Trong bối cảnh thương mại quốc tế phát triển mạnh mẽ và ngành Logistics ngày càng giữ vai trò then chốt, kho ngoại quan (Bonded Warehouse) đã trở thành một giải pháp lưu trữ và quản lý hàng hóa vô cùng quan trọng, giúp tối ưu hóa chuỗi cung ứng và giảm thiểu rủi ro trong quá trình xuất nhập khẩu. Bài viết dưới đây sẽ gửi tới bạn những thông tin đầy đủ nhất về kho ngoại quan, để hiểu rõ kho ngoại quan là gì? Điều kiện thành lập kho ngoại quan, các loại ngoại quan tại Việt Nam.
Kho ngoại quan là gì
Kho ngoại quan (Bonded Warehouse) là một thuật ngữ chuyên ngành, được định nghĩa rõ ràng trong Luật Hải quan Việt Nam.
Theo jhoản 10, Điều 4 của Luật Hải quan năm 2014, Kho ngoại quan là gì được giải thích là khu vực kho, bãi lưu giữ hàng hóa đã làm thủ tục hải quan được gửi để chờ xuất khẩu; hoặc hàng hóa từ nước ngoài đưa vào gửi để chờ xuất khẩu ra nước ngoài hoặc nhập khẩu vào Việt Nam.
Về bản chất, kho ngoại quan là một khu vực kho, bãi được xây dựng trên lãnh thổ Việt Nam nhưng được ngăn cách với khu vực xung quanh bằng hàng rào cứng, tường rào hoặc các biện pháp kiểm soát khác, nhằm đảm bảo hoạt động giám sát của cơ quan hải quan. Hàng hóa gửi vào kho này vẫn chưa đi vào lãnh thổ hải quan của Việt Nam, do đó chưa phải nộp thuế nhập khẩu cũng như một số loại thuế và phí khác.
Đặc điểm nổi bật của kho ngoại quan
Vị trí chiến lược: Các kho ngoại quan thường được đặt ở các vị trí giao thông thuận lợi, gần các đầu mối giao thương quốc tế, bao gồm cảng biển quốc tế, cảng hàng không quốc tế, cửa khẩu đường bộ, ga đường sắt liên vận quốc tế, hoặc trong các khu chế xuất, khu công nghiệp, khu công nghệ cao, khu kinh tế đặc biệt.
Chịu sự giám sát của Hải quan: Mọi hoạt động ra vào, lưu trữ hàng hóa và phương tiện vận tải trong kho ngoại quan đều chịu sự kiểm tra, giám sát chặt chẽ của cơ quan hải quan Việt Nam.
Ưu đãi về thuế: Hàng hóa lưu giữ tại kho được miễn các loại thuế như thuế nhập khẩu, thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt cho đến khi thực tế được đưa vào thị trường nội địa để tiêu thụ. Điều này giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền tốt hơn và giảm áp lực tài chính ban đầu.
Tính linh hoạt và trung chuyển: Hàng hóa có thể được đưa vào kho để chờ nhập khẩu vào Việt Nam, hoặc chờ chuyển tiếp đi nước thứ ba (chuyển khẩu) một cách nhanh chóng, tối ưu hóa hoạt động trung chuyển quốc tế.
Chức năng của kho ngoại quan
Chức năng của kho ngoại quan chủ yếu liên quan đến việc hỗ trợ hoạt động XNK và quản lý hàng hóa quốc tế:
Lưu trữ và bảo quản: Dùng để lưu trữ tạm thời, bảo quản hàng hóa nhập từ nước ngoài hoặc hàng nội địa chuẩn bị xuất khẩu.
Dự trữ hàng hóa: Cung cấp khả năng dự trữ để các doanh nghiệp nhập khẩu có thể “ém” hàng sẵn sàng, và các doanh nghiệp xuất khẩu có thể giao hàng nhanh chóng cho người mua nước ngoài.
Mua bán và chuyển đổi sở hữu: Cho phép các doanh nghiệp thực hiện các hoạt động mua bán trực tiếp từ kho ngoại quan, chuyển đổi quyền sở hữu hàng hóa, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí giao dịch.
Hỗ trợ XNK tại chỗ: Hỗ trợ các giao dịch XNK mà hàng hóa không thực sự di chuyển qua biên giới, nhưng vẫn hợp lệ về mặt pháp lý và được miễn giảm thuế.
Điều kiện thành lập kho ngoại quan
Để một doanh nghiệp được phép thành lập và vận hành kho ngoại quan, cần phải đáp ứng các tiêu chí nghiêm ngặt về tư cách pháp nhân, cơ sở vật chất và vị trí địa lý theo quy định của pháp luật Việt Nam.
Điều kiện đối với doanh nghiệp
Doanh nghiệp muốn thành lập kho ngoại quan cần đáp ứng các điều kiện sau:
Tư cách pháp nhân: Là doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật.
Chức năng kinh doanh: Phải có chức năng kinh doanh kho bãi, giao nhận hàng hóa XNK ghi trong giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Kinh nghiệm và nguồn lực: Chủ sở hữu kho cần có hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp, theo dõi, kiểm soát hàng hóa nhập, lưu trữ và xuất kho.
Điều kiện về cơ sở vật chất và vị trí
Các yêu cầu về cơ sở vật chất và địa điểm đặt kho ngoại quan rất chi tiết, nhằm đảm bảo hàng hóa được giám sát và bảo quản an toàn:
Địa điểm: Phải đặt tại các khu vực chiến lược như cảng biển, cảng hàng không quốc tế, cửa khẩu đường bộ, ga đường sắt liên vận quốc tế, hoặc trong các khu công nghiệp, khu chế xuất, khu phi thuế quan.
Hệ thống ngăn cách: Phải có kho, bãi, tường rào ngăn cách rõ ràng với khu vực xung quanh.
Cơ sở vật chất kỹ thuật: Phải có hệ thống đường vận chuyển nội bộ, hệ thống phòng chống cháy, nổ, bảo vệ, văn phòng kho và nơi làm việc của hải quan.
Diện tích tối thiểu: Tổng diện tích tối thiểu của kho ngoại quan (bao gồm nhà kho và các công trình phụ trợ) là 5.000 m², trong đó khu vực chứa hàng phải có diện tích tối thiểu 1.000 m².
Trang thiết bị: Kho ngoại quan cần được trang bị hệ thống cơ sở hạ tầng tiên tiến, bao gồm máy móc nâng hạ, cẩu trục, hệ thống báo cháy, an ninh, và phải đáp ứng đủ điều kiện bảo quản đặc biệt (ví dụ: nhiệt độ ổn định cho hàng hóa nhạy cảm).
Điều kiện công nhận là kho ngoại quan
Sau khi đáp ứng các điều kiện về thành lập, doanh nghiệp cần hoàn thiện hồ sơ để được cơ quan có thẩm quyền công nhận chính thức, theo quy định chi tiết trong Nghị định (ví dụ như Nghị định số 68/2016/NĐ-CP).
Hồ sơ đề nghị công nhận kho ngoại quan cần bao gồm các văn bản sau:
- Văn bản đề nghị công nhận: Theo mẫu số 01 tại phụ lục ban hành kèm theo nghị định, với 01 bản chính.
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đăng ký đầu tư: 01 bản sao.
- Sơ đồ thiết kế khu vực kho, bãi: 01 bản sao, phải thể hiện rõ đường ranh giới ngăn cách với bên ngoài, vị trí các kho hàng, hệ thống đường vận chuyển nội bộ, bảo vệ, văn phòng kho và nơi làm việc của hải quan.
- Hệ thống giám sát và quản lý: Kho phải đảm bảo có hệ thống an ninh giám sát 24/7 (camera an ninh, báo động) và hệ thống quản lý kho chuyên nghiệp, đáp ứng yêu cầu của cơ quan hải quan.
- Việc công nhận đảm bảo khu vực kho ngoại quan được kiểm soát và giám sát bởi cơ quan hải quan, tạo điều kiện thuận lợi cho hàng hóa, phương tiện vận tải ra vào hoặc lưu giữ, bảo quản.
Các thủ tục đối với hàng hóa xuất nhập kho ngoại quan
Hàng hóa khi ra và vào Kho ngoại quan đều phải tuân thủ các thủ tục hải quan nghiêm ngặt dưới sự giám sát của Chi cục Hải quan quản lý kho.
Thủ tục đưa hàng vào kho ngoại quan
Chủ hàng hoặc người được ủy quyền cần làm thủ tục nhập kho ngoại quan tại Chi cục Hải quan quản lý kho.
Đối với hàng hóa từ nội địa Việt Nam đưa vào kho:
Chủ hàng hoặc đại diện hợp pháp phải làm đầy đủ thủ tục hải quan như đối với hàng hóa xuất khẩu theo quy định của pháp luật trước khi gửi hàng vào kho.
Hồ sơ cần nộp gồm: Hợp đồng thuê kho ngoại quan, tờ khai hải quan hàng hóa xuất khẩu đã làm xong thủ tục hải quan, tờ khai hàng đưa vào kho ngoại quan và các chứng từ cần thiết khác.
Đối với hàng hóa từ nước ngoài/khu phi thuế quan đưa vào kho:
Chủ hàng cần hoàn thiện hồ sơ khai báo gồm: hợp đồng thuê kho ngoại quan, tờ khai hải quan (nhập kho), hóa đơn thương mại, vận đơn, phiếu đóng gói và các chứng từ liên quan khác.
Thủ tục đưa hàng ra khỏi kho ngoại quan
Khi hàng hóa được đưa ra khỏi kho ngoại quan (để xuất ra nước ngoài, nhập khẩu vào nội địa, hoặc chuyển đến khu phi thuế quan), chủ hàng hoặc người được ủy quyền phải kê khai thông tin hàng hóa xuất kho ngoại quan với Chi cục Hải quan quản lý kho.
Trường hợp hàng hóa nhập khẩu vào thị trường Việt Nam:
Phải làm thủ tục hải quan như đối với hàng hóa nhập khẩu từ nước ngoài theo loại hình nhập khẩu tương ứng, bao gồm việc nộp thuế.
Thời điểm hàng hóa được xác nhận là nhập khẩu thực tế là thời điểm cơ quan hải quan xác nhận hàng hóa đã ra khỏi kho ngoại quan.
Hồ sơ bao gồm: Tờ khai hải quan nhập khẩu, hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, vận đơn, C/O (Giấy chứng nhận xuất xứ) và thực hiện nghĩa vụ nộp thuế nhập khẩu, thuế GTGT (nếu có).
Lưu ý về vận chuyển và tái xuất:
Việc vận chuyển hàng hóa từ cửa khẩu nhập đến kho ngoại quan, hoặc từ kho đến cửa khẩu xuất đều phải làm thủ tục hải quan như đối với hàng hóa vận chuyển chịu sự giám sát hải quan.
Hàng hóa buộc tái xuất theo quyết định của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền không được phép nhập khẩu trở lại vào thị trường Việt Nam.
Các quy định về kho ngoại quan
Hoạt động của Kho ngoại quan được quản lý chặt chẽ bởi pháp luật, đặc biệt là các quy định về loại hàng hóa, giám sát hải quan và xử lý hàng hóa tồn đọng.
Quy định về hàng hóa được gửi và cấm gửi
Hàng hóa được phép gửi vào kho ngoại quan rất đa dạng, bao gồm hàng thực phẩm, đồ gia dụng, may mặc, thiết bị máy móc, linh kiện điện tử… miễn là phù hợp với pháp luật Việt Nam.
Các loại hàng hóa chính được lưu trữ bao gồm:
- Hàng hóa từ nước ngoài nhập vào kho chờ ký hợp đồng bán hàng cho doanh nghiệp Việt Nam hoặc chờ tái xuất sang nước thứ ba.
- Hàng hóa của doanh nghiệp Việt Nam nhập khẩu từ nước ngoài đang chờ làm thủ tục nhập khẩu vào Việt Nam.
- Hàng hóa từ nội địa đã làm thủ tục hải quan xuất khẩu chờ để xuất khẩu ra nước ngoài.
- Hàng hóa đã hết thời gian tạm nhập, buộc phải tái xuất theo quy định.
- Hàng hóa không được phép gửi vào kho ngoại quan (theo Khoản 4 Điều 85 Nghị định 08/2015/NĐ-CP) gồm:
- Hàng hóa giả mạo nhãn hiệu hoặc tên gọi xuất xứ Việt Nam.
- Hàng hóa gây nguy hiểm cho người hoặc ô nhiễm môi trường.
- Hàng hóa cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu, tạm ngừng xuất khẩu/nhập khẩu, trừ khi được Thủ tướng chính phủ cho phép.
Quy định về giám sát và quản lý
Kho ngoại quan phải chịu sự kiểm tra, giám sát của cơ quan hải quan.
Cơ quan hải quan sẽ căn cứ vào chủng loại hàng hóa và tình hình hoạt động của kho để áp dụng các biện pháp giám sát phù hợp.
Chủ kho ngoại quan cần báo cáo định kỳ về tình hình quản lý hàng hóa và hoạt động của kho (thường là 45 ngày).
Mọi hoạt động xuất nhập hàng hóa vào kho ngoại quan đều phải được theo dõi và thống kê thông qua hệ thống sổ kế toán quy định.
Trường hợp hàng hóa bị hư hỏng, giảm chất lượng hoặc quá thời gian sử dụng, chủ kho ngoại quan cần thông báo và thỏa thuận bằng văn bản với chủ hàng để tiêu hủy theo đúng quy định hiện hành.
Các dịch vụ thực hiện trong kho ngoại quan
Ngoài chức năng lưu trữ và bảo quản, Kho ngoại quan còn cung cấp nhiều dịch vụ giá trị gia tăng (VAS) nhằm tăng cường hiệu quả logistics cho chủ hàng. Chủ hàng có thể trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho chủ kho ngoại quan hoặc đại lý hải quan thực hiện các dịch vụ này.
Các dịch vụ được thực hiện trong kho ngoại quan bao gồm:
- Xử lý hàng hóa cơ bản
- Gia cố, chia gói, đóng gói bao bì.
- Đóng ghép hàng hóa (gom hàng từ các chủ hàng khác nhau).
- Phân loại phẩm cấp hàng hóa, bảo dưỡng hàng hóa.
- Dán nhãn mác, kiểm tra chất lượng.
- Lấy mẫu hàng hóa: Để phục vụ công tác quản lý hoặc làm thủ tục hải quan.
- Chuyển quyền sở hữu hàng hóa (mua bán từ kho ngoại quan).
- Riêng đối với kho ngoại quan chuyên dùng chứa hóa chất, xăng dầu, nếu đáp ứng yêu cầu quản lý nhà nước về hải quan và chuyên ngành, sẽ được phép pha chế, chuyển đổi chủng loại hàng hóa.
- Vận chuyển hàng hóa, nâng hạ, bốc xếp.
- Thời hạn thuê kho ngoại quan và hợp đồng
Hoạt động Thuê kho ngoại quan phải được thực hiện thông qua hợp đồng và tuân thủ các quy định về thời hạn lưu trữ do pháp luật quy định.
Đối tượng được phép thuê kho ngoại quan
Hợp đồng thuê kho ngoại quan: Do chủ kho ngoại quan và chủ hàng trực tiếp thỏa thuận theo quy định của pháp luật (trừ trường hợp chủ hàng đồng thời là chủ kho).
Nội dung hợp đồng: Phải thể hiện rõ ràng chủng loại, khối lượng, chất lượng hàng, thời hạn thuê, các hoạt động đi kèm, và trách nhiệm của hai bên trong suốt quá trình thuê kho ngoại quan.
Thời hạn lưu giữ hàng hóa: Thời hạn thuê do hai bên thỏa thuận nhưng không được quá 365 ngày kể từ ngày hàng hóa được gửi vào kho. (Lưu ý: Thời hạn này không được vượt quá thời hạn theo quy định tại Khoản 1 Điều 61 Luật Hải quan).
Thanh lý hàng hóa: Nếu quá thời hạn thuê mà chủ hàng hoặc người được ủy quyền không đưa hàng ra khỏi kho, hoặc nếu chủ hàng có văn bản đề nghị thanh lý trong thời hạn thuê, Cục Hải quan sẽ tổ chức thanh lý hàng hóa gửi tại Kho ngoại quan theo quy định của pháp luật.
Các đối tượng được phép thuê kho ngoại quan bao gồm:
- Tổ chức, cá nhân Việt Nam được phép kinh doanh xuất nhập khẩu thuộc các thành phần kinh tế.
- Tổ chức, cá nhân nước ngoài.
- Các cá nhân/tổ chức này phải chứng minh được sản phẩm của họ phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam.
Bài viết hữu tích: Dịch vụ kho bãi cho thuê, quản lý hàng hóa
Một số kho ngoại quan tại Việt Nam
Việt Nam, với hệ thống cảng biển và cửa khẩu phát triển, có mạng lưới Kho ngoại quan trải dài trên cả nước, tập trung chủ yếu ở các khu vực kinh tế trọng điểm. Tính đến tháng 12/2020, Tổng cục Hải quan đã công nhận hơn 180 kho ngoại quan trên toàn quốc, được quản lý bởi 22 Cục Hải quan.
Các loại ngoại quan tại Việt Nam thường được thành lập ở:
Các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, là đầu mối giao lưu hàng hóa (ví dụ: Kho ngoại quan Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Vũng Tàu, Hồ Chí Minh).
Các khu công nghiệp, khu công nghệ cao, khu chế xuất, và các khu kinh tế đặc biệt (ví dụ: ICD Biên Hòa, Sóng Thần, Bình Dương).
Các doanh nghiệp nên truy cập các trang thông tin uy tín để có danh sách cập nhật nhất về Các loại ngoại quan tại Việt Nam và dịch vụ cụ thể của từng kho.
Kho ngoại quan là một công cụ logistics không thể thiếu, giúp doanh nghiệp XNK Việt Nam tận dụng tối đa lợi thế miễn thuế và sự linh hoạt trong quản lý hàng tồn kho cho các mục đích xuất khẩu, nhập khẩu hoặc trung chuyển. Việc tuân thủ các điều kiện thành lập kho ngoại quan và quy định về kho ngoại quan không chỉ đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp, mà còn là chìa khóa để tối ưu hóa chi phí và tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường quốc tế.
Bạn đang cần tư vấn chi tiết về thủ tục kho ngoại quan hoặc đang muốn sử dụng dịch vụ của kho ngoại quan cho doanh nghiệp. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ và tư vấn hoàn toàn miễn phí.
