Trong hoạt động xuất nhập khẩu (XNK), sau khi hàng hóa được thông quan và giải phóng khỏi cửa khẩu, doanh nghiệp thường cho rằng mọi thủ tục đã hoàn tất. Tuy nhiên, Kiểm tra sau thông quan (KTSTQ), hay còn gọi là Kiểm toán Hải quan (Post Clearance Audit – PCA), là một quy trình hậu kiểm quan trọng nhằm đảm bảo tính minh bạch, trung thực và tuân thủ pháp luật hải quan của doanh nghiệp. Với xu hướng toàn cầu hóa và áp lực giải phóng hàng hóa nhanh chóng, cơ quan hải quan đã chuyển trọng tâm quản lý từ kiểm tra tại cửa khẩu sang hậu kiểm tại doanh nghiệp. Vì vậy việc kiểm tra nhằm xác thực lại tính trung thực về thông tin mà chủ hàng khai báo với cơ quan hải quan.
Kiểm tra sau thông quan là gì?
Kiểm tra sau thông quan (KTSTQ) là hoạt động kiểm tra của cơ quan hải quan đối với hồ sơ hải quan, sổ kế toán, chứng từ kế toán và các chứng từ, tài liệu, dữ liệu khác có liên quan đến hàng hóa. Hoạt động này được thực hiện sau khi hàng hóa đã được thông quan. Trong trường hợp cần thiết và còn điều kiện, cán bộ hải quan sẽ tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa.
Về bản chất, đây quá trình nhân viên hải quan kiểm tra tính trung thực, hợp lý và độ tin cậy của các thông tin chủ hàng đã khai báo với hải quan. Để thực hiện các cuộc kiểm tra này, công chức hải quan phải vận dụng các kiến thức chuyên ngành như thương mại quốc tế, ngân hàng, kế toán trên cơ sở tư duy kiểm toán để phát hiện gian lận và sai sót. Mục đích chính của kiểm tra sau thông quan:
Xác minh tính chính xác: Đánh giá tính chính xác, trung thực nội dung các chứng từ, hồ sơ mà người khai hải quan đã khai, nộp, xuất trình.
Chống gian lận và trốn thuế: Phát hiện, ngăn chặn tình trạng gian lận trốn thuế và/hoặc vi phạm Luật Hải quan, vi phạm chính sách mặt hàng. Mục tiêu là đảm bảo thu đúng, thu đủ thuế.
Đánh giá tuân thủ: Đánh giá việc tuân thủ pháp luật hải quan và các quy định khác của pháp luật liên quan đến quản lý xuất khẩu, nhập khẩu của người khai hải quan.
Hậu kiểm: Đảm bảo số liệu trên tờ khai hải quan là hợp lý, hợp lệ sau khi đã giải phóng hàng nhanh chóng, tránh tình trạng khai man để trốn thuế.
Phạm vi kiểm tra của KTSTQ rất rộng, bao gồm tất cả các chứng từ sổ sách trong vòng 05 năm trở về trước tính từ ngày trên quyết định KTSTQ. Đối tượng kiểm tra bao gồm cả các chủ thể liên quan trực tiếp (như các chủ hàng XNK) và gián tiếp (như đại lý khai thuê hải quan, doanh nghiệp nhập khẩu ủy thác, hãng vận tải, và cơ quan thuế nội địa).
Các trường hợp kiểm tra sau thông quan
Theo điều 78 luật hải quan 2014, có ba trường hợp chính mà cơ quan hải quan có thể tiến hành kiểm tra sau thông quan:
Kiểm tra khi có dấu hiệu vi phạm: Thực hiện kiểm tra khi có dấu hiệu vi phạm pháp luật hải quan và quy định khác của pháp luật liên quan đến quản lý xuất khẩu, nhập khẩu.
Kiểm tra trên cơ sở quản lý rủi ro: Áp dụng đối với các trường hợp không thuộc quy định tại khoản 1 Điều này, việc kiểm tra được thực hiện trên cơ sở áp dụng quản lý rủi ro.
Kiểm tra việc tuân thủ pháp luật: Kiểm tra việc tuân thủ pháp luật của người khai hải quan. Việc này thường được thực hiện theo kế hoạch kiểm tra sau thông quan hàng năm do tổng cục trưởng tổng cục hải quan ban hành.
Những doanh nghiệp thường bị kiểm tra
Doanh nghiệp chế xuất (DNCX), gia công, sản xuất xuất khẩu (SXXK): Đây là các đối tượng thường xuyên được rà soát việc sử dụng nguyên liệu, vật tư nhập khẩu theo đúng mục đích.
Doanh nghiệp có dấu hiệu rủi ro: Các doanh nghiệp có dấu hiệu vi phạm, rủi ro cao hoặc có lịch sử vi phạm pháp luật hải quan.
Doanh nghiệp lớn: Doanh nghiệp có kim ngạch XNK lớn hoặc thường xuyên sử dụng ưu đãi thuế, hoàn thuế.
Theo chuyên đề/định kỳ: Doanh nghiệp thuộc diện kiểm tra theo chuyên đề hoặc kế hoạch định kỳ của cơ quan hải quan.
Các rủi ro thường gặp khiến doanh nghiệp bị đưa vào danh sách kiểm tra bao gồm: khai sai mã HS, khai thấp trị giá hải quan, chênh lệch hàng tồn kho/phế liệu so với định mức, hoặc sai phạm về thuế.
Thủ tục kiểm tra sau thông quan
Kiểm tra sau thông quan được thực hiện tại một trong hai địa điểm: trụ sở cơ quan hải quan hoặc trụ sở người khai hải quan. Trụ sở người khai hải quan bao gồm trụ sở chính, chi nhánh, cửa hàng, nơi sản xuất, nơi lưu giữ hàng hóa.
Kiểm tra sau thông quan tại trụ sở cơ quan hải quan
Đây thường là hình thức áp dụng cho các trường hợp đơn giản, kiểm tra theo chủ đề hoặc theo yêu cầu hoàn thuế.
Thẩm quyền: Cục trưởng cục hải quan, chi cục trưởng chi cục hải quan ban hành quyết định kiểm tra.
Thời hạn: Thời gian kiểm tra tối đa là 05 ngày làm việc.
Quyết định kiểm tra: Phải gửi cho người khai hải quan trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày ký và chậm nhất là 05 ngày làm việc trước ngày tiến hành kiểm tra.
Nội dung: Cơ quan hải quan yêu cầu người khai hải quan cung cấp hóa đơn thương mại, chứng từ vận tải, hợp đồng mua bán, chứng từ C/O, chứng từ thanh toán, hồ sơ, tài liệu kỹ thuật của hàng hóa liên quan đến hồ sơ đang được kiểm tra và giải trình. Người khai hải quan có quyền giải trình và bổ sung thông tin.
Xử lý kết quả: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc kiểm tra, người ra quyết định kiểm tra phải ký thông báo kết quả kiểm tra và gửi cho người khai hải quan.
Kiểm tra sau thông quan tại trụ sở người khai hải quan
Hình thức này thường áp dụng cho các doanh nghiệp có rủi ro cao, có dấu hiệu vi phạm hoặc các trường hợp phức tạp theo kế hoạch định kỳ.
Thẩm quyền: Tổng cục trưởng tổng cục hải quan, cục kiểm tra sau thông quan quyết định kiểm tra trong phạm vi toàn quốc, cục trưởng cục hải quan quyết định kiểm tra trong địa bàn quản lý của cục.
Thời hạn: Thời hạn kiểm tra tối đa là 10 ngày làm việc. Trường hợp phạm vi kiểm tra lớn, nội dung phức tạp thì có thể gia hạn một lần không quá 10 ngày làm việc.
- Bài viết hữu ích: Phân luồng hải quan là gì? Quy trình phân luồng hải quan chi tiết
Thời hạn kiểm tra sau thông quan
Thời hạn kiểm tra sau thông quan (hay thời hiệu kiểm tra) có hai loại chính theo quy định của pháp luật:
Thời hiệu thông thường: 05 năm kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan. Doanh nghiệp có nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ, chứng từ liên quan đến hàng hóa xuất nhập khẩu tối thiểu trong thời hạn này.
Thời hiệu đặc biệt: 10 năm kể từ ngày thực hiện hành vi vi phạm, áp dụng trong trường hợp vi phạm về trốn thuế, gian lận thuế.
Về tần suất, mỗi doanh nghiệp thông thường không bị kiểm tra quá một lần trong năm đối với cùng một nội dung kiểm tra.
Quy trình kiểm tra sau thông quan
Quy trình kiểm tra sau thông quan là một chuỗi các bước được cơ quan hải quan thực hiện để xác định tính tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp. Quy trình này giúp doanh nghiệp có Kinh nghiệm kiểm tra sau thông quan nếu chủ động nắm bắt. Theo các nguồn tài liệu, quy trình kiểm tra sau thông quan thường bao gồm 8 bước chính:
Bước 1: Thu thập, phân tích, nhận định thông tin cơ quan hải quan sẽ tiến hành thu thập và phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau để nhận định các dấu hiệu rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động XNK của doanh nghiệp.
Bước 2: Đề xuất kiểm tra theo dấu hiệu, rủi ro nếu có dấu hiệu vi phạm hoặc thuộc đối tượng rủi ro cao (chủ yếu là vấn đề giá trị hàng khai báo hoặc sử dụng nguyên liệu), cơ quan hải quan sẽ đề xuất kiểm tra.
Bước 3: Người có thẩm quyền quyết định người có thẩm quyền của chi cục hải quan hoặc cục kiểm tra sau thông quan (tùy phạm vi) sẽ ra quyết định kiểm tra và có kế hoạch kiểm tra cụ thể. Quyết định này sẽ được thông báo cho doanh nghiệp trước khi tiến hành kiểm tra.
Bước 4: Thực hiện kiểm tra đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra tại trụ sở cơ quan hải quan hoặc trụ sở người khai hải quan, đối chiếu nội dung khai báo với sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính, và kiểm tra thực tế hàng hóa.
Bước 5: Đưa ra dự thảo kết quả kiểm tra sau quá trình kiểm tra, cơ quan hải quan đưa ra dự thảo kết quả kiểm tra.
Bước 6: Giải trình, phản hồi doanh nghiệp cần giải trình, phản hồi nếu không đồng ý với dự thảo kết quả kiểm tra. Doanh nghiệp có quyền giải trình bằng văn bản và được ghi ý kiến vào biên bản kiểm tra.
Bước 7: Cơ quan hải quan đưa ra kết luận kiểm tra sau khi tiếp nhận phản hồi (nếu có), cơ quan hải quan đưa ra Kết luận kiểm tra chính thức.
Bước 8: Xử lý theo quy định của pháp luật cuối cùng, cơ quan hải quan đưa ra quyết định xử lý theo quy định của pháp luật về thuế hoặc xử lý vi phạm hành chính.
Kinh nghiệm kiểm tra sau thông quan
Để thành công trong quá trình KTSTQ, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ một cách chất lượng, hiệu quả. Hồ sơ kiểm tra sau thông quan là bộ tài liệu vô cùng quan trọng để xác minh sự tuân thủ.
Lưu trữ đầy đủ: Cần lưu trữ bản chính các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan trong thời hạn 05 năm. Hồ sơ cần được chuẩn bị 2 bản: bản chính để kiểm tra và bản chụp để nộp.
Tính minh bạch và khớp nối: Toàn bộ hồ sơ phải minh bạch và khớp nối giữa các bộ phận (xuất nhập khẩu, kho, kế toán).
Các chứng từ cốt lõi: Bao gồm: Bảng kê tổng hợp tờ khai hải quan, toàn bộ hồ sơ gốc tờ khai (Hợp đồng, tờ khai, Invoice, Packing List, vận đơn, C/O, chứng từ thanh toán).
Đối với DNCX/SXXK: Cần chuẩn bị thêm Báo cáo quyết toán nguyên phụ liệu, sổ sách kế toán liên quan, định mức sản xuất, quy trình sản xuất, và biên bản kiểm kê hàng tồn kho.
Kiểm tra sau thông quan là một công cụ mạnh mẽ giúp cơ quan hải quan nâng cao năng lực quản lý và chống gian lận thương mại. Do đó, việc doanh nghiệp chủ động thực hiện tự kiểm tra nội bộ (Self-audit) và chuẩn bị hệ thống lưu trữ tài liệu chuẩn chỉnh là kinh nghiệm kiểm tra sau thông quan hiệu quả nhất để đối phó với sự kiểm tra từ cục kiểm tra sau thông quan.
Mong rằng bài viết về kiểm tra thông quan của chúng tôi sẽ hữu ích nếu bạn đang tìm hiểu về nghiệp vụ xuất nhập khẩu, các vấn đề về logistics. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan tới vấn đề kiểm tra sau khi thông quan, vui lòng liên hệ với GoTHL để được chúng tôi tư vấn hoàn toàn miễn phí.
