Tờ khai hải quan là một chứng từ đặc biệt quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa. Đối với các doanh nghiệp logistics và chủ hàng, việc am hiểu về tờ khai hải quan, từ cách ghi chi tiết đến kỹ năng tra cứu tờ khai hải quan chính xác, giúp tối ưu hóa thời gian và chi phí vận tải. Vậy tờ khai hải quan là gì? Cùng vận tải GoTHL tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé.
Tờ khai hải quan là gì
Tờ khai hải quan (tiếng Anh là Customs Declaration) là một văn bản pháp lý bắt buộc mà chủ hàng (người xuất khẩu, người nhập khẩu) hoặc chủ phương tiện phải thực hiện để kê khai đầy đủ, chi tiết thông tin về lô hàng khi tiến hành xuất khẩu hoặc nhập khẩu ra vào lãnh thổ Việt Nam.
Về bản chất, đây là văn bản mà người khai hải quan lập ra để khai báo với cơ quan hải quan về hàng hóa, phương tiện vận tải theo đúng quy định của pháp luật. Nếu không có tờ khai hải quan, mọi hoạt động liên quan đến xuất nhập khẩu của lô hàng đó đều sẽ bị đình trệ, hàng hóa không được phép thông quan để đưa vào tiêu thụ hoặc xuất đi nước ngoài.
Hiện nay, với sự hiện đại hóa của ngành hải quan, việc khai báo chủ yếu được thực hiện thông qua tờ khai hải quan điện tử trên các phần mềm chuyên dụng như ECUS5VNACCS hay FPT.TQDT, giúp rút ngắn thời gian và tăng tính minh bạch.
Nội dung trên tờ khai hải quan
Một tờ khai hải quan tiêu chuẩn chứa đựng lượng thông tin khổng lồ để cơ quan chức năng có thể kiểm soát và quản lý rủi ro. Các nội dung cơ bản bao gồm:
Thông tin chung: Số tờ khai (mã số duy nhất để quản lý), mã phân loại kiểm tra (luồng xanh, vàng, đỏ), mã loại hình xuất nhập khẩu, mã chi cục hải quan đăng ký và ngày đăng ký,.
Thông tin đơn vị tham gia: Tên, địa chỉ, mã số thuế của người xuất khẩu và người nhập khẩu,.
Thông tin vận chuyển: Phương thức vận chuyển (đường biển, hàng không, bộ…), tên phương tiện (tên tàu, số chuyến bay), số vận đơn (Bill of Lading), địa điểm xếp hàng và dỡ hàng,.
Thông tin chi tiết hàng hóa: Tên hàng hóa, mô tả chi tiết, mã HS (mã số phân loại hàng hóa), xuất xứ, lượng hàng, đơn vị tính, trọng lượng và giá trị hàng hóa,.
Thông tin về thuế: Các loại thuế phải nộp như thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có).
Chứng từ đi kèm: Liệt kê các giấy tờ như hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói, giấy phép, chứng nhận xuất xứ (C/O).
Vai trò của tờ khai hải quan
Tờ khai hải quan đóng vai trò xương sống trong thủ tục hải quan và quản lý nhà nước về thương mại:
Cơ sở pháp lý cho thông quan: Là văn bản chứng minh hàng hóa được phép lưu thông qua biên giới. Cơ quan hải quan dựa vào thông tin trên tờ khai để kiểm tra, đánh giá và quyết định có cho phép thông quan hay không.
Căn cứ tính thuế: Dựa trên mã HS, trị giá và xuất xứ khai báo trên tờ khai, cơ quan hải quan sẽ tính toán chính xác số thuế doanh nghiệp phải nộp cho ngân sách nhà nước.
Kiểm soát và chống buôn lậu: Giúp cơ quan chức năng kiểm soát luồng hàng, ngăn chặn hàng cấm, hàng giả, hàng kém chất lượng xâm nhập vào thị trường hoặc xuất ra nước ngoài.
Thống kê thương mại: Dữ liệu từ các tờ khai hải quan là nguồn thông tin chính xác nhất để nhà nước thống kê kim ngạch xuất nhập khẩu, từ đó hoạch định các chính sách kinh tế vĩ mô.
Các loại tờ khai hải quan
Tùy vào mục đích của lô hàng, tờ khai hải quan được phân chia thành nhiều loại hình khác nhau:
Tờ khai hải quan xuất khẩu: Dùng cho hàng hóa đưa ra khỏi lãnh thổ Việt Nam để kinh doanh, gia công hoặc tái xuất.
Tờ khai hải quan nhập khẩu: Dùng cho hàng hóa đưa vào lãnh thổ Việt Nam để tiêu thụ, sản xuất, gia công hoặc đầu tư.
Tờ khai tạm nhập tái xuất: Dành cho hàng hóa nhập vào Việt Nam trong thời gian ngắn (như tham dự hội chợ, triển lãm, máy móc thi công) rồi sau đó xuất lại ra nước ngoài.
Tờ khai xuất nhập khẩu tại chỗ: Áp dụng cho hàng hóa giao dịch giữa doanh nghiệp Việt Nam và doanh nghiệp chế xuất, hoặc hàng hóa được chỉ định giao hàng tại Việt Nam theo chỉ định của thương nhân nước ngoài.
Tờ khai phi mậu dịch: Dùng cho hàng hóa không nhằm mục đích thương mại như quà biếu, tặng, hàng viện trợ.
Hướng dẫn cách ghi tiêu thức trên tờ khai hải quan
Việc ghi đúng các tiêu thức trên tờ khai hải quan là yêu cầu bắt buộc để tránh bị bác bỏ hồ sơ hoặc phạt hành chính. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách ghi các ô thông tin quan trọng trên tờ khai hàng hóa xuất/nhập khẩu (dựa trên mẫu tờ khai điện tử và thủ công):
Góc trái và giữa tờ khai
Người khai ghi tên chi cục hải quan đăng ký và chi cục cửa khẩu.
Số tham chiếu và ngày giờ gửi là số do hệ thống tự động cấp. Số tờ khai và ngày giờ đăng ký cũng được hệ thống cấp tự động khi đăng ký thành công.
Phần người tham gia (Ô 1, 2, 3)
Người xuất khẩu/nhập khẩu: Ghi đầy đủ tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, fax và mã số thuế.
Người ủy thác/đại lý: Nếu sử dụng dịch vụ đại lý hải quan, cần ghi rõ thông tin và số hợp đồng đại lý.
Thông tin lô hàng (Ô 5 – 14)
Loại hình (Ô 5): Chọn mã loại hình xuất/nhập khẩu tương ứng trên hệ thống.
Hóa đơn thương mại (Ô 8): Ghi số, ngày, tháng, năm của Invoice.
Địa điểm (Ô 9, 10): Ghi tên cảng/cửa khẩu xếp hàng và dỡ hàng, tên nước nhập khẩu/xuất khẩu (theo mã ISO).
Điều kiện giao hàng (Ô 11) & Thanh toán (Ô 12): Ghi rõ điều kiện Incoterms (như CIF, FOB) và phương thức thanh toán (L/C, T/T…) theo hợp đồng.
Tỷ giá (Ô 14): Ghi tỷ giá tính thuế tại thời điểm đăng ký tờ khai.
Thông tin hàng hóa (Ô 15 – 21)
Mô tả hàng hóa (Ô 15): Ghi rõ tên hàng, quy cách phẩm chất, màu sắc,… Nếu nhiều hàng có thể lập phụ lục.
Mã số hàng hóa (Ô 16): Ghi chính xác mã HS theo Biểu thuế xuất nhập khẩu.
Xuất xứ (Ô 17): Ghi tên nước/vùng lãnh thổ sản xuất hàng hóa,.
Lượng hàng & Đơn vị tính (Ô 18, 19): Ghi số lượng, trọng lượng theo đơn vị tính quy định trong biểu thuế.
Trị giá (Ô 20, 21): Ghi đơn giá và tổng trị giá nguyên tệ của từng mặt hàng.
Thuế (Ô 22 – 24): Hệ thống thường tự động tính dựa trên trị giá tính thuế và thuế suất (nhập khẩu, VAT,…) nhưng người khai cần kiểm tra lại các cột trị giá tính thuế (VND), thuế suất (%) và số tiền thuế phải nộp.
Vận đơn và container (Ô 25): Ghi số hiệu container, số lượng kiện, trọng lượng hàng và địa điểm đóng hàng.
Cách tra cứu tờ khai hải quan
Việc tra cứu tờ khai hải quan giúp doanh nghiệp theo dõi tình trạng thông quan, kiểm tra nợ thuế và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.
Tra cứu trực tuyến qua tổng cục hải quan
Đây là cách phổ biến và chính xác nhất.
Bước 1: Truy cập cổng thông tin điện tử tổng cục hải quan tại địa chỉ: customs.gov.vn.
Bước 2: Chọn mục “dịch vụ công trực tuyến” hoặc “tra cứu thông tin tờ khai hải quan”.
Bước 3: Nhập các thông tin bắt buộc bao gồm:
- Số tờ khai.
- Mã số doanh nghiệp.
- Số chứng minh thư/Căn cước công dân (thường là của người đại diện pháp luật đã đăng ký với cơ quan hải quan).
- Mã xác thực (Captcha).
Bước 4: Nhấn nút “lấy thông tin” hoặc “tra cứu”. Hệ thống sẽ trả về kết quả gồm trạng thái tờ khai (đã thông quan hay chưa), ngày giờ, và tình trạng nộp thuế.
Các phương thức tra cứu khác
Tra cứu qua nhà vận chuyển: Đối với hàng chuyển phát nhanh hoặc đường hàng không, bạn có thể nhập mã vận đơn (tracking number) trên website của DHL, FedEx, UPS… để xem tình trạng thông quan sơ bộ.
Tra cứu trực tiếp: Doanh nghiệp có thể mang giấy tờ đến trực tiếp Chi cục Hải quan để nhờ cán bộ hỗ trợ tra cứu.
- Xem thêm bài viết: Dịch vụ khai báo hải quan tại Hải Phòng
Các lưu ý khi kê khai tờ khai hải quan
Để quá trình thông quan diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý những điểm sau khi làm tờ khai hải quan:
Chính xác tuyệt đối về thông tin: Thông tin trên tờ khai phải trùng khớp hoàn toàn với bộ chứng từ (Hợp đồng, Invoice, Packing List, Bill of Lading). Sai sót về mã HS, trị giá hay xuất xứ có thể dẫn đến bị xử phạt hành chính, truy thu thuế hoặc hàng bị kẹt tại cảng.
Thời hạn khai báo:
Đối với hàng nhập khẩu: Phải khai báo trong vòng 30 ngày kể từ ngày hàng đến cửa khẩu. Quá hạn sẽ bị phạt.
Đối với hàng xuất khẩu: Phải khai báo chậm nhất 4 giờ trước khi phương tiện vận tải xuất cảnh (với hàng không, đường biển).
Kiểm tra mã HS cẩn thận: Mã HS quyết định mức thuế suất. Việc áp sai mã HS là lỗi phổ biến và có thể bị phạt nặng (từ 20% số thuế thiếu đến phạt tiền cố định),. Doanh nghiệp nên tra cứu kỹ Biểu thuế xuất nhập khẩu hiện hành hoặc tham vấn hải quan.
Chữ ký số (Token): Doanh nghiệp bắt buộc phải có chữ ký số (Token) đã đăng ký với tổng cục hải quan để truyền tờ khai điện tử và xác thực tính pháp lý.
Xử lý tờ khai sai sót: Nếu phát hiện sai sót sau khi khai báo nhưng trước khi thông quan, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục khai bổ sung. Nếu tờ khai đã đăng ký nhưng không còn nhu cầu xuất/nhập khẩu hoặc sai sót quá lớn, cần làm thủ tục thanh lý tờ khai (hủy tờ khai) để tránh treo nợ thuế và rác dữ liệu trên hệ thống.
Lưu trữ hồ sơ: Sau khi thông quan, doanh nghiệp phải lưu trữ hồ sơ tờ khai hải quan và các chứng từ liên quan (cả bản giấy và file mềm) ít nhất 05 năm để phục vụ công tác kiểm tra sau thông quan.
- Bài viết hữu ích: Hướng dẫn tra cứu tờ khai chi tiết, mới viết 2025
Việc nắm vững kiến thức về tờ khai hải quan và kỹ năng tra cứu tờ khai hải quan không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn là biện pháp tối ưu chi phí logistics, nâng cao uy tín và năng lực cạnh tranh trên thị trường quốc tế.
