Trong lĩnh vực thương mại quốc tế và logistics, việc trao đổi thông tin tài chính một cách minh bạch và chính xác giữa các đối tác là vô cùng quan trọng. Bên cạnh các chứng từ cốt lõi như vận đơn (Bill of Lading) và hóa đơn thương mại (Invoice), một loại giấy tờ quen thuộc nhưng thường gây nhầm lẫn là Debit Note (Giấy báo nợ). Trong bài viết này, GoTHL sẽ giải thích rõ hơn về vai trò đặc điểm của debit note và những thông tin cần biết quan trọng về việc xử lý giấy báo nợ, tham khảo ngay nhé.
Debit note là gì?
Debit note là loại giấy tờ do nhà cung cấp (bên bán) phát hành và gửi đến đối tác mua hàng (bên mua) nhằm mục đích thông báo về nghĩa vụ thanh toán hóa đơn còn thiếu. Đây là một loại chứng từ thương mại được sử dụng phổ biến trong giao dịch thương mại hàng hóa quốc tế.
Ngoài chức năng báo nợ, giấy báo nợ còn được sử dụng để:
Nhắc nhở các khoản tiền sắp đến hạn thanh toán.
Cung cấp thông tin cần thiết về hóa đơn thanh toán sắp tới.
Có tác dụng như hóa đơn điều chỉnh (Debit Memo) khi hóa đơn gốc xảy ra sai sót trong quá trình nhập liệu hoặc khi muốn điều chỉnh giá trị hóa đơn tăng lên.
Debit note không chỉ là chứng từ do bên bán phát hành. Trong một số trường hợp, giấy báo nợ còn được bên mua lập ra gửi đến bên bán khi họ muốn trả lại hàng hóa đã mua. Đối với hàng hóa bị trả lại, nội dung của Debit note phải bao gồm lý do trả hàng hợp lý và tổng số tiền tín dụng đã giải ngân cho bên cung cấp hàng hóa hoàn tiền (nếu có).
Trong ngành vận tải và xuất nhập khẩu, debit note của hãng tàu hoặc công ty logistics là một loại chứng từ được bên mua xuất sang cho bên bán để kiểm chứng tỷ lệ hoa hồng mà công ty phải trả cho đại lý. Debit note này đóng vai trò quan trọng vì sau khi hàng cập bến, ngân hàng sẽ nghiệm thu tiền thông qua giá trị tiền được ghi trên giấy tờ này.
Nội dung có trên giấy Debit note
Các thông tin có trên Debit note cần được ghi chi tiết, cụ thể, rõ ràng để đối tượng tiếp nhận có thể nắm bắt và thực hiện, giúp giao dịch giữa hai bên trở nên minh bạch và dễ dàng hơn. Các thông tin chính bao gồm:
- Thông tin truy xuất về bên mua và bên bán (Tên, địa chỉ).
- Tên hàng hóa, số hiệu hàng hóa (hoặc dịch vụ).
- Thời gian giao dịch (ngày/tháng/năm) (Ngày debit note được tạo).
- Tổng giá trị đơn hàng.
- Số tiền cần thanh toán trong kỳ hạn sắp tới.
- Mô tả giao dịch: Lý do Debit Note được phát hành.
- Chữ ký viết hoặc chữ ký số của nhà cung cấp/đại diện ủy quyền.
- Các thông tin này nhằm xác định cụ thể đối tượng và nội dung cần nhắc nhở giữa hai bên.
Các hình thức của Debit note
Debit note được lập ra dưới nhiều hình thức khác nhau, tùy thuộc vào quy trình kế toán và nhu cầu giao dịch của từng công ty. Tuy nhiên, có hai dạng Debit note phổ biến nhất đó là dạng bưu thiếp và dạng biên lai vận chuyển.
Debit note dạng bưu thiếp (Postcard form)
Thường được sử dụng như một cách nhắc nhở bên mua về các khoản nợ sắp tới hạn.
Chỉ dùng trong trường hợp bên bán chưa chắc chắn hóa đơn gốc đã được phát hành hay chưa.
Nội dung có thể đính kèm thông tin về cách thanh toán khoản nợ, như thông tin liên hệ và thông tin tài khoản nhận thanh toán cụ thể.
Debit note dạng biên lai vận chuyển (Shipping receipt form)
Được gửi đến bên mua sau khi họ đã nhận hàng nhưng chỉ thanh toán một phần tiền.
Lúc này, biên lai debit note có thể thay thế cho hóa đơn và người mua có quyền trả lại hàng nếu chất lượng không đảm bảo.
Điều kiện để xuất giấy báo nợ
Việc xuất giấy báo nợ (Debit Note) cần tuân thủ một số điều kiện và quy trình nhất định, đặc biệt trong giao dịch xuất nhập khẩu liên quan đến hãng tàu và thủ tục hải quan.
Trong thủ tục hải quan: Trong quá trình làm thủ tục hải quan, nhà đại lý phải chọn Debit Note trong mục “HBL details add” (thêm chi tiết Vận đơn nhà).
Trong quản lý tài chính doanh nghiệp: Kế toán của doanh nghiệp cần bổ sung khoản này vào những khoản thu khác trong báo cáo tài chính.
Quy trình chuẩn bị: Sau khi chuẩn bị chứng từ dưới định dạng file doc (hoặc các dạng file khác), kế toán doanh nghiệp sẽ gửi mail cho đại lý để tiến hành làm thủ tục vận chuyển hàng hóa (shipping).
Sử dụng Debit note trong những trường hợp nào
Debit note mặc dù được hiểu là giấy báo nợ nhưng được sử dụng linh hoạt trong nhiều tình huống giao dịch thương mại và xuất nhập khẩu, chủ yếu trong mô hình B2B (giao dịch giữa hai hoặc nhiều công ty).
Điều chỉnh tăng giá trị hóa đơn (Debit Memo)
Đây là chức năng chính của Debit note với vai trò là hóa đơn điều chỉnh.
Debit note được sử dụng khi bên bán phát hiện đã tính thiếu tiền hoặc tính sai giá trong hóa đơn bán hàng trước đó, hoặc khi cần điều chỉnh giá trị hóa đơn tăng lên.
Trường hợp hóa đơn thuế gốc đã được phát hành nhưng giá trị thuế hoặc giá trị tính thuế trong hóa đơn thấp hơn giá trị thuế thực tế phải nộp.
Thông báo nghĩa vụ thanh toán
Thông báo về các nghĩa vụ thanh toán liên quan đến hóa đơn chưa được thanh toán hoàn toàn.
Nhắc nhở các khoản tiền sắp đến hạn thanh toán.
Thường liên quan đến việc gia hạn tín dụng khi nhà cung cấp chuyển hàng cho bên mua khi chi phí hàng hóa chưa được thanh toán.
Giao dịch trả hàng từ bên mua
Debit note được lập bởi bên mua và gửi đến bên bán khi họ muốn trả lại hàng hóa đã mua hoặc hàng hóa bị lỗi.
Ghi nhận khoản tiền được hoàn lại cho khách hàng khi họ trả lại hàng hóa hoặc dịch vụ đã mua.
Xử lý các khoản phí và sai sót khác
Khi chi phí vận chuyển, thuế và các loại phí khác chưa được tính trong hóa đơn gốc.
Khi sản phẩm nhận được không đạt yêu cầu chất lượng, không khớp với đơn hàng ban đầu, hoặc bị hỏng/mất trong quá trình vận chuyển.
Kiểm chứng tỷ lệ hoa hồng
Đóng vai trò là chứng từ xác thực tỷ lệ hoa hồng mà công ty phải trả cho đại lý.
Debit note có được coi là hóa đơn, chứng từ không
Rất nhiều người không hiểu rõ bản chất của Debit note là gì thường nhầm lẫn nó với hóa đơn thanh toán.
Debit note không phải là hóa đơn
Debit note không phải là hóa đơn. Hóa đơn được xuất ra trong mọi trường hợp giao dịch, trong khi Debit Note thường chỉ được lập trong giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp (B2B).
Về bản chất, giấy báo nợ có hình thức như thư và không yêu cầu người nhận phải thanh toán ngay lập tức. Nó chỉ có chức năng thông báo cho đối tác mua hàng về các nghĩa vụ thanh toán nợ sắp tới.
Theo quy định pháp luật (Khoản 1 và Khoản 4 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), debit note (giấy báo nợ) không được xem là hóa đơn, chứng từ vì nó chỉ là văn bản thông báo giữa người bán và người mua về nghĩa vụ thanh toán và việc điều chỉnh giá trị hóa đơn đã xuất trước đó.
Sự khác nhau giữa Debit note và Invoice
Cả Debit note và Invoice (Hóa đơn thương mại) đều là chứng từ quan trọng trong giao dịch, nhưng chúng có vai trò và thời điểm sử dụng khác nhau:
| Tiêu chí | Debit Note (Giấy báo nợ) | Invoice (Hóa đơn thương mại) |
| Bản chất | Hóa đơn điều chỉnh giá trị theo chiều hướng tăng. | Tài liệu do bên bán cung cấp để yêu cầu thanh toán. |
| Mục đích | Thông báo nghĩa vụ thanh toán còn thiếu, nhắc nhở sắp đến hạn. | Xác nhận việc bán hàng. |
| Thời điểm phát hành | Thường được lập sau khi hóa đơn gốc đã được xuất và khi phát hiện sai sót hoặc có khoản nợ phát sinh. | Được tạo khi hoàn tất đóng gói và gửi cho khách hàng. |
| Yêu cầu thanh toán | Thường có hình thức như thư, không yêu cầu thanh toán ngay lập tức. | Yêu cầu khách hàng thanh toán, thể hiện giá, điều khoản và ngày đến hạn phải trả. |
| Tính bắt buộc | Không phải là chứng từ bắt buộc. | Là chứng từ kế toán bắt buộc trong mọi giao dịch bán hàng. |
- Bài viết hữu ích: Bill of Landing là gì? Cách đọc Bill of Landing chi tiết
Debit note có liên quan đến việc gia hạn tín dụng. Nghĩa là, nhà cung cấp chuyển lô hàng cho bên mua khi chi phí hàng hóa chưa được thanh toán, và Debit note được gửi đến để nhắc nhở về khoản cần thanh toán sắp tới. Debit note là một loại chứng từ đa năng được sử dụng chủ yếu để thông báo về khoản nợ và điều chỉnh tăng giá trị giao dịch, đặc biệt quan trọng trong các hoạt động thương mại B2B và xuất nhập khẩu. Việc vận dụng linh hoạt Debit note giúp các giao dịch thương mại trở nên dễ dàng và minh bạch hơn.
