Trong lĩnh vực Logistics và thương mại quốc tế, thuật ngữ D/O là một trong những khái niệm quan trọng bậc nhất đối với các doanh nghiệp nhập khẩu. Nó không chỉ là một chứng từ đơn thuần mà còn là “chìa khóa” để hàng hóa được phép rời khỏi cảng hoặc kho bãi và về đến tay người nhận.
Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về D/O trong xuất nhập khẩu là gì, phân tích chi tiết về phí D/O là gì (D/O fee là gì), các loại D/O phổ biến, và quy trình thực hiện cần thiết để nhận được lệnh giao hàng một cách suôn sẻ, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình nhập khẩu và tránh phát sinh các phụ phí D/O là gì không mong muốn.
Phí D/O là gì? (Delivery Order Fee)
Phí D/O (Delivery Order Fee) là lệnh giao hàng, là chứng từ do hãng phát hành dùng để nhận hàng mà doanh nghiệp nhập khẩu nhận được để gửi cho cơ quan giám sát kho hàng(cảng đến) trước khi có thể rút hàng ra khỏi container. Để lấy được hàng, consignee bắt buộc phải có chứng từ này.
- Đối tượng thu: Hãng tàu hoặc forwarder chịu trách nhiệm thu khoản phí này để phát hành lệnh giao hàng cho bên nhận.
- Đối tượng trả: Người nhận hàng (chủ hàng/shipper/consignee) phải thanh toán khoản phí này cho hãng tàu hoặc forwarder để lấy Lệnh giao hàng.
Lưu ý quan trọng: Nhiều người mới làm xuất nhập khẩu thường nhầm lẫn D/O (Delivery Order) với Documentation fee (phí chứng từ) vì tên viết tắt khá tương đồng. Tuy nhiên, D/O là phí lệnh giao hàng, còn Documentation fee là phí phát hành chứng từ vận chuyển.
Các loại phí D/O
Phụ phí D/O là gì sẽ được phân loại dựa trên chủ thể phát hành lệnh giao hàng:
D/O do hãng tàu phát hành (Master D/O)
Lệnh giao hàng được phát hành bởi các hãng tàu vận chuyển. Lệnh này yêu cầu rõ ràng người giữ hàng bàn giao hàng hóa cho người nhận hàng (người đang có lệnh giao hàng này).
Quy trình: Trên thực tế, hãng tàu thường yêu cầu forwarder giao hàng. Khi forwarder nắm trong tay D/O mà hãng tàu cấp và giao lại cho doanh nghiệp nhập khẩu kèm theo Bill gốc của hãng tàu đó, thì người nhập khẩu mới đủ điều kiện nhận hàng.
Thanh toán: Phí D/O của hãng tàu cũng chỉ cần đóng một lần duy nhất, đóng trực tiếp cho hãng tàu.
D/O do forwarder phát hành (House D/O)
Lệnh D/O cấp phát từ đại lý vận chuyển (forwarder) cho cá nhân hoặc tổ chức nhận hàng. Lệnh này yêu cầu người giữ hàng bàn giao hàng hóa cho bên nhận hàng.
Lưu ý về Bill: Nếu forwarder cấp phát D/O nhưng không phải là bên phát hành Bill (vận đơn), thì người nhận hàng sẽ không thể lấy được hàng mà phải xuất trình thêm nhiều chứng từ liên quan khác.
Trường hợp đặc biệt: Trong nhiều trường hợp, chỉ cần D/O của forwarder cũng có thể nhận hàng, nếu forwarder ký tên trên lệnh giao hàng dưới tư cách pháp nhân là đại lý (AS AGENT) của hãng tàu. Khi đó, lệnh giao hàng của forwarder có hiệu lực tương tự như lệnh giao hàng của hãng tàu chính.
Thông tin về lệnh D/O
Để sử dụng hiệu quả lệnh giao hàng, doanh nghiệp cần hiểu rõ cấu trúc và nội dung chi tiết của chứng từ D/O bao gồm nội dung chính như sau:
Một lệnh Delivery Order (D/O) tiêu chuẩn thường bao gồm các thông tin như sau:
- Tên tàu và hành trình vận chuyển: Xác định chuyến tàu và tuyến đường.
- Người nhận hàng (Consignee): Tên doanh nghiệp nhập khẩu có quyền nhận hàng.
- Cảng dỡ hàng (POD – Port of Discharge): Địa điểm nơi hàng hóa được dỡ xuống.
- Ký mã hiệu hàng hóa (Code goods/Marks & Numbers): Giúp đối chiếu và nhận diện lô hàng.
- Số lượng, trọng lượng, thể tích hàng hóa: Thông tin chi tiết về lô hàng (Gross Weight, Net Weight, CBM).
- Ngày tàu đến thực tế.
- Hiệu lực của D/O và hạn Demurrage/Detention (Dem – Det) đối với hàng nguyên container.
- Thông tin người gửi hàng.
- Số D/O và ngày phát hành, đơn vị phát hành.
Chứng từ cần chuẩn bị kèm theo D/O
Để lấy hàng, Consignee không những phải có D/O mà cần chuẩn bị kèm theo các chứng từ khác:
- Giấy tờ tùy thân của người nhận hàng (hoặc ủy quyền): CMND/CCCD.
- Giấy giới thiệu.
- Giấy thông báo lô hàng cập cảng (Arrival Notice).
- Bản sao vận đơn có ký hậu hoặc vận đơn gốc ký hậu, đóng dấu của ngân hàng (nếu doanh nghiệp sử dụng L/C để thanh toán).
Quy trình nhận lệnh D/O
Quy trình nhận lệnh D/O (hay lấy D/O fee là gì) là một bước quan trọng trong thủ tục nhập khẩu. Quy trình này thường diễn ra qua 5 bước cơ bản:
Bước 1: Tiếp nhận thông báo hàng đến
Trước khi hàng cập cảng đến khoảng 1–2 ngày, doanh nghiệp sẽ nhận được “Giấy thông báo hàng đến” (Arrival Notice – A/N) từ hãng tàu, thường thông qua Forwarder.
A/N cung cấp các thông tin quan trọng như tên tàu, mã vận đơn, số container, cảng dỡ hàng, thời gian dự kiến tàu cập cảng, ngày hết hạn nhận hàng, phí D/O và các chi phí khác. Đây là tín hiệu để Consignee chuẩn bị đi lấy D/O.
Bước 2: Chuẩn bị bộ hồ sơ, chứng từ
- Người nhận hàng chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ và chứng từ cần thiết (đã đề cập ở mục trên).
- Việc có cần mang theo vận đơn gốc (Original B/L) hay không phụ thuộc vào loại vận đơn được sử dụng:
Bước 3: Thanh toán phí D/O và các phí liên quan
- Người đi lấy lệnh liên hệ với hãng tàu hoặc forwarder để nộp phí D/O cùng các khoản Local Charge nhập khẩu khác.
- Các khoản phí cần thanh toán bao gồm: Phí THC, Phí CFS (hàng lẻ), Phí vệ sinh container, và Phí cược container (hàng FCL).
- Sau khi thanh toán đầy đủ các khoản phí, hãng tàu/forwarder sẽ phát hành D/O.
Bước 4: Nhận lệnh giao hàng và kiểm tra hiệu lực
- Sau khi nhận D/O, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ thông tin trên D/O, đảm bảo thông tin về tàu, người nhận, cảng dỡ hàng, mã hiệu, số lượng, trọng lượng, và thể tích hàng hóa là chính xác.
Bước 5: Sử dụng D/O để nhận hàng tại cảng/kho
- Người nhập khẩu mang D/O ra cảng, nộp cho hải quan và đơn vị kho bãi để hoàn tất thủ tục nhận hàng.
- Lệnh giao hàng được lấy sau khi tàu cập cảng, và quy trình này có thể diễn ra trước, sau hoặc song song với việc làm thủ tục hải quan.
- Đối với lô hàng nguyên container (FCL), thông thường sau khi tàu cập cảng, phải khai thác ít nhất 8 – 12 giờ mới có thể xuống cảng đổi lệnh và lấy hàng. Đối với lô hàng lẻ (LCL), có thể mất 2 ngày để khai thác hàng về kho.
Tham khảo bài viết: Dịch vụ gửi hàng Thái Lan tại Hà Nội giá rẻ, nhanh chóng
Một số lưu ý quan trọng về phụ phí D/O
Doanh nghiệp cần nắm vững các trường hợp đặc biệt liên quan đến D/O trong xuất nhập khẩu là gì để tránh rủi ro:
Lệnh nối (Feeder D/O): Trong trường hợp vận chuyển hàng có sử dụng tàu phụ (Feeder) để chuyển tải hàng hóa, doanh nghiệp cần thêm một lệnh nối của feeder nữa mới có thể nhận hàng. Lệnh nối này chỉ cần bản photocopy, không bắt buộc bản gốc.
D/O của Forwarder có hiệu lực: Khi forwarder ký tên trên lệnh giao hàng dưới cương vị là đại lý (AS AGENT) của hãng tàu, lệnh giao hàng đó có hiệu lực ngang với lệnh giao hàng của hãng tàu chính. Lúc này, chỉ cần có D/O của FWD, người nhận hàng đã có thể lấy hàng.
Tránh phí lưu kho/lưu bãi: Việc hiểu rõ D/O là gì và quy trình lấy lệnh giao hàng giúp doanh nghiệp chủ động trong quy trình nhận hàng, tránh được các rủi ro chậm trễ, phát sinh phí lưu container, lưu bãi (demurrage & detention).
Thanh toán một lần: Phí D/O chỉ được thu một lần duy nhất cho một lô hàng. Nếu có yêu cầu nộp thêm phí D/O lần thứ hai, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ.
Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về phí D/O là gì cũng như tầm quan trọng của chúng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Nếu bạn cần tư vấn thêm về quy trình lấy lệnh giao hàng hoặc muốn thêm chi tiết về các khoản phí liên quan, hãy liên hệ với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi để được hỗ trợ hoàn toàn miễn phí.
