Trong công việc kinh doanh buôn bán hay sản xuất, phiếu xuất kho là một chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý việc xuất hàng hóa, vật tư ra khỏi kho. Tuy nhiên, nếu cứ xuất hàng đi mà không có giấy tờ ghi chép lại thì rất dễ dẫn đến tình trạng thất thoát, đến cuối tháng kiểm kê lại thấy thiếu hụt mà không biết lý do tại sao. Lúc này, phiếu xuất kho không chỉ là cơ sở hạch toán chi phí theo dõi công nợ mà đây là công cụ kiểm soát tồn kho, tránh thất thóa Vậy thực chất phiếu xuất kho là gì? Cách viết mẫu phiếu xuất kho sao cho chuẩn theo quy định mới nhất của bộ tài chính? Cùng vận tải GoTHL tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Phiếu xuất kho là gì?
Phiếu xuất kho là một tờ giấy (hoặc chứng từ điện tử) chứng nhận việc bạn đã mang một lượng hàng hóa, vật tư, hay công cụ dụng cụ ra khỏi kho của công ty, hàng hóa muốn ra khỏi kho thì bắt buộc phải có phiếu này. Còn trong tiếng Anh, loại giấy tờ này thường được gọi là “Goods delivery note” hoặc “Inventory delivery voucher”. Ngoài ra phiếu còn đóng những vai trò cực kỳ quan trọng sau đây:
Theo dõi hàng hóa: Giúp bạn biết chính xác số lượng vật tư, sản phẩm đã xuất ra cho ai, bộ phận nào sử dụng.
Tính toán chi phí: Đây là căn cứ để kế toán tính giá thành sản phẩm (nếu xuất nguyên liệu đi sản xuất) hoặc tính giá vốn hàng bán (nếu phiếu xuất kho bán hàng cho khách).
Kiểm soát định mức: Nhìn vào phiếu, quản lý sẽ biết nhân viên có sử dụng vật tư lãng phí hay không, có vượt quá định mức cho phép không.
Đối chiếu: Là bằng chứng để quy trách nhiệm nếu xảy ra mất mát, hư hỏng hàng hóa.
Thông thường, phiếu xuất kho sẽ do bộ phận kho hoặc bộ phận quản lý lập. Sau khi điền đủ thông tin, phiếu cần có chữ ký của người lập, kế toán trưởng và được giám đốc duyệt thì thủ kho mới được phép giao hàng.
Các nội dung trong phiếu xuất kho
Dù bạn dùng mẫu của Thông tư nào hay tự thiết kế mẫu riêng cho công ty, thì một mẫu phiếu xuất kho chuẩn chỉnh bắt buộc phải có những thông tin “cốt tử” sau để đảm bảo tính pháp lý và minh bạch:
Thông tin chung
Tên đơn vị và bộ phận xuất kho: Thường nằm ở góc trên bên trái, có thể đóng dấu treo của công ty.
Số phiếu và ngày, tháng, năm lập phiếu: Để dễ dàng tra cứu và lưu trữ hồ sơ.
Họ tên người nhận hàng và đơn vị (bộ phận): Ghi rõ ai là người chịu trách nhiệm nhận số hàng này.
Lý do xuất kho: Ví dụ như xuất bán, xuất sản xuất, xuất đi gia công… và tên kho xuất hàng.
Bảng chi tiết hàng hóa
Cột A, B, C, D: Ghi Số thứ tự (STT), Tên nhãn hiệu/quy cách phẩm chất hàng hóa, Mã số và Đơn vị tính. Những thông tin này phải khớp với hóa đơn hoặc yêu cầu xuất hàng.
Cột 1 (Số lượng yêu cầu): Ghi số lượng hàng mà bộ phận xin lĩnh hoặc khách hàng muốn lấy.
Cột 2 (Số lượng thực xuất): Đây là cột quan trọng do thủ kho ghi. Đôi khi trong kho không còn đủ hàng như yêu cầu, nên số lượng thực tế xuất ra có thể bằng hoặc ít hơn số lượng yêu cầu. Kế toán sẽ dựa vào cột này để ghi sổ,.
Cột 3 (Đơn giá): Giá vốn của hàng hóa (tùy theo phương pháp tính giá xuất kho của doanh nghiệp như FIFO hay Bình quân gia quyền).
Cột 4 (Thành tiền): Được tính bằng: Số lượng thực xuất (Cột 2) x Đơn giá (Cột 3).
Phần tổng kết và ký tên:
Dòng “Cộng”: Tổng số tiền của toàn bộ hàng hóa trong phiếu.
Dòng “Tổng số tiền viết bằng chữ”: Viết rõ số tiền bằng chữ để tránh việc sửa chữa gian lận con số,.
Chữ ký: Phải có đủ chữ ký của Người lập phiếu, Người nhận hàng, Thủ kho, Kế toán trưởng và Giám đốc.
Mẫu phiếu xuất kho mới nhất
Hiện nay, bộ tài chính đã ban hành các mẫu quy chuẩn để doanh nghiệp áp dụng. Tùy vào quy mô và chế độ kế toán doanh nghiệp bạn đang áp dụng mà lựa chọn mẫu cho phù hợp.
Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 200
Đây là mẫu phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT) ban hành kèm theo thông tư 200/2014/TT-BTC. Mẫu này thường được áp dụng cho các doanh nghiệp lớn, hoặc doanh nghiệp muốn quản lý chặt chẽ, chi tiết theo chuẩn mực kế toán đầy đủ.
Đặc điểm của mẫu này là yêu cầu thông tin rất chi tiết, có đầy đủ các mục định khoản Nợ/Có để kế toán dễ dàng hạch toán vào sổ sách.
Mẫu phiếu xuất kho theo thông tư 133
Mẫu này (Mẫu số 02-VT) ban hành kèm theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME).
Về cơ bản, nội dung của mẫu 133 không khác quá nhiều so với mẫu 200, nhưng có thể được tinh gọn hơn một chút để phù hợp với bộ máy kế toán đơn giản hơn của các doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, các cột quan trọng như “Số lượng yêu cầu” và “Số lượng thực xuất” vẫn bắt buộc phải có để kiểm soát chênh lệch.
Phiếu xuất kho gồm mấy liên
Một câu hỏi mà rất nhiều bạn mới làm kế toán hay thắc mắc là phiếu xuất kho cần in ra mấy bản? Theo quy định và thông lệ kế toán, phiếu này thường được lập thành 3 liên,,,. Cụ thể đường đi của từng liên như sau:
Liên 1: Lưu tại bộ phận lập phiếu (thường là phòng kinh doanh hoặc bộ phận quản lý yêu cầu xuất hàng) để theo dõi.
Liên 2: Thủ kho giữ. Đây là liên cực quan trọng để thủ kho ghi vào thẻ kho (trừ bớt số lượng hàng trong kho). Sau khi ghi xong, thủ kho sẽ chuyển liên này cho kế toán để kế toán ghi vào sổ cái và hạch toán chi phí.
Liên 3: Giao cho người nhận hàng. Người nhận sẽ giữ liên này để làm bằng chứng là mình đã nhận đủ hàng, dùng để theo dõi tại bộ phận sử dụng hoặc đi đường (nếu là vận chuyển nội bộ).
Hướng dẫn hạch toán xuất kho bán hàng
Khi bạn lập phiếu xuất kho bán hàng, công việc không chỉ dừng lại ở việc ký tên đóng dấu là xong. Kế toán cần phải thực hiện các bút toán hạch toán để ghi nhận sự giảm đi của hàng hóa và tăng lên của giá vốn/chi phí. Dưới đây là hướng dẫn hạch toán cơ bản:
Đối với xuất kho để bán (Ghi nhận giá vốn): Khi xuất hàng đi bán, tài sản (hàng hóa) của doanh nghiệp giảm xuống, đồng thời chi phí (giá vốn hàng bán) tăng lên.
- Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán.
- Có TK 156: Hàng hóa (nếu là doanh nghiệp thương mại).
- Có TK 155: Thành phẩm (nếu là doanh nghiệp sản xuất).
- Lưu ý: Giá trị ghi vào đây được tính theo Cột 4 (thành tiền) trên phiếu xuất kho, dựa trên số lượng thực xuất.
Đối với xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất: Nếu bạn xuất nguyên liệu ra để công nhân làm ra sản phẩm, hạch toán như sau:
- Nợ TK 621: Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp (hoặc TK 154 nếu áp dụng Thông tư 133).
- Có TK 152: Nguyên liệu, vật liệu,.
Đối với xuất kho công cụ dụng cụ để sử dụng:
- Nợ TK 627, 641, 642: Tùy vào bộ phận sử dụng (Sản xuất, bán hàng hay quản lý).
- Có TK 153: Công cụ, dụng cụ.
Bài viết tham khảo: Hàng tồn kho là gì? Các phương pháp tính giá hàng tồn kho theo thông tư 200
Việc nắm vững quy cách lập và quản lý loại phiếu này không chỉ giúp doanh nghiệp tránh thất thoát tài sản mà còn giúp bộ phận kế toán làm việc trơn tru, chính xác hơn. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã tự tin hơn trong việc xử lý các nghiệp vụ liên quan đến xuất kho hàng hóa.
