C/O Form VJ là gì? Hướng dẫn kê khai C/O From VJ mới nhất 2025

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng, C/O Form VJ là một trong những chứng từ quan trọng bậc nhất đối với các doanh nghiệp (DN) hoạt động thương mại giữa Việt Nam và Nhật Bản. Việc nắm vững các quy định, thủ tục, và hiểu rõ về Mẫu C/O Form VJ mới nhất không chỉ giúp DN chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa mà còn tăng được sự cạnh tranh của mình trên thị trường. Cùng GoTHL tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé

C/O Form VJ là gì

C/O Form VJ (Certificate of Origin Form VJ) là giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa được sử dụng thường xuyên trong các giao dịch thương mại giữa Việt Nam và Nhật Bản. Đây là chứng từ chứng nhận hàng hóa được sản xuất và có nguồn gốc tại Việt Nam hoặc Nhật Bản.

C/O Form VJ được phòng quản lý xuất nhập khẩu cấp theo Hiệp định thương mại song phương (FTA) giữa hai quốc gia, còn được biết đến là Hiệp định Đối tác Kinh tế Việt Nam – Nhật Bản (VJEPA).

Vai trò và lợi ích của C/O Form VJ

Việc xuất trình C/O Form VJ phù hợp sẽ mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho DN:

Hưởng ưu đãi thuế quan đặc biệt: Nếu chủ hàng xuất trình được C/O Form VJ hợp lệ, hàng hóa giao thương giữa hai nước sẽ được hưởng mức thuế suất nhập khẩu ưu đãi đặc biệt. Mức thuế ưu đãi đặc biệt này thông thường là 0%, tùy thuộc vào mặt hàng nhập khẩu.

Tăng lợi thế cạnh tranh: Việc giảm thiểu thuế nhập khẩu sẽ giúp nhà nhập khẩu giảm được giá thành sản phẩm, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường thương mại.

Chứng minh nguồn gốc xuất xứ: Mẫu C/O Form VJ mới nhất giúp DN xác minh được nguồn gốc của hàng hóa.

Hỗ trợ chống phá giá và trợ giá: Việc xác định xuất xứ hàng hóa giúp cho hành động chống phá giá và áp dụng thuế chống trợ giá trở nên khả thi hơn khi hàng hóa của một nước bị phá giá tại thị trường của quốc gia khác.

Duy trì hệ thống hạn ngạch và xúc tiến thương mại: C/O Form VJ giúp các Cơ quan thương mại biên soạn số liệu thương mại dễ dàng, từ đó duy trì hệ thống hạn ngạch và xúc tiến thương mại.

Nội dung có trên Form VJ

Để đảm bảo C/O Form VJ hợp lệ, DN cần nắm rõ và kê khai chính xác các nội dung trên mẫu chứng từ này. Theo quy định, mẫu C/O phải được khai bằng tiếng Anh và đánh máy.

Các nội dung chính trên Mẫu C/O Form VJ mới nhất bao gồm 10 ô chính như sau:

Ô 1 (Exporter’s Name, Address and Country): Thể hiện thông tin gồm tên giao dịch của người xuất khẩu, địa chỉ và tên nước xuất khẩu.

Ô 2 (Importer’s Name or Consignee’s Name, Address and Country): Thể hiện thông tin gồm tên người nhập khẩu hoặc người nhận hàng (nếu có áp dụng), địa chỉ và tên nước nhập khẩu. Những thông tin này cần phải được trùng khớp với vận đơn và hóa đơn.

Ô 3 (Transport details): Là phương thức vận tải và phương tiện chuyên chở bằng đường biển, đường hàng không hoặc đường bộ. Cần kê khai thông tin vận tải gồm tên cảng xếp hàng, cảng chuyển tải, cảng dỡ hàng, và tên tàu hoặc số chuyến bay (trong trường hợp đã biết).

Ô 4 (Item number; Marks and numbers; Number and kind of packages; HS code; Description of good(s)): Ghi số thứ tự (nếu cần thiết), ký hiệu và số mã hiệu của kiện hàng, số kiện hàng, loại kiện hàng, mã HS Code của nước nhập khẩu (ở cấp 6 số) và mô tả hàng hoá.

Ô 5 (Preference criteria): Ghi tiêu chí xuất xứ là thuần túy hay không thuần túy hay tỷ lệ nội địa hóa. Tiêu chí có thể ghi là “WO” (xuất xứ thuần túy), “CTH” hoặc “LVC” (theo khoản 1, Điều 4 Phụ lục 1), “CTC”, “LVC”, “SP” (theo khoản 2, Điều 4 Phụ lục 1), hoặc các tiêu chí khác như “PE”, “DMI”, “ACU”, “IIM”.

Ô 6 (Weight or other quantity): Thể hiện số lượng cũng như khối lượng hàng hóa (trọng lượng cả bì hoặc trọng lượng tịnh) đối với mỗi hàng hóa.

Ô 7 (Invoice number(s) and date(s)): Ghi số và ngày hóa đơn thương mại (invoice). Đây là thông số tham khảo quan trọng, cần kiểm tra kỹ. Hóa đơn phải được cấp cho lô hàng nhập khẩu vào nước thành viên nhập khẩu. Trong trường hợp hóa đơn do nước thứ ba phát hành, cần ghi chú đặc biệt tại Ô 8.

Ô 8 (Remarks): Dành cho ghi chú đặc biệt (nếu có). Nếu C/O Form VJ được cấp sau, tổ chức cấp C/O cần ghi dòng chữ “Issued Retroactively”. Nếu là bản sao chứng thực từ C/O gốc, cần ghi “CERTIFIED TRUE COPY”.

Ô 9 (Declaration by the exporter): Ghi tên nước xuất, nhập khẩu, địa điểm và ngày xin C/O, tên người ký, chữ ký, tên công ty và đóng dấu của nhà xuất khẩu hoặc người được ủy quyền. Ngày ghi tại ô này là ngày DN đề nghị cấp C/O.

Ô 10 (Certification): Dành cho cán bộ của Tổ chức cấp C/O ghi ngày tháng năm và địa điểm cấp C/O, cùng với chữ ký, tên của cán bộ cấp C/O và con dấu của Tổ chức cấp C/O. Chữ ký có thể là chữ ký tay hoặc chữ ký điện tử.

Đối với việc Tra cứu C/O From VJ hợp lệ, DN cần lưu ý kiểm tra tính thống nhất của thông tin giữa C/O Form VJ và bộ chứng từ nhập khẩu (tờ khai, vận đơn, hóa đơn,…).

• Bài viết liên quan: Hợp đồng ngoại thương là gì? Vai trò trong xuất nhập khẩu

Hồ sơ xin cấp C/O Form VJ

Theo quy định, để xin được C/O Form VJ, DN xuất khẩu cần nộp đầy đủ bộ hồ sơ tại Phòng Quản lý Xuất Nhập khẩu, Bộ Công Thương. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và chính xác là bước then chốt để đảm bảo C/O Form VJ điện tử được duyệt nhanh chóng.

Bộ hồ sơ đề nghị cấp C/O Form VJ gồm các chứng từ sau:

• Đơn đề nghị cấp C/O: Phải được kê khai hoàn chỉnh và hợp lệ (theo Mẫu số 04 quy định tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 31/2018/NĐ-CP) và được xuất từ hệ thống Ecosys.
• Mẫu C/O Form VJ mới nhất: Phải được khai hoàn chỉnh (Phụ lục 6 ban hành kèm theo Thông tư số 10/2009/TT-BCT) gồm một (01) bản chính và hai (02) bản sao.
• Ecosys/Comis: Thông tin được xuất từ hệ thống Ecosys.
• Tờ khai hải quan: Bản in tờ khai hải quan xuất khẩu đã hoàn thành thủ tục hải quan, có chữ ký và đóng dấu tròn. (Trong một số trường hợp, có thể nợ tờ khai hải quan và vận tải đơn không quá 15 ngày làm việc kể từ ngày được cấp C/O).
• Hóa đơn thương mại (Invoice): Bản sao hóa đơn thương mại, có chữ ký và đóng dấu tròn.
• Danh sách đóng gói (Packing list): Có chữ ký và đóng dấu tròn.
• Vận tải đơn (Bill of Lading): Bản sao vận tải đơn hoặc chứng từ vận tải tương đương, có chữ ký và đóng dấu tròn.
• Bảng kê các nguyên phụ liệu khác: Có chữ ký và đóng dấu tròn.
• Phần định mức tiêu hao nguyên phụ kiện: Có chữ ký và đóng dấu tròn.
• Các quy trình sản xuất: Mô tả chi tiết các quy trình sản xuất, có chữ ký và đóng dấu tròn.
• Tờ khai xuất nhập khẩu và hóa đơn đầu vào: Thông tin về các nguyên liệu nhập khẩu hoặc nguyên liệu mua bán/sản xuất trong nước, có chữ ký và đóng dấu tròn.

Lưu ý về hồ sơ thương nhân

Đối với DN lần đầu tiên đề nghị cấp C/O Form VJ, hoặc đối với sản phẩm mới xuất khẩu lần đầu, cần nộp thêm Hồ sơ thương nhân. Hồ sơ này bao gồm: đăng ký mẫu chữ ký của người được ủy quyền ký Đơn đề nghị cấp C/O và con dấu của thương nhân; bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế; danh mục các cơ sở sản xuất của thương nhân (nếu có). Hồ sơ thương nhân có giá trị trong vòng 2 năm.

Các bước xin C/O Form VJ

Quy trình xin cấp C/O Form VJ được thực hiện theo quy định tại Thông tư 10/2009/TT-BCT và Nghị định 31/2018/NĐ-CP, chủ yếu thông qua Hệ thống quản lý và cấp chứng nhận xuất xứ điện tử của Bộ Công Thương.

Dưới đây là các bước chi tiết để xin cấp C/O Form VJ:

Bước 1: Đăng ký hệ thống và Hồ sơ Thương nhân DN cần khai báo hệ thống trên website của Bộ Công thương tại địa chỉ http://ecosys.gov.vn. Nếu DN chưa đăng ký thương nhân, cần chuẩn bị Hồ sơ Thương nhân và xin cấp tài khoản trên hệ thống. Ngoài ra, DN cũng có thể nộp hồ sơ giấy trực tiếp tại trụ sở của Tổ chức cấp C/O hoặc gửi qua bưu điện. Đây là bước quan trọng để chuẩn bị cho việc sử dụng C/O Form VJ điện tử.

Bước 2: Nộp hồ sơ đề nghị cấp C/O Thương nhân nộp hồ sơ xin cấp C/O và hồ sơ đính kèm trực tiếp tại Tổ chức cấp C/O hoặc nộp trực tuyến tại địa chỉ ecosys.gov.vn. Sau đó, quý khách cần lấy số thứ tự và chờ được gọi tại quầy (đối với hồ sơ nộp trực tiếp).

Bước 3: Tiếp nhận, kiểm tra và tư vấn hồ sơ Hồ sơ xin cấp C/O sẽ được cán bộ tiếp nhận kiểm tra và tư vấn. Cán bộ của Tổ chức cấp C/O sẽ kiểm tra tính hợp lệ của bộ hồ sơ và thông báo cho DN một trong các nội dung sau:

• Chấp nhận cấp C/O và thông báo thời gian DN sẽ nhận được C/O.
• Đề nghị bổ sung chứng từ còn thiếu hoặc không hợp lệ.
• Đề nghị kiểm tra lại chứng từ (nêu rõ nội dung cần kiểm tra).
• Từ chối cấp C/O nếu phát hiện vi phạm hoặc hàng hóa không đủ tiêu chuẩn xuất xứ.
• Đề nghị kiểm tra tại cơ sở sản xuất của DN (nếu cần thiết).

Bước 4: Cấp số C/O và nhận dữ liệu Sau khi hồ sơ được thẩm định, cán bộ sẽ cấp số C/O. DN nhận dữ liệu C/O từ website ecosys.gov.vn hoặc hệ thống. Cán bộ Tổ chức cấp C/O sẽ kiểm tra, nhập dữ liệu vào hệ thống máy tính, ký phê duyệt và trình người có thẩm quyền ký cấp phép C/O.

Bước 5: Ký duyệt C/O Người có thẩm quyền của Tổ chức cấp C/O ký cấp phép C/O Form VJ trên hệ thống eCoSys (đối với C/O Form VJ điện tử) hoặc ký cấp tay C/O giấy.

Bước 6: Đóng dấu và trả C/O hợp lệ C/O Form VJ được đóng dấu. Cơ quan quản lý lưu 01 bản, 01 bản C/O Form VJ hợp lệ được trả cho DN.

Các cơ quan có thẩm quyền cấp C/O Form VJ bao gồm Bộ Công Thương và các Phòng Quản lý Xuất Nhập khẩu trực thuộc trên khắp cả nước, chẳng hạn như Phòng Quản lý XNK khu vực Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Hải Phòng, Đồng Nai, Bình Dương, v.v..

Thời hạn cấp C/O Form VJ là bao lâu

Thời gian cấp C/O Form VJ là một yếu tố quan trọng mà DN cần lưu ý để đảm bảo tiến độ xuất khẩu.

Theo quy định của Thông tư 06/2011/TT-BCT của Bộ Công Thương, C/O (giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa ưu đãi) sẽ được cấp phát trong khoảng 03 ngày làm việc kể từ khi DN nộp đầy đủ hồ sơ xin C/O Form VJ hợp lệ.

Tuy nhiên, với sự phát triển của hệ thống C/O Form VJ điện tử (eCoSys), thời gian xử lý có thể nhanh hơn đáng kể:

• Bài viết hữu ích: C/O Form AK là gì? Tổng hợp những thông tin cần biết

Các trường hợp bị từ chối cấp C/O Form VJ

DN cần thận trọng trong quá trình chuẩn bị hồ sơ để tránh bị cơ quan quản lý từ chối cấp Mẫu C/O Form VJ mới nhất. Một số trường hợp phổ biến dẫn đến việc bị từ chối cấp C/O bao gồm:

• Bộ hồ sơ đề nghị cấp C/O Form VJ không chính xác và không đầy đủ.
• Hồ sơ có sự mâu thuẫn về nội dung giữa các chứng từ.
• DN nộp hồ sơ đề nghị cấp C/O không đúng nơi đã đăng ký hồ sơ thương nhân.
• Mẫu C/O Form VJ được khai bằng chữ viết tay, bị tẩy xóa, mờ không đọc được, hoặc in bằng nhiều màu mực khác nhau.
• Hàng hóa không đủ tiêu chuẩn xuất xứ hoặc không xác định được nguồn gốc, xuất xứ theo tiêu chuẩn.
• Người đề nghị cấp C/O chưa đăng ký hồ sơ thương nhân.
• Có căn cứ hợp pháp chứng minh hàng hóa không có xuất xứ hoặc DN có hành vi gian dối, thiếu trung thực trong việc chứng minh nguồn gốc xuất xứ.

Để thuận lợi Tra cứu C/O From VJ và đảm bảo tính hợp lệ, DN phải luôn tuân thủ các quy định về hình thức và nội dung của Mẫu C/O Form VJ mới nhất. Hơn nữa, DN cần Tra cứu C/O From VJ thường xuyên và cập nhật các tài liệu để đảm bảo mọi chứng từ không bị hết hạn trước khi hàng hóa nhập khẩu.

C/O Form VJ là chứng từ không thể thiếu trong hoạt động xuất nhập khẩu giữa Việt Nam và Nhật Bản, giúp DN được hưởng mức thuế ưu đãi, tăng cường năng lực cạnh tranh trên thị trường quốc tế. Trên cùng của Biểu mẫuBên cạnh việc cung cấp dịch vụ xuất khẩu hàng hóa đi Nhật Bản, GoTHL cũng có thế mạnh và có kinh nghiệm hơn 10 năm trong lĩnh vực xuất khẩu hàng hóa đi Mỹ, Trung Quốc, Canada, Châu Âu… . Nếu quý khách đang muốn tìm hiểu kỹ hơn về thủ tục này hoặc tìm kiếm những đơn vị vận chuyển hàng hóa, hoặc thủ tục nhập khẩu hàng hóa trọn gói, liên hệ ngay với GoTHL để được hỗ trợ và tư vấn hoàn toàn miễn phí.