Việc nhập khẩu hàng hóa lần đầu tiên luôn là một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp mới thành lập hoặc các cá nhân bắt đầu lấn sân sang lĩnh vực thương mại quốc tế. Giữa một “ma trận” các thủ tục pháp lý, chứng từ và quy định hải quan, nếu không chuẩn bị kỹ lưỡng, doanh nghiệp rất dễ gặp phải rủi ro như hàng bị kẹt tại cảng, phát sinh chi phí lưu kho bãi khổng lồ, thậm chí bị xử phạt hành chính.
Chữ ký số hải quan
Một trong các lưu ý khi nhập khẩu lần đầu tiên quyết mà doanh nghiệp không thể bỏ qua là trang bị chữ ký số (Token). Trong thời đại số hóa thủ tục hành chính, chữ ký số đóng vai trò như con dấu và chữ ký tay của người đại diện pháp luật, mang giá trị pháp lý trong các giao dịch điện tử.
Tại sao bắt buộc phải có chữ ký số? Chữ ký số là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp thực hiện khai báo hải quan điện tử trên hệ thống VNACCS/VCIS. Nếu không có thiết bị này, bạn không thể truyền tờ khai, đồng nghĩa với việc hàng hóa không thể thông quan. Ngoài ra, chữ ký số còn được sử dụng rộng rãi để kê khai nộp thuế trực tuyến, bảo hiểm xã hội điện tử, hóa đơn điện tử và giao dịch ngân hàng.
Doanh nghiệp có thể mua chữ ký số từ các nhà cung cấp được cấp phép như VIETTEL-CA, VNPT-CA, FPT-CA, BKAV…. Thiết bị này thường có dạng như một chiếc USB (USB Token) và được bảo mật bằng mã PIN. Khi nhập khẩu lần đầu, bạn cần đảm bảo đăng ký chữ ký số này với Tổng cục Hải quan để hệ thống nhận diện và cấp phép truyền dữ liệu.
Đăng ký các loại tài khoản cần thiết
Sau khi có chữ ký số, một trong các lưu ý khi nhập khẩu lần đầu tiếp theo là phải thiết lập hệ thống tài khoản để kết nối với cơ quan chức năng và các đơn vị vận hành cảng. Doanh nghiệp cần chủ động đăng ký các tài khoản sau:
Tài khoản VNACCS/VCIS Đây là hệ thống thông quan tự động của Hải quan Việt Nam. Doanh nghiệp cần đăng ký tài khoản này để thực hiện khai báo tờ khai xuất nhập khẩu. Mỗi chữ ký số sẽ tương ứng với một tài khoản, bao gồm các thông tin bảo mật như User ID, Password, Terminal ID và Terminal Access Key. Lưu ý rằng sau khi đăng ký, thường phải đợi khoảng 24 tiếng để hệ thống cập nhật trước khi có thể bắt đầu truyền tờ khai.
Tài khoản ePort (Cảng điện tử) Đối với hàng hóa đi qua các cảng lớn như Tân Cảng Cát Lái, việc đăng ký tài khoản ePort là bắt buộc để thực hiện các thủ tục như khai báo nâng/hạ container, thanh toán phí cơ sở hạ tầng, phí lưu bãi trực tuyến mà không cần dùng tiền mặt.
Tài khoản EWMS Nếu doanh nghiệp nhập khẩu hàng lẻ (LCL) về kho tại các cảng như Cát Lái, tài khoản EWMS là cần thiết để quản lý hàng hóa, tạo phiếu xuất kho và thanh toán các chi phí liên quan thông qua lệnh giao hàng điện tử (eDO).
Tài khoản Cổng thông tin một cửa quốc gia Đây là nơi doanh nghiệp thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến nhiều bộ ngành khác nhau như: đăng ký kiểm tra chất lượng, khai báo hóa chất, nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm….
Việc chuẩn bị sẵn sàng các tài khoản này sẽ giúp doanh nghiệp không bị động khi hàng về đến cảng, tránh tình trạng “nước đến chân mới nhảy”.
Quy cách đóng gói hàng hóa chính ngạch
Trong các lưu ý khi nhập khẩu lần đầu, quy cách đóng gói thường bị xem nhẹ nhưng lại là nguyên nhân dẫn đến nhiều rắc rối khi kiểm hóa. Hàng hóa nhập khẩu chính ngạch đòi hỏi sự đồng nhất tuyệt đối giữa thực tế hàng hóa và thông tin trên chứng từ.
Rủi ro khi sai quy cách: Nếu quy cách đóng gói thực tế không khớp với hợp đồng, hóa đơn (Invoice) hay phiếu đóng gói (Packing List), doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn lớn khi giải trình với hải quan, đặc biệt nếu lô hàng bị phân luồng đỏ (kiểm tra thực tế).
Ví dụ thực tế: Giả sử bạn nhập khẩu một bộ máy uốn tóc bao gồm máy chính và các phụ kiện đi kèm (lô cuốn, kẹp, giấy uốn…). Nếu trên chứng từ bạn khai đơn vị tính là “Cái” (Pcs) cho toàn bộ lô hàng mà không chi tiết, hải quan có thể nghi ngờ về số lượng thực tế. Cách tốt nhất là khai báo đơn vị tính là “Bộ” (Set) và liệt kê chi tiết bảng danh mục các phụ kiện đi kèm trong mỗi bộ. Điều này giúp hải quan dễ dàng đối chiếu, tránh phát sinh nghi vấn gian lận thương mại.
Do đó, hãy yêu cầu nhà cung cấp (Shipper) đóng gói chuẩn chỉ và gửi hình ảnh, thông số đóng gói chi tiết trước khi hàng rời cảng đi.
Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa đầy đủ
Bộ chứng từ là “linh hồn” của lô hàng. Một trong các lưu ý khi nhập khẩu lần đầu quan trọng nhất là phải rà soát bộ chứng từ thật kỹ lưỡng. Sự sai lệch dù là nhỏ nhất giữa các giấy tờ cũng có thể khiến lô hàng bị ách tắc.
Bộ chứng từ nhập khẩu cơ bản gồm:
Hợp đồng thương mại (Sales Contract): Thể hiện thỏa thuận mua bán.
Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Cần thiết để tính trị giá tính thuế.
Phiếu đóng gói (Packing List): Chi tiết số lượng, trọng lượng, quy cách đóng gói.
Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill): Chứng từ vận tải, bằng chứng sở hữu hàng hóa.
Chứng nhận xuất xứ (C/O): Rất quan trọng để được hưởng ưu đãi thuế quan nếu nhập từ các nước có hiệp định FTA với Việt Nam (như Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản…).
Lưu ý quan trọng: Doanh nghiệp cần kiểm tra chéo (cross-check) các thông tin như tên hàng, số lượng, trọng lượng, đơn giá, số hợp đồng… trên tất cả các chứng từ để đảm bảo sự thống nhất 100%. Ngoài ra, cần xác định chính xác mã HS (HS Code) của hàng hóa ngay từ đầu để dự tính mức thuế phải nộp và các chính sách quản lý đi kèm.
Giám định đồng bộ cho hàng hóa
Đối với các doanh nghiệp nhập khẩu dây chuyền máy móc, thiết bị phức tạp hoặc các dự án đầu tư, khái niệm “giám định đồng bộ” là một trong các lưu ý khi nhập khẩu lần đầu cần đặc biệt quan tâm.
Giám định đồng bộ là gì? Đây là bước kiểm tra tính đồng bộ của lô hàng thực tế so với bộ chứng từ nhập khẩu (Invoice, Packing List, tài liệu kỹ thuật, bản vẽ…). Mục đích là để khẳng định các bộ phận rời rạc khi lắp ráp lại sẽ tạo thành một hệ thống máy móc hoàn chỉnh, từ đó phục vụ cho việc áp mã HS chính xác và tính thuế phù hợp.
Khi nào cần giám định? Ví dụ, bạn nhập khẩu một sàn thi đấu boxing nhưng hàng được tháo rời thành khung sắt, dây, bạt, ốc vít… đóng trong nhiều kiện khác nhau. Hải quan có thể không đủ cơ sở để xác định đây là một sàn đấu nguyên chiếc hay chỉ là các linh kiện sắt thép rời rạc (có mức thuế khác nhau). Khi đó, bạn cần thuê đơn vị giám định độc lập để chứng minh tính đồng bộ của lô hàng, giúp hải quan thông quan đúng mã hàng hóa.
Kiểm tra chuyên ngành cho xuất nhập khẩu
Không phải hàng hóa nào cũng chỉ cần đóng thuế là được thông quan. Rất nhiều mặt hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành, đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục kiểm tra chất lượng, kiểm dịch hoặc xin giấy phép trước hoặc trong khi làm thủ tục hải quan. Đây là “cửa ải” mà doanh nghiệp nhập khẩu lần đầu dễ bị vướng nhất. Các loại kiểm tra phổ biến:
Kiểm dịch thực vật/động vật: Áp dụng cho nông sản, gỗ, sản phẩm từ thịt.
Kiểm tra chất lượng/Hợp quy: Áp dụng cho thiết bị điện tử, đồ gia dụng, mũ bảo hiểm, đồ chơi trẻ em… Ví dụ, đồng hồ thông minh (Smartwatch) cần đăng ký kiểm tra chất lượng và công bố hợp quy do Bộ Thông tin và Truyền thông quản lý.
Kiểm tra an toàn thực phẩm: Áp dụng cho bánh kẹo, thực phẩm đóng gói, nguyên liệu thực phẩm (Bộ Y tế hoặc Bộ Công Thương quản lý).
Khai báo hóa chất: Đối với các sản phẩm là hóa chất hoặc có chứa hóa chất nguy hiểm.
Lời khuyên: Trước khi nhập hàng, hãy tra cứu mã HS để xác định xem mặt hàng của mình có thuộc danh mục quản lý chuyên ngành hay không. Nếu có, hãy đăng ký tài khoản trên Cổng thông tin một cửa quốc gia và chuẩn bị hồ sơ đăng ký kiểm tra ngay khi hàng về để tránh phí lưu kho bãi do chờ kết quả kiểm định.
- Bài viết hữu ích: Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển
Nhập khẩu hàng hóa là một quy trình phức tạp đòi hỏi sự tỉ mỉ và am hiểu luật pháp. Hy vọng các lưu ý khi nhập khẩu lần đầu trên đây sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có sự chuẩn bị tốt nhất, giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm chi phí tối đa trong những lô hàng đầu tiên. Nếu cảm thấy quá tải, việc thuê một đơn vị Forwarder hoặc Logistics uy tín để hỗ trợ cũng là một giải pháp an toàn và hiệu quả.
