Trong lĩnh vực vận tải, logistics và thương mại điện tử xuyên biên giới, chi phí vận chuyển luôn là bài toán đau đầu đối với mọi chủ doanh nghiệp và các nhà bán lẻ. Đã bao giờ bạn gửi một kiện hàng có khối lượng thực tế rất nhẹ (như gấu bông, quần áo mùa đông, mút xốp…) nhưng lại bị hãng vận chuyển báo giá cước cao chưa? Nguyên nhân đằng sau sự chênh lệch chi phí này chính là khái niệm trọng lượng thể tích. Việc không hiểu rõ trọng lượng thể tích là gì và cách tính toán ra sao có thể khiến doanh nghiệp của bạn lãng phí hàng chục, thậm chí hàng trăm triệu đồng tiền cước vận chuyển mỗi năm. Tham khảo bài viết để tìm hiểu cách tính khối lượng thể tích và ước tính giá tiền cho quý doanh nghiệp.
Trọng lượng thể tích là gì?
Trong ngôn ngữ logistics chuyên ngành, trọng lượng thể tích (tiếng Anh là Volumetric Weight hoặc Dimensional Weight – viết tắt là DIM) là một phương pháp đo lường không gian mà một kiện hàng chiếm dụng trong phương tiện vận tải, sau đó quy đổi không gian đó thành một mức trọng lượng tương đương để tính cước phí.
Nói một cách đơn giản, các hãng vận chuyển (như máy bay, tàu biển, xe tải) không chỉ bị giới hạn bởi sức nặng (tải trọng) mà còn bị giới hạn bởi không gian chứa hàng (thể tích). Do đó, để đảm bảo tính công bằng, ngành logistics đã đặt ra hai khái niệm trọng lượng để so sánh khi tính cước:
- Trọng lượng thực tế (Gross Weight / Actual Weight): Là cân nặng thực tế của kiện hàng khi bạn đặt nó lên bàn cân (tính bằng kg).
- Trọng lượng thể tích (Volumetric Weight): Là trọng lượng được quy đổi từ kích thước 3 chiều (Dài x Rộng x Cao) của kiện hàng đó.
Nguyên tắc tính cước (Chargeable Weight): Sau khi xác định được cả hai chỉ số trên, hãng vận chuyển sẽ tiến hành so sánh. Chỉ số nào cao hơn sẽ được lấy làm Trọng lượng tính cước (Chargeable Weight). Ví dụ: Nếu kiện hàng của bạn có cân nặng thực tế là 5kg, nhưng trọng lượng thể tích quy đổi lên tới 15kg, thì hãng vận chuyển sẽ thu cước phí dựa trên mức 15kg. Việc nắm rõ bản chất trọng lượng thể tích chính là bước đầu tiên để bạn kiểm soát và quản trị rủi ro chi phí chuỗi cung ứng.
Công thức tính trọng lượng thể tích hàng hóa
Để chủ động dự trù kinh phí trước khi gửi hàng, doanh nghiệp cần phải biết cách áp dụng chính xác công thức tính trọng lượng thể tích. Tùy thuộc vào phương thức vận tải (đường hàng không, đường biển hay chuyển phát nhanh nội địa), các hiệp hội vận tải quốc tế (như IATA) đã đưa ra các hằng số quy đổi khác nhau. Dưới đây là các công thức chuẩn hóa đang được áp dụng rộng rãi nhất hiện nay:
Công thức đối với đường hàng không và chuyển phát nhanh quốc tế (Air Freight / Express)
Đối với các hãng chuyển phát nhanh toàn cầu (như DHL, FedEx, UPS) và các chuyến bay chở hàng thương mại, không gian trên máy bay là vô cùng đắt đỏ. Công thức quy chuẩn được tính như sau:
Trọng lượng thể tích (kg) = (Chiều Dài x Chiều Rộng x Chiều Cao) / 5000 (Lưu ý: Kích thước Dài, Rộng, Cao được tính bằng đơn vị Centimet – cm)
Ví dụ minh họa: Bạn cần gửi một thùng hàng chứa gấu bông sang Mỹ.
- Cân nặng thực tế của thùng hàng: 10 kg.
- Kích thước thùng carton: Dài 60cm, Rộng 50cm, Cao 50cm.
- Áp dụng công thức: Trọng lượng thể tích = (60 x 50 x 50) / 5000 = 30 kg.
- Kết luận: Vì 30kg (thể tích) > 10kg (thực tế), hãng hàng không sẽ thu cước phí của bạn ở mức 30kg.
(Một số hãng vận chuyển nội địa tại Việt Nam như Viettel Post, VNPost, GHTK có thể áp dụng mẫu số chia là 6000 thay vì 5000 đối với đường bộ. Việc chia cho 6000 sẽ giúp trọng lượng thể tích của bạn nhỏ hơn, từ đó cước phí rẻ hơn. Bạn cần hỏi rõ quy định của từng đối tác vận tải).
Công thức đối với đường biển (Sea Freight – LCL)
Khác với đường hàng không, vận tải đường biển (đối với hàng lẻ LCL) không tính cước theo Kilogram mà tính theo Số khối, hay còn gọi là CBM (Cubic Meter – Mét khối).
Thể tích hàng hóa (CBM) = Chiều Dài x Chiều Rộng x Chiều Cao (Lưu ý: Kích thước Dài, Rộng, Cao được tính bằng đơn vị Mét – m)
Trong vận tải đường biển, quy ước chuẩn là: 1 CBM = 1000 kg (1 tấn). Hãng tàu cũng sẽ so sánh giữa số CBM (thể tích) và số Tấn (trọng lượng thực tế). Nếu 1 kiện hàng có thể tích 2 CBM nhưng chỉ nặng 500kg (0.5 tấn), hãng tàu sẽ tính cước theo 2 CBM. Ngược lại, nếu hàng nặng 3 tấn nhưng chỉ chiếm 1 CBM, hãng tàu sẽ tính cước theo 3 tấn.
Nắm vững các công thức toán học này, bạn sẽ không bao giờ bị bỡ ngỡ hay tranh cãi với các đơn vị Forwarder về hóa đơn cước phí của mình.
Tại vì sao lại phải tính trọng lượng thể tích?
Nhiều khách hàng mới bước chân vào ngành thương mại điện tử thường cảm thấy bất công và đặt ra câu hỏi: “Hàng của tôi rất nhẹ, tại sao không tính tiền theo số cân thực tế mà lại đẻ ra cái trọng lượng thể tích này để thu thêm tiền?”. Tuy nhiên, đứng ở góc độ quản trị vận tải và kinh tế học, đây là một quy định vô cùng hợp lý và bắt buộc phải có. Dưới đây là những lý do cốt lõi giải thích tại sao ngành logistics toàn cầu lại áp dụng trọng lượng thể tích:
Thứ nhất, bài toán về giới hạn không gian của phương tiện vận tải: Bất kỳ một chiếc máy bay chở hàng (Freighter), một xe tải đường dài hay một container 40 feet đều có giới hạn song song về hai mặt: Sức tải trọng (số kg tối đa chở được) và Sức chứa không gian (số mét khối tối đa chứa được). Hãy làm một phép thử: Nếu một chiếc máy bay chở toàn sắt thép, máy bay sẽ đạt đến giới hạn “Tải trọng” khi khoang chứa vẫn còn trống rỗng. Ngược lại, nếu máy bay chở toàn bông gòn, gối nệm, khoang máy bay sẽ chật cứng (đạt giới hạn Không gian) nhưng tổng khối lượng máy bay lại rất nhẹ.
Thứ hai, đảm bảo doanh thu và lợi nhuận cho hãng vận chuyển: Nếu hãng vận chuyển chỉ thu tiền dựa trên “cân nặng thực tế”, thì chuyến bay chở đầy một khoang bông gòn siêu nhẹ sẽ khiến họ bị lỗ nặng nề, vì số tiền cước thu được quá ít, không đủ bù đắp chi phí nhiên liệu, nhân sự và khấu hao máy bay. Do đó, trọng lượng thể tích được sinh ra để đảm bảo rằng, những mặt hàng nhẹ nhưng cồng kềnh, chiếm nhiều diện tích của người khác phải trả một mức phí xứng đáng cho khoảng không gian mà chúng chiếm dụng.
Thứ ba, thúc đẩy sự tối ưu hóa bao bì toàn cầu: Việc áp dụng luật tính trọng lượng thể tích chính là “đòn bẩy” kinh tế ép buộc các nhà sản xuất, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu phải nghiên cứu cách đóng gói hàng hóa nhỏ gọn nhất có thể. Điều này giúp loại bỏ những không gian “chết” trong thùng hàng, tối ưu hóa năng lực chuyên chở của toàn bộ chuỗi cung ứng, từ đó góp phần giảm thiểu số lượng chuyến bay/chuyến xe và bảo vệ môi trường sinh thái.
Cách giảm trọng lượng thể tích đơn hàng
Hiểu được sự khốc liệt của bài toán chi phí cước, mục tiêu hàng đầu của các chuyên gia đóng gói (Packing) là phải tìm mọi cách ép trọng lượng thể tích xuống mức thấp nhất, tiệm cận với trọng lượng thực tế. Dưới đây là những thủ thuật “vàng” giúp doanh nghiệp của bạn cắt giảm đáng kể hóa đơn vận chuyển:
Chọn kích thước thùng carton vừa vặn khít với sản phẩm
Lỗi sai kinh điển của nhiều chủ shop là sử dụng thùng carton có sẵn, quá lớn so với sản phẩm bên trong, sau đó nhét đầy màng xốp hơi (bubble wrap) hoặc mút xốp để chèn. Những khoảng không gian “thừa thãi” này chính là thủ phạm làm tăng trọng lượng thể tích. Hãy thiết kế và đặt hàng sản xuất các loại thùng carton có kích thước ôm sát, vừa vặn tuyệt đối với hình dáng sản phẩm của bạn.
Ứng dụng công nghệ hút chân không (Vacuum Packing)
Đối với các mặt hàng có độ xốp, mềm và chứa nhiều không khí như: quần áo mùa đông, áo phao, gấu bông, chăn ga gối đệm, tã bỉm… giải pháp đỉnh cao nhất là sử dụng túi hút chân không. Việc rút cạn không khí có thể giúp kiện hàng xẹp xuống, giảm từ 30% đến 50% kích thước ban đầu, kéo theo trọng lượng thể tích giảm đi một nửa, tiết kiệm hàng triệu đồng tiền cước gửi hàng đi nước ngoài.
Đóng gói gộp (Consolidation) thông minh
Thay vì gửi nhiều kiện hàng nhỏ lẻ, hãy gom chúng lại và sắp xếp đan xen vào một thùng carton lớn theo nguyên tắc “trò chơi xếp hình Tetris”. Hãy tận dụng mọi khoảng trống bên trong các sản phẩm (ví dụ: nhét tất, găng tay vào bên trong đôi giày; nhét phụ kiện nhỏ vào bên trong túi xách). Sự sắp xếp khoa học này giúp triệt tiêu hoàn toàn không gian chết, hạ thấp tối đa mức trọng lượng thể tích tổng thể của đơn hàng.
Khảo sát và lựa chọn đối tác vận chuyển phù hợp
Như đã phân tích ở phần công thức, mỗi đơn vị vận chuyển có một chính sách tính trọng lượng thể tích khác nhau. Một số hãng chuyển phát áp dụng chia cho 5000, nhưng có những hãng ưu đãi chia cho 6000 hoặc thậm chí là 7000 đối với khách hàng doanh nghiệp lớn. Hãy đàm phán hợp đồng, so sánh biểu phí giữa nhiều Forwarder để chọn ra đối tác có mẫu số chia cao nhất, có lợi nhất cho các mặt hàng cồng kềnh của bạn.
Tổng kết lại, trọng lượng thể tích không phải là một thuật ngữ học thuật khô khan, mà nó chính là huyết mạch tác động trực tiếp đến dòng tiền và biên độ lợi nhuận của doanh nghiệp. Đặc biệt, khi gửi hàng tại vận tải Thái Hà, bạn sẽ được tư vấn cách đóng gói đảm bảo hàng hóa. Chúng tôi luôn có giá cước quốc tế và nội địa ưu đãi tốt nhất cho khách hàng. Liên hệ ngay qua số hotline để được báo giá hoàn toàn miễn phí.
