Thủ tục nhập khẩu thẻ thông minh, thẻ từ, thẻ RFID

Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, sự bùng nổ của thương mại điện tử, thanh toán không dùng tiền mặt và công nghệ quản lý chuỗi cung ứng đã kéo theo nhu cầu khổng lồ về các thiết bị thông minh. Thẻ thông minh, thẻ từ hay thẻ RFID đã trở thành công nghệ cốt lõi giúp các doanh nghiệp Việt Nam tối ưu hóa việc kiểm soát ra vào, quản lý kho bãi, nhân sự và thanh toán. Tuy nhiên, để đưa mặt hàng công nghệ mang tính bảo mật và truyền dẫn này qua hải quan lại là một thách thức không hề nhỏ đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu. Việc am hiểu và chuẩn bị kỹ lưỡng thủ tục nhập khẩu thẻ thông minh là chìa khóa giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và hạn chế tối đa rủi ro pháp lý. Cùng vận tải Thái Hà tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé.

Chính sách nhập khẩu thẻ từ, thẻ thông minh, thẻ RFID

Bước đi nền tảng đầu tiên trước khi thực hiện thủ tục nhập khẩu thẻ thông minh là thấu hiểu hành lang pháp lý. Căn cứ theo nghị định số 69/2018/NĐ-CP và các văn bản quy phạm pháp luật liên quan, mặt hàng thẻ từ, thẻ thông minh và thẻ RFID (hàng mới 100%) hoàn toàn không thuộc danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu vào Việt Nam.

Tuy nhiên, do mang đặc thù công nghệ, thủ tục nhập khẩu thẻ thông minh chịu sự điều chỉnh và kiểm tra chuyên ngành vô cùng khắt khe tùy thuộc vào cấu tạo và chức năng của từng loại thẻ:

• Đối với thẻ thông minh, thẻ từ, thẻ RFID thụ động (Passive Tag): Là các loại thẻ không có nguồn điện (pin) bên trong, chỉ chứa chip và ăng-ten (như nhãn RFID, SIM điện thoại thông thường). Loại này không cần làm thủ tục kiểm tra chuyên ngành của Bộ Thông tin & Truyền thông, doanh nghiệp chỉ cần làm thủ tục hải quan thông thường.
• Đối với thẻ RFID chủ động (Active Tag) và thiết bị đọc (RFID Reader): Là loại thẻ có nguồn điện, thiết bị phát/thu sóng vô tuyến điện. Doanh nghiệp bắt buộc phải đăng ký kiểm tra chất lượng nhà nước, xin chứng nhận hợp quy và công bố hợp quy tại Cục Viễn thông (Bộ Thông tin & Truyền thông) theo Thông tư 02/2024/TT-BTTTT và Thông tư 15/2018/TT-BTTTT.
• Đối với thẻ có chức năng mật mã dân sự: Các loại thẻ tín dụng, thẻ ATM, thẻ chip bảo mật, Token ngân hàng dùng để mã hóa dữ liệu, xác thực thanh toán bắt buộc phải xin giấy phép xuất nhập khẩu sản phẩm mật mã dân sự do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp phép theo Nghị định 32/2023/NĐ-CP trước khi nhập khẩu.

Đặc biệt, theo nghị định 43/2017/NĐ-CP và nghị định 128/2020/NĐ-CP, hàng hóa bắt buộc phải được dán nhãn (Shipping mark) rõ ràng, hiển thị tên sản phẩm, thông tin nhà sản xuất, nhà nhập khẩu và xuất xứ. Hàng hóa đã qua sử dụng thuộc danh mục cấm nhập khẩu, trừ khi có giấy phép nhập khẩu theo dạng phế liệu.

Mã HS thẻ từ, thẻ thông minh, RFID

Trong nghiệp vụ hải quan, việc tra cứu và áp dụng chuẩn xác mã HS (Harmonized System) là công đoạn “sống còn” quyết định đến biểu thuế và toàn bộ thủ tục nhập khẩu thẻ thông minh.

Căn cứ vào biểu thuế xuất nhập khẩu hiện hành, mặt hàng này được phân loại như sau:

• Mã HS 85235200: Thẻ thông minh (Smart Cards), thẻ chip, bao gồm cả thẻ từ không tiếp xúc và thẻ RFID tag mang chip điện tử.
• Mã HS 85232110 / 85232190: Thẻ có dải từ (Magnetic Cards) chưa ghi hoặc đã ghi dữ liệu.
• Mã HS 85176259: Đầu đọc RFID/Máy quét RFID (RFID Reader/Scanner) – thiết bị dùng để đọc, ghi hoặc giao tiếp với thẻ RFID.

Rủi ro khi áp sai mã HS: Việc khai báo sai mã HS không chỉ khiến tiến độ thông quan bị trì hoãn mà doanh nghiệp còn phải đối mặt với mức phạt hành chính từ 2.000.000 VNĐ cho đến mức tối đa là gấp 3 lần số tiền thuế khai thiếu (theo Nghị định 128/2020/NĐ-CP).

Thuế nhập khẩu thẻ thông minh

Để đưa hàng hóa vào lưu thông hợp pháp trên thị trường, doanh nghiệp cần hoàn thành nghĩa vụ nộp ngân sách nhà nước. Khi làm thủ tục nhập khẩu thẻ thông minh, có hai loại thuế chính doanh nghiệp cần lưu tâm:

1. Thuế giá trị gia tăng (VAT): Mức thuế VAT tiêu chuẩn áp dụng cho mặt hàng thẻ thông minh, thẻ từ và thiết bị RFID là 10%.
2. Thuế nhập khẩu ưu đãi: Theo biểu thuế, mức thuế nhập khẩu thông thường của thẻ thông minh (Mã 85235200) là 5% và thuế ưu đãi (MFN) là 0%.

Chiến lược tối ưu hóa chi phí: Nếu doanh nghiệp nhập khẩu thẻ từ các quốc gia hoặc vùng lãnh thổ có ký kết Hiệp định Thương mại Tự do (FTA) với Việt Nam như Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản, Châu Âu, các nước ASEAN, và cung cấp được Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) hợp lệ, mức thuế nhập khẩu sẽ được hưởng ưu đãi đặc biệt là 0%.

Công thức tính thuế: Thuế nhập khẩu = Trị giá CIF x % Thuế suất nhập khẩu. Thuế VAT = (Trị giá CIF + Thuế nhập khẩu) x 10%.

Bộ hồ sơ nhập khẩu thẻ từ, thẻ thông minh, RFID

Sự chuẩn bị kỹ lưỡng, đồng nhất về mặt chứng từ sẽ quyết định tốc độ giải phóng hàng hóa khỏi cảng. Một bộ hồ sơ khai báo hải quan tiêu chuẩn để làm thủ tục nhập khẩu thẻ thông minh bao gồm các loại giấy tờ cốt lõi sau:

• Tờ khai hải quan nhập khẩu.
• Hợp đồng thương mại (Sales Contract).
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
• Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List).
• Vận tải đơn (Bill of Lading / Airway Bill).
• Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin – C/O).
• Tài liệu kỹ thuật, Catalog, hình ảnh sản phẩm.
• Chứng từ chuyên ngành (Nếu có): Giấy phép nhập khẩu mật mã dân sự (đối với thẻ ngân hàng, token); Giấy xác nhận đăng ký kiểm tra chất lượng, chứng nhận hợp quy (đối với thẻ RFID chủ động, đầu đọc).

Quy trình chứng nhận hợp quy và công bố hợp quy RFID

Như đã đề cập, đối với thiết bị đọc RFID và thẻ RFID chủ động (loại có nguồn pin), thủ tục nhập khẩu thẻ thông minh bắt buộc phải đính kèm quy trình kiểm tra chuyên ngành của Bộ Thông tin & Truyền thông. Quy trình này được tiến hành bài bản qua các bước:

1. Đăng ký kiểm tra chất lượng: Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Cục Viễn thông để lấy Giấy xác nhận đăng ký, dùng làm căn cứ thông quan hàng hóa.
2. Thử nghiệm mẫu: Doanh nghiệp có thể nhập mẫu về trước, mang mẫu sản phẩm đi đo kiểm, thử nghiệm tại các Phòng thử nghiệm được Bộ TT&TT chỉ định.
3. Chứng nhận và công bố: Dựa trên kết quả đo kiểm đạt chuẩn, doanh nghiệp xin Giấy chứng nhận hợp quy và tiến hành làm thủ tục Công bố hợp quy trên hệ thống.
4. Dán tem ICT: Cuối cùng, doanh nghiệp phải in và dán tem hợp quy ICT lên sản phẩm trước khi đưa ra lưu hành thương mại trên thị trường.

Quy trình nhập khẩu thẻ thông minh, thẻ từ, RFID

Để đưa lô hàng về kho an toàn, doanh nghiệp cần phối hợp nhịp nhàng qua 4 bước chuẩn mực trong quy trình thủ tục nhập khẩu thẻ thông minh thông qua hệ thống hải quan điện tử:

Bước 1: Khai truyền tờ khai hải quan điện tử

Sau khi có đầy đủ chứng từ (Invoice, Packing List, C/O…), nhân viên chứng từ sẽ nhập liệu và truyền thông tin Tờ khai lên hệ thống phần mềm hải quan (VNACCS/VCIS). Lưu ý, thời hạn khai báo tối đa là 30 ngày kể từ khi hàng cập cảng; nếu để quá hạn, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính.

Bước 2: Lấy kết quả phân luồng và mở tờ khai

Hệ thống sẽ tự động phân luồng tờ khai thành Luồng Xanh (miễn kiểm tra), Luồng Vàng (kiểm tra hồ sơ giấy), hoặc Luồng Đỏ (kiểm tra hồ sơ và kiểm hóa hàng hóa thực tế). Chậm nhất trong 15 ngày, doanh nghiệp phải mang bộ hồ sơ xuống Chi cục hải quan để mở tờ khai. Lưu ý: Nếu mặt hàng thuộc diện phải kiểm tra chuyên ngành (như RFID active), doanh nghiệp phải nộp Giấy đăng ký kiểm tra chất lượng thì hải quan mới cho phép mở tờ khai.

Bước 3: Nộp thuế và thông quan hàng hóa

Tại cảng, cán bộ hải quan sẽ tiến hành đối chiếu hồ sơ. Nếu kết quả hợp lệ, hải quan sẽ chấp nhận thông quan tờ khai. Ngay lúc này, doanh nghiệp có trách nhiệm nộp đầy đủ Thuế nhập khẩu và Thuế GTGT vào ngân sách nhà nước, bởi hàng hóa chỉ được thông quan khi nghĩa vụ thuế đã hoàn tất.

Bước 4: Thanh lý tờ khai và kéo hàng về kho

Ở khâu cuối cùng, doanh nghiệp tiến hành làm thủ tục thanh lý tờ khai với bộ phận hải quan giám sát cảng, nhận lệnh giao hàng (D/O) và điều động xe tải chở lô hàng thẻ thông minh về kho bãi bảo quản, chuẩn bị phân phối.

Những lưu ý khi nhập khẩu thẻ thông minh

Để quá trình làm thủ tục nhập khẩu thẻ thông minh không vướng phải những “hạt sạn” pháp lý gây tổn thất tài chính, các chuyên gia logistics đặc biệt lưu ý doanh nghiệp 4 vấn đề sống còn sau:

• Chỉ nhập hàng mới 100%: Thẻ từ, thẻ thông minh hay thiết bị RFID đã qua sử dụng là mặt hàng bị cấm nhập khẩu hoàn toàn. Để nhập được, doanh nghiệp phải có giấy phép nhập khẩu phế liệu từ cơ quan chức năng.
• Hoàn thành nghĩa vụ Thuế: Quy tắc bất di bất dịch của hải quan là lô hàng chỉ được giải phóng và thông quan khi tiền thuế đã nộp đủ vào Kho bạc Nhà nước.
• Nhận diện đúng trường hợp xin giấy phép: Hãy kiểm tra kỹ thông số sản phẩm. Thẻ thụ động thì nhập bình thường; Thẻ chủ động (RFID có pin) bắt buộc phải có Chứng nhận hợp quy; Thẻ có chip mã hóa (Token, Thẻ ngân hàng) bắt buộc phải có Giấy phép mật mã dân sự của Ban Cơ yếu Chính phủ.
• Đảm bảo dán nhãn (Shipping mark): Nội dung tem nhãn dán trên kiện hàng thực tế phải khớp 100% với thông tin hiển thị trên tờ khai, hóa đơn thương mại và C/O. Việc sai sót nhãn mác sẽ khiến lô hàng bị mất ưu đãi thuế và chịu phạt nặng.

Nhìn chung, thủ tục nhập khẩu thẻ thông minh là một quy trình đòi hỏi sự kết hợp phức tạp giữa nghiệp vụ hải quan truyền thống và sự am hiểu về các quy định chuyên ngành của bộ thông tin và truyền thông, ban cơ yếu chính phủ. Việc tra cứu chuẩn xác mã HS, xác định đúng chức năng bảo mật hay phát sóng của thẻ sẽ giúp doanh nghiệp đi đúng hướng ngay từ đầu. Nếu doanh nghiệp của bạn chưa có đội ngũ pháp chế, logistics vững tay nghề, việc lựa chọn một đối tác cung cấp dịch vụ khai thuê hải quan trọn gói sẽ là giải pháp an toàn, tối ưu chi phí và đảm bảo nguồn hàng công nghệ này sớm được đưa vào sử dụng, thúc đẩy lợi thế cạnh tranh trên thị trường!