Trong thời đại công nghệ số và sự phát triển mạnh mẽ của ngành công nghiệp phụ trợ, nhu cầu trang bị các thiết bị in ấn hiện đại cho văn phòng, xưởng in bao bì, quảng cáo hay sản xuất đang tăng cao đột biến. Từ các dòng máy in phun, máy in laser văn phòng cho đến các hệ thống máy in công nghiệp cỡ lớn như in offset, flexo đều được các doanh nghiệp Việt Nam săn đón từ các thị trường quốc tế như Trung Quốc, Nhật Bản, Mỹ, Châu Âu. Tuy nhiên, việc đưa thiết bị này về nước không hề đơn giản bởi những quy định quản lý chuyên ngành khắt khe từ nhà nước. Để giúp các doanh nghiệp tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian thông quan và tránh được những rủi ro pháp lý, cùng vận tải Thái Hà tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé.
Chính sách nhập khẩu máy in
Điều kiện tiên quyết để thực hiện thành công thủ tục nhập khẩu máy in là doanh nghiệp phải nắm vững bức tranh toàn cảnh về pháp lý. Hiện nay, chính sách nhập khẩu đối với mặt hàng này được điều chỉnh và hướng dẫn chi tiết qua các văn bản: Nghị định 60/2014/NĐ-CP, nghị định 72/2022/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung), thông tư 38/2015/TT-BTC, thông tư 39/2018/TT-BTC, nghị định 128/2020/NĐ-CP và nghị định 32/2023/NĐ-CP.
Căn cứ theo các quy định hiện hành, máy in hoàn toàn không nằm trong danh mục hàng hóa bị cấm nhập khẩu. Doanh nghiệp có thể nhập khẩu bình thường nhưng phải phân biệt rõ máy in của mình có thuộc diện phải xin giấy phép nhập khẩu (khai báo với bộ thông tin và truyền thông) hay không.
- Nhóm máy in bắt buộc phải xin giấy phép: Bao gồm máy chế bản ghi phim, ghi kẽm, tạo khuôn in; máy in sử dụng công nghệ kỹ thuật số, offset, flexo, ống đồng, letterpress, in lưới (lụa); các máy gia công sau in (máy xén giấy, gấp sách, đóng sách…); máy photocopy màu và máy in có chức năng photocopy màu.
- Nhóm máy in được miễn xin giấy phép: Điểm nới lỏng đáng chú ý nhất là đối với các loại máy in phun, máy in laser đơn màu hoặc đa màu có tốc độ in từ 60 tờ/phút trở xuống (đối với khổ A4) hoặc có khổ in từ A3 trở xuống, cùng với máy in kim thì khi nhập khẩu không cần khai báo xin giấy phép từ Bộ Thông tin và Truyền thông.
- Chính sách đối với máy in cũ (đã qua sử dụng): Nếu muốn nhập khẩu máy cũ, tuổi thiết bị phải đáp ứng yêu cầu khắt khe: máy chế bản không quá 10 năm; máy in công nghệ (offset, flexo, kỹ thuật số…) và máy gia công sau in không quá 20 năm; riêng máy photocopy đa màu hoặc máy in có chức năng photocopy đa màu thì tuổi thiết bị tuyệt đối không được vượt quá 03 năm.
Xác định mã hs của máy in
Xác định chính xác mã HS (Harmonized System Code) là khâu xương sống trong thủ tục nhập khẩu máy in. Việc xác định đúng mã số hàng hóa không chỉ giúp doanh nghiệp biết trước mức thuế suất nhập khẩu phải nộp mà còn định hình rõ chính sách quản lý chuyên ngành đi kèm.
Mặt hàng máy in được phân loại chủ yếu vào chương 84: Lò phản ứng hạt nhân, nồi hơi, máy và thiết bị cơ khí; các bộ phận của chúng. Tùy vào chức năng, công nghệ và cấu tạo, máy in có các nhóm mã HS tiêu biểu sau:
- Mã HS 84431100 – 84431900: Dành cho nhóm máy in công nghiệp sử dụng khuôn in, ống in như máy in offset (in cuộn, in tờ rời), máy in letterpress, máy in flexo, máy in ống đồng, máy in lưới.
- Mã HS 844331 (Từ 84433111 đến 84433199): Dành cho các dòng máy in đa năng, kết hợp hai hoặc nhiều chức năng như in, copy, scan, fax và có khả năng kết nối mạng. Ví dụ: Máy in-copy công nghệ in phun màu (84433111), máy in-copy công nghệ laser (84433121).
- Mã HS 844332 (Từ 84433211 đến 84433290): Dành cho các loại máy in kết nối mạng chuyên biệt như máy in kim, máy in phun, máy in laser (đơn sắc và đa màu), máy vẽ (plotters).
- Mã HS 844339: Nhóm máy photocopy và các loại máy in khác.
Nếu khai sai mã HS trong thủ tục nhập khẩu máy in, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nhiều hệ lụy như: bị hải quan giữ hàng để xác minh, chậm trễ tiến độ kinh doanh. Nghiêm trọng hơn, hành vi áp sai mã HS làm thiếu hụt số tiền thuế phải nộp sẽ bị phạt vi phạm hành chính căn cứ theo nghị định 128/2020/NĐ-CP với mức phạt ít nhất 2.000.000 VNĐ, mức cao nhất có thể lên tới gấp 3 lần số thuế gian lận.
Tính thuế nhập khẩu máy in các loại
Khi thực hiện thủ tục nhập khẩu máy in, việc hoàn thành nghĩa vụ tài chính với ngân sách nhà nước là điều kiện bắt buộc để giải phóng lô hàng. Doanh nghiệp cần phải tính toán hai loại thuế cấu thành nên giá vốn hàng bán bao gồm: thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng (VAT).
- Thuế nhập khẩu: Tùy thuộc vào mã HS cụ thể, mức thuế nhập khẩu thông thường của máy in có thể dao động từ 5% đến 15%. Thuế suất nhập khẩu ưu đãi (MFN) thường nằm ở mức 0% đến 5%. Công thức tính: Thuế nhập khẩu = Trị giá CIF x % Thuế suất nhập khẩu. (Trong đó CIF là tổng giá trị tiền hàng cộng với cước phí vận tải và phí bảo hiểm đưa hàng về đến cửa khẩu đầu tiên của Việt Nam).
- Thuế GTGT (VAT): Thuế suất GTGT áp dụng cho mặt hàng máy in thường ở mức 8% hoặc 10% (tùy vào thời điểm áp dụng chính sách giảm thuế của chính phủ). Công thức tính: Thuế GTGT = (Trị giá CIF + Thuế nhập khẩu) x % Thuế GTGT.
Giải pháp tối ưu thuế: Điểm mấu chốt để giảm thiểu chi phí khi làm thủ tục nhập khẩu máy in là tận dụng các hiệp định thương mại tự do (FTA). Nếu doanh nghiệp nhập khẩu từ các thị trường đã ký FTA với Việt Nam (như Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, các nước ASEAN, Châu Âu…) và cung cấp được giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) hợp lệ (như Form E, Form D, Form VJ…), mức thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt sẽ được giảm sâu, đa phần các loại máy in đều được hưởng mức thuế 0%.
Bộ hồ sơ nhập khẩu máy in
Sự chuẩn bị kỹ lưỡng về chứng từ là chìa khóa vàng để thông quan nhanh chóng. Căn cứ theo thông tư 38/2015/TT-BTC và 39/2018/TT-BTC, để hoàn tất trọn vẹn thủ tục nhập khẩu máy in, doanh nghiệp cần chuẩn bị hai bộ hồ sơ song song.
- Bộ hồ sơ xin giấy phép tại Bộ Thông tin và Truyền thông: (Áp dụng cho các dòng máy in nằm trong danh mục quản lý)
- Đơn đề nghị cấp giấy phép nhập khẩu (khai báo theo mẫu quy định).
- Tài liệu thể hiện thông số kỹ thuật, công nghệ chế bản/in ấn hoặc Catalogue (Ca-ta-lô) của từng loại thiết bị in.
- Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (nếu có).
- Bộ hồ sơ khai báo Hải quan: Sau khi có giấy phép, doanh nghiệp nộp bộ chứng từ xuất nhập khẩu tiêu chuẩn cho cơ quan hải quan, bao gồm:
- Tờ khai hải quan nhập khẩu.
- Giấy xác nhận khai báo nhập khẩu thiết bị in (Giấy phép nhập khẩu do Bộ TTTT cấp).
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List).
- Vận đơn đường biển hoặc đường hàng không (Bill of Lading / Airway Bill).
- Hợp đồng thương mại (Sales Contract).
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Origin – C/O) nhằm mục đích hưởng ưu đãi thuế quan.
- Giấy giới thiệu.
Quy trình làm thủ tục nhập khẩu máy in
Là mặt hàng nhập khẩu có điều kiện, quy trình thực hiện thủ tục nhập khẩu máy in đòi hỏi nghiệp vụ chính xác tuyệt đối và thường được triển khai qua 5 bước chuyên nghiệp sau đây:
Bước 1: Xin giấy phép nhập khẩu (Khai báo thiết bị in)
Đối với máy in thuộc diện quản lý, trước hoặc ngay khi hàng cập cảng, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ xin giấy phép trên Cổng thông tin một cửa quốc gia (vnsw.gov.vn) gửi tới Bộ Thông tin và Truyền thông. Trong thời gian 03 ngày làm việc kể từ lúc nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ sẽ cấp Giấy xác nhận khai báo nhập khẩu thiết bị in.
Bước 2: Khai báo tờ khai hải quan điện tử
Khi đã có đầy đủ giấy phép, C/O và xác định đúng mã HS, nhân viên logistics tiến hành nhập liệu các thông tin lên phần mềm khai báo hải quan (như ECUS/VNACCS). Bước này đòi hỏi sự chính xác cao vì thông tin sai lệch sẽ rất khó sửa chữa và dễ bị phạt.
Bước 3: Mở tờ khai hải quan
Sau khi truyền dữ liệu, hệ thống tự động phân luồng tờ khai (Xanh, Vàng, Đỏ). Tùy vào luồng phân loại, người khai mang tờ khai bản in cùng toàn bộ hồ sơ gốc xuống Chi cục Hải quan cửa khẩu để tiến hành mở tờ khai. Quá trình này phải thực hiện chậm nhất trong 15 ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai điện tử để tránh bị hệ thống hủy và phạt hành chính.
Bước 4: Thông quan lô hàng
Cán bộ hải quan sẽ kiểm duyệt hồ sơ (luồng vàng) hoặc yêu cầu kiểm hóa thực tế hàng hóa (luồng đỏ). Nếu mọi chứng từ hợp lệ, số sê-ri máy khớp với giấy phép, hải quan sẽ chấp nhận thông quan. Doanh nghiệp ngay lập tức tiến hành đóng các khoản thuế Nhập khẩu và thuế GTGT vào kho bạc nhà nước để hoàn tất thủ tục nhập khẩu máy in.
Bước 5: Mang hàng về kho bảo quản và sử dụng
Sau khi tờ khai được thông quan và thanh lý, doanh nghiệp cầm lệnh thả hàng, thanh toán phí lưu bãi tại cảng/kho và điều động xe tải chuyên dụng kéo lô máy in về nhà máy, xưởng in để đưa vào sử dụng kinh doanh.
Những lưu ý khi nhập khẩu máy in
Giao thương quốc tế luôn đi kèm với những biến số bất ngờ. Để bảo vệ dòng vốn và đảm bảo chuỗi cung ứng không bị gián đoạn khi làm thủ tục nhập khẩu máy in, quý doanh nghiệp cần đặc biệt khắc cốt ghi tâm những điểm nóng sau:
- Tính định danh của giấy phép: Giấy phép nhập khẩu thiết bị in do Bộ Thông tin và Truyền thông cấp được chỉ định đích danh cho từng chiếc máy cụ thể (chi tiết đến số model và số sê-ri – Serial Number của máy). Do đó, giấy phép này không thể tái sử dụng cho các lô hàng khác dù là thiết bị cùng chủng loại.
- Chính sách linh kiện thay thế: Nếu doanh nghiệp chỉ nhập khẩu vật tư, linh kiện của máy in (như đầu phun, trục lăn, bo mạch) để sửa chữa thì hoàn toàn được miễn thủ tục xin giấy phép nhập khẩu.
- Kiểm soát chặt chẽ tem nhãn hàng hóa: Nhãn mác dán trên máy in (Shipping Mark) là quy định bắt buộc theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP. Nhãn phải ghi đầy đủ bằng tiếng Anh hoặc có nhãn phụ tiếng Việt nội dung: Tên hàng hóa, tên và địa chỉ của nhà sản xuất hoặc người nhập khẩu, cùng nguồn gốc xuất xứ của sản phẩm.
- Chú ý đến tuổi máy in cũ: Việc nhập máy cũ phải tuân thủ nghiêm ngặt giới hạn độ tuổi thiết bị (10 năm, 20 năm, hoặc 3 năm tùy loại hình công nghệ theo nghị định 72/2022/NĐ-CP) để không bị yêu cầu tái xuất lô hàng.
Bài viết hữu ích: Thủ tục nhập khẩu máy may công nghiệp mới nhất
Hoàn thiện thủ tục nhập khẩu máy in là một quy trình mang tính hệ thống, đan xen giữa pháp luật hải quan và quy định kiểm soát chuyên ngành của Bộ Thông tin và Truyền thông. Tuy nhiên, bằng việc xác định chuẩn xác mã HS, nắm bắt lợi thế từ các Hiệp định thương mại tự do (FTA) để cắt giảm tối đa thuế nhập khẩu, đồng thời cẩn trọng trong việc xin giấy phép và chuẩn bị hồ sơ chứng từ, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự tin làm chủ nghiệp vụ này. Hy vọng rằng những thông tin chi tiết được cập nhật mới nhất trong bài viết sẽ là cẩm nang hữu ích, giúp các nhà cung cấp, xưởng in và văn phòng dễ dàng trang bị được những hệ thống máy in tiên tiến nhất, phục vụ hiệu quả cho công cuộc sản xuất và kinh doanh vươn tầm quốc tế.
Nếu bạn đang cần tư vấn chi tiết hoặc tìm kiếm giải pháp vận chuyển tối ưu và giải pháp khai báo hải quan uy tín cho mặt hàng máy in, đừng ngần ngại liên hệ với vận tải Thái Hà hoàn toàn miễn phí.
