Trong kỷ nguyên thương mại điện tử bùng nổ và sự toàn cầu hóa chuỗi cung ứng, việc giao thương xuyên biên giới thông qua các dịch vụ vận chuyển hỏa tốc như DHL, FedEx, UPS, hay EMS đang trở thành lựa chọn hàng đầu của các cá nhân và doanh nghiệp. Tuy nhiên, một rào cản lớn khiến nhiều nhà nhập khẩu lo lắng chính là các quy định pháp lý và quy trình thông quan hàng hóa. Việc am hiểu tường tận thủ tục nhập khẩu hàng chuyển phát nhanh không chỉ giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí lưu kho bãi mà còn hạn chế triệt để các rủi ro pháp lý. Trong bài viết này vận tải Thái Hà sẽ làm rõ về quy trình làm thủ tục nhập khẩu, thuế nhập khẩu hàng chuyển phát nhanh và các chính sách của nhà nước đối với loại hình chuyển phát nhanh, cùng tìm hiểu ngay nhé.
Chính sách nhập khẩu hàng chuyển phát nhanh
Bước nền tảng đầu tiên để có một thủ tục nhập khẩu hàng chuyển phát nhanh thuận lợi là nắm vững hành lang pháp lý và các chính sách quản lý nhà nước. Hàng hóa được gửi qua mạng lưới chuyển phát nhanh quốc tế chịu sự điều chỉnh của nhiều văn bản pháp luật quan trọng. Cụ thể, chính sách nhập khẩu mặt hàng này được quy định rõ tại:
- Thông tư số 191/2015/TT-BTC quy định về thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh gửi qua dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế.
- Thông tư 38/2015/TT-BTC và thông tư sửa đổi 39/2018/TT-BTC quy định chung về thủ tục hải quan.
- Nghị định 134/2016/NĐ-CP và Quyết định 78/2010/QĐ-TTg liên quan đến các định mức miễn thuế.
- Nghị định 69/2018/NĐ-CP, Nghị định 43/2017/NĐ-CP, và nghị định 128/2020/NĐ-CP (quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan).
Căn cứ vào các văn bản pháp luật trên, hàng hóa chuyển phát nhanh được phân luồng quản lý rất chặt chẽ. Cơ quan hải quan thường chia hàng hóa nhập khẩu thành 3 nhóm cơ bản:
Nhóm 1: Tài liệu, chứng từ không có giá trị thương mại. Các mặt hàng này thường không cần phải mở tờ khai hải quan phức tạp.
Nhóm 2: Hàng hóa có trị giá hải quan nằm trong định mức được miễn thuế nhập khẩu (từ 1.000.000 VNĐ trở xuống) và không thuộc diện phải xin giấy phép hay kiểm tra chuyên ngành.
Nhóm 3: Những hàng hóa có giá trị cao, hàng hóa yêu cầu chủ hàng tự làm thủ tục, hoặc hàng hóa bắt buộc phải kiểm tra chuyên ngành, xin giấy phép nhập khẩu.
Việc hiểu rõ sản phẩm của mình thuộc nhóm nào là “kim chỉ nam” giúp doanh nghiệp chuẩn bị bộ hồ sơ chính xác, đẩy nhanh tiến độ của thủ tục nhập khẩu hàng chuyển phát nhanh.
Xác định mã hs cho mặt hàng được nhập
Trong thương mại quốc tế, xác định mã HS (Harmonized System Code) là nghiệp vụ sống còn và là trái tim của mọi thủ tục nhập khẩu hàng chuyển phát nhanh. Mã HS là một hệ thống mã số dùng chung trên toàn thế giới để phân loại hàng hóa; trong đó 6 số đầu tiên của một mặt hàng ở mọi quốc gia là hoàn toàn giống nhau.
Tại sao phải xác định chuẩn mã HS? Việc áp đúng mã HS sẽ quyết định trực tiếp đến mức thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (GTGT), cũng như giúp doanh nghiệp nhận biết mặt hàng này có dính các chính sách quản lý chuyên ngành (kiểm tra chất lượng, kiểm dịch, xin giấy phép) hay không.
Rủi ro khi áp sai mã HS: Nếu khai báo sai lệch mã HS trong quá trình làm thủ tục nhập khẩu hàng chuyển phát nhanh, doanh nghiệp sẽ phải gánh chịu những rủi ro cực kỳ nặng nề:
- Trì hoãn thông quan: Hải quan sẽ yêu cầu giữ hàng lại để kiểm tra, xác minh lại thông tin, gây chậm trễ chuỗi cung ứng.
- Xử phạt hành chính: Theo nghị định 128/2020/NĐ-CP, việc khai sai mã HS dẫn đến thiếu số thuế phải nộp sẽ bị phạt tiền, thậm chí mức phạt có thể lên tới gấp 3 lần số thuế khai thiếu (với mức phạt tối thiểu là 2.000.000 VNĐ).
Để xác định chính xác, bạn có thể tra cứu trên cổng thông tin của tổng cục Hải quan, dựa vào tính chất, thành phần cấu tạo của sản phẩm hoặc tốt nhất là nên tham vấn ý kiến từ các chuyên gia, đơn vị dịch vụ đại lý hải quan chuyên nghiệp.
Thuế nhập khẩu hàng chuyển phát nhanh
Kiểm soát chi phí là ưu tiên số một của các nhà kinh doanh. Khi thực hiện thủ tục nhập khẩu hàng chuyển phát nhanh, người nhập khẩu bắt buộc phải hoàn thành nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước. Các loại thuế, phí cơ bản:
Thuế nhập khẩu (Import duty): Mức thuế suất phụ thuộc vào mã HS của hàng hóa và quốc gia xuất xứ.
Thuế giá trị gia tăng (VAT): Thường áp dụng ở mức 8% hoặc 10% tính trên tổng trị giá hàng hóa cộng thuế nhập khẩu.
Thuế tiêu thụ đặc biệt / Thuế bảo vệ môi trường: Chỉ áp dụng cho một số mặt hàng đặc thù như rượu, xì gà, xăng dầu.
Lệ phí hải quan và phí dịch vụ: Phí kho bãi, phí chứng từ do hãng chuyển phát thu.
Cách tính thuế nhập khẩu:
Thuế nhập khẩu = Trị giá CIF x % Thuế suất nhập khẩu.
Thuế GTGT = (Trị giá CIF + Thuế nhập khẩu) x % Thuế suất GTGT. (Trong đó, trị giá CIF bao gồm giá trị tiền hàng cộng với toàn bộ chi phí vận chuyển, bảo hiểm quốc tế để đưa hàng về đến cửa khẩu Việt Nam).
Trường hợp nào được miễn thuế? Theo Điều 29 Nghị định 134/2016/NĐ-CP và Quyết định 78/2010/QĐ-TTg, thủ tục nhập khẩu hàng chuyển phát nhanh của bạn sẽ được miễn thuế nhập khẩu và thuế GTGT nếu thuộc các trường hợp:
Hàng hóa có trị giá hải quan từ 1.000.000 VNĐ trở xuống, hoặc số tiền thuế phải nộp dưới 100.000 VNĐ.
Hàng hóa có tổng trị giá dưới 500.000 VNĐ hoặc số tiền thuế xuất nhập khẩu phải nộp dưới mức 50.000 VNĐ cho một lần nhập khẩu.
Nếu nhập khẩu từ các quốc gia Việt Nam có ký kết Hiệp định Thương mại Tự do (FTA) như Trung Quốc, Hàn Quốc, Nhật Bản, EU…, hãy yêu cầu người bán cung cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O). Nếu C/O hợp lệ, thuế nhập khẩu ưu đãi đặc biệt có thể giảm xuống còn 0%, giúp bạn tối ưu hóa chi phí kinh doanh một cách ngoạn mục.
Quy trình làm thủ tục nhập khẩu hàng chuyển phát nhanh
Để lô hàng “đi đến nơi, về đến chốn”, quy trình thủ tục nhập khẩu hàng chuyển phát nhanh thường tuân theo các bước tiêu chuẩn được quy định tại thông tư 38/2015/TT-BTC và 39/2018/TT-BTC. Địa điểm làm thủ tục thường là các chi cục Hải quan chuyển phát nhanh tại Hà Nội (mã 01DD) và TP.HCM (mã 02DS).
Hồ sơ cần chuẩn bị (Customs Dossier): Bộ chứng từ quyết định tốc độ thông quan bao gồm:
- Tờ khai hải quan điện tử.
- Vận đơn hàng không (Airway Bill).
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
- Phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List).
- Giấy giới thiệu có đóng dấu của doanh nghiệp.
- Chứng nhận xuất xứ (C/O), Hợp đồng (Sales Contract), Catalogs, và hồ sơ kiểm tra chuyên ngành (nếu có).
Các bước thực hiện:
- Bước 1: Khai tờ khai hải quan điện tử. Sau khi nhận được thông báo hàng đến và tập hợp đủ bộ chứng từ, người nhập khẩu (hoặc đại lý khai thuê) tiến hành truyền dữ liệu tờ khai lên hệ thống hải quan điện tử VNACCS/VCIS.
- Bước 2: Mở tờ khai và phân luồng. Hệ thống sẽ tự động phân luồng xanh, vàng và đỏ
- Bước 3: Nộp thuế và thông quan. Sau khi hải quan duyệt hồ sơ/hàng hóa hợp lệ, doanh nghiệp tiến hành nộp các khoản thuế và lệ phí. Khi hệ thống báo đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính, lô hàng chính thức được cấp phép thông quan.
- Bước 4: Thanh lý tờ khai và nhận hàng. Doanh nghiệp in tờ khai đã thông quan kèm mã vạch, tiến hành thanh lý tại hải quan giám sát kho và làm việc với hãng chuyển phát (DHL, FedEx, UPS…) để nhận hàng đưa về kho.
Những lưu ý khi làm thủ tục nhập khẩu hàng chuyển phát nhanh
Dù được thiết kế để diễn ra hỏa tốc, nhưng thực tiễn làm thủ tục nhập khẩu hàng chuyển phát nhanh vẫn tiềm ẩn vô số “cạm bẫy”. Để không bị lưu kho bãi đắt đỏ, hãy ghi nhớ ngay các lưu ý sống còn sau:
Phân biệt rõ hàng cá nhân và hàng công ty (mậu dịch/phi mậu dịch):
Với hàng cá nhân, phi mậu dịch hoặc trị giá thấp (dưới 1.000.000 VNĐ), các hãng chuyển phát nhanh như DHL, FedEx thường sẽ tự động khai báo và giao hàng tận nhà cho bạn. Với hàng mậu dịch (kinh doanh) của công ty, hãng chuyển phát sẽ không đứng ra thông quan. Doanh nghiệp bắt buộc phải tự truyền tờ khai hoặc thuê công ty dịch vụ đại lý hải quan để xử lý.
Kiểm tra kỹ chính sách quản lý chuyên ngành: Đây là lỗi chí mạng nhiều người mắc phải. Đừng đợi hàng bay về đến Tân Sơn Nhất hay Nội Bài mới biết sản phẩm của mình thuộc diện phải xin giấy phép nhập khẩu, kiểm dịch thực vật, kiểm tra chất lượng hay an toàn thực phẩm. Hàng sẽ bị kẹt, tốn phí lưu kho, thậm chí buộc phải tái xuất hoặc tiêu hủy.
Tính nhất quán của chứng từ: Khai báo sai tên hàng, số lượng, hoặc số liệu trên Invoice không khớp với Packing List sẽ lập tức đẩy tờ khai của bạn vào luồng đỏ hoặc bị tạm giữ. Đảm bảo chứng từ minh bạch, chính xác 100%.
Tuyệt đối tránh hàng cấm: Tra cứu kỹ danh mục hàng cấm nhập khẩu vào Việt Nam. Các loại vũ khí, văn hóa phẩm đồi trụy, thiết bị y tế cũ, đồ điện tử gia dụng đã qua sử dụng… gửi qua chuyển phát nhanh sẽ bị tịch thu lập tức.
Dán nhãn hàng hóa (Shipping Mark): Dù đi qua đường chuyển phát nhanh, kiện hàng vẫn phải có đầy đủ nhãn mác ghi rõ thông tin sản phẩm, xuất xứ, nhà sản xuất/nhập khẩu để phục vụ cho công tác kiểm hóa của hải quan.
Bài viết hữu ích: Xuất nhập khẩu tại chỗ là gì? Thủ tục xuất nhập khẩu tại chỗ
Thủ tục nhập khẩu hàng chuyển phát nhanh là một quy trình pháp lý nghiêm ngặt nhưng hoàn toàn có thể chinh phục nếu bạn trang bị đủ kiến thức về mã HS, biểu thuế và chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng. Đối với các lô hàng mậu dịch giá trị cao, yêu cầu thời gian gấp rút, việc sử dụng dịch vụ thông quan từ các đơn vị Logistics chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa chi phí và đảm bảo dòng chảy kinh doanh không bao giờ bị gián đoạn.
