ISF là gì trong xuất nhập khẩu? Cách kê khai ISF chi tiết

Khi đưa hàng hóa thâm nhập vào thị trường Hoa Kỳ – một trong những quốc gia có hàng rào an ninh và tiêu chuẩn hải quan khắt khe nhất thế giới, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu bắt buộc phải tuân thủ hàng loạt quy định nghiêm ngặt. Một trong những thủ tục pháp lý quan trọng bậc nhất mà bất kỳ nhà xuất nhập khẩu nào cũng phải nắm rõ chính là khai báo ISF. Nếu bỏ qua hoặc thực hiện sai lệch bước này, lô hàng của bạn có thể đối mặt với nguy cơ bị giữ lại, cấm dỡ hàng, thậm chí chịu mức phạt khổng lồ lên tới hàng nghìn đô la.

Vậy thực chất thuật ngữ ISF là gì? Cấu trúc của một bản kê khai ISF bao gồm những thông tin nào và làm sao để kê khai một cách chính xác nhất, tránh những sai sót không đáng có? Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết và mang đến cái nhìn toàn diện nhất về thủ tục này.

Mục lục bài viết

ISF là gì

Đối với các doanh nghiệp chuyên xuất khẩu hàng hóa sang thị trường Mỹ, câu hỏi ISF là gì luôn là thắc mắc đầu tiên cần được giải quyết tường tận. ISF là từ viết tắt của cụm từ tiếng Anh Importer Security Filing, được hiểu một cách đơn giản là thủ tục kê khai an ninh dành cho người nhập khẩu hàng hóa, sản phẩm vào Mỹ. Quy định khai báo ISF này chỉ áp dụng duy nhất đối với các lô hàng được nhập khẩu vào Hoa Kỳ bằng phương thức vận tải đường biển (tàu biển), hoàn toàn không áp dụng cho các phương thức vận tải khác như đường hàng không hay đường bộ.

Trong ngành logistics và xuất nhập khẩu, quy định ISF còn được biết đến với tên gọi phổ biến là quy tắc “10+2”. Đây là một hồ sơ dữ liệu do Cục Hải quan và Biên phòng Hoa Kỳ (CBP) yêu cầu, nhằm mục đích ghi chép lại các thông tin chi tiết về lô hàng nhập khẩu từ khi chuyến hàng bắt đầu di chuyển từ nơi đi đến nơi đến.

Về mặt lịch sử pháp lý, CBP đã ban hành và bắt đầu thực thi yêu cầu khai báo ISF từ ngày 09/07/2013 như một biện pháp bảo vệ cốt lõi để sàng lọc hàng hóa từ xa, trước khi chúng chính thức cập cảng nhập khẩu vào Hoa Kỳ. Đến ngày 26/01/2019, một quy tắc mới bổ sung các yêu cầu đối với chủ tàu đã chính thức có hiệu lực. Mục tiêu tối thượng của việc khai báo này là giúp CBP nâng cao hiệu quả trong việc nhận diện sớm các lô hàng có rủi ro cao, từ đó ngăn chặn kịp thời các hoạt động buôn lậu, gian lận thương mại, và đặc biệt là chống lại các mối đe dọa khủng bố, đảm bảo an toàn hàng hóa và an ninh quốc gia.

Thời hạn khai báo ISF: Theo quy định chuẩn của Hải quan Mỹ, dữ liệu ISF bắt buộc phải được truyền đi và cung cấp cho CBP ít nhất 24 giờ trước khi hàng hóa được xếp lên tàu (loading) tại cảng đi (cảng xuất phát). Tuy nhiên, trên thực tế vận hành hiện nay tại Việt Nam và nhiều quốc gia khác, để phòng ngừa rủi ro trễ hạn và có đủ thời gian sửa chữa sai sót, các nhà cung cấp dịch vụ logistics thường yêu cầu chủ hàng hoàn tất việc khai báo trước 48 tiếng, thậm chí là 72 tiếng trước ngày tàu rời cảng.

Những thông tin để kê khai ISF gồm những gì

Để nắm rõ trọn vẹn bản chất ISF là gì, bạn bắt buộc phải hiểu rõ cấu trúc dữ liệu của nó. Quy định “10+2” hoặc “8+2” đòi hỏi người khai báo phải cung cấp một bộ thông tin vô cùng chi tiết. Cụ thể, nếu doanh nghiệp muốn nhập khẩu hàng hóa vào Hoa Kỳ hoặc các khu chế xuất tại Mỹ, cần phải cung cấp 8 thông tin cơ bản từ phía nhà cung cấp/nhà nhập khẩu và 2 thông tin từ phía hãng tàu vận chuyển.

8 thông tin bắt buộc từ phía nhà nhập khẩu hoặc nhà cung cấp bao gồm:

Thông tin về người bán (Seller Name & Address): Tên và địa chỉ đầy đủ của cá nhân hoặc tổ chức bán hàng.
Thông tin về người mua (Buyer Name & Address): Tên và địa chỉ đầy đủ của cá nhân hoặc tổ chức mua hàng (chủ sở hữu hàng hóa).
Số hồ sơ nhà nhập khẩu/ số xác nhận thuộc khu vực chế xuất (Importer of record number / FTZ applicant identification number): Mã số định danh của đơn vị nhập khẩu được cấp phép.
Số hồ sơ của nhà nhập khẩu (Consignee number): Mã số của người nhận hàng thực tế.
Nhà sản xuất/nhà cung cấp (Manufacturer or supplier): Tên và địa chỉ của nhà máy sản xuất ra sản phẩm hoặc đơn vị cung ứng trực tiếp.
Thông tin người nhận hàng thể hiện trên vận đơn (Ship to party): Tên và địa chỉ nơi hàng hóa sẽ được giao đến cuối cùng.
Nước xuất xứ (Country of origin): Quốc gia nơi hàng hóa được sản xuất, chế tạo hoặc trồng trọt.
Mã số HS của hàng hóa (Commodity Harmonized Tariff Schedule of the United States – HTSUS number): Phân loại mã HS code của hàng hóa theo đúng chuẩn biểu thuế quan hài hòa của Hoa Kỳ cho từng sản phẩm có trong lô hàng.

2 thông tin bổ sung bắt buộc từ phía hãng tàu (kê khai 24h trước khi tàu cập cảng Mỹ):

Địa điểm đóng hàng (Container stuffing location): Tên và địa chỉ đầy đủ của cơ sở, kho bãi nơi hàng hóa thực tế được đóng gói, xếp vào bên trong container.
Người tập kết hàng (Consolidator): Tên và địa chỉ của tổ chức, cá nhân hoặc công ty chịu trách nhiệm thu gom, tập kết và sắp xếp các lô hàng lẻ từ nhiều nguồn khác nhau vào chung một container.

Bên cạnh 10 thông tin cốt lõi kể trên, để việc khai ISF được liên kết chặt chẽ với hệ thống kê khai tự động AMS (Automated Manifest System), người khai còn cần phải bổ sung các thông tin về Số vận đơn (Bill of Lading) bao gồm số Master Bill (MBL), số House Bill (HBL) cùng mã SCAC (Standard Carrier Alpha Code) của hãng vận tải.

Ai là người khai báo ISF

Sau khi đã hiểu rõ cấu trúc dữ liệu và khái niệm ISF là gì, việc xác định chính xác trách nhiệm khai báo thuộc về ai là vô cùng quan trọng để tránh đùn đẩy trách nhiệm dẫn đến trễ hạn.

Về mặt pháp lý theo quy định của CBP, người nhập khẩu (Importer of Record) tại Mỹ là chủ thể phải chịu trách nhiệm chính và cuối cùng trong việc khai báo ISF. Tùy thuộc vào điều kiện giao hàng (Incoterms) mà các bên thỏa thuận, trách nhiệm này có thể được quy định rõ ràng trong hợp đồng.

Tuy nhiên, do tính chất phức tạp của luồng thông tin, thông thường các nhà nhập khẩu tại Mỹ sẽ thực hiện khai ISF dựa trên những thông tin chi tiết về vận chuyển và hàng hóa được cung cấp bởi nhà xuất khẩu từ Việt Nam.

Trong thực tế hiện nay, phần lớn các doanh nghiệp nhập khẩu đều không tự mình thực hiện thao tác nhập liệu lên hệ thống của Hải quan Mỹ mà sẽ ủy thác cho các đại lý hải quan (customs broker) hoặc các nhà cung cấp dịch vụ Logistics/Forwarder. Tại Việt Nam, đa phần các công ty logistics nội địa sẽ phải nhờ đến sự hỗ trợ của mạng lưới đại lý đối tác hoặc tổng hành dinh đặt tại Mỹ để tiến hành truyền dữ liệu ISF một cách trơn tru và chính xác nhất.

Đặc biệt lưu ý về POA (Power of Attorney – Giấy ủy quyền): Trong trường hợp nhà nhập khẩu quyết định nhờ một công ty dịch vụ logistics hoặc đại lý hải quan đứng ra khai báo ISF thay mặt cho mình, nhà nhập khẩu bắt buộc phải ký kết và cung cấp thêm một chứng từ gọi là POA (Power of attorney). Đây là một văn bản pháp lý ủy quyền, cho phép công ty dịch vụ có đầy đủ quyền hạn hợp pháp để truy cập thông tin vận chuyển, đại diện cho người nhập khẩu làm việc với CBP và tiến hành nộp hồ sơ ISF. Nếu không có giấy ủy quyền POA này, các đại lý dịch vụ sẽ không có tư cách pháp nhân để thao tác kê khai trên hệ thống.

Đối với những lô hàng có trung chuyển tại các cảng của Mỹ nhưng đích đến cuối cùng không nằm trong nội địa Mỹ (hàng FROB), quy trình sẽ yêu cầu khai mẫu ISF 5+2, và NVOCC (nhà vận tải không có tàu) sẽ là người chịu trách nhiệm khai báo mẫu này.

Mẫu khai báo ISF mới nhất

Vì ISF là một hồ sơ an ninh mang tính chất bắt buộc toàn cầu đối với hàng vào Mỹ, CBP không yêu cầu nộp bản cứng bằng giấy mà toàn bộ quy trình phải được thực hiện thông qua con đường truyền dữ liệu điện tử.

Mẫu khai báo ISF được số hóa và truyền trực tiếp thông qua Hệ thống Môi trường Thương mại Tự động (ACE – Automated Commercial Environment) của Cục Hải quan và Biên phòng Hoa Kỳ. Các công ty dịch vụ logistics hoặc đại lý hải quan sẽ sử dụng phần mềm chuyên dụng được kết nối với cổng thông tin ACE để nhập liệu đầy đủ các trường thông tin theo cấu trúc 10+2.

Doanh nghiệp xuất khẩu tại Việt Nam thường sẽ được các công ty Forwarder gửi một biểu mẫu (Form ISF dạng Excel hoặc PDF) bao gồm các ô trống tương ứng với 10 thông tin bắt buộc. Nhiệm vụ của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là phải điền đầy đủ, chính xác và đồng nhất dữ liệu trên form ISF này so với các chứng từ khác như Commercial Invoice (Hóa đơn thương mại), Packing List (Phiếu đóng gói), và Bill of Lading (Vận đơn) rồi gửi lại cho đại lý logistics để họ tiến hành truyền dữ liệu (Submit) lên hệ thống của CBP Mỹ.

Những lỗi thường gặp khi khai ISF cần chú ý

Mỹ là một trong những cường quốc áp dụng hệ thống kiểm soát hàng rào an ninh nghiêm ngặt nhất thế giới. Do đó, việc hiểu sai bản chất ISF là gì hoặc chủ quan trong quá trình làm thủ tục sẽ dẫn đến những hậu quả tài chính cực kỳ nặng nề. Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất và các mức phạt tương ứng do Hải quan Hoa Kỳ (CBP) quy định mà các doanh nghiệp xuất nhập khẩu đặc biệt phải lưu tâm:

Không nộp hồ sơ ISF (Failure to file ISF): Hàng hóa lên tàu tiến về Mỹ mà không hề có bất kỳ dữ liệu ISF nào được truyền đi. Mức phạt: 5.000 USD / lô hàng.
Kê khai ISF chậm trễ (Nộp muộn): Dữ liệu được truyền lên hệ thống sau khi tàu đã rời cảng hoặc không đảm bảo nguyên tắc trước 24 giờ. Mức phạt: 5.000 USD / lô hàng.
Kê khai ISF không chính xác hoặc chưa đầy đủ: Thông tin điền sai lệch so với thực tế (sai mã HS, sai địa chỉ người nhận, sai số lượng,…). Mức phạt: 5.000 USD / lô hàng.
Không rút được hồ sơ ISF (Failure to withdraw ISF): Trường hợp lô hàng bị hủy không xuất đi Mỹ nữa nhưng người khai không thực hiện thao tác rút hoặc hủy hồ sơ ISF trên hệ thống. Mức phạt: 5.000 USD / lô hàng.
Dữ liệu ISF không khớp với Vận đơn (Bill of Lading): Thông tin giữa bản khai an ninh và thông tin khai Manifest (AMS) của hãng tàu không đồng nhất. Mức phạt: 5.000 USD / lô hàng.

Hậu quả hệ lụy kéo theo khi vi phạm: Ngoài việc bị phạt tiền mặt lên tới hàng nghìn đô la, hậu quả tồi tệ hơn là lô hàng của doanh nghiệp có thể phải đối mặt với lệnh “Do not load” (Không được phép xếp hàng lên tàu) ngay từ cảng đi, làm gián đoạn toàn bộ chuỗi cung ứng.

Nếu hàng hóa may mắn cập cảng Mỹ nhưng hồ sơ ISF có vấn đề, CBP có quyền từ chối cấp phép dỡ hàng, hoặc giữ lại để tiến hành soi chiếu an ninh container (X-ray). Chi phí soi chiếu này vô cùng đắt đỏ, dao động từ 200 – 300 USD cho một container 40 feet, chưa kể đến hàng loạt chi phí lưu bãi (demurrage), lưu cont tại cảng Mỹ vô cùng đắt đỏ mà nhà xuất nhập khẩu phải gánh chịu. Nghiêm trọng hơn, CBP hoàn toàn có quyền tịch thu luôn lô hàng vi phạm và đưa doanh nghiệp xuất khẩu vào “danh sách đen”, tiến hành kiểm tra khắt khe ở tất cả các chuyến hàng tiếp theo, gây suy giảm uy tín nghiêm trọng trên thương trường quốc tế.

Việc nắm vững khái niệm ISF là gì, chuẩn bị kỹ lưỡng bộ chứng từ và phối hợp nhịp nhàng với các công ty dịch vụ logistics uy tín để truyền dữ liệu đúng hạn là chiếc “chìa khóa vàng” giúp doanh nghiệp thâm nhập thị trường Mỹ một cách an toàn, suôn sẻ và tối ưu chi phí nhất.