Trong bối cảnh toàn cầu hóa và sự phát triển mạnh mẽ của chuỗi cung ứng, vận tải đường biển đang đóng vai trò là “mạch máu” chuyên chở hàng hóa trên toàn thế giới. Tuy nhiên, để một lô hàng có thể thuận buồm xuôi gió lên tàu xuất khẩu, các doanh nghiệp bắt buộc phải nắm rõ và tuân thủ hàng loạt các quy định khắt khe về an toàn hàng hải. Một trong những thủ tục mang tính chất “sống còn” đối với mọi chủ hàng chính là khai báo VGM. Cùng vận tải Thái Hà tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé.
VGM là gì
VGM là cụm từ viết tắt của thuật ngữ tiếng Anh Verified Gross Mass, được dịch sang tiếng Việt là “Trọng lượng toàn bộ đã xác nhận” hay “Phiếu xác nhận khối lượng toàn bộ” của một container hàng hóa.
Theo định nghĩa chuẩn trong ngành xuất nhập khẩu, VGM chính là tổng khối lượng thực tế của một container. Khối lượng này không chỉ đơn thuần là cân nặng của hàng hóa bên trong, mà nó bắt buộc phải bao gồm: trọng lượng của chính bản thân hàng hóa, trọng lượng của các loại bao bì đóng gói, vật liệu chèn lót, pallet, dây chằng buộc và cộng thêm cả trọng lượng tịnh của vỏ container rỗng (Tare Weight).
Quy định về việc khai báo VGM bắt nguồn từ Công ước quốc tế về an toàn sinh mạng con người trên biển (Safety of Life at Sea – viết tắt là SOLAS) do Tổ chức Hàng hải Quốc tế (IMO) ban hành. Theo sự điều chỉnh của công ước này, quy định khai báo VGM chính thức có hiệu lực trên toàn cầu từ ngày 01/07/2016. Tại Việt Nam, quy định này cũng đã được Cục Hàng hải Việt Nam cụ thể hóa và hướng dẫn chi tiết tại Công văn số 2428/CHHVN-VTDVHH.
Điểm đặc biệt cần lưu ý trong chiến lược vận tải của doanh nghiệp là thủ tục VGM hiện tại chỉ áp dụng bắt buộc đối với các lô hàng vận chuyển container quốc tế (hàng xuất nhập khẩu), chứ chưa áp dụng một cách bắt buộc cho các tuyến vận tải container nội địa. Người chịu trách nhiệm cao nhất trong việc xác định, khai báo và tính chính xác của VGM chính là Người gửi hàng (Shipper) có tên trên vận đơn của hãng tàu.
Tại sao hàng hóa xuất khẩu phải khai báo VGM
Trong ngành logistics, không có bất kỳ một chứng từ nào được sinh ra mà không có mục đích. Việc khai báo VGM mang lại những lợi ích vô cùng to lớn và là yêu cầu bắt buộc vì những lý do cốt lõi sau đây:
Kiểm soát tải trọng và đảm bảo an toàn hàng hải tuyệt đối: Mục đích tối thượng của Công ước SOLAS khi đẻ ra VGM chính là bảo vệ tính mạng con người trên biển. Nếu chủ hàng khai báo sai tải trọng, việc xếp dỡ và tính toán lực cân bằng cho tàu sẽ bị sai lệch hoàn toàn. Điều này dễ dẫn đến các thảm họa hàng hải khủng khiếp như sập container, gãy cần cẩu tại cảng, hoặc nghiêm trọng hơn là làm tàu mất trọng tâm và chìm giữa biển.
Tối ưu hóa vị trí xếp dỡ trên tàu (Stowage Planning): Dựa vào số liệu VGM mà chủ hàng cung cấp, bộ phận khai thác của hãng tàu sẽ sử dụng phần mềm để lập sơ đồ xếp hàng (Stowage plan). Nguyên tắc cơ bản nhất là những container có VGM nặng sẽ được ưu tiên xếp xuống hầm tàu hoặc phía dưới cùng, các container nhẹ hơn sẽ xếp lên trên. Sự phân bổ này giúp tàu giữ được sự ổn định và cân bằng tuyệt đối trong suốt hải trình giông bão.
Điều kiện bắt buộc để hàng được lên tàu: Theo luật định, chủ hàng (Shipper) phải gửi VGM cho hãng tàu trước thời hạn cắt máng (VGM Cut-off time). Nếu một container được đưa đến cảng mà không có thông tin VGM, hoặc VGM vượt quá tải trọng đóng hàng tối đa cho phép (Max Gross Weight), hãng tàu có quyền từ chối bốc xếp container đó lên tàu.
Tránh rủi ro phát sinh chi phí: Nếu khai báo VGM sai lệch quá mức cho phép (thường chênh lệch vượt 5%) hoặc khai báo trễ hạn, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nguy cơ rớt tàu (rollback). Khi đó, hàng loạt các chi phí logistics tốn kém sẽ phát sinh như: phí đổi booking, phí lưu bãi (DEM), phí lưu container (DET), chi phí cân lại hàng, và thậm chí là bị hãng tàu phạt tiền (có thể lên tới 100 USD/lần phạt tùy hãng).
Phiếu cân – VGM form và quy trình xác nhận VGM cho hàng container và hàng lẻ
Để quá trình xuất khẩu diễn ra trơn tru, doanh nghiệp cần am hiểu tường tận về các phương pháp đo lường cũng như cách thức điền thông tin vào phiếu cân VGM (VGM form).
Cách tính VGM
Theo hướng dẫn của Công ước SOLAS, hiện nay có 2 phương pháp (cách tính) VGM hợp lệ và chuẩn xác nhất đang được áp dụng trên toàn thế giới:
Phương pháp 1: Cân trực tiếp toàn bộ container Với cách này, sau khi hàng hóa đã được đóng gói và niêm phong hoàn chỉnh vào container, chủ hàng sẽ điều động xe đầu kéo chở toàn bộ container đó lên hệ thống cân điện tử (thường là trạm cân tại cảng hoặc trạm cân công cộng đạt chuẩn). Tổng số đo ghi nhận được trên cân trừ đi trọng lượng của xe đầu kéo và rơ-moóc sẽ cho ra trọng lượng VGM chính xác của container. Ưu điểm: Cách này mang lại độ chính xác cực kỳ cao, ít xảy ra sai sót. Nhược điểm: Đòi hỏi phải có hệ thống cân tải trọng lớn và có thể phát sinh thêm chi phí đưa xe đi cân.
Phương pháp 2: Tính toán cộng dồn từng thành phần Đây là phương pháp được rất nhiều doanh nghiệp linh hoạt sử dụng. Chủ hàng sẽ tiến hành cân riêng lẻ từng kiện hàng hóa, cân trọng lượng của các loại bao bì, thùng carton, vật liệu chèn lót (pallet, gỗ, dây chằng). Sau đó, đem cộng tất cả các con số này lại với trọng lượng vỏ container rỗng (Tare Weight – thường được in rõ trên cánh cửa của container). Công thức: VGM = Trọng lượng hàng hóa + Trọng lượng bao bì/chèn lót + Trọng lượng vỏ container rỗng. Ưu điểm: Tiết kiệm thời gian, chi phí, rất phù hợp cho các đơn vị đóng hàng lẻ hoặc nhà máy không có trạm cân lớn. Nhược điểm: Dễ xảy ra sai số nếu khâu tính toán và thống kê bị bỏ sót.
Dù sử dụng phương pháp nào, trong thực tế vẫn luôn tồn tại sai số. Tuy nhiên, quy định hàng hải quốc tế chấp nhận một mức sai số VGM nằm trong khoảng ± 5% so với trọng lượng thực tế.
Thông tin bắt buộc khai báo VGM
Khi điền thông tin vào phiếu VGM để submit (nộp) cho hãng tàu, để chuẩn SEO chứng từ, bạn tuyệt đối không được bỏ sót các trường thông tin mang tính chất bắt buộc sau:
- Ocean Carrier Booking Number: Số Booking vận tải biển do hãng tàu cấp.
- Container Number: Số hiệu của container.
- Verified Weight: Tổng khối lượng đã được xác minh (Chính là con số VGM).
- Unit of Measurement: Đơn vị đo lường (thường sử dụng là Kilograms – KGS).
- Responsible Party: Bên chịu trách nhiệm (Chính là Tên của chủ hàng – Shipper thể hiện trên Master Bill of Lading).
- Authorized Person: Chữ ký của người được ủy quyền khai báo.
Thông tin khai bổ sung
Bên cạnh các thông tin bắt buộc, tùy theo yêu cầu của từng hãng tàu hoặc tính chất kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp có thể khai bổ sung các thông tin mở rộng trên form VGM:
- Weighing Date: Ngày tiến hành cân hàng.
- Shipper’s Internal Reference: Số tham chiếu hoặc số kiểm soát nội bộ của chủ hàng.
- Weighing Method: Phương pháp tính VGM (Phương pháp 1 hay Phương pháp 2).
- Weighing Facility / Ordering Party: Tên dụng cụ cân hoặc Bên mua.
- Documentation Holding Party: Bên lưu giữ chứng từ gốc.
Quy trình xác nhận VGM
Để tránh tình trạng container bị rớt tàu do chậm trễ chứng từ, các công ty xuất nhập khẩu cần tuân thủ quy trình xác nhận VGM chuyên nghiệp. Tùy thuộc vào việc bạn đóng hàng nguyên container (FCL) ở đâu mà quy trình sẽ có sự khác biệt:
Đối với hàng FCL đóng tại kho của chủ hàng:
- Bước 1: Chủ hàng đăng ký việc cân hàng tại kho trước khi đóng container.
- Bước 2: Bộ phận logistics hoặc đại lý giao nhận (Forwarder) phối hợp cùng thủ kho giám sát quá trình cân để lấy số liệu VGM.
- Bước 3: Kho sẽ xuất 2 bản phiếu VGM (1 bản lưu, 1 bản đưa chủ hàng). Lưu ý, nếu cân nặng vượt quá mức Max Gross Weight của vỏ container, chủ hàng bắt buộc phải dỡ bớt hàng ra để đảm bảo an toàn.
- Bước 4: Chủ hàng khai báo điện tử hoặc nộp phiếu VGM giấy cho hãng tàu trước giờ Cut-off time.
Đối với hàng FCL đóng trực tiếp tại bãi của cảng:
- Bước 1: Chủ hàng đóng phí lưu bãi, phí thương vụ cảng và nhận phiếu xuất nhập bãi.
- Bước 2: Đưa phiếu xuất nhập bãi cho nhân viên điều hành trạm cân tại cảng để tiến hành cân toàn bộ container.
- Bước 3 & 4: Sau khi cảng cấp phiếu cân trọng lượng, chủ hàng sử dụng số liệu đó để điền vào form VGM và submit trực tiếp lên hệ thống của hãng tàu. Số liệu cân tại cảng luôn được hãng tàu ưu tiên công nhận do hệ thống cân đạt chuẩn.
Với hàng lẻ VGM
Khác với hàng nguyên FCL, hàng lẻ (LCL) là việc nhiều chủ hàng cùng ghép chung hàng hóa vào một container. Do đó, quy trình xác nhận VGM đối với hàng lẻ sẽ linh hoạt hơn và thông qua đơn vị gom hàng (Consolidator/Forwarder):
- Bước 1: Chủ hàng mang kiện hàng lẻ của mình đến kho CFS (Container Freight Station). Tại đây, chủ hàng đóng tiền thương vụ và nhận phiếu giao nhận hàng.
- Bước 2: Kiện hàng lẻ sẽ được đưa lên bàn cân tại kho CFS để xác định trọng lượng thực tế.
- Bước 3: Sau khi có số cân, chủ hàng nộp phiếu xác nhận này cho đại lý vận chuyển/đơn vị gom hàng. Đơn vị gom hàng sẽ có trách nhiệm tổng hợp trọng lượng của tất cả các kiện hàng lẻ trong container, cộng thêm trọng lượng vỏ container rỗng để tạo thành một bảng khai VGM tổng hoàn chỉnh và nộp cho hãng tàu.
Tóm lại, VGM không chỉ đơn thuần là một tờ giấy thông báo trọng lượng, mà nó là chốt chặn an toàn cho toàn bộ chuỗi cung ứng hàng hải toàn cầu. Việc am hiểu VGM là gì, thành thạo quy trình tính toán và khai báo chính xác sẽ giúp các doanh nghiệp xuất nhập khẩu nâng cao uy tín thương hiệu, tối ưu hóa chi phí logistics, tránh rủi ro phạt tiền và đảm bảo lô hàng luôn vươn ra biển lớn một cách thuận lợi nhất.
