Trong hoạt động quản lý kho hàng, phiếu nhập kho là chứng từ không thể thiếu để kiểm soát việc nhập hàng hóa, vật tư một cách minh bạch và chính xác, Dù bạn là kế toán viên, thủ kho hay chủ doanh nghiệp, việc nắm vững quy trình lập phiếu nhập kho thông tư 200 hay 133 là yêu cầu bắt buộc. Vậy phiếu nhập kho là gì? Cùng GoTHL tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé.
Phiếu nhập kho là gì
Phiếu nhập kho là một loại chứng từ kế toán quan trọng được sử dụng để ghi nhận và theo dõi tình hình tài sản của doanh nghiệp khi có sự gia tăng về số lượng hàng hóa trong kho,. Cụ thể, chứng từ này xác nhận việc nhập vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa… từ các nguồn như mua ngoài, tự sản xuất, thuê ngoài gia công chế biến, hoặc nhận góp vốn vào kho của đơn vị.
Về mặt bản chất, phiếu nhập kho cung cấp các thông tin thiết yếu về nguồn gốc tài sản và sự biến động của tài sản đó,. Đây là cơ sở pháp lý và số liệu thực tế để doanh nghiệp xác định các sổ chi tiết, ghi chép vào thẻ kho và theo dõi chi tiết nguyên vật liệu, hàng hóa hay tài sản cố định hiện có.
Trong giao dịch quốc tế hoặc tại các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, phiếu nhập kho còn được biết đến với tên tiếng Anh là “Goods Receipt Note” (viết tắt là GRN).
Thông thường, quy trình xử lý phiếu nhập kho sẽ được lập thành 3 liên (đối với hàng tự sản xuất hoặc hàng gửi bán) hoặc 2 liên (đối với hàng mua ngoài) tùy theo quy định nội bộ và tính chất giao dịch.
Liên 1: Lưu tại nơi lập phiếu (thường là phòng kế toán hoặc bộ phận cung ứng).
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển lại cho kế toán để ghi vào sổ kế toán.
Liên 3: Giao cho người giao hàng giữ để làm chứng từ đối chiếu.
Việc lập và luân chuyển phiếu nhập kho đòi hỏi sự xác nhận của nhiều bộ phận, bao gồm người lập phiếu, người giao hàng, thủ kho và kế toán trưởng để đảm bảo tính minh bạch.
Vai trò của phiếu nhập kho
Không chỉ đơn thuần là một tờ giấy ghi nhận số liệu, phiếu nhập kho đóng vai trò then chốt trong hệ thống quản trị doanh nghiệp. Dưới đây là những vai trò chính yếu của loại chứng từ này:
Thứ nhất, quản lý chặt chẽ hàng hóa nhập kho: Phiếu nhập kho giúp ghi nhận chi tiết từng lô hàng nhập vào về tên, quy cách, số lượng và đơn giá. Điều này đảm bảo doanh nghiệp quản lý toàn bộ hàng hóa một cách chính xác và minh bạch, tránh tình trạng hàng hóa “không cánh mà bay” hoặc nhập nhằng về nguồn gốc.
Thứ hai, kiểm soát hàng tồn kho và đối chiếu thực tế: Đây là công cụ đắc lực để so sánh giữa số lượng trên chứng từ (hóa đơn) và số lượng thực nhập. Thủ kho sẽ dựa vào phiếu nhập kho để ghi thẻ kho, đảm bảo số lượng hàng hóa vật lý khớp với số liệu trên sổ sách, từ đó phát hiện kịp thời tình trạng thừa, thiếu để xử lý.
Thứ ba, cơ sở pháp lý cho công tác kế toán: Phiếu nhập kho là chứng từ gốc dùng để hạch toán các bút toán nhập kho, ghi nhận sự tăng lên của tài khoản hàng tồn kho (như TK 152, 153, 156) và tài khoản công nợ phải trả. Nó là căn cứ để thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp và xác định trách nhiệm của người giao nhận.
Thứ tư, hỗ trợ ra quyết định và lập kế hoạch: Dữ liệu từ phiếu nhập kho khi được cập nhật vào phần mềm quản lý sẽ giúp chủ doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tốc độ nhập hàng, vòng quay hàng tồn kho. Từ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng kế hoạch mua hàng, sản xuất hoặc kinh doanh sát với nhu cầu thực tế, tránh lãng phí vốn do tồn kho quá cao hoặc gián đoạn sản xuất do thiếu nguyên liệu.
Hướng dẫn lập phiếu nhập kho theo thông tư 200
Đối với các doanh nghiệp lớn hoặc các doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC, việc lập phiếu nhập kho thông tư 200 (Mẫu số 01-VT) cần tuân thủ các quy tắc nghiêm ngặt để đảm bảo tính hợp lệ.
Thông tin chung cần ghi: Góc trên bên trái của phiếu nhập kho phải ghi rõ tên đơn vị và bộ phận sử dụng, hoặc đóng dấu đơn vị,. Cần ghi rõ số phiếu và ngày, tháng, năm lập phiếu. Thông tin về họ tên người giao hàng và số hóa đơn hoặc lệnh nhập kho đi kèm cũng là bắt buộc để dễ dàng truy xuất nguồn gốc.
Chi tiết cách ghi các cột trong bảng:
Cột A, B, C, D: Ghi lần lượt Số thứ tự, Tên nhãn hiệu/quy cách/phẩm chất, Mã số và Đơn vị tính của vật tư, hàng hóa. Việc ghi mã số chính xác giúp đồng bộ với hệ thống phần mềm kế toán.
Cột 1 (Số lượng theo chứng từ): Ghi số lượng hàng hóa ghi trên hóa đơn hoặc lệnh nhập kho.
Cột 2 (Số lượng thực nhập): Đây là cột quan trọng nhất. Thủ kho sau khi kiểm đếm thực tế sẽ ghi số lượng vào đây. Số lượng này là căn cứ để ghi thẻ kho và hạch toán. Nếu số lượng thực nhập khác số lượng chứng từ, cần lập biên bản để xác định nguyên nhân.
Cột 3 (Đơn giá): Kế toán ghi giá mua chưa thuế cộng với các chi phí thu mua (vận chuyển, bốc dỡ…) phân bổ cho từng đơn vị hàng hóa (giá thực tế hoặc giá hạch toán tùy quy định doanh nghiệp).
Cột 4 (Thành tiền): Được tính bằng công thức: số lượng thực nhập (Cột 2) x đơn giá (Cột 3).
Phần tổng kết và ký tên: Dòng “cộng” ghi tổng số tiền của các loại hàng hóa nhập trong phiếu. Dòng “số tiền viết bằng chữ” phải diễn giải chính xác tổng số tiền ở dòng cộng để tránh việc sửa chữa gian lận. Cuối cùng, phiếu nhập kho phải có đủ chữ ký của: người lập phiếu, người giao hàng, thủ kho và kế toán trưởng (hoặc người phụ trách bộ phận).
Hướng dẫn lập phiếu nhập kho theo thông tư 133
Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư 133/2016/TT-BTC, mẫu phiếu nhập kho thông tư 133 (Mẫu số 01-VT) có cấu trúc tương tự nhưng thường được tinh gọn hơn để phù hợp với quy mô quản lý.
Cách điền thông tin: Tương tự như thông tư 200, bạn cần ghi rõ tên đơn vị, địa chỉ và ngày tháng năm lập phiếu. Tuy nhiên, phiếu nhập kho thông tư 133 thường chú trọng đến việc ghi nhận tài khoản đối ứng ngay trên phiếu.
Dòng Nợ/Có: Ghi rõ tài khoản nợ (ví dụ: 152 – nguyên liệu, vật liệu; 156 – hàng hóa) và tài khoản có (ví dụ: 111, 112, 331) để phục vụ việc nhập liệu vào sổ cái.
Cột A, B, C, D: Điền đầy đủ STT, tên hàng hóa, mã số, đơn vị tính.
Số lượng (Cột 1 & 2): Vẫn duy trì nguyên tắc so sánh giữa chứng từ và thực nhập. Kế toán cần lưu ý nếu hàng hóa bị hư hỏng hoặc trả lại người bán, số lượng ở cột 2 (Thực nhập) sẽ thấp hơn cột 1,.
Đơn giá và thành tiền (Cột 3 & 4): Kế toán ghi đơn giá và tính thành tiền cho số lượng thực nhập. Đơn giá nhập kho được xác định bằng giá mua trên hóa đơn (chưa VAT) cộng các chi phí liên quan.
Gợi ý mẫu phiếu nhập kho doanh nghiệp theo chuẩn quy định
Để quá trình quản lý kho vận hành trơn tru, việc sử dụng đúng mẫu phiếu nhập kho là điều kiện tiên quyết. Hiện nay, các doanh nghiệp thường sử dụng các mẫu biểu ban hành kèm theo các thông tư của Bộ Tài chính, nhưng có thể điều chỉnh thêm các cột mục phụ để phù hợp với đặc thù quản trị nội bộ (như cột hạn sử dụng, số lô…).
Các mẫu phiếu phổ biến nhất hiện nay:
Mẫu số 01-VT (Ban hành theo Thông tư 200): Dành cho mọi loại hình doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp lớn cần quản lý chi tiết, chặt chẽ. Mẫu này yêu cầu đầy đủ thông tin hạch toán và chữ ký của nhiều cấp duyệt.
Mẫu số 01-VT (Ban hành theo Thông tư 133): Dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Mẫu này vẫn đảm bảo tính pháp lý nhưng linh hoạt hơn trong cách trình bày.
Tải mẫu phiếu nhập kho: Doanh nghiệp có thể tải các mẫu phiếu nhập kho định dạng Excel hoặc Word từ các nguồn uy tín hoặc sử dụng trực tiếp trên các phần mềm kế toán. Các mẫu này thường đã được thiết lập sẵn công thức tính “Thành tiền” = “Số lượng” x “Đơn giá” để giảm thiểu sai sót tính toán.
- Bài viết hữu ích: Packaging là gì? Cách phân loại bao bì đóng gói hàng hóa
Phiếu nhập kho không chỉ là một thủ tục hành chính mà là công cụ quản lý tài sản thiết yếu. Việc hiểu rõ phiếu nhập kho là gì và áp dụng đúng mẫu phiếu nhập kho theo thông tư 200 hoặc thông tư 133 sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành, minh bạch tài chính và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Hy vọng qua những chia sẻ của chúng tôi, có thể giúp bạn hiểu rõ phiếu nhập kho là gì cũng như cách điền phiếu nhập kho một cách chính xác nhất.
