Trong chuỗi cung ứng hàng hóa quốc tế và hoạt động xuất nhập khẩu đầy sôi động hiện nay, mọi sự thay đổi trong thủ tục hải quan đều tạo ra những tác động trực tiếp mang tính sống còn đối với doanh nghiệp. Từ thời gian giao nhận hàng hóa, chi phí lưu giữ tại kho bãi, tiến độ của kế hoạch sản xuất cho đến khả năng đáp ứng chính xác các đơn hàng khổng lồ cho đối tác quốc tế. Đứng trước xu thế chuyển đổi số mạnh mẽ, ngành Hải quan đã và đang liên tục cải cách để tạo môi trường thông thoáng nhất cho thương mại. Một trong những bước tiến đột phá gần đây chính là việc triển khai mô hình thông quan tập trung. Cùng vận tải Thái Hà tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé.
Thông quan tập trung là gì
Khái niệm thông quan tập trung có thể còn khá mới mẻ đối với một số doanh nghiệp vừa và nhỏ, nhưng nó lại là một xu hướng tất yếu của hải quan hiện đại. Về bản chất, thông quan tập trung là một mô hình tổ chức thực hiện các thủ tục hải quan theo hướng tập trung hóa cao độ. Thay vì phân tán toàn bộ quy trình làm việc tại nhiều đơn vị hải quan cửa khẩu hoặc các điểm ngoài cửa khẩu như mô hình truyền thống trước đây, giờ đây, khâu tiếp nhận, xử lý và kiểm tra hồ sơ sẽ được quy về một đầu mối chuyên trách.
Hiểu theo góc độ thực tiễn của ngành logistics, mô hình thông quan tập trung tạo ra một sự phân vai và ranh giới rõ ràng giữa hai nhóm công việc cốt lõi: xử lý hồ sơ dữ liệu trên hệ thống phần mềm và xử lý các nghiệp vụ thực địa tại cửa khẩu.
Trong đó, Đội Thông quan sẽ đảm nhận vai trò là đầu mối “não bộ”, chuyên trách kiểm tra hồ sơ giấy tờ, xử lý tờ khai điện tử và theo dõi sát sao nghĩa vụ nộp thuế phí của doanh nghiệp. Ở mặt trận còn lại, lực lượng Hải quan cửa khẩu sẽ tiếp tục thực hiện những công việc đòi hỏi sự hiện diện trực tiếp tại địa điểm lưu giữ hàng hóa như: kiểm tra thực tế (kiểm hóa), soi chiếu container, lấy mẫu phân tích hoặc giám sát hàng hóa lên xuống tàu.
Điểm sáng giá và mang lại giá trị lớn nhất của mô hình thông quan tập trung chính là việc gia tăng tính chuyên sâu, chuyên nghiệp và thống nhất trong công tác xử lý hồ sơ. Doanh nghiệp không chỉ được làm việc trong một quy trình mang tính hệ thống, trơn tru hơn mà còn được hưởng lợi trực tiếp từ việc hệ thống tự động phân công công chức xử lý theo từng mã bộ phận, từng nhóm hàng hóa chuyên biệt hay mã HS code. Khi hệ thống công nghệ thông tin đảm nhận việc phân luồng và phân công tự động, nguy cơ xử lý công việc chồng chéo, trùng lặp hay bị phụ thuộc quá mức vào các thao tác thủ công của con người sẽ được giảm thiểu xuống mức thấp nhất.
Cơ sở pháp lý của mô hình thông quan tập trung
Để triển khai một cách bài bản, cơ quan nhà nước luôn dựa trên hành lang pháp lý vững chắc. Cơ sở pháp lý trọng tâm của mô hình thông quan tập trung hiện đang được quy định chi tiết tại Quyết định số 702/QĐ-CHQ, do Cục Hải quan ban hành vào ngày 06/5/2026. Quyết định này chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/6/2026.
Quyết định 702/QĐ-CHQ đóng vai trò là “kim chỉ nam”, ban hành quy trình thủ tục hải quan chuẩn mực đối với các hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu áp dụng theo mô hình thông quan tập trung tại Chi cục Hải quan khu vực III. Quyết định này là cơ sở tối quan trọng để các doanh nghiệp logistics hiểu rõ cách thức cơ quan chức năng sẽ xử lý tờ khai, kiểm tra hồ sơ, tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa, cũng như cách tính toán nghĩa vụ thuế phí và hoàn chỉnh hồ sơ lưu trữ.
Tuy nhiên, phạm vi áp dụng của Quyết định này cũng có những giới hạn nhất định. Một số nhóm thủ tục đặc thù vẫn sẽ tiếp tục được thực hiện theo phương thức cũ tại Hải quan cửa khẩu, bao gồm: hàng hóa vận chuyển độc lập, hàng hóa đưa vào hoặc đưa ra khỏi hệ thống kho ngoại quan, hàng hóa bắt buộc phải đăng ký bằng tờ khai giấy, và các mặt hàng có trị giá thấp được gửi qua đường bưu chính hoặc mạng lưới chuyển phát nhanh.
Một lưu ý chiến lược cho doanh nghiệp: Hiện tại, đây là quy trình đang được triển khai mang tính chất thí điểm tại Chi cục Hải quan khu vực III. Nó đóng vai trò là bước đệm hoàn hảo để cơ quan chức năng đánh giá hiệu quả, đo lường năng lực hệ thống trước khi xem xét mở rộng mô hình thông quan tập trung này ra toàn ngành Hải quan trong tương lai gần.
Vì sao doanh nghiệp cần quan tâm đến thông quan tập trung
Thời gian là tiền bạc. Trong thương mại quốc tế, đặc biệt đối với các doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp gia công, doanh nghiệp chế xuất và các nhà máy nằm trong khu công nghiệp, thời gian thông quan tác động trực tiếp và vô cùng mạnh mẽ đến toàn bộ kế hoạch sản xuất kinh doanh. Chỉ cần một tờ khai bị đình trệ do sai sót mã HS, thiếu chứng từ hợp lệ, chưa nộp thuế đúng hạn hoặc phát sinh việc phải mở container kiểm tra thực tế, chuỗi cung ứng nguyên liệu đầu vào có thể bị đứt gãy, hoặc lô hàng xuất khẩu sẽ trễ chuyến tàu.
Sự xuất hiện của thông quan tập trung được xem là một liều thuốc giải cho vấn đề này. Mô hình này hướng tới mục tiêu tối thượng là xử lý hồ sơ một cách chuyên sâu, minh bạch tuyệt đối và hạn chế tối đa sự tiếp xúc trực tiếp giữa cộng đồng doanh nghiệp với các công chức hải quan. Đây là định hướng phát triển hoàn toàn phù hợp với công cuộc chuyển đổi số quốc gia, đẩy mạnh thủ tục hải quan điện tử, ứng dụng quản lý rủi ro hiện đại và đặc biệt là xu hướng chuyển dịch mạnh mẽ từ việc “tiền kiểm” (kiểm tra trong quá trình thông quan) sang “hậu kiểm” (kiểm tra sau thông quan).
Tuy nhiên, cơ hội luôn đi kèm với thách thức. Cơ chế thông thoáng của thông quan tập trung đặt ra một yêu cầu khắt khe và cao hơn rất nhiều đối với các doanh nghiệp về chất lượng dữ liệu khai báo. Mọi thông tin từ tên hàng, mô tả đặc tính hàng hóa, mã HS, trị giá lô hàng, xuất xứ C/O, giấy phép nhập khẩu, chứng thư kiểm tra chuyên ngành cho đến tình trạng nộp thuế đều đòi hỏi phải được chuẩn bị chính xác, đồng nhất ngay từ những thao tác nhập liệu ban đầu.
Quy trình thông quan tập trung 5 bước theo quyết định số 702/QĐ-CHQ
Để đảm bảo lô hàng “thuận buồm xuôi gió”, doanh nghiệp cần nắm vững 5 bước nghiệp vụ cốt lõi của quy trình thông quan tập trung:
Bước 1: Tiếp nhận, kiểm tra, đăng ký và phân luồng tờ khai
Ngay ở bước khởi đầu, hệ thống điện tử của hải quan sẽ tự động tiếp nhận tờ khai do doanh nghiệp truyền lên, kiểm tra các điều kiện đăng ký và thực hiện thuật toán phân luồng. Dựa trên đánh giá rủi ro, tờ khai sẽ được hệ thống phân vào một trong ba luồng: xanh, vàng hoặc đỏ.
- Nếu tờ khai may mắn rơi vào luồng xanh, quy trình sẽ lập tức bỏ qua khâu kiểm tra hồ sơ và chuyển thẳng sang bước kiểm tra việc hoàn thành nghĩa vụ thuế, phí.
- Nếu tờ khai bị phân vào luồng vàng hoặc luồng đỏ, hồ sơ sẽ bắt buộc phải chuyển sang bước kiểm tra hồ sơ hải quan chi tiết.
Bước 2: Kiểm tra hồ sơ hải quan
Tại đội thông quan, hệ thống sẽ căn cứ vào danh sách tài khoản của công chức đã được phân quyền để tự động phân công nhiệm vụ kiểm tra hồ sơ một cách ngẫu nhiên và khách quan theo mã bộ phận xử lý. Nội dung kiểm tra rất gắt gao, tập trung vào tính đầy đủ của bộ hồ sơ điện tử, sự khớp nối giữa tên hàng, mã số, mức thuế, trị giá hải quan, xuất xứ và các giấy phép chuyên ngành.
- Đối với tờ khai luồng vàng, nếu hồ sơ hoàn hảo, công chức sẽ hoàn thành kiểm tra và chuyển bước tiếp theo.
- Nếu phát hiện dấu hiệu nghi vấn, hải quan có quyền yêu cầu doanh nghiệp giải trình, nộp bổ sung thông tin, chuyển luồng hoặc thậm chí đề xuất phải kiểm tra thực tế hàng hóa. Doanh nghiệp cần đảm bảo sự nhất quán tuyệt đối giữa Hợp đồng, Invoice, Packing List, Vận đơn và dữ liệu trên hệ thống.
Bước 3: Kiểm tra thực tế hàng hóa (Kiểm hóa)
Bước này chủ yếu dành cho tờ khai bị phân luồng đỏ hoặc luồng vàng bị chuyển sang kiểm tra thực tế. Việc kiểm tra thực địa này do lực lượng Hải quan cửa khẩu tổ chức thực hiện, dựa trên chỉ dẫn rủi ro. Các hình thức kiểm tra rất đa dạng: từ soi chiếu bằng hệ thống máy soi container hiện đại, cân đo, dùng thiết bị kỹ thuật cho đến việc mở kiện hàng kiểm tra thủ công trực tiếp. Nếu kết quả khớp với khai báo, hải quan sẽ ghi nhận lên hệ thống. Ngược lại, nếu phát hiện sự gian dối hoặc sai lệch, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với yêu cầu khai bổ sung hoặc bị xử lý vi phạm hành chính, phạt tiền theo quy định pháp luật.
Bước 4: Kiểm tra hoàn thành nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí
Sau khi vượt qua các bài kiểm tra hàng hóa, hệ thống thông quan tự động VNACCS/VCIS sẽ quét và kiểm tra tình trạng hoàn thành nghĩa vụ thuế dựa trên cơ sở dữ liệu thanh toán từ kho bạc và ngân hàng. Nếu hệ thống chưa ghi nhận thông tin nộp thuế, công chức hải quan sẽ phải tra cứu thủ công từ các chứng từ nộp ngân sách. Đội Thông quan cũng sẽ theo dõi sát sao việc thu phí hải quan, lệ phí. Doanh nghiệp cần cực kỳ chủ động đóng thuế sớm để tránh tình trạng “hàng chờ trên hệ thống vì tiền chưa vào kho bạc”.
Bước 5: Hoàn chỉnh hồ sơ
Tại chặng cuối, các công chức hải quan sẽ thực hiện việc theo dõi, quản lý và hoàn chỉnh toàn bộ hồ sơ đối với các tờ khai đã được giải phóng hàng, hàng được đưa về kho bảo quản hoặc các tờ khai còn vướng mắc. Hồ sơ giấy tờ (nếu có) phát sinh tại đơn vị nào sẽ được lưu trữ ngay tại đơn vị đó. Đây là kho dữ liệu quan trọng phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra sau thông quan của Nhà nước, do vậy doanh nghiệp tuyệt đối không được lơ là việc lưu trữ chứng từ nội bộ.
Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi thực hiện thông quan tập trung
Việc thay đổi luật chơi đòi hỏi doanh nghiệp phải nâng cấp hệ thống quản trị của mình. Để khai thác tối đa lợi thế tốc độ của mô hình thông quan tập trung, doanh nghiệp cần chuẩn bị 3 nền tảng cốt lõi sau:
Thứ nhất: Rà soát và nâng cấp năng lực khai báo
Việc khai báo hải quan nội bộ hoặc thuê các đại lý dịch vụ khai thuê (ví dụ sử dụng phần mềm ECUS Thái Sơn) phải được đánh giá lại. Mô hình thông quan tập trung không có chỗ cho sự sai sót. Dữ liệu khai báo phải đạt độ chính xác tuyệt đối ngay từ lần truyền đầu tiên, bởi đây là dữ liệu gốc để máy tính phân luồng và xử lý tự động.
Thứ hai: Chuẩn hóa hệ thống danh mục
Đặc biệt đối với các doanh nghiệp gia công, sản xuất xuất khẩu và doanh nghiệp chế xuất, việc quản lý danh mục hàng hóa là sống còn. Mọi mã nguyên liệu, vật tư, máy móc thiết bị, mã sản phẩm xuất khẩu, mã HS code và các hồ sơ kỹ thuật phải được quản trị thống nhất, minh bạch và đồng bộ trên toàn hệ thống công ty.
Thứ ba: Thiết lập hàng rào kiểm duyệt chứng từ nội bộ
Doanh nghiệp nên xây dựng một quy trình kiểm tra chéo các chứng từ trước khi chính thức bấm nút mở tờ khai. Các lỗi sơ đẳng như sai tên hàng hóa, sai số lượng/trọng lượng, nhầm đơn vị tính, thiếu Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), thiếu kết quả kiểm tra chuyên ngành sẽ làm tăng nguy cơ bị “bới lông tìm vết” và kéo dài thảm hại thời gian đưa hàng về xưởng.
Tóm lại, sự ra đời của mô hình thông quan tập trung đánh dấu một bước chuyển mình lịch sử mang tính chiến lược trong công cuộc cải cách hành chính và hiện đại hóa của ngành Hải quan Việt Nam. Thông qua quy trình 5 bước minh bạch và tự động hóa theo Quyết định 702/QĐ-CHQ, dòng chảy thương mại sẽ được khơi thông mạnh mẽ hơn bao giờ hết. Trong giai đoạn chuyển đổi, doanh nghiệp nên chủ động cập nhật quy trình nội bộ để thích ứng với mô hình thông quan tập trung từ ngày 01/06/2026.
