Trong bức tranh thương mại quốc tế đầy sôi động, việc vận chuyển hàng hóa qua đường biển luôn là lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nhờ tối ưu được chi phí. Tuy nhiên, hành trình từ cảng đi đến cảng đích không phải lúc nào cũng “thuận buồm xuôi gió”. Một trong những rủi ro đáng sợ nhất, từ đó làm gián đoạn chuỗi cung ứng của mọi chủ hàng chính là tình trạng hàng bị Roll (hay Roll tàu). Cùng tìm hiểu khái niệm Roll tàu là gì trong bài viết dưới đây nhé.
Hàng bị Roll là gì
Trong ngôn ngữ chuyên ngành Logistics và xuất nhập khẩu, hàng bị Roll (hay còn gọi là Rolled cargo, Roll-over) là thuật ngữ dùng để chỉ tình trạng một lô hàng (thường là hàng nguyên container – FCL) đã được đặt chỗ (booking) thành công trên một chuyến tàu, nhưng đến thời điểm bốc xếp, container đó lại không được đưa lên đúng con tàu theo lịch trình dự kiến ban đầu.
Thay vì được ra khơi như kế hoạch, lô hàng của bạn sẽ bị “rớt lại” tại cảng xuất phát hoặc cảng chuyển tải, buộc phải nằm bãi để chờ đợi được xếp lên chuyến tàu tiếp theo. Thuật ngữ lóng mà dân trong nghề thường hay gọi tình trạng này chính là “rớt tàu” hay “rớt hàng”.
Hiểu một cách đơn giản nhất cho câu hỏi hàng bị Roll là gì: Đó là việc hàng hóa của bạn bị hãng tàu “delay” sang một chuyến đi khác muộn hơn, gây ra sự chậm trễ cho toàn bộ tiến độ giao nhận của chuỗi cung ứng.
Nguyên nhân dẫn đến hàng bị Roll
Câu hỏi đặt ra là, tại sao bạn đã có booking, đã chuẩn bị hàng hóa sẵn sàng nhưng vẫn bị rớt tàu? Thực tế, nguyên nhân dẫn đến tình trạng này đến từ hai phía: Khách quan (từ hãng tàu) và Chủ quan (từ chính chủ hàng).
Nguyên nhân xuất phát từ phía hãng tàu (Khách quan)
Nhận dư Booking (Overbooking): Giống như các hãng hàng không bán vé máy bay, các hãng tàu thường có xu hướng nhận số lượng booking lớn hơn thực tế sức chứa của con tàu để đề phòng trường hợp có khách hàng hủy chuyến phút chót. Khi tất cả các chủ hàng đều giao hàng đúng hạn, tàu sẽ bị quá tải, và tất nhiên, một số container kém ưu tiên sẽ bị Roll sang chuyến sau.
Thiếu hụt chỗ trống và tải trọng: Trong các mùa cao điểm (như lễ, Tết), nhu cầu vận tải tăng vọt, trọng tải con tàu không thể đáp ứng nổi khối lượng hàng hóa khổng lồ tập kết tại cảng.
Trục trặc kỹ thuật và lịch trình: Tàu gặp sự cố hỏng hóc máy móc, hoặc do thời tiết cực đoan (bão, biển động mạnh) khiến tàu cập cảng trễ hơn so với lịch trình, làm xáo trộn kế hoạch bốc xếp hàng hóa.
Khu vực chuyển tải (Transshipment): Hàng hóa đi qua các cảng chuyển tải có rủi ro bị Roll cao nhất do phải phụ thuộc vào lịch trình của các con tàu nối chuyến (tàu mẹ – tàu con).
Nguyên nhân xuất phát từ phía chủ hàng – Shipper (Chủ quan)
Trễ giờ cắt máng (Cut-off time): Đây là lỗi phổ biến nhất. Hàng hóa được đưa đến cảng hạ bãi quá muộn, vượt qua thời hạn chót mà hãng tàu quy định để nhận hàng.
Khai báo chứng từ chậm trễ: Doanh nghiệp nộp trễ các chứng từ quan trọng như chi tiết làm vận đơn (SI – Shipping Instruction), phiếu cân điện tử (VGM) khiến hãng tàu không thể sắp xếp kịp.
Trục trặc thủ tục Hải quan: Lô hàng bị hải quan giữ lại do khai sai mã HS code, thiếu giấy phép chuyên ngành hoặc bị phân luồng đỏ kiểm hóa kéo dài, dẫn đến không kịp thông quan để xếp lên tàu.
Chậm thanh toán: Doanh nghiệp chưa hoàn tất các nghĩa vụ thanh toán cước phí vận chuyển hoặc các Local charges cho hãng tàu.
Cách xử lý tình huống hàng bị Roll
Khi rơi vào tình cảnh “sự đã rồi”, việc hoảng loạn không giải quyết được vấn đề. Thay vào đó, bộ phận xuất nhập khẩu cần giữ cái đầu lạnh và áp dụng ngay các bước xử lý chuyên nghiệp sau đây để cứu vãn tình thế.
Bước 1: Xác định rõ nguyên nhân lỗi thuộc về ai
Nếu lỗi do hãng tàu: Hãng tàu sẽ phải có trách nhiệm tự động sắp xếp và đẩy hàng của bạn lên chuyến tàu rời cảng sớm nhất tiếp theo. Toàn bộ các chi phí phát sinh tại cảng (như phí lưu bãi lưu cont – DEM/DET) do việc Roll tàu gây ra sẽ do hãng tàu chi trả.
Nếu lỗi do chủ hàng (Shipper): Bạn sẽ phải tự chịu trách nhiệm thanh toán mọi khoản phí phát sinh. Hãy nhớ rằng, chi phí phạt lưu bãi do rớt tàu đôi khi còn đắt đỏ hơn cả cước cước vận chuyển đường biển ban đầu.
Bước 2: Phối hợp hỏa tốc với công ty Forwarder
Ngay khi nhận được “hung tin”, hãy liên hệ ngay với đại lý giao nhận (FWD) của bạn. Forwarder sẽ đóng vai trò trung gian đàm phán với bộ phận Sales và OPS của hãng tàu để xin giữ chỗ ưu tiên trên chuyến tàu gần nhất. Đồng thời, FWD sẽ cập nhật cho bạn lịch trình vận tải (ETD/ETA) mới nhất.
Bước 3: Giải quyết dứt điểm các vướng mắc pháp lý
Nếu nguyên nhân rớt tàu là do hồ sơ chứng từ (như sai VGM, sai SI) hoặc kẹt kiểm hóa hải quan, chủ hàng phải dồn toàn lực xử lý dứt điểm các lỗi này ngay lập tức. Nếu không sửa chữa nhanh chóng, hàng của bạn hoàn toàn có thể tiếp tục bị Roll ở chuyến tàu kế tiếp.
Bước 4: Thông báo minh bạch cho đối tác (Buyer)
Sự cố logistics là điều khó tránh. Hãy chủ động gửi email thông báo cho người mua ở nước ngoài về tình trạng chậm trễ, giải thích rõ nguyên nhân và cung cấp lịch trình giao hàng mới. Sự minh bạch này giúp đối tác kịp thời điều chỉnh kế hoạch sản xuất, phân phối, từ đó giữ gìn được uy tín và mối quan hệ hợp tác lâu dài.
Một số biện pháp hạn chế hàng bị Roll
“Phòng bệnh hơn chữa bệnh” là quy tắc vàng trong quản trị chuỗi cung ứng. Để không bao giờ phải đau đầu tìm hiểu cách giải quyết hàng bị Roll là gì, doanh nghiệp của bạn nên áp dụng triệt để các biện pháp phòng ngừa chiến lược sau:
Book tàu (đặt chỗ) từ rất sớm: Đừng đợi nước đến chân mới nhảy. Hãy thực hiện booking trước từ 1 đến 2 tuần so với ngày tàu chạy dự kiến (ETD). Việc này giúp bạn đảm bảo chắc chắn có vỏ container rỗng, có chỗ trên tàu và dư dả thời gian để xử lý các vấn đề phát sinh về hải quan.
Tránh “nút thắt cổ chai” mùa cao điểm: Hàng hóa rất dễ bị Roll vào các dịp lễ tết lớn, mùa mua sắm cuối năm vì lượng hàng xuất đi quá tải. Hãy lên kế hoạch sản xuất linh hoạt và đẩy hàng đi trước hoặc sau các đỉnh điểm này.
Chiến thuật “Chia để trị” (Tách nhiều B/L): Hãng tàu thường cắt giảm nguyên một Vận đơn (B/L) khi bị quá tải chỗ. Vì vậy, nếu bạn xuất khẩu một lô hàng lớn gồm 10 container chung 1 B/L, nếu bị Roll, cả 10 cont sẽ nằm lại. Bí kíp ở đây là hãy chia nhỏ lô hàng thành 3-4 B/L khác nhau. Rất có thể một phần hàng hóa của bạn vẫn được ưu tiên xếp lên tàu đi trước, đảm bảo nguồn cung không bị đứt gãy hoàn toàn.
Ưu tiên chọn tuyến đi thẳng (Direct routing): Container phải trải qua quá trình chuyển tải (Transshipment) tại các cảng trung gian sẽ có nguy cơ bị Roll cao gấp đôi. Do đó, nếu ngân sách cho phép, hãy chọn các lịch trình tàu đi thẳng để đảm bảo an toàn tuyệt đối về mặt thời gian.
Tuyệt đối tuân thủ thời gian và chứng từ: Đảm bảo kê khai SI, nộp phiếu VGM và hoàn tất tờ khai hải quan thông quan trước giờ Cut-off time. Khai báo chính xác trọng lượng hàng hóa để không vượt quá giới hạn tải trọng cho phép.
Lựa chọn “chọn mặt gửi vàng” đơn vị Forwarder uy tín: Một công ty Logistics/Forwarder chuyên nghiệp, có thâm niên và có mối quan hệ tốt với các hãng tàu lớn trên thế giới chính là “tấm khiên” vững chắc nhất bảo vệ hàng hóa của bạn. Bằng nghiệp vụ và sản lượng lớn, họ có năng lực đàm phán mạnh mẽ để giữ chỗ cho lô hàng của bạn ngay cả trong bối cảnh tàu đang bị Overbooking nặng nề.
Mua bảo hiểm hàng hóa: Cuối cùng, việc tham gia bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa các rủi ro tài chính, bù đắp các chi phí lưu kho bãi bất ngờ nếu lô hàng không may bị ách tắc kéo dài.
Bài viết hữu ích: Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển
Sự vận động không ngừng của giao thương toàn cầu kéo theo những rủi ro logistics không thể lường trước. Nắm vững khái niệm hàng bị Roll là gì, hiểu đúng nguyên nhân và chuẩn bị sẵn kịch bản ứng phó chính là chìa khóa giúp các doanh nghiệp xuất nhập khẩu làm chủ cuộc chơi. Bằng cách thiết lập kế hoạch vận tải bài bản, chuẩn bị chứng từ chỉn chu và đồng hành cùng một đơn vị Forwarder chuyên nghiệp, doanh nghiệp hoàn toàn có thể loại bỏ nỗi lo “rớt tàu”, đưa hàng hóa vươn ra biển lớn một cách an toàn, đúng tiến độ và tối ưu hóa lợi nhuận.
