Hiện nay, nền kinh tế Việt Nam đang trong giai đoạn phát triển và hội nhập sâu rộng, sự gia tăng nhanh chóng của các giao dịch mua bán nội địa và hoạt động xuất nhập khẩu đã tạo ra một bệ phóng khổng lồ cho ngành dịch vụ logistics. Tuy nhiên, đằng sau sự lưu thông trơn tru của hàng hóa là một hệ thống quản trị tài chính vô cùng phức tạp. Việc kiểm soát doanh thu, chi phí, công nợ và dòng tiền theo từng chuyến hàng đòi hỏi bộ phận kế toán phải có chuyên môn cao và nắm vững nghiệp vụ kế toán Logistics. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn chuyên sâu và chuẩn xác nhất về kế toán Logistics theo quy định hiện hành, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao biên lợi nhuận.
Logistics là gì
Để nắm bắt được cốt lõi của các nghiệp vụ kế toán Logistics, bước đầu tiên chúng ta cần hiểu rõ khái niệm về lĩnh vực này.
Theo định nghĩa của Hội đồng chuyên gia quản lý chuỗi cung ứng Hoa Kỳ, Logistics là một quá trình bao gồm việc hoạch định, thực hiện và kiểm soát sự lưu thông, tích trữ hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm cũng như bán thành phẩm. Quá trình này diễn ra từ điểm xuất phát cho đến tay người tiêu dùng cuối cùng nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng.
Tại Việt Nam, căn cứ theo điều 233 của luật thương mại năm 2005, dịch vụ logistics được pháp luật quy định là một hoạt động thương mại. Theo đó, các thương nhân sẽ đứng ra tổ chức và thực hiện một hoặc nhiều công đoạn quan trọng bao gồm: nhận hàng, vận chuyển, lưu kho bãi, làm thủ tục hải quan và các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa theo sự thỏa thuận với khách hàng để hưởng thù lao.
Các mô hình Logistics
Trước khi đi sâu vào hạch toán nghiệp vụ kế toán Logistics, nhà quản trị và kế toán viên cần xác định rõ doanh nghiệp của mình đang hoạt động theo mô hình nào, bởi mỗi mô hình sẽ có sự biến đổi khác nhau về dòng tiền và phương thức hạch toán. Căn cứ theo cách thức tổ chức và mức độ cung cấp dịch vụ, logistics trên thế giới và tại Việt Nam hiện đang được phân chia thành 5 mô hình cơ bản sau đây:
1PL (First Party Logistics – Logistics tự cấp)
Đây là hình thức doanh nghiệp tự tổ chức và thực hiện các hoạt động logistics bằng chính các nguồn lực nội bộ tự có của mình như nhà xưởng, kho bãi, phương tiện vận tải và con người mà chưa có sự tham gia, can thiệp của các đơn vị dịch vụ bên ngoài.
2PL (Second Party Logistics – Logistics một phần)
Là hình thức doanh nghiệp tiến hành thuê ngoài dịch vụ, trong đó bên cung cấp dịch vụ (công ty logistics) chỉ đảm nhận một khâu đơn lẻ trong toàn bộ chuỗi cung ứng, thường là các hoạt động mang tính truyền thống như vận tải, kho vận, thanh toán hoặc làm thủ tục hải quan.
3PL (Third Party Logistics – Logistics theo hợp đồng/thuê ngoài)
Ở mô hình này, các chủ hàng sẽ thuê công ty logistics bên ngoài thực hiện toàn bộ hoặc một số khâu chọn lọc của quá trình logistics. Công ty logistics sẽ thay mặt chủ hàng làm các công việc từ thủ tục xuất nhập khẩu, giao nhận, cung cấp chứng từ cho đến vận tải nội địa và quốc tế.
4PL (Fourth Party Logistics – Logistics chuỗi phân phối)
Công ty logistics đóng vai trò là nhà cung cấp chủ đạo, được khách hàng ủy quyền để quản lý, tập trung cải tiến quy trình và thực hiện toàn bộ chuỗi cung ứng. 4PL đóng vai trò là cầu nối chiến lược giữa khách hàng với các nhà cung cấp, phân phối, tích hợp thêm các dịch vụ công nghệ thông tin (IT) nhằm mang lại hiệu quả kinh tế tối ưu nhất.
5PL (Fifth Party Logistics – Dịch vụ logistics bên thứ 5)
Đây là mô hình phát triển và phổ biến nhất hiện nay, sinh ra để phục vụ cho sự bùng nổ của thương mại điện tử. Mô hình này quản lý toàn bộ các hệ thống đơn hàng, hệ thống vận tải, kho bãi thông qua các nền tảng thương mại điện tử (như Shopee, Lazada, Tiki…), áp dụng tốt cho cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam.
Các nghiệp vụ kế toán Logistics tại công ty
Đặc thù của nghiệp vụ kế toán Logistics là sự phát sinh hàng loạt các giao dịch phức tạp liên quan đến nhiều đối tượng như khách hàng, hãng tàu, kho bãi, cơ quan hải quan, thậm chí liên quan đến các giao dịch đa ngoại tệ (thanh toán bằng USD, EUR nhưng thu bằng VNĐ). Kế toán trong công ty logistics phải theo dõi sát sao doanh thu, chi phí theo từng chuyến hàng (shipment) hoặc từng container thay vì chỉ hạch toán tổng hợp theo tháng. Căn cứ theo điều 3 nghị định 163/2017/NĐ-CP về kinh doanh dịch vụ logistics, có đến 17 loại hình dịch vụ khác nhau, nhưng xét dưới góc độ kế toán, chúng được tổng hợp lại thành 3 nhóm nghiệp vụ kế toán Logistics chủ đạo sau:
Hạch toán nhóm nghiệp vụ kho bãi
Nhóm dịch vụ này bao gồm các hoạt động như xếp dỡ hàng hóa, kiểm đếm hàng, khai thác bãi container, khai thác kho CFS, kho ngoại quan, cho thuê bãi, thuê thiết bị xếp dỡ hoặc cho thuê vỏ container. Quy trình thực hiện nghiệp vụ kế toán Logistics đối với kho bãi được hạch toán như sau:
Ghi nhận doanh thu: Định kỳ, khi có hợp đồng và biên bản nghiệm thu dịch vụ cho thuê kho bãi hoàn tất, kế toán ghi nhận doanh thu:
- Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng (theo dõi chi tiết từng khách hàng).
- Có TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ.
- Có TK 33311 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp. Khi nhận được thanh toán từ khách hàng: Nợ TK 112 / Có TK 131.
Trong trường hợp khách hàng trả tiền thuê kho trước cho nhiều kỳ hạn, kế toán hạch toán vào doanh thu chưa thực hiện:
- Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng.
- Có TK 3387 – Doanh thu chưa thực hiện.
- Có TK 33311 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp. Hàng kỳ phân bổ doanh thu: Nợ TK 3387 / Có TK 5113.
Ghi nhận chi phí và giá vốn: Chi phí kho bãi bao gồm rất nhiều khoản (chi phí vận hành, khấu hao thiết bị, lương nhân công kho). Điểm cốt lõi của nghiệp vụ kế toán Logistics ở đây là phải nhận diện được chi phí nào là chi phí đích danh cho một hợp đồng, và chi phí nào cần phân bổ chung.
- Tập hợp chi phí: Nợ TK 621, 622, 627, Nợ TK 133 / Có TK 111, 112, 152, 153, 214, 334….
- Kết chuyển tính giá thành: Nợ TK 154 / Có TK 621, 622, 627.
- Xác định giá vốn dịch vụ kho bãi: Nợ TK 632 / Có TK 154.
Hạch toán nhóm nghiệp vụ vận chuyển
Đây là mảng kinh doanh cốt lõi. Dịch vụ vận tải bao gồm vận tải nội địa (từ cảng đến cảng, từ kho đến kho), vận tải quốc tế (đường biển, hàng không), và vận chuyển hàng dự án siêu trường siêu trọng.
Ghi nhận doanh thu: Dựa vào hợp đồng, vận đơn (B/L), thông báo hàng đến (Arrival Notice) hoặc lệnh giao hàng (D/O), kế toán hạch toán:
- Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng.
- Có TK 5113 – Doanh thu cung cấp dịch vụ.
- Có TK 33311 – Thuế GTGT đầu ra phải nộp.
Ghi nhận chi phí và giá vốn: Giá vốn của dịch vụ vận tải cấu thành từ tiền lương tài xế, chi phí khấu hao xe, chi phí bảo dưỡng, phí xăng dầu nhiên liệu, chi phí thuê bên thứ ba. Kế toán ghi nhận tương tự nhóm kho bãi nhưng phải chú ý đánh giá các chi phí phát sinh từng lần (như cầu đường) để đưa vào giá vốn đích danh của từng hợp đồng vận chuyển.
Lưu ý cực kỳ quan trọng về Thuế GTGT: Một trong những nguyên tắc sống còn của nghiệp vụ kế toán Logistics vận tải là việc áp dụng đúng mức thuế suất. Dịch vụ vận tải nội địa chịu thuế GTGT thông thường là 10%. Tuy nhiên, đối với vận tải quốc tế (áp dụng cho cả chặng nội địa nằm trong hợp đồng vận tải quốc tế), doanh nghiệp sẽ được hưởng mức thuế suất 0%. Để được áp dụng thuế 0% theo điều 9 thông tư 219/2013/TT-BTC, doanh nghiệp bắt buộc phải có đầy đủ chứng từ: Hợp đồng vận chuyển quốc tế hợp pháp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (thanh toán qua ngân hàng).
Hạch toán nhóm nghiệp vụ hải quan và các thủ tục giấy tờ khác
Nghiệp vụ này vô cùng phức tạp, liên quan đến các khoản thu hộ – chi hộ (như nộp thuế nhập khẩu, phí nâng hạ container, phí THC, phí lưu bãi, phí kiểm tra chuyên ngành). Khi thực hiện nghiệp vụ kế toán Logistics mảng này, nếu công ty logistics sử dụng tên pháp nhân của chủ hàng để đi làm thủ tục, kế toán sẽ hạch toán như sau:
- Khi kế toán tạm ứng tiền cho nhân viên hiện trường đi đóng phí: Nợ TK 141 – Tạm ứng / Có TK 111, 112.
- Nhân viên nộp lại biên lai, hóa đơn chi hộ đóng phí cho cảng/hải quan: Nợ TK 1388 – Phải thu khác / Có TK 141.
- Khi hoàn thành dịch vụ, nhận lại khoản tiền chi hộ từ khách hàng: Nợ TK 111, 112 / Có TK 1388.
- Đồng thời ghi nhận doanh thu từ tiền phí dịch vụ khai thuê hải quan mà công ty được hưởng: Nợ TK 131 / Có TK 5113 / Có TK 33311.
Trường hợp doanh nghiệp logistics ký hợp đồng chi hộ, nhưng các biên lai, hóa đơn thu phí lại mang tên của chính công ty logistics chứ không mang tên chủ hàng, thì khi thu lại tiền từ khách hàng, công ty logistics bắt buộc phải xuất hóa đơn GTGT giao cho khách hàng (áp dụng thuế suất theo đúng dịch vụ thực tế).
Một số văn bản pháp luật liên quan đến nghiệp vụ kế toán, thuế trong doanh nghiệp Logistics
Sự biến động liên tục của các loại phụ phí và giao dịch ngoại tệ khiến việc tuân thủ pháp luật trở thành yếu tố cốt lõi. Để triển khai chính xác các nghiệp vụ kế toán Logistics và tránh rủi ro bị cơ quan thuế xử phạt, kế toán trưởng và giám đốc doanh nghiệp cần đặc biệt nghiên cứu kỹ lưỡng các văn bản pháp lý gối đầu giường sau đây:
- Nghị định số 163/2017/NĐ-CP (ban hành ngày 30/12/2017): Quy định cực kỳ chi tiết về điều kiện kinh doanh và phân loại các dịch vụ logistics.
- Công văn số 13705/CT-TTHT (ngày 29/03/2019 của Cục thuế TP. Hà Nội): Hướng dẫn chi tiết cách thức lập hóa đơn đối với các khoản tiền chi hộ khách hàng trong quá trình làm thủ tục hải quan và logistics.
- Công văn số 4359/TCT-CS (ngày 24/10/2007): Quy định về cách tính thuế GTGT đối với khoản tiền hoa hồng phát sinh từ dịch vụ đại lý vận tải biển quốc tế.
- Công văn số 9536/CT-TTHT (ngày 03/10/2016): Hướng dẫn tháo gỡ các vướng mắc về chính sách thuế chung áp dụng cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu và logistics.
- Công văn số 5335/CTHN-TTHT (ngày 19/02/2021): Hướng dẫn chi tiết về việc kê khai và nộp thuế nhà thầu đối với các dịch vụ giao nhận, kho vận khi có yếu tố hợp tác với các đối tác nước ngoài.
Có thể khẳng định rằng, trong bối cảnh chuỗi cung ứng toàn cầu ngày càng đối mặt với nhiều sức ép về chi phí và thời gian, một hệ thống tài chính mạnh mẽ là điểm tựa duy nhất giúp doanh nghiệp đứng vững. Nghiệp vụ kế toán Logistics không chỉ đơn thuần là việc ghi chép sổ sách khô khan, mà nó đòi hỏi sự am hiểu sâu sắc về các khâu vận hành, từ nghiệp vụ quản lý kho bãi, tính cước vận chuyển đa phương thức cho đến việc tháo gỡ các thủ tục hải quan phức tạp.
