Trong quy trình xuất nhập khẩu và Logistics, một sai sót nhỏ về thông tin trên vận đơn có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như kẹt hàng tại cảng, phát sinh phí chỉnh sửa (Amendment fee) lên đến hàng trăm đô la, hoặc tệ hơn là bị ngân hàng từ chối thanh toán L/C. Để tránh những “cơn ác mộng” này, việc nắm vững và thực hiện chính xác Shipping Instruction là yêu cầu bắt buộc đối với mọi nhân viên chứng từ (Docs) và chủ hàng. Vậy lập SI như thế nào cho đúng? Vận tải GoTHL sẽ hướng dẫn cách lập và gửi SI chuẩn chỉnh, dễ hiểu ngay khi bạn mới vào nghề qua bài viết dưới đây.
Shipping Instruction là gì
Shipping Instruction (viết tắt là SI) là một thuật ngữ chuyên ngành trong vận tải quốc tế, thường được dịch là “Hướng dẫn làm hàng”, “Hướng dẫn gửi hàng” hoặc “Chi tiết làm B/L”.
Hiểu một cách đơn giản, Shipping Instruction là bản thông tin chi tiết về lô hàng do người xuất khẩu (Shipper) hoặc công ty giao nhận (Forwarder) gửi cho hãng tàu (Carrier). Mục đích chính của việc này là cung cấp dữ liệu chính xác để hãng tàu dựa vào đó phát hành Vận đơn (Bill of Lading – B/L) bản nháp (Draft) và sau đó là bản chính thức.
Nếu không có Shipping Instruction, hãng tàu sẽ không có cơ sở dữ liệu để làm vận đơn, đồng nghĩa với việc lô hàng không thể được vận chuyển hoặc người nhận hàng (Consignee) không thể lấy được hàng tại cảng đến. Trong thực tế, các nhân viên chứng từ thường gọi tắt là “gửi SI” hoặc “submit SI”.
Vai trò quan trọng của SI trong chuỗi xuất khẩu, vận tải, khai hải quan
Tuy chỉ là một bước trong quy trình chứng từ, nhưng Shipping Instruction đóng vai trò mắt xích kết nối toàn bộ hoạt động logistics:
Cơ sở pháp lý của vận đơn: Vận đơn (B/L) là chứng từ quan trọng nhất xác nhận quyền sở hữu hàng hóa. SI chính là “nguyên liệu” để tạo ra B/L. Nếu SI sai, B/L sẽ sai, dẫn đến tranh chấp pháp lý sau này.
Hỗ trợ khai báo hải quan (Manifest): Hãng tàu sử dụng thông tin từ SI để khai báo Manifest (bản lược khai hàng hóa) với cơ quan hải quan nước nhập khẩu. Nếu gửi SI trễ hoặc sai, hãng tàu khai Manifest sai, dẫn đến việc Consignee không thể mở tờ khai nhập khẩu hoặc bị phạt tiền chỉnh sửa Manifest rất cao.
Đảm bảo thanh toán quốc tế: Trong thanh toán bằng thư tín dụng (L/C), ngân hàng sẽ kiểm tra từng chữ trên B/L. Nếu thông tin trên SI không khớp với L/C, B/L được phát hành sẽ bị coi là chứng từ bất hợp lệ, và ngân hàng có quyền từ chối thanh toán.
Hướng dẫn vận hành: SI chứa các yêu cầu đặc biệt (như nhiệt độ cho container lạnh, ghi chú hàng nguy hiểm…) giúp hãng tàu sắp xếp, bảo quản và vận chuyển hàng hóa đúng quy cách an toàn.
Ai là người lập Shipping Instruction SI và khi nào cần lập
Việc xác định trách nhiệm lập SI phụ thuộc vào mô hình thuê vận tải của doanh nghiệp:
Người lập
Nếu chủ hàng (Shipper) làm việc trực tiếp với hãng tàu: Shipper là người soạn và gửi SI. Nếu chủ hàng thuê Forwarder: Shipper gửi thông tin cho Forwarder, sau đó Forwarder sẽ tổng hợp và gửi Shipping Instruction cho hãng tàu. Trong trường hợp này, Forwarder đóng vai trò trung gian kiểm tra tính chính xác của thông tin trước khi submit.
Thời điểm lập
SI thường được lập ngay sau khi chủ hàng đã đóng hàng xong, có số container, số seal và các số liệu thực tế về trọng lượng, số khối. SI phải được gửi trước thời gian SI Cut-off time (Thời gian cắt máng chứng từ) được quy định trên Booking Confirmation. Thời hạn này thường là 1-3 ngày làm việc trước khi tàu chạy, tùy thuộc vào tuyến đường và quy định của từng hãng tàu. Nếu gửi sau giờ này, lô hàng có thể bị rớt tàu (roll) hoặc bị phạt phí nộp trễ (Late SI fee).
Hướng dẫn lập SI – Shipping Instruction chi tiết
Nội dung của một bản Shipping Instruction về cơ bản chính là nội dung sẽ hiển thị trên Vận đơn. Dù bạn gửi bằng file Excel, Word hay nhập trực tiếp trên hệ thống, một mẫu SI chuẩn cần đảm bảo đầy đủ các trường thông tin sau:
Số Booking (Booking Number): Mã số đặt chỗ của lô hàng để hãng tàu nhận diện.
Thông tin các bên tham gia
- Shipper (Người gửi hàng): Tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, fax (trùng khớp với hợp đồng và invoice).
- Consignee (Người nhận hàng): Đây là mục cực kỳ quan trọng. Cần ghi chính xác tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, thông tin liên hệ của người có quyền nhận hàng tại đích. Nếu sai mục này, hàng có thể không được giải phóng.
- Notify Party (Bên được thông báo): Thường là giống Consignee (Same as Consignee) hoặc là đơn vị Forwarder đại lý tại cảng đến.
Thông tin hành trình
- Tên tàu và số chuyến (Vessel Name & Voyage No.).
- Cảng xếp hàng (Port of Loading – POL).
- Cảng dỡ hàng (Port of Discharge – POD).
- Nơi giao hàng cuối cùng (Final Destination).
Thông tin hàng hóa chi tiết
- Số Container / Số Seal: Bắt buộc phải chính xác với thực tế đóng hàng.
- Số lượng kiện (Package): Ví dụ: 500 Cartons, 20 Pallets.
- Mô tả hàng hóa (Description of Goods): Tên hàng, mã HS Code (rất quan trọng để khai báo hải quan), đặc tính hàng (nếu là hàng nguy hiểm hoặc hàng lạnh).
- Trọng lượng (Gross Weight) và Thể tích (Measurement/CBM): Số liệu này cần khớp với VGM (Phiếu cân) đã khai báo.
- Shipping Mark (Nhãn hiệu vận chuyển): Các ký hiệu dán trên bao bì để nhận diện.
Yêu cầu về vận đơn và cước phí
- Loại B/L: Chọn Original B/L (Vận đơn gốc) hay Surrendered B/L (Vận đơn điện tử/giải phóng hàng bằng điện), hay Seaway Bill.
- Cước phí (Freight): Freight Prepaid (Cước trả trước – thường cho điều kiện nhóm C, D) hoặc Freight Collect (Cước trả sau – thường cho điều kiện nhóm F, E).
Quy trình khai báo SI và gửi cho hãng tàu
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ nội dung, bước tiếp theo là gửi Shipping Instruction cho hãng tàu. Hiện nay, quy trình này đã được hiện đại hóa rất nhiều.
Cách khai báo SI theo từng hình thức
Có hai phương thức phổ biến nhất để submit SI:
Khai báo qua Email (Truyền thống)
Shipper/Forwarder tải mẫu SI của hãng tàu (hoặc dùng mẫu riêng của mình), điền thông tin và gửi file (Excel/PDF) qua email đến bộ phận Documentation (Docs) của hãng tàu. Khai báo qua Email có ưu điểm là nhanh, dễ lưu trữ, có thể đính kèm Packing List chi tiết.
Dễ sai sót do nhập liệu thủ công từ phía nhân viên hãng tàu, khó chỉnh sửa tức thì, rủi ro trôi email. Một số hãng tàu hiện nay bắt đầu tính phí xử lý thủ công (Manual SI fee) nếu khách hàng gửi qua email thay vì hệ thống.
Khai báo trực tuyến (SI Online)
Truy cập vào website của hãng tàu hoặc các nền tảng booking quốc tế (như Inttra, VGM…), đăng nhập và nhập liệu trực tiếp vào các ô thông tin.
Tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót do hãng tàu nhập lại, chủ động chỉnh sửa trước giờ Cut-off, dễ dàng theo dõi trạng thái xử lý. Đây là xu hướng được các hãng tàu khuyến khích và ưu tiên.
Quy trình khai báo Shipping Instruction đến khi xác nhận vận đơn
Để đảm bảo lô hàng được xử lý trôi chảy, quy trình khai báo SI thường trải qua 5 bước chuẩn mực sau:
Bước 1: Nhận Booking Confirmation. Sau khi đặt chỗ thành công, bạn có số Booking để bắt đầu quy trình.
Bước 2: Chuẩn bị số liệu. Thu thập số container, seal, trọng lượng thực tế từ kho/bãi sau khi đóng hàng xong. Soạn thảo nội dung SI dựa trên Invoice và Packing List.
Bước 3: Submit SI. Gửi SI cho hãng tàu qua Web hoặc Email trước thời hạn SI Cut-off. Lưu ý: Phải gửi đúng hạn để tránh rớt hàng hoặc bị phạt.
Bước 4: Kiểm tra Draft B/L. Sau khi nhận SI, hãng tàu sẽ gửi lại bản nháp vận đơn (Draft Bill). Nhiệm vụ của bạn là kiểm tra từng dấu chấm, dấu phẩy, so sánh đối chiếu lại với L/C (nếu có) và hợp đồng.
Bước 5: Xác nhận (Confirm) B/L. Nếu Draft B/L đã đúng, bạn gửi xác nhận cho hãng tàu. Hãng tàu sẽ phát hành B/L chính thức (Original hoặc Surrender) và gửi Debit Note (Hóa đơn cước) để bạn thanh toán.
Xử lý sai xót khi khai SI
Dù cẩn thận đến đâu, sai sót là điều khó tránh khỏi trong ngành logistics. Cách xử lý sẽ tùy thuộc vào thời điểm bạn phát hiện ra lỗi:
Trường hợp 1: Phát hiện sai sót trước SI Cut-off hoặc trước khi hàng lên tàu Đây là thời điểm “vàng”. Bạn có thể dễ dàng chỉnh sửa lại thông tin trên website hoặc gửi email SI mới (ghi rõ “Amendment” hoặc “Revised SI”) cho hãng tàu. Lúc này thường chưa phát sinh chi phí hoặc phí rất thấp. Hãng tàu sẽ cập nhật lại Draft B/L mới để bạn kiểm tra.
Trường hợp 2: Phát hiện sai sót sau khi tàu chạy hoặc đã phát hành B/L gốc Đây là tình huống rắc rối và tốn kém.
Quy trình: Bạn phải làm công văn yêu cầu chỉnh sửa (Letter of Indemnity – LOI), cam kết chịu trách nhiệm về việc chỉnh sửa.
Chi phí: Hãng tàu sẽ thu phí chỉnh sửa B/L (Bill Amendment Fee). Mức phí này tùy hãng, thường dao động từ 50 – 100 USD hoặc hơn.
Rủi ro: Nếu B/L gốc đã được gửi cho khách hàng nước ngoài, bạn phải thu hồi lại toàn bộ bộ B/L gốc (thường là 3 bản) trả lại cho hãng tàu thì mới được cấp bộ mới. Nếu hãng tàu đã khai Manifest với hải quan nước đến, việc chỉnh sửa còn tốn thêm phí sửa Manifest (Correction Manifest Fee) và thủ tục cực kỳ phức tạp, có thể làm chậm trễ việc lấy hàng của người mua.
Shipping Instruction tuy chỉ là một bản hướng dẫn nhưng lại là “xương sống” của bộ chứng từ xuất nhập khẩu. Việc lập SI chuẩn xác ngay từ đầu không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp với đối tác quốc tế.
Bài viết hữu ích: Cut off time là gì trong vận tải hàng hóa
Hy vọng qua bài viết này, bạn đã nắm rõ Shipping Instruction là gì, quy trình thực hiện cũng như những bí quyết để tránh sai sót. Shipping Instruction là một phần không thể thiếu trong quy trình vận chuyển hàng hóa quốc tế. Nó giúp đảm bảo tính chính xác, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về Shipping Instruction hoặc các dịch vụ về Logistics, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn hoàn toàn miễn phí.
