Trong kỷ nguyên số hóa của ngành Logistics và chuỗi cung ứng, việc nắm bắt thông tin nhanh chóng là chìa khóa vàng dẫn đến thành công. Đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, tờ khai hải quan không chỉ là một văn bản hành chính mà còn là “tấm vé thông hành” quyết định sự lưu thông của hàng hóa. Tuy nhiên, tình trạng sai lệch dữ liệu, thiếu thông tin về tiến độ xử lý hay chậm trễ nộp thuế thường xuyên xảy ra, dẫn đến những gián đoạn không đáng có trong chuỗi cung ứng. Trong bài viết này, vận tải GoTHL sẽ hướng dẫn bạn cách tra cứu tờ khai hải quan đơn giản, chính xác nhất.
Lợi ích của việc tra cứu tờ khai hải quan
Tại sao các chuyên gia Logistics luôn khuyên doanh nghiệp phải thường xuyên tra cứu tờ khai hải quan? Đây không chỉ là thao tác kiểm tra đơn thuần mà còn là công cụ quản trị rủi ro mạnh mẽ. Việc này mang lại những lợi ích thiết thực sau:
Chủ động điều phối hàng hóa và kế hoạch giao nhận: Việc tra cứu thông tin tờ khai hải quan giúp doanh nghiệp biết chính xác lô hàng đang ở giai đoạn nào: đang chờ tiếp nhận, đang kiểm tra hồ sơ, bị kiểm hóa hay đã được thông quan/giải phóng hàng,. Khi nắm được thời điểm hàng hóa qua khu vực giám sát, doanh nghiệp có thể điều phối xe tải, kho bãi và lên lịch giao nhận hàng tối ưu, tránh tình trạng xe nằm chờ gây phát sinh phí lưu ca xe.
Kiểm soát chính xác nghĩa vụ thuế: Dữ liệu trên hệ thống tổng cục hải quan được cập nhật liên tục. Tra cứu giúp kế toán doanh nghiệp biết chính xác số thuế phải nộp, tỷ giá tính thuế tại thời điểm đăng ký và trạng thái tiền thuế đã vào ngân sách nhà nước hay chưa. Điều này hạn chế tối đa sai sót khi hạch toán và tránh bị phạt chậm nộp.
Đánh giá rủi ro và phát hiện sai sót sớm: Thông qua việc tra cứu, doanh nghiệp biết được kết quả phân luồng (Xanh, Vàng, Đỏ) và tên công chức hải quan đang xử lý hồ sơ. Nếu phát hiện các thông tin sai lệch như sai mã loại hình, sai tên doanh nghiệp, hoặc dữ liệu chưa đồng bộ, doanh nghiệp có thể can thiệp xử lý ngay lập tức, tránh việc hàng hóa bị ách tắc tại cảng kéo dài.
Minh bạch hóa quy trình: Việc tự mình tra cứu tờ khai hải quan giúp chủ doanh nghiệp giám sát được hoạt động của các đơn vị dịch vụ logistics thuê ngoài (Forwarder/Broker), đảm bảo họ thực hiện đúng tiến độ cam kết.
Hướng dẫn tra cứu thông tin tờ khai hải quan
Hiện nay, Tổng cục Hải quan đã triển khai hệ thống dịch vụ công trực tuyến mạnh mẽ, cho phép doanh nghiệp thực hiện tra cứu thông tin tờ khai hải quan mọi lúc, mọi nơi. Dưới đây là quy trình chuẩn nhất áp dụng cho năm 2025.
Các bước tra cứu thông tin tờ khai hải quan
Để thực hiện tra cứu đối với hàng hóa (đặc biệt là đường biển), bạn thực hiện theo quy trình 3 bước sau đây trên cổng thông tin điện tử của tổng cục Hải quan:
Bước 1: Truy cập vào trang web chính thức của Tổng cục Hải quan Việt Nam. Địa chỉ truy cập trực tiếp là: https://www.customs.gov.vn/index.jsp?pageId=136&cid=93
Bước 2: Tại giao diện tra cứu, bạn cần nhập đầy đủ và chính xác các thông tin bắt buộc vào các ô tương ứng:
Số tờ khai: Nhập số tờ khai hải quan (gồm 12 chữ số) mà bạn đã khai báo trên phần mềm VNACCS.
Mã doanh nghiệp: Nhập mã số thuế của doanh nghiệp đứng tên trên tờ khai.
Số chứng minh thư (CMND/CCCD): Đây là thông tin quan trọng và thường hay bị nhầm lẫn. Bạn phải nhập số CMND/CCCD hoặc số hộ chiếu của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp (người đứng tên trên Giấy phép đăng ký kinh doanh) đã đăng ký với Tổng cục Thuế.
Mã xác nhận (Captcha): Nhập chính xác dãy ký tự hiển thị trên màn hình.
Bước 3: Nhấn nút “Lấy thông tin” (hoặc “tra cứu”). Hệ thống sẽ xử lý và trả về kết quả chi tiết về trạng thái của tờ khai.
Lưu ý quan trọng: Đối với hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không chuyển phát nhanh (qua DHL, FedEx, UPS…), ngoài việc tra cứu trên trang Hải quan, bạn có thể tra cứu mã vận đơn (tracking number) trên website của hãng vận chuyển để biết tình trạng thông quan sơ bộ.
Thời gian cập nhật thông tin tờ khai hải quan
Một trong những ưu điểm của hệ thống Hải quan điện tử hiện nay là tốc độ cập nhật dữ liệu. Theo thông tin từ tổng cục Hải quan, hệ thống thường cập nhật dữ liệu theo chu kỳ khoảng 15 phút/lần. Điều này đảm bảo rằng các thông tin bạn nhận được khi tra cứu tờ khai hải quan là rất sát với thời gian thực. Các dữ liệu được cập nhật liên tục bao gồm:
- Kết quả phân luồng (xanh/vàng/đỏ).
- Tình trạng hoàn thành nghĩa vụ thuế.
- Thời điểm hàng hóa được phép qua khu vực giám sát (hàng đã thực sự rời cảng/kho).
- Do đó, nếu bạn vừa nộp thuế xong mà tra cứu chưa thấy cập nhật, hãy kiên nhẫn đợi khoảng 15-30 phút và thực hiện tra cứu lại.
Đọc nội dung tra cứu thông tin tờ khai hải quan
Sau khi hệ thống trả về kết quả, doanh nghiệp cần biết cách đọc hiểu các thông số này để nắm bắt tình trạng lô hàng. Thông tin thường bao gồm hai phần chính:
Thông tin chung
Số tờ khai & Ngày đăng ký: Xác nhận tờ khai đã được hệ thống tiếp nhận chính thức.
Mã loại hình: Ví dụ A11 (Nhập kinh doanh), B11 (Xuất kinh doanh)… Kiểm tra kỹ để đảm bảo không khai sai loại hình.
Tên & Mã chi cục Hải quan: Biết được đơn vị nào đang thụ lý hồ sơ.
Tên luồng: Hiển thị rõ là luồng xanh, luồng vàng hay luồng đỏ. Đây là chỉ số quan trọng nhất để biết lô hàng có bị kiểm tra hồ sơ giấy hay kiểm hóa thực tế hay không.
Thông tin chi tiết & Trạng thái xử lý
Thông quan/Giải phóng hàng: Nếu trạng thái là “Đã thông quan” hoặc “Đã qua khu vực giám sát” kèm theo ngày giờ cụ thể, nghĩa là hàng đã sẵn sàng để kéo về kho.
Tình trạng thuế: Hệ thống sẽ hiển thị số tiền thuế nhập khẩu, VAT, thuế tiêu thụ đặc biệt… và trạng thái đã nộp hay chưa.
Cán bộ xử lý: Trong trường hợp luồng vàng hoặc đỏ, hệ thống có thể hiển thị tên công chức hải quan được phân công kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm hóa, giúp doanh nghiệp liên hệ khi cần giải trình.
Hướng dẫn tra cứu nợ thuế và tra cứu nộp thuế hải quan
Nghĩa vụ thuế là yếu tố sống còn trong xuất nhập khẩu. Nếu doanh nghiệp để nợ thuế quá hạn (cưỡng chế), hệ thống VNACCS sẽ tự động chặn không cho mở tờ khai mới. Do đó, kỹ năng tra cứu nợ thuế và tra cứu nộp thuế tờ khai hải quan là bắt buộc đối với kế toán và nhân viên xuất nhập khẩu.
Tra cứu nợ thuế doanh nghiệp
Đây là cách để kiểm tra “sức khỏe tài chính” của doanh nghiệp đối với cơ quan Hải quan.
Bước 1: Truy cập vào trang chủ của tổng cục Hải quan, tìm đến mục “Dịch vụ công trực tuyến” và chọn “Tra cứu nợ thuế”. Hoặc truy cập đường dẫn trực tiếp: https://www.customs.gov.vn/index.jsp?pageId=140&cid=1198.
Bước 2: Nhập các thông tin xác thực:
Mã doanh nghiệp: Mã số thuế của công ty.
Số CMT/CCCD: Số giấy tờ tùy thân của người đại diện pháp luật (tương tự như khi tra cứu tờ khai).
Mã Captcha: Nhập mã xác nhận.
Bước 3: Nhấn “Xem thông tin”.
Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các khoản nợ thuế (nếu có), bao gồm chi tiết số tiền, loại thuế và thời gian nợ.
Cảnh báo: Nếu có khoản nợ thuế quá hạn 90 ngày (cưỡng chế), dòng thông báo thường sẽ hiện màu đỏ. Lúc này doanh nghiệp sẽ không thể đăng ký tờ khai mới cho đến khi hoàn thành nghĩa vụ thuế.
Tra cứu nộp thuế tờ khai hải quan
Khác với tra cứu nợ thuế (xem tổng thể), chức năng này giúp bạn kiểm tra xem một tờ khai cụ thể đã được hệ thống ghi nhận là “Đã nộp thuế” hay chưa. Điều này rất hữu ích khi bạn vừa thực hiện chuyển khoản và muốn xác nhận tiền đã vào ngân sách để được thông quan.
Bước 1: Truy cập vào mục “Tra cứu nộp thuế” trên cổng thông tin tổng cục hải quan: https://www.customs.gov.vn/index.jsp?pageId=135&cid=1197.
Bước 2: Nhập thông tin:
Số tờ khai: Số của tờ khai bạn vừa nộp thuế.
Mã doanh nghiệp: Mã số thuế công ty.
Mã Captcha: Nhập mã xác nhận.
Bước 3: Nhấn “Lấy thông tin” (hoặc tra cứu).
Kết quả sẽ hiển thị chi tiết: thuế XNK, thuế GTGT, lệ phí hải quan… và trạng thái nộp của từng khoản. Nếu trạng thái là “đã nộp” hoặc “hết nợ”, tờ khai đủ điều kiện về thuế để thông quan.
Bài viết hữu ích: Các loại thuế hiện hành tại Việt Nam mới nhất năm 2025
Tóm lại, việc thành thạo các thao tác tra cứu tờ khai hải quan, tra cứu thông tin tờ khai hải quan, cũng như kiểm soát tình trạng tra cứu nợ thuế là kỹ năng thiết yếu giúp doanh nghiệp Logistics và Xuất nhập khẩu vận hành trơn tru, tránh rủi ro pháp lý và tối ưu hóa chi phí trong năm tiếp theo. Mong rằng đã có thể mang lại cho bạn những thông tin hữu ích, nếu bạn cần hỗ trợ giải đáp thắc mắc, vui lòng liên hệ chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ phù hợp.
