Trong bối cảnh hội nhập kinh tế và thương mại điện tử bùng nổ, nhu cầu vận chuyển hàng hóa nội địa và quốc tế của các doanh nghiệp đang ngày càng gia tăng. Tuy nhiên, không phải lúc nào các chủ shop hay doanh nghiệp cũng có đủ số lượng hàng hóa để lấp đầy một phương tiện vận tải hay một container nguyên cỡ (FCL). Lúc này, chi phí vận chuyển đơn lẻ sẽ trở thành một gánh nặng tài chính khổng lồ, làm giảm sức cạnh tranh của sản phẩm. Để giải quyết triệt để bài toán này, giải pháp gom hàng đã ra đời và trở thành một mắt xích không thể thiếu trong chuỗi cung ứng logistics hiện đại. Vậy gom hàng là gì? Lợi ích và yêu cầu của nó ra sao và quy trình gom hàng diễn ra như thế nào? Cùng làm rõ trong bài viết dưới đây nhé.
Gom hàng là gì?
Gom hàng (hay còn gọi là tập kết hàng) là một hoạt động dịch vụ trong lĩnh vực logistics, được thực hiện với mục đích tập hợp nhiều đơn hàng nhỏ, lẻ cùng loại hoặc có cùng một điểm đến từ nhiều người gửi khác nhau tới một địa điểm tập kết chung. Tại đây, các lô hàng này sẽ được đóng chung vào một đơn vị vận chuyển lớn (chẳng hạn như một container hoặc pallet) để tiến hành vận chuyển cùng nhau.
Trong thuật ngữ chuyên ngành tiếng Anh, gom hàng thường được biết đến với hai khái niệm chính tùy thuộc vào ngữ cảnh:
- Consolidation: Là hoạt động tập hợp hàng hóa từ nhiều nơi, từ nhiều người gửi khác nhau để vận chuyển đến cùng một người nhận, hoặc ngược lại. Các lô hàng nhỏ sẽ được đóng chung vào một container cho đến khi đầy (Full Container Load) rồi mới thực hiện vận chuyển.
- Groupage: Là quá trình tập hợp nhiều lô hàng số lượng ít, đóng thành các kiện nhỏ từ nhiều người gửi khác nhau đến cùng một địa điểm để tạo thành lô hàng nguyên container. Sau đó, lô hàng sẽ được phân loại và giao đến từng địa chỉ cụ thể theo cùng một khu vực hành chính.
Đặc điểm cốt lõi của gom hàng là hàng hóa có khối lượng và điều kiện chuyên chở khác nhau sẽ được tối ưu hóa không gian, giúp giá cước vận chuyển được giảm đi đáng kể so với việc khách hàng tự gửi các đơn hàng riêng lẻ.
Những lợi ích của việc gom hàng
Hoạt động gom hàng được xem là giải pháp “win – win”, mang lại những lợi ích vượt trội cho tất cả các mắt xích tham gia vào chuỗi cung ứng.
Với người gửi hàng
- Tối ưu hóa chi phí vận chuyển: Người gửi hàng (chủ hàng, chủ shop) sẽ được hưởng mức giá cước thấp hơn rất nhiều so với giá cước thông thường phải trả cho bên chuyên chở nếu gửi hàng dưới dạng kiện lẻ. Chi phí được chia đều dựa trên không gian hoặc trọng lượng thực tế mà hàng hóa chiếm dụng.
- Tiết kiệm thời gian và sự tiện lợi: Người gửi hàng chỉ cần làm việc với duy nhất một đơn vị gom hàng thay vì phải chật vật liên hệ, đàm phán với nhiều hãng vận tải khác nhau.
- Hưởng dịch vụ trọn gói: Các công ty gom hàng thường cung cấp thêm các dịch vụ giá trị gia tăng như giao nhận hàng từ cửa đến cửa (door to door), dịch vụ phân phối hàng hóa, đóng gói an toàn và hỗ trợ làm thủ tục hải quan.
Với người thực hiện gom hàng
- Tăng trưởng doanh thu và lợi nhuận: Người thực hiện gom hàng (các Forwarder, công ty Logistics) sẽ thu được lợi nhuận từ khoản tiền chênh lệch giữa tổng số tiền cước thu được từ nhiều khách hàng gửi hàng lẻ, trừ đi số tiền cước FCL giá sỉ phải trả cho người chuyên chở (hãng tàu, hãng hàng không).
- Nâng cao uy tín thương hiệu: Bằng việc đáp ứng được nhu cầu vận chuyển hàng lẻ với chi phí rẻ và an toàn, người thực hiện gom hàng sẽ xây dựng được niềm tin, thu hút lượng lớn khách hàng và nâng cao chất lượng dịch vụ trên thị trường.
Với dịch vụ gom hàng
- Tiết kiệm nguồn lực: Các hãng vận tải, hãng tàu tiết kiệm được rất nhiều thời gian, chi phí, thủ tục giấy tờ và nhân lực vì họ chỉ làm việc với một đại diện gom hàng lớn, không phải trực tiếp giải quyết từng lô hàng lẻ tẻ.
- Tối đa hóa năng lực chuyên chở: Việc gom hàng giúp lấp đầy không gian trống, tận dụng tối đa sức chứa và khả năng chuyên chở của container.
- Đảm bảo dòng tiền: Các hãng vận tải không phải lo tình trạng thất thu hay nợ cước nhỏ lẻ, vì tiền cước đã được người gom hàng chịu trách nhiệm thu đầy đủ từ các chủ hàng và thanh toán trực tiếp cho họ.
Các yếu tố tác động đến việc gom hàng
Mặc dù mang lại hiệu quả kinh tế cao, nhưng chiến lược gom hàng có thành công hay không còn phụ thuộc vào 3 yếu tố then chốt sau đây:
Nhu cầu của thị trường
Yếu tố thị trường quyết định trực tiếp đến thời gian chờ đợi để lấp đầy một chuyến hàng. Nếu thị trường có nhu cầu cao, lưu lượng hàng hóa cùng loại và có cùng một điểm đến dồi dào, việc gom hàng sẽ diễn ra cực kỳ nhanh chóng và dễ dàng. Ngược lại, nếu nhu cầu thấp hoặc điểm đến của các lô hàng quá phân tán, thời gian chờ gom đủ hàng sẽ kéo dài, gây khó khăn cho việc vận hành và ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng.
Đặc tính của hàng hóa
Tính chất vật lý và hóa học của sản phẩm là yếu tố quan trọng. Nếu hàng hóa có đặc tính nhỏ gọn, dễ xếp chồng, không yêu cầu điều kiện bảo quản khắt khe thì việc gom hàng sẽ vô cùng thuận lợi. Tuy nhiên, nếu hàng hóa thuộc danh mục nhạy cảm như hàng dễ vỡ, hóa chất dễ cháy nổ, hàng đông lạnh hay hàng quá khổ, quá trình gom hàng bắt buộc phải tuân thủ các quy chuẩn đóng gói, cách ly cực kỳ nghiêm ngặt để đảm bảo an toàn.
Chi phí và thời gian vận chuyển
Bài toán chi phí và thời gian luôn đi đôi với nhau. Nếu chi phí vận chuyển nguyên chuyến của một mặt hàng quá cao và thời gian vận chuyển dài (như đường biển quốc tế), thì việc áp dụng dịch vụ gom hàng sẽ là giải pháp cứu cánh mang lại lợi ích tài chính khổng lồ cho người gửi. Trái lại, nếu chi phí gửi hàng nguyên chuyến đã rất thấp, hoặc lô hàng mang tính chất hỏa tốc cần giao ngay lập tức, thì việc chờ đợi để gom hàng sẽ không còn là phương án phù hợp.
Quy trình gom hàng
Để hàng hóa đến tay đối tác một cách chuyên nghiệp và an toàn, quy trình gom hàng chuẩn mực trong ngành logistics sẽ được thực hiện theo 8 bước chặt chẽ sau đây:
Bước 1: Tiếp nhận thông tin của khách hàng
Bộ phận kinh doanh của đơn vị gom hàng sẽ tiếp nhận yêu cầu từ chủ hàng cần xuất/gửi hàng. Các thông tin quan trọng cần thu thập bao gồm: tên loại hàng hóa, khối lượng, số lượng kiện, kích thước (Dài x Rộng x Cao), địa điểm nhận hàng, điểm đích giao hàng và phương thức vận tải mong muốn.
Bước 2: Gửi báo giá
Dựa trên những thông tin đã tiếp nhận và điều kiện giao nhận hàng hóa mà khách hàng yêu cầu (nhận tại kho, nhận tại cảng hay giao tận cửa), bên cung cấp dịch vụ sẽ tính toán và gửi bảng báo giá chi tiết, bao gồm cước phí, phụ phí và các điều kiện thanh toán liên quan.
Bước 3: Nhận hàng gửi
Sau khi hai bên đã thống nhất và chốt thỏa thuận về giá cả, nhân viên của công ty logistics sẽ xác nhận lại địa chỉ, thời gian cụ thể cùng thông tin liên lạc của người gửi để điều phối phương tiện đến lấy hàng, hoặc khách hàng tự mang hàng đến kho tập kết (kho CFS).
Bước 4: Kiểm tra lại trọng lượng hàng hóa
Khi hàng về đến kho, nhân viên sẽ tiến hành cân đo thực tế, kiểm đếm số lượng và xác nhận số khối (CBM – Cubic Meter) chuẩn xác của lô hàng,. Bước này cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính minh bạch, làm cơ sở xác nhận chính xác cước phí cuối cùng mà khách hàng phải thanh toán.
Bước 5: Tiến hành thủ tục và khai báo hải quan
Nếu lô hàng là hàng xuất nhập khẩu quốc tế và khách hàng sử dụng dịch vụ hải quan của công ty, bộ phận chứng từ sẽ lên danh sách (list) hàng hóa, chuẩn bị giấy tờ và tiến hành truyền thông tin lên hệ thống khai báo hải quan điện tử để xin thông quan lô hàng LCL (hàng lẻ).
Bước 6: Tập hợp hồ sơ trả khách hàng
Sau khi hàng hóa đã được đóng ghép an toàn vào container và chuyển lên phương tiện vận tải (boong tàu/máy bay), công ty dịch vụ sẽ tập hợp một bộ hồ sơ hoàn chỉnh bao gồm: Vận đơn (House Bill of Lading), Hóa đơn thương mại, Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) cùng các chứng từ liên quan khác để gửi trả lại cho khách hàng.
Bước 7: Gửi thông báo truyền tải, thông báo hàng đến
Trong quá trình hàng hóa di chuyển, đơn vị gom hàng sẽ liên tục cập nhật lộ trình. Nhân viên sẽ gửi thông báo chuyển tải (bao gồm số container, số vận đơn, ngày đi, ngày đến) và mã tracking để khách hàng dễ dàng theo dõi. Khi hàng sắp cập bến, một Thông báo hàng đến (Arrival Notice) sẽ được gửi qua email hoặc điện thoại cho người nhận để họ chủ động chuẩn bị giấy tờ làm thủ tục nhận hàng.
Bước 8: Giao hàng
Bước cuối cùng, đơn vị gom hàng tại điểm đích sẽ tiến hành dỡ hàng khỏi container, phân loại và giao hàng đến tận tay người nhận theo địa chỉ yêu cầu,,. Nhân viên sẽ kiểm tra lại số lượng, tình trạng hàng hóa cùng người nhận và tiến hành ký xác nhận giao nhận thành công, kết thúc trọn vẹn hợp đồng vận chuyển.
Có thể khẳng định, gom hàng là một chiến lược logistics đỉnh cao không chỉ giúp gia tăng doanh thu cho các công ty vận tải mà còn cắt giảm tối đa chi phí cấu thành sản phẩm cho các doanh nghiệp, từ đó nâng cao sức cạnh tranh của hàng hóa Việt Nam trên thị trường quốc tế,. Hiểu rõ khái niệm, nắm bắt được lợi ích và vận hành thuần thục quy trình gom hàng sẽ giúp bạn quản trị chuỗi cung ứng thông minh, mang lại hiệu quả kinh tế vượt trội trong kỷ nguyên thương mại không biên giới.
Bài viết hữu ích: Lưu kho hàng hóa là gì? Tìm hiểu lợi ích, quy trình và chi phí
Hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về gom hàng là gì cũng như nắm rõ lợi ích và quy trình gom hàng trong lĩnh vực logistics và xuất nhập khẩu. Ngoài ra, nếu bạn cần hỗ trợ thực hiện các hoạt động xuất nhập khẩu, quý doanh nghiệp tham khảo dịch vụ xuất nhập khẩu ủy thác tại vận tải Thái Hà. Liên hệ ngay vận tải GoTHL để nhận tư vấn chi tiết về dịch vụ.
