Trong bối cảnh thị trường toàn cầu hóa ngày càng cạnh tranh khốc liệt và biến đổi liên tục, chuỗi cung ứng đóng vai trò như một mạch máu duy trì sự sống của mọi doanh nghiệp. Một công ty hoàn toàn có thể đối mặt với nguy cơ phá sản bất cứ lúc nào, ngay cả khi sản phẩm họ mang đến cho người tiêu dùng có chất lượng cực kỳ cao, nếu như việc quản trị và kiểm soát chi phí logistics yếu kém. Khách hàng ngày nay ngày càng trở nên khắt khe hơn, đặc biệt là với sự mở rộng bùng nổ của bán hàng thương mại điện tử, đòi hỏi các doanh nghiệp phải có các kế hoạch quản lý logistics hiệu quả và tối ưu hơn. Vậy chi phí Logistics là gì? Cùng tham khảo bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn nhé.
Khái niệm chi phí logistics là gì
Để hiểu rõ chi phí logistics là gì, trước tiên chúng ta cần nắm bắt khái niệm cơ bản về chi phí. Chi phí chính là sự hao phí về các nguồn lực mà một doanh nghiệp bắt buộc phải gánh chịu để có thể tạo ra thu nhập trong quá trình hoạt động kinh tế. Dựa trên những hao phí này, ban lãnh đạo doanh nghiệp sẽ đưa ra những phương án quản lý tối ưu nhất về cơ sở vật chất, nguồn nhân lực và định hướng tổ chức nhằm mang lại hiệu quả kinh doanh cao nhất cho công ty.
Từ nền tảng đó, chi phí logistics (Logistics costs) được định nghĩa là toàn bộ các khoản chi phí phát sinh trong suốt quá trình vận chuyển, lưu thông và phân phối sản phẩm. Nhìn ở góc độ rộng hơn, chi phí logistics là việc doanh nghiệp sử dụng các nguồn lực khác nhau bao gồm nhân lực, hàng hóa, tiền bạc và thông tin để thực hiện dịch vụ chăm sóc khách hàng, và khoản này được tính toán, đo lường bằng khối lượng tiền tiêu thụ.
Loại chi phí này thường gắn liền với sự dịch chuyển và phân phối nguyên vật liệu, hàng hóa từ điểm xuất phát đến tay người tiêu dùng cuối cùng. Nếu bạn là một nhà cung ứng nhỏ lẻ, chi phí logistics chính là khoản tiền bạn phải thanh toán cho các nhà sản xuất, các công ty dịch vụ và hãng vận chuyển. Việc quản lý tốt và cắt giảm được chi phí logistics trong chuỗi cung ứng sẽ tỷ lệ thuận với việc biên độ lợi nhuận của doanh nghiệp bạn được tăng cao một cách đáng kể. Quyết định mua hàng của người tiêu dùng giữa thương hiệu A hay thương hiệu B cuối cùng cũng bị phản ánh và ảnh hưởng rất lớn bởi chi phí này.
Thành phần chi phí logistics
Trong thực tế vận hành, có rất nhiều yếu tố tác động đến việc quản lý chuỗi cung ứng cốt lõi của một công ty. Tùy theo từng cách tính toán và mô hình kinh doanh, nhưng tựu trung lại, cấu trúc chi phí logistics của một doanh nghiệp sẽ được cấu thành từ 5 yếu tố chính sau đây:
Vận chuyển
Vận chuyển là thành phần chiếm tỷ trọng lớn nhất và quan trọng nhất trong cấu trúc chi phí logistics, liên quan trực tiếp đến việc phân phối và điều tiết sản phẩm ra thị trường. Theo nhiều nghiên cứu trên thế giới và tại Việt Nam, chi phí vận tải thường chiếm từ một phần ba cho đến hai phần ba chi phí lưu thông phân phối, hoặc chiếm tới khoảng 60% tổng chi phí logistics.
Để duy trì hoạt động vận chuyển, công ty cần phải chi trả hàng loạt các loại phí như: tiền thuê tài xế, phí cầu đường, nhiên liệu (xăng dầu), bảo dưỡng và khấu hao xe cộ. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý rằng mức giá vận chuyển không bao giờ cố định mà có thể biến động, thay đổi liên tục tùy thuộc vào khoảng cách địa lý, số lượng hàng, loại hàng hóa, phương tiện được sử dụng (đường bộ, đường thủy, hàng không) và thậm chí là cả tuyến đường đã được chọn lựa. Mặc dù các doanh nghiệp luôn cố gắng ứng dụng công nghệ để đóng bao bì, tối ưu sức chở, nhưng chi phí vận chuyển đôi khi vẫn khó giảm do giá nhiên liệu leo thang.
Tiền thuê kho bãi
Tiền thuê kho bãi là một yếu tố không thể thiếu và đóng vai trò như những trạm dừng chân an toàn trong chuỗi quản lý chi phí logistics. Kho bãi cung cấp không gian để cất trữ và bảo quản sản phẩm, hàng hóa thành phẩm cũng như nguyên vật liệu, đảm bảo nguồn cung sẵn sàng để giao cho khách hàng nhanh nhất với mức chi phí thấp nhất.
Doanh nghiệp cần lưu ý rằng, việc ký kết hợp đồng thuê kho bãi thường là những cam kết mang tính chất dài hạn. Vì vậy, chiến lược khôn ngoan là bạn cần phải khảo sát kỹ lưỡng, chọn những hệ thống kho bãi có diện tích đủ lớn, vị trí đắc địa, thuận tiện cho việc vận chuyển và bốc dỡ hàng hóa, nhằm đáp ứng trọn vẹn nhu cầu mở rộng quy mô của doanh nghiệp trong tương lai.
Lưu trữ và phân bổ hàng tồn kho
Hàng tồn kho được xem là một trong những loại chi phí logistics chính và chiếm nguồn vốn khổng lồ của một doanh nghiệp. Theo thống kê, chi phí tồn kho có thể chiếm khoảng 35% tổng chi phí logistics quốc gia tại nhiều nước. Chi phí lưu trữ sản phẩm thường rất cao, và nếu quy trình quản lý hàng tồn kho không tốt, thương hiệu có thể đối mặt với những rủi ro nghiêm trọng về dòng tiền và chất lượng hàng hóa.
Khi kế toán tiến hành tính toán chi phí logistics, họ bắt buộc phải tính toàn bộ các khoản phí liên quan đến cơ sở lưu trữ, bất kể đó là một căn phòng nhỏ hay một nhà kho rộng lớn. Khoản này bao gồm cả chi phí cơ hội vốn (suất sinh lời lẽ ra công ty có được nếu mang vốn đi đầu tư việc khác thay vì nằm im ở hàng tồn kho), bảo hiểm lưu trữ hàng hóa và thậm chí là các khoản phí bảo trì để tránh sự thất thoát, hư hỏng sản phẩm.
Vật tư và thiết bị trong kho
Bên cạnh chi phí mặt bằng và xử lý lượng hàng tồn kho, việc vận hành trơn tru đòi hỏi doanh nghiệp phải đặc biệt quan tâm đến cơ sở vật chất và hệ thống trang thiết bị bên trong. Cấu thành chi phí logistics này bao gồm tiền đầu tư cho các loại giá đỡ, xe nâng hàng, hệ thống băng tải, dụng cụ đóng gói và các thiết bị tự động hóa khác.
Hơn thế nữa, để đảm bảo tính an toàn và bảo mật tối đa cho khối tài sản lưu kho, doanh nghiệp sẽ phải gánh thêm các loại chi phí quản lý vận hành kho hàng ngày như: phí internet, tiền thuế, hóa đơn điện nước, đồ dùng văn phòng phẩm và các phụ phí khác. Định kỳ, doanh nghiệp cũng sẽ phải chi trả thêm các khoản ngân sách dành cho việc cải tiến, nâng cấp và sửa chữa các cơ sở vật chất, thiết bị trong kho đã bị hao mòn.
Nhân viên lao động
Yếu tố cuối cùng nhưng mang tính chất quyết định sự thành bại trong việc tối ưu chi phí logistics chính là nguồn nhân lực (nhân viên lao động). Con người là yếu tố vận hành toàn bộ chuỗi cung ứng. Chi phí liên quan đến nhân sự bao gồm một danh sách dài các khoản: chi phí tuyển dụng đào tạo, tiền lương cơ bản, kỳ nghỉ có lương và các phúc lợi hấp dẫn khác (như du lịch, tiền thưởng năng suất, quà sinh nhật).
Ngoài đội ngũ lao động trực tiếp bốc xếp, chi phí này còn bao gồm cả chi phí quản lý nhân sự gián tiếp như nhân viên hỗ trợ, nhân viên điều phối tại trung tâm phân phối, đội ngũ lập kế hoạch, chuyên viên phân tích hàng tồn kho và bộ phận vận tải. Khi tính toán tổng chi phí logistics, các công ty cần cộng toàn bộ các biến số này lại với nhau; và tùy thuộc vào quy mô cũng như khu vực địa lý của công ty, các biến số này có thể linh hoạt bao gồm thêm nhiều yếu tố khác.
Cách chi phí logistics thúc đẩy doanh thu
Việc cắt giảm và kiểm soát chi phí logistics thông qua một chiến lược quản lý tốt là điều kiện tiên quyết và thiết yếu đối với mọi tổ chức. Tuy nhiên, logistics không chỉ là trung tâm tiêu tiền mà nếu biết cách tận dụng, nó hoàn toàn có thể trở thành đòn bẩy thúc đẩy doanh thu. Để làm được điều này, bạn cần đảm bảo tính đúng, chọn cách tính toán nhanh và phù hợp nhất để triển khai các chiến lược sau:
Giảm tỷ lệ bỏ qua đơn hàng
Tình trạng bỏ qua giỏ hàng (Cart abandonment) xảy ra khi khách hàng đã lựa chọn sản phẩm và cho vào giỏ hàng nhưng cuối cùng lại quyết định không đi đến bước đặt đơn, thanh toán và hoàn thành giao dịch. Đây là một vấn đề vô cùng nhức nhối và thường gặp rất nhiều trong lĩnh vực bán hàng online. Một trong những nguyên nhân hàng đầu khiến khách hàng từ bỏ giỏ hàng chính là do phí vận chuyển (một phần của chi phí logistics) quá cao.
Để khắc phục triệt để tình trạng này, các nhà bán hàng có thể sử dụng ngân sách logistics để tung ra các giải pháp như: giảm giá trực tiếp trên sàn thương mại, tặng các mã giảm giá vận chuyển, hoặc thiết lập hệ thống gửi email/tin nhắn nhắc nhở tài khoản rằng họ đã bỏ lỡ sản phẩm yêu thích. Việc tối ưu được chi phí giao hàng sẽ là vũ khí sắc bén giúp tỷ lệ chốt đơn thành công tăng vọt.
Tăng giá trị đơn hàng trung bình
Giá trị đơn hàng trung bình (AOV – Average Order Value) được định nghĩa là số tiền trung bình mà một người khách hàng sẵn sàng bỏ ra để mua một hoặc nhiều sản phẩm trong cửa hàng của bạn. Công thức tính toán rất đơn giản: AOV = Tổng doanh thu / Số lượng đơn hàng.
Bí quyết tuyệt đỉnh để gia tăng giá trị đơn hàng trung bình chính là sử dụng đòn bẩy từ chi phí logistics. Cụ thể, bạn có thể thiết lập chính sách tặng miễn phí vận chuyển (Freeship) cho những đơn hàng đạt đến một mức giá trị nhất định, hoặc tạo ra các combo/gói ưu đãi có mức giá hời hơn so với việc khách hàng mua lẻ từng món. Chiến lược tâm lý này mang lại lợi ích kép: vừa giúp tăng vọt doanh thu cho người bán, vừa tạo cảm giác tiết kiệm tối đa cho người mua.
Khách hàng hạnh phúc và hài lòng khi mua sản phẩm, dịch vụ
Trong kinh doanh, hầu hết mọi khách hàng đều có tâm lý yêu thích và không bao giờ từ chối khi được nhận các tiện ích miễn phí. Do đó, việc làm cho khách hàng cảm thấy hạnh phúc và thỏa mãn cũng đóng góp một phần rất lớn trong việc cải thiện lợi nhuận bền vững cho doanh nghiệp.
Vậy làm cách nào để khiến khách hàng cảm thấy thực sự hạnh phúc khi trải nghiệm mua sắm tại shop của bạn? Bên cạnh việc cung cấp chất lượng sản phẩm tốt, dịch vụ chăm sóc khách hàng chu đáo và việc tặng kèm quà tặng, voucher miễn phí vận chuyển, thì việc tạo ra các chương trình mini game tương tác cho người mua cũng là một ý tưởng cực kỳ hay. Thông qua các hoạt động này, khách hàng không chỉ được trải nghiệm sản phẩm đúng với nhu cầu mà còn có cơ hội dùng thử các mặt hàng mới. Khi logistics giao hàng nhanh chóng, an toàn kết hợp cùng dịch vụ tốt, chắc chắn ở lần mua tiếp theo, số lượng đơn hàng của họ sẽ được nhân đôi.
Bài viết hữu ích: Cách tính chi phí vận tải hàng hóa quốc tế
Tóm lại, chi phí Logistics bao gồm tất cả những khoản hao phí mà một doanh nghiệp phải gánh chịu để có thể duy trì và quản lý chuỗi cung ứng của mình từ điểm đầu đến điểm cuối. Việc hiểu rõ các thành phần cấu tạo nên loại chi phí này, từ vận chuyển, kho bãi, nhân sự cho đến hàng tồn kho, và biết cách cắt giảm bớt chúng chính là chìa khóa vàng để doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn vốn, nâng cao tính cạnh tranh và bứt phá doanh thu trên thị trường. Đầu tư vào tối ưu hóa logistics chính là khoản đầu tư thông minh nhất cho sự phát triển trường tồn của mọi thương hiệu.
