Shipment là gì trong xuất nhập khẩu logistics? Đối với người làm trong ngành xuất nhập khẩu, thuật ngữ “Shipment” rất quen thuộc, nhưng với những người mới, việc hiểu rõ bản chất, vai trò, và các quy định liên quan của Shipment là gì? Cùng vận tải GoTHL sẽ thông tin chi tiết của bạn các thông tin qua bài viết dưới đây nhé.
Shipment trong xuất nhập khẩu
Shipment là khái niệm quan trọng và hay bắt gặp trong xuất nhập khẩu, dùng để chỉ quá trình vận chuyển hàng hóa từ người xuất khẩu, người bán đến địa điểm của người mua. Shipment thường để chỉ một lô hàng hoặc khối lượng hàng hóa cụ thể được vận chuyển trong cùng một lần giao dịch và được xác định bằng một bộ chứng từ vận tải duy nhất (như vận đơn đường biển – Bill of Lading, hoặc vận đơn hàng không – Air Waybill).
Vai trò của Shipment trong xuất nhập khẩu và logistics
Shipment cung cấp thông tin cần thiết và là phương tiện kết nối cho các bên liên quan như nhà vận chuyển, người gửi và người nhận, giúp họ liên lạc và trao đổi thông tin về quá trình vận chuyển.
Shipment giúp xác định rõ ràng về điểm đi, đích đến, quy trình vận chuyển, xử lý hàng hóa, từ điểm xuất phát đến điểm đích. Giúp quản lý hàng tồn kho trong quá trình vận chuyển, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và giao nhận,.
Cung cấp chi tiết các thông tin về cước phí, bảo hiểm và các phụ phí vận chuyển liên quan khác, Liên quan đến việc đảm bảo an toàn của hàng hóa trong quá trình vận chuyển và xử lý các vấn đề khẩn cấp nếu cần.
Đảm bảo hàng hóa không bị hỏng hoặc mất mát trong quá trình di chuyển.
Các quy định trong Shipment hàng hóa
Shipment là một trong những điều khoản quan trọng trong hợp đồng ngoại thương hoặc hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hóa. Điều khoản Shipment quy định nghĩa vụ cụ thể của người xuất khẩu, đồng thời ràng buộc các bên phải hoàn thành trách nhiệm của mình.
Các nội dung quan trọng mà nhà xuất khẩu (người bán) và nhà nhập khẩu (người mua) cần thương lượng trong điều khoản giao hàng (Shipment/Delivery) bao gồm:
Thời gian giao hàng
Thời hạn giao hàng (Time of Shipment/Shipment time) là thời hạn mà người bán phải hoàn thành nghĩa vụ giao hàng của mình theo hợp đồng mua bán, và thường cũng là thời điểm chuyển giao rủi ro.
Các bên cần lưu ý một số điểm quan trọng về thời gian giao hàng:
Người bán và người mua không nên chấp nhận giao hàng vào một ngày chính xác. Thay vào đó, hai bên thường chọn thỏa thuận thời gian giao hàng theo một khoảng thời gian hoặc theo tháng.
Việc hứa giao hàng vào một ngày chính xác có thể gây ra nhiều rủi ro cho người bán, do khả năng chuẩn bị hàng không kịp hoặc phụ thuộc vào tàu và lịch tàu (tàu delay). Nếu thanh toán bằng thư tín dụng (L/C), việc không đáp ứng ngày giao hàng chính xác có thể dẫn đến việc ngân hàng từ chối thanh toán hoặc tính phí bất hợp lệ chứng từ.
Người bán nên cam kết giao hàng theo ngày dự kiến khởi hành (ETD – Estimated time of Departure), chứ không nên theo ngày dự kiến đến (ETA – Estimated time of Arrival). Người bán chỉ có thể đảm bảo hàng lên tàu đúng ngày ETD, trong khi việc vận chuyển và ETA có nhiều yếu tố khách quan do bên vận chuyển quyết định.
Người bán nên tránh hứa hẹn ngày giao hàng theo ETA và ETD vào thời điểm mang ý nghĩa chuyển giao như cuối tháng, cuối quý, hoặc cuối năm tài chính.
Địa điểm giao hàng
Điều khoản về địa điểm giao hàng (Place of shipment) cần được xác định rõ ràng, căn cứ vào điều kiện cơ sở giao hàng, phương thức vận tải, và thỏa thuận của các bên trong hợp đồng. Trong điều khoản giao hàng, nơi đi và nơi đến cần được chú ý, trong đó một trong hai địa điểm sẽ là nơi chuyển giao rủi ro. Địa điểm giao hàng được ghi cụ thể tùy theo phương thức vận chuyển:
| Trường hợp | Tên địa điểm | Ký hiệu |
| Giao hàng từ cảng đi tới cảng đích (Đường biển) | Tên cảng đi | POL (Port of Loading)/Port of Charging |
| Tên cảng đến | POD (Port of Discharging) / Port of Unloading | |
| Giao hàng từ sân bay đi tới sân bay đích (Đường hàng không) | Tên sân bay đi | Loading Airport |
| Tên sân bay đến | Discharging Airport | |
| Giao hàng theo điều kiện EXW hoặc DDP | Nơi nhận hàng để chở | Pick-up place |
| Điểm đến cuối cùng | Final Destination |
Phương thức giao hàng
Trong hợp đồng thương mại, người bán và người mua sẽ thỏa thuận các nội dung về phương thức giao hàng, bao gồm việc chia lô hàng, chuyển tải, và loại container sử dụng,.
Giao hàng từng phần hay một lần
Giao hàng từng phần (Partial shipment): Là việc hai bên tách nhỏ lô hàng (thường là số lượng lớn) để giao làm nhiều đợt trong suốt quá trình thực hiện hợp đồng. Phương thức này giúp việc vận chuyển linh hoạt hơn.
Giao hàng một lần (deliver in one lot): Phải giao toàn bộ lô hàng một lần, đi cùng một tàu với cùng một vận đơn,.
Giao hàng chuyển tải hay đi thẳng
Chuyển tải (Transshipment): Là việc tàu chở hàng sẽ đổi từ tàu này sang tàu khác tại một/một vài cảng trung chuyển. Nhằm tối ưu hóa chi phí vận chuyển, nhưng rủi ro cao và phí bảo hiểm có thể đắt hơn.
Tàu đi thẳng (Direct hoặc Straight): Tàu đi thẳng từ cảng đi đến cảng đích mà không ghé vào cảng trung chuyển nào,. Ưu điểm là thời gian vận chuyển nhanh nhưng chi phí có thể cao hơn.
Giao hàng đầy cont hay lẻ cont (FCL/LCL)
FCL (Full Container Load): Hàng nguyên container, là hình thức đóng hàng đầy một container với duy nhất một chủ hàng,,,.
LCL (Less than Container Load): Hàng lẻ container, là hình thức đóng hàng không đầy container, thường chứa hàng của nhiều chủ hàng trong cùng một container,,,,.
Thông báo hàng đến
Điều khoản thông báo giữa người mua và người bán (Notice of shipment) là sự trao đổi thông tin nhằm cập nhật tình hình vận chuyển của lô hàng,,,.
Các nội dung cần được làm rõ
Thời điểm thông báo: Bao giờ người bán gửi Booking Note (ghi chú đặt chỗ) cho người mua (hoặc ngược lại),,.
Thời điểm gửi hướng dẫn: Khi nào người mua phải gửi Shipping Instructions (S/I) cho người bán,,.
Thông báo sau khi tàu chạy: Sau khi tàu hàng khởi hành, người bán phải thông báo cho người mua trong khoảng thời gian nhất định (ví dụ: Within 02 days after B/L date),,,,.
Thông báo hàng đến: Nhiều đơn vị nhập khẩu yêu cầu người bán thông báo trước khi tàu vào cảng dỡ hàng,,.
Thông báo tình trạng hàng hóa: Khi hàng cập bến nơi mua, người mua cần thông báo cho người bán biết về tình trạng hàng hóa (ví dụ: Trong vòng 07 ngày làm việc sau ngày thông báo hàng đến),,.
Nội dung thông báo cần bao gồm các thông tin như POL, POD, ngày giao hàng, hàng hóa, số lượng, số vận đơn, tên tàu, hành trình, v.v..
Phương thức thông báo (ví dụ: fax, email, tel) cũng cần được thống nhất.
Cách tối ưu hóa Shipment trong logistics
Tối ưu hóa Shipment là yếu tố quan trọng để đạt được ưu thế cạnh tranh về giá cả và phát triển doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần chú trọng các đặc điểm sau để tối ưu hóa shipment trong logistics:
Căn cứ vào đặc điểm hàng hóa (dễ vỡ, khối lượng lớn), số lượng, khoảng cách và yêu cầu thời gian giao hàng, doanh nghiệp cần chọn hình thức vận tải tối ưu. Đối với hàng hóa cần giao nhanh, nên ưu tiên đường hàng không; với hàng hóa khối lượng lớn, chi phí thấp, đường biển là lựa chọn tối ưu.
Cần tìm kiếm, so sánh và chọn các đối tác vận chuyển (Carrier hoặc Freight Forwarder) uy tín, lâu năm và chuyên nghiệp. Đối tác cần có thế mạnh về loại hàng hóa và tuyến vận chuyển mà doanh nghiệp đang cần, đồng thời đáp ứng yêu cầu về tốc độ, an toàn, giá cả và có khả năng xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh.
Sử dụng vận tải đa phương thức (như đường biển kết hợp đường bộ hoặc đường hàng không) để tối ưu chi phí vận tải. Với khối lượng hàng hóa vận chuyển ít, có thể chọn đi hàng lẻ container (LCL) để tiết kiệm chi phí so với hàng nguyên container (FCL).
Việc hiểu rõ Shipment là gì và các quy định kèm theo giống như việc lập một lịch trình chi tiết cho một chuyến tàu lớn. Nếu mọi thông số (thời gian, địa điểm, hàng hóa) được xác định chính xác và minh bạch ngay từ đầu, chuyến tàu sẽ đi đúng hướng, tiết kiệm nhiên liệu (chi phí) và đến đích an toàn, tạo ra sự tin tưởng giữa người gửi và người nhận.
- Bài viết hữu ích: Dịch vụ vận tải nội địa
Trên đây vận tải GoTHL đã thông tin chi tiết tới bạn về Shipment là gì? Vai trò, đặc biệt và các quy định shipment trong xuất nhập khẩu. Nếu cần thắc mắc này, vui lòng liên hệ ngay với GoTHL để được hỗ trợ hoàn toàn miễn phí.
