Cảng hàng không quốc tế Nội Bài không chỉ là cửa ngõ giao thương hành khách mà còn là trung tâm trung chuyển hàng hóa khổng lồ của khu vực phía Bắc. Với sản lượng xử lý trung bình mỗi năm lên tới hơn 203.000 tấn hàng hóa xuất nhập khẩu, nơi đây đóng vai trò huyết mạch trong chuỗi cung ứng toàn cầu của hàng ngàn doanh nghiệp. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp mới tham gia vào lĩnh vực thương mại quốc tế, quy trình làm thủ tục hải quan và giải phóng hàng hóa tại cảng hàng không luôn tiềm ẩn nhiều rào cản và rủi ro. Trong bài viết này, vận tải Thái Hà sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn chi tiết về quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không và những yếu tố lưu ý để việc nhận hàng diễn ra thuận lợi.
Địa điểm kho thực hiện quy trình nhận hàng nhập khẩu tại sân bay Nội Bài
Để tiến hành nhận hàng nhập khẩu tại sân bay Nội Bài, bước đầu tiên doanh nghiệp cần nắm rõ bản đồ định vị các kho hàng hóa không lưu. Tại Nội Bài, toàn bộ hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không sẽ được tập kết và xử lý tại ba cụm kho vận lớn nhất bao gồm: Kho NCTS, Kho ACSV và Kho ALS.
Về mặt địa lý, các kho hàng này sở hữu vị trí vô cùng đắc địa, nằm san sát nhau trên trục đường lớn Võ Nguyên Giáp, thuộc địa phận xã Phú Minh, huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội. Khoảng cách từ các kho này đến nhà ga hành khách sân bay chỉ chưa đến 1 km, tạo điều kiện cực kỳ thuận lợi cho các xe tải, xe container ra vào tập kết và lấy hàng.
Đặc biệt, nhằm tối ưu hóa thời gian làm thủ tục cho doanh nghiệp, Chi cục Hải quan cửa khẩu sân bay quốc tế Nội Bài được đặt ngay đối diện kho ALS và chỉ cách kho NCTS vài chục mét. Sự bố trí liền kề này mang lại lợi thế cực lớn: nếu tờ khai của bạn bị phân luồng đỏ và yêu cầu kiểm hóa, nhân viên hiện trường có thể dễ dàng đi bộ từ chi cục sang kho để làm việc với cán bộ hải quan mà không tốn thời gian di chuyển.
Khi mở tờ khai hải quan, doanh nghiệp cần lưu ý khai báo chính xác mã kho Nội Bài để hệ thống tiếp nhận. Cụ thể:
- Kho NCTS: Mã kho là 01B1A02, sử dụng mã hải quan 01B1.
- Kho ACSV: Mã kho là 01B1A03, sử dụng mã hải quan 01B1.
- Kho ALS: Mã kho là 01B1A04, sử dụng mã hải quan 01B1.
Quy trình nhận hàng nhập khẩu tại sân bay Nội Bài chi tiết từ A – Z
Để đảm bảo việc nhận hàng nhập khẩu tại sân bay Nội Bài diễn ra trơn tru, thần tốc và an toàn, doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt quy trình chuẩn hóa quốc tế bao gồm 4 bước cốt lõi sau đây:
Bước 1: Nhận và kiểm tra chứng từ nhập khẩu
Đây là bước nền tảng mang tính chất quyết định đến toàn bộ sự thành bại của quá trình thông quan. Ngay sau khi chốt đơn hàng và hàng hóa được bốc lên máy bay rời cảng gốc, phía đối tác xuất khẩu sẽ gửi cho bạn một bộ chứng từ. Nhân viên xuất nhập khẩu cần lập tức rà soát, kiểm tra độ chính xác và tính đồng nhất của bộ hồ sơ này.
Một bộ chứng từ tiêu chuẩn để nhận hàng nhập khẩu tại sân bay Nội Bài thường bao gồm:
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) dùng để xác nhận giá trị hàng hóa.
- Phiếu đóng gói chi tiết (Packing List) mô tả quy cách đóng gói, số lượng, trọng lượng.
- Vận đơn hàng không (Airway Bill).
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) để được hưởng các ưu đãi về thuế quan.
Bên cạnh đó, đối với các mặt hàng có tính chất đặc thù thuộc diện quản lý chuyên ngành như: thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm hay động thực vật, doanh nghiệp bắt buộc phải chuẩn bị thêm các chứng từ như Giấy chứng nhận chất lượng (C/Q), Giấy chứng nhận phân tích (C/A) hoặc Giấy phép nhập khẩu. Nếu phát hiện bất kỳ sai sót nào trên chứng từ như sai tên hàng, lệch trọng lượng hay sai mã HS, cần yêu cầu đối tác chỉnh sửa ngay lập tức trước khi hàng cập bến.
Bước 2: Truyền tờ khai và nhận kết quả phân luồng
Khi hãng hàng không hoặc forwarder gửi Giấy báo hàng đến (Arrival Notice), doanh nghiệp tiến hành lên tờ khai nháp và truyền tờ khai hải quan điện tử thông qua hệ thống VNACCS.
Ở bước này, sự cẩn trọng phải được đặt lên hàng đầu. Pháp luật hải quan hiện hành quy định rất khắt khe, có những tiêu chí nếu bạn nhập sai sẽ không được phép sửa đổi và có nguy cơ bị xử phạt hành chính nặng nề. Các tiêu chí tuyệt đối không được phép khai sai bao gồm: mã loại hình xuất nhập khẩu, mã phân loại hàng hóa (HS code), mã phương thức vận chuyển, cơ quan Hải quan tiếp nhận và mã số thuế của người nhập khẩu/xuất khẩu. Khai đúng mã HS còn giúp doanh nghiệp tính toán chính xác số thuế phải nộp, tránh thất thoát ngân sách.
Sau khi truyền dữ liệu thành công, hệ thống điện tử của cơ quan hải quan sẽ tự động tiếp nhận và trả về kết quả phân luồng tờ khai. Tùy thuộc vào mức độ rủi ro của lô hàng và lịch sử tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp, tờ khai sẽ rơi vào một trong ba luồng: luồng xanh, luồng vàng hoặc luồng đỏ.
Bước 3: Thông quan hàng hóa
Kết quả phân luồng ở bước 2 sẽ quyết định cách thức bạn làm việc với chi cục hải quan cửa khẩu Nội Bài để thông quan lô hàng:
Trường hợp tờ khai luồng Xanh: Xin chúc mừng, lô hàng của bạn được hệ thống tự động thông quan. Doanh nghiệp chỉ cần hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế (nếu có), in tờ khai mã vạch và đi thẳng đến kho hàng để tiến hành nhận hàng.
Trường hợp tờ khai luồng Vàng: Lô hàng cần bị kiểm tra chi tiết bộ chứng từ. Bạn phải mang toàn bộ hồ sơ giấy (Invoice, Packing List, C/O, Giấy phép…) xuống gặp cán bộ hải quan để đối chiếu. Thời gian xử lý cho luồng vàng thường diễn ra rất nhanh, chỉ mất khoảng 30 phút đến 1 tiếng đồng hồ làm việc.
Trường hợp tờ khai luồng Đỏ: Đây là khâu phức tạp nhất. Ngoài việc rà soát hồ sơ giấy khắt khe, cán bộ hải quan sẽ trực tiếp cùng doanh nghiệp xuống kho để kiểm hóa (kiểm tra thực tế hàng hóa) xem có khớp với khai báo hay không. Tùy vào tính chất phức tạp của hàng hóa, khâu kiểm hóa này thường kéo dài mất nửa ngày làm việc.
Bước 4: Nhận chứng từ và phiếu xuất kho
Sau khi tờ khai đã được hải quan bấm nút thông quan chính thức, doanh nghiệp di chuyển đến văn phòng thương vụ của các kho hàng (NCTS, ACSV hoặc ALS) để tiến hành đóng phí lưu kho bãi, phí lao vụ và nhận Phiếu xuất kho cùng với chứng từ gốc kèm theo hàng (nếu có). Do các kho hàng tại Nội Bài hiện nay thường xuyên trong tình trạng hoạt động hết công suất, doanh nghiệp nên chủ động thanh toán và lấy phiếu xuất kho sớm để đẩy nhanh tốc độ lấy hàng.
Tiếp theo, nhân viên giao nhận sẽ in danh sách hàng hóa đủ điều kiện qua khu vực hải quan giám sát (tờ mã vạch), mang đến quầy Hải quan giám sát tại kho để được đóng dấu xác nhận. Lúc này, bạn chỉ cần gọi xe tải (đã được đăng ký biển số vào bãi từ trước) lùi vào cửa kho để tiến hành bốc xếp.
Một bí quyết cực kỳ quan trọng do các chuyên gia logistics chia sẻ: Khi hàng được xe nâng đưa ra cửa kho, bạn bắt buộc phải chụp ảnh thực tế tình trạng lô hàng trước khi đưa lên xe tải. Việc này giúp bạn có bằng chứng xác thực về tình trạng nguyên vẹn, số lượng, quy cách đóng gói của hàng hóa. Nếu phát hiện kiện hàng bị móp méo, rách vỡ hoặc có dấu hiệu mất cắp, cần lập ngay biên bản bất thường (biên bản bàn giao hàng hóa) với đại diện kho hàng để làm cơ sở khiếu nại nhà cung cấp hoặc yêu cầu bồi thường từ công ty bảo hiểm. Sau đó, điều phối xe đưa hàng về tận kho của doanh nghiệp, chính thức khép lại hành trình logistics.
Các lưu ý quan trọng khi nhận hàng nhập khẩu tại sân bay Nội Bài
Quy trình vận hành tại sân bay luôn đòi hỏi tính kỷ luật và độ chính xác cao. Để việc nhận hàng nhập khẩu tại sân bay Nội Bài diễn ra một cách hoàn hảo, giảm thiểu triệt để mọi rủi ro về thời gian và dòng tiền, các chủ doanh nghiệp cần lưu ý những điểm lưu ý sau đây:
Áp lực về chi phí lưu kho bãi
Cảng hàng không Nội Bài quy định thời gian lưu kho miễn phí cho hàng nhập khẩu rất ngắn. Nếu lô hàng của bạn bị ách tắc do lỗi chứng từ hoặc chậm trễ trong việc nộp thuế, hàng hóa sẽ phải nằm lại kho và bị tính phí lưu bãi. Phí lưu kho hàng không được tính theo lũy tiến và cực kỳ đắt đỏ. Do đó, hãy luôn chủ động hoàn thiện hồ sơ và truyền tờ khai ngay khi có thông báo hàng đến để kịp thời giải phóng hàng.
Đồng nhất tuyệt đối thông tin chứng từ
Tính toàn vẹn của dữ liệu là nguyên tắc số 1 trong ngành hải quan. Mọi thông tin hiển thị trên Invoice, Packing List, Vận đơn và tờ khai hải quan bắt buộc phải khớp nhau 100% từng chữ, từng con số. Sự sai lệch dù là nhỏ nhất về tên hàng hóa, mã HS hay số lượng cũng sẽ biến lô hàng của bạn trở thành đối tượng bị hải quan giữ lại để điều tra, gây thiệt hại nghiêm trọng về tiến độ kinh doanh.
Chủ động theo dõi lịch trình chuyến bay
Vận tải hàng không chịu ảnh hưởng rất lớn bởi yếu tố thời tiết hoặc lỗi kỹ thuật. Chuyến bay có thể bị hoãn (delay) hoặc hủy bỏ bất ngờ. Nhân viên mua hàng cần liên tục cập nhật mã vận đơn (Tracking) để nắm bắt chính xác giờ hạ cánh, từ đó có kế hoạch dự phòng điều động nhân sự và xe tải chở hàng sao cho phù hợp, tránh việc xe tải phải chờ chực nhiều giờ tại sân bay gây lãng phí chi phí vận tải.
Giải pháp ủy thác cho đại lý hải quan chuyên nghiệp
Quy trình hải quan đòi hỏi sự am hiểu sâu rộng về luật pháp, thông tư, nghị định và kinh nghiệm ứng biến linh hoạt tại hiện trường. Bất kỳ một sai sót nào từ người mới vào nghề cũng phải trả giá bằng tiền mặt. Chính vì vậy, xu hướng của các doanh nghiệp hiện đại là tìm đến các đại lý cung cấp dịch vụ khai thuê hải quan và logistics trọn gói uy tín.
Hợp tác với các đơn vị dịch vụ chuyên nghiệp sẽ mang lại cho bạn những lợi ích khổng lồ: Họ sở hữu đội ngũ chuyên gia am hiểu luật, có mối quan hệ tốt tại cửa khẩu giúp xử lý các sự cố phát sinh một cách nhanh nhạy. Lựa chọn này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí duy trì một phòng ban xuất nhập khẩu riêng biệt, mà còn bảo vệ an toàn pháp lý cho mọi giao dịch thương mại của công ty.
Bài viết hữu ích: Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không mới nhất
Hiểu và nắm rõ quy trình nhận hàng nhập khẩu tại sân bay nội bài và yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo hiệu suất và giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận chuyển. Sân bay Nội Bài là một trong những cửa ngõ quan trọng vận tải hàng không, do đó việc chuẩn bị kỹ lưỡng và làm theo đúng các bước quy trình là điều cần thiết.
