhập dữ liệu vào hệ thống và trình người có thẩm quyền ký duyệt. Người có thẩm quyền ký cấp C/O. Cán bộ đóng dấu, lưu 1 bản, và cấp bản gốc cho thương nhân. | DN nhận bản gốc đã đóng dấu để nộp cho hải quan và đối tác nhập khẩu tại Lào. |
Hồ sơ xin C/O Form S
Để được cấp C/O Form S, doanh nghiệp phải chuẩn bị một bộ hồ sơ đầy đủ, chính xác, và đồng nhất về nội dung giữa các chứng từ. Bộ hồ sơ đề nghị cấp C/O Form S bao gồm:
- Chứng từ xuất khẩu
- Đơn đề nghị cấp C/O Form S (theo mẫu quy định, đã kê khai thông tin hoàn chỉnh).
- Mẫu C/O Form S đã được khai hoàn chỉnh (thông thường là 1 bản chính và 3 bản copy).
- Tờ khai hải quan xuất khẩu đã hoàn thành thủ tục thông quan (bản sao công chứng hoặc chứng từ tương đương).
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
- Vận đơn (B/L, AWB hoặc chứng từ vận tải tương đương).
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List).
- Chứng từ chứng minh xuất xứ và sản xuất
- Bảng kê khai chi tiết hàng hóa đạt quy tắc xuất xứ ưu đãi hoặc không ưu đãi theo mẫu.
- Bản khai báo xuất xứ của nhà sản xuất hoặc cung cấp nguyên liệu trong nước.
- Bảng tính toán chi tiết hàm lượng khu vực hoặc bảng kê khai mã HS các nguyên liệu đầu vào/sản phẩm đầu ra, hoặc bảng kê khai tiêu chí xuất xứ hàng hóa thuần túy “WO”.
- Hóa đơn mua nguyên liệu, hàng hóa hoặc tờ khai hải quan nhập khẩu nguyên liệu (nếu đơn vị sản xuất phải nhập khẩu nguyên liệu).
- Mô tả quy trình sản xuất (cung cấp chi tiết các công đoạn sản xuất để chứng minh, làm rõ xuất xứ sản phẩm).
- Giấy phép xuất khẩu, hợp đồng mua bán (Sales Contract), hóa đơn giá trị gia tăng (VAT).
- Các giấy tờ khác theo yêu cầu của tổ chức cấp C/O.
Nội dung của C/O Form S
C/O Form S phải được lập bằng tiếng Anh và phải đánh máy. Thông thường, C/O Form S sẽ có màu hồng. Nội dung chi tiết trên mẫu C/O Form S (thường gồm 13 ô):
| Ô số | Nội dung kê khai |
| Góc phải phía trên | Số C/O (Reference Number) và cụm từ “FORM S”. |
| Ô số 1 | Thông tin người xuất khẩu: tên công ty, địa chỉ, quốc gia (Vietnam). |
| Ô số 2 | Thông tin người nhận hàng: tên, địa chỉ đầy đủ và quốc gia. |
| Ô số 5 | Số thứ tự các mặt hàng (áp dụng khi có nhiều mặt hàng trên 1 CO). |
| Ô số 6 | Ký hiệu và số hiệu của kiện hàng. |
| Ô số 7 | Mô tả hàng hóa: số lượng kiện, loại kiện, tên hàng hóa, mã HS (cấp 6 số của nước nhập khẩu) và tên thương hiệu hàng (nếu có). |
| Ô số 8 | Tiêu chí xuất xứ (Cho biết tỉ lệ phần trăm giá trị hàng hóa được sản xuất tại nước cấp CO). |
| Ô số 10 | Số và ngày Invoice. |
| Ô số 11 | Xác nhận của công ty xuất khẩu: Ghi tên nước xuất khẩu, tên nước nhập khẩu, địa điểm, ngày tháng năm đề nghị cấp C/O, họ tên, chữ ký của người ký đơn đề nghị và tên công ty. |
| Ô số 12 | Xác nhận của cơ quan cấp C/O: Địa điểm, ngày tháng năm cấp CO, chữ ký của cán bộ cấp CO, và con dấu chính thức của tổ chức cấp. |
Một số mẫu CO form S cần biết
Do C/O Form S là mẫu chứng nhận duy nhất được sử dụng cho Hiệp định Thương mại song phương Việt Nam – Lào, không có các mẫu form khác nhau như Form D, E, AANZ, v.v..
Tuy nhiên, có một số trường hợp đặc biệt mà doanh nghiệp cần lưu ý khi kê khai:
Cấp lại C/O: Trường hợp cấp lại C/O phải căn cứ vào Điều 18 của Nghị định 31/2018/NĐ-CP.
Cấp bản sao chứng thực: Nếu cấp bản sao chứng thực từ bản gốc, cần thêm dòng chữ “CERTIFIED TRUE COPY” cùng ngày cấp bản sao theo quy định tại Điều 11, Phụ lục 4.
Trường hợp đặc biệt khác: Tùy theo trường hợp cụ thể của lô hàng (Ô số 13), doanh nghiệp sẽ tích chọn vào ô phù hợp.
Những sai sót thường gặp về CO form S
Các sai sót trong hồ sơ C/O Form S có thể khiến doanh nghiệp bị từ chối cấp CO. Cơ quan quản lý sẽ từ chối cấp C/O Form S trong những trường hợp sau:
Hồ sơ không chính xác và không đầy đủ: Hồ sơ đề nghị cấp CO Form S không chính xác hoặc thiếu thông tin, kèm theo đó là không đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết.
Nội dung không đồng nhất: Bộ hồ sơ có nội dung không nhất quán, không đồng nhất giữa các chứng từ (ví dụ: thông tin trên CO không khớp với Invoice hoặc B/L).
Hình thức không hợp lệ: CO Form S được khai bằng chữ viết tay, có dấu hiệu tẩy xóa, không đọc được, hoặc in bằng nhiều màu mực khác nhau.
Không chứng minh được xuất xứ: Hàng hóa không đảm bảo được tiêu chuẩn cũng như xuất xứ, không xác định được nguồn gốc hàng hóa theo quy tắc. Cần kiểm tra kỹ tiêu chí xuất xứ của hàng hóa trước khi nộp hồ sơ.
Sai phạm/Gian lận: Doanh nghiệp có những sai phạm, gian lận trong thương mại và quá trình xin cấp CO.
Lỗi thủ tục: Nộp hồ sơ cấp CO không đúng với địa điểm đăng ký hồ sơ.
- Bài viết hữu ích: Thủ tục xuất khẩu hàng hóa sang Lào cập nhật 2025
Doanh nghiệp cần lưu ý rằng, việc điền thông tin trên C/O Form S cần phải chính xác và đầy đủ, hồ sơ phải nguyên vẹn, không tẩy xóa, các thông tin trên hồ sơ phải phù hợp với bộ chứng từ thực tế, đồng nhất giữa các chứng từ để quá trình cấp phép diễn ra nhanh chóng, thuận lợi. Việc tuân thủ quy định về C/O form S trên sẽ giúp doanh nghiệp được cấp CO và hưởng ưu đãi thuế quan tại Lào.
C/O Form S là chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp hưởng ưu đãi thuế quan, tiết kiệm chi phí thương mại giữa Việt Nam – Lào. Hiểu rõ các quy định và chuẩn bị cấp hồ sơ CO Form S đúng cách sẽ giúp doanh nghiệp cấp CO nhanh hơn, từ đó giúp tối ưu hóa lợi ích và đẩy mạnh xuất nhập khẩu. Hy vọng bài viết trên của GoTHL đã giúp bạn tìm hiểu chi tiết về CO Form S và giúp cho công việc của bạn. Nếu có bất cứ thắc mắc hay câu hỏi vui lòng liên hệ chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ hoàn toàn miễn phí.
