C/O Form AK là gì? Tổng hợp những thông tin cần biết

Trong xu thế hội nhập kinh tế toàn cầu, các Hiệp định Thương mại Tự do (FTA) là động lực chính giúp doanh nghiệp (DN) xuất nhập khẩu (XNK) tối ưu hóa chi phí. Đối với các DN Việt Nam giao thương với Hàn Quốc và khối ASEAN, việc hiểu rõ C/O Form AK (Certificate of Origin Form AK) là vô cùng thiết yếu.

Mục lục bài viết

C/O Form AK là gì?

C/O Form AK là chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa, được cấp theo khuôn khổ Hiệp định Thương mại Tự do ASEAN – Hàn Quốc (AKFTA). Chứng từ này đóng vai trò quan trọng không chỉ giúp DN minh chứng nguồn gốc hàng hóa mà còn đáp ứng các yêu cầu để hưởng ưu đãi thuế quan đặc biệt theo khuôn khổ Hiệp định AKFTA. Việc này giúp cắt giảm đáng kể mức thuế nhập khẩu, thậm chí về mức 0% cho hầu hết mặt hàng, và giảm một số mặt hàng còn 5%, qua đó tăng lợi nhuận và lợi thế cạnh tranh.

Hiệp định AKFTA được ký kết năm 2005, tạo cơ hội cho 10 nước thành viên ASEAN và Hàn Quốc tiếp cận thị trường và giao thương quốc tế.

Các nước thành viên áp dụng C/O Form AK

ASEAN: Việt Nam (VN), Bru-nây (BN), Cam-pu-chia (KH), In-đô-nê-xi-a (ID), Lào (LA), Ma-lai-xi-a (MY), Mi-an-ma (MM), Phi-lip-pin (PH), Xin-ga-po (SG), Thái Lan (TH).

Hàn Quốc (KR).

Hàng hóa có C/O Form AK là hàng hóa xuất khẩu sang Hàn Quốc và các nước thành viên ASEAN thuộc diện được hưởng ưu đãi thuế theo hiệp định đã được ký. Để được hưởng ưu đãi thuế AKFTA, hàng hóa cần đáp ứng 3 điều kiện: thuộc danh mục được cấp mẫu C/O Form AK, có xuất xứ từ các nước thành viên AKFTA, và có giấy chứng nhận C/O Form AK hợp lệ.

Để phân biệt, nếu hàng hóa chỉ giao thương giữa Việt Nam và Hàn Quốc, DN có thể sử dụng C/O Form AK hoặc C/O Form VK (theo Hiệp định VKFTA – Việt Nam – Hàn Quốc).

C/O Form AK do cơ quan nào cấp

Tại Việt Nam, việc cấp phát C/O Form AK được thực hiện bởi các cơ quan có thẩm quyền nhằm đảm bảo tính hợp pháp và tuân thủ các quy định:

Bộ Công Thương: Các Phòng Quản lý Xuất nhập khẩu (XNK) thuộc Bộ Công Thương.
Các đơn vị ủy quyền: Các Ban Quản lý Khu Chế xuất (KCX) và Khu Công nghiệp (KCN) được Bộ Công Thương ủy quyền cấp.

Các Tổ chức cấp C/O tại Việt Nam được quy định cụ thể với các mã số rõ ràng tại Phụ lục, ví dụ:

Phòng Quản lý XNK khu vực Hà Nội (Mã số 01).
Phòng Quản lý XNK khu vực TP. Hồ Chí Minh (Mã số 02).
Phòng Quản lý XNK khu vực Đà Nẵng (Mã số 03).

Doanh nghiệp cũng có thể làm hồ sơ trực tuyến để xin cấp C/O Form AK điện tử tại hệ thống eCoSys theo địa chỉ: ecosys.gov.vn.

Thời gian xử lý hồ sơ cấp C/O Form AK

Hàng xuất khẩu qua đường hàng không: Không quá 04 giờ làm việc kể từ khi nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.

Hàng xuất khẩu bằng đường biển và các phương tiện khác: Không quá 08 giờ làm việc kể từ khi nhận hồ sơ đầy đủ và hợp lệ.

Trường hợp nộp hồ sơ qua đường bưu điện: Thời gian cấp là 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận ghi trên bì thư.

Nội dung có trong chứng nhận C/O Form AK

Mẫu C/O Form AK phải được khai bằng tiếng Anh và in bằng máy in hoặc bằng máy đánh chữ khác. Nội dung khai phải phù hợp với Tờ khai hải quan, Hóa đơn thương mại và Vận đơn. Việc check C/O Form AK kỹ lưỡng về nội dung là bắt buộc.

Các nội dung kê khai chính trên mẫu C/O Form AK bao gồm:

Ô số	Nội dung kê khai	Lưu ý
Ô số 1	Thông tin người xuất khẩu (Exporter)	Ghi tên giao dịch, địa chỉ, và tên quốc gia xuất khẩu (VIET NAM).
Ô số 2	Thông tin người nhận hàng (Importer)	Ghi tên người nhận hàng, địa chỉ, và tên quốc gia nhập khẩu. Phải trùng khớp với Hóa đơn thương mại (Invoice) và Vận đơn (Bill of Lading).
Số tham chiếu	Reference Number	Do Tổ chức cấp C/O ghi, gồm 13 ký tự (Ví dụ: VN-KR 14/01/00008). Tại phần “Được cấp tại” (issued at), ghi “VIET NAM”.
Ô số 3	Phương tiện vận tải	Ghi ngày khởi hành, tên phương tiện vận tải (“By air” hoặc tên tàu) và tên cảng dỡ hàng.
Ô số 4	Dành cho Hải quan nước nhập khẩu	Để trống. Cơ quan Hải quan tại cảng nhập khẩu sẽ đánh dấu thích hợp (Ví dụ: được hưởng ưu đãi/không hưởng ưu đãi).
Ô số 7	Mô tả hàng hóa	Ghi số kiện, loại kiện, mô tả hàng hóa (số lượng, khối lượng, quy cách đóng gói) và mã HS của nước nhập khẩu.
Ô số 8	Tiêu chí xuất xứ	Ghi tiêu chí xuất xứ như “WO” (Xuất xứ thuần túy), “CTH” hoặc “RVC 40%” (áp dụng Quy tắc xuất xứ), “Specific Processes”.
Ô số 9	Trọng lượng và giá trị FOB	Ghi trọng lượng cả bì (hoặc số lượng khác) và trị giá FOB chỉ khi áp dụng tiêu chí Hàm lượng giá trị khu vực (RVC).
Ô số 10	Hóa đơn thương mại	Ghi số và ngày của hóa đơn thương mại (Invoice).
Ô số 11	Tên nước, địa điểm, ngày xin cấp C/O và chữ ký	Ghi “VIET NAM”, tên nước nhập khẩu (chữ in hoa), địa điểm, ngày tháng năm đề nghị cấp C/O, chữ ký và dấu công ty xin C/O.
Ô số 12	Dành cho Tổ chức cấp C/O	Dành cho cán bộ cấp C/O ghi ngày tháng năm cấp, chữ ký và con dấu. Dùng để ghi “ISSUED RETROACTIVELY” (cấp sau) hoặc “CERTIFIED TRUE COPY” (cấp lại).
Ô số 13	Nội dung liên quan khác	Đánh dấu (√) vào ô thích hợp: “Third Country Invoicing” (Hóa đơn nước thứ ba), “Back-to-Back CO” (C/O giáp lưng), hoặc “Exhibition” (Hàng phục vụ triển lãm).

Lưu ý quan trọng về Mã HS: Mã HS của hàng hóa khai trên C/O phải là mã HS của nước nhập khẩu. Nếu có sự khác biệt về mã HS giữa nước xuất khẩu và nước nhập khẩu nhưng không làm thay đổi bản chất xuất xứ, vẫn có thể được xem xét chấp nhận.

Thủ tục xin cấp C/O Form AK

Để xin cấp C/O Form AK, DN cần tuân thủ thủ tục đăng ký hồ sơ thương nhân và chuẩn bị bộ hồ sơ chi tiết.

Đăng ký hồ sơ thương nhân

Nếu là lần đầu tiên đề nghị cấp C/O, DN cần nộp hồ sơ thương nhân bao gồm:

Đăng ký mẫu chữ ký của người được ủy quyền ký đơn đề nghị cấp C/O và con dấu của thương nhân.
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế.
Danh mục các cơ sở sản xuất của thương nhân.

Xem thêm: Hợp đồng ngoại thương là gì? Vai trò của hợp đồng ngoại thương trong xuất nhập khẩu

Bộ hồ sơ xin cấp C/O Form AK

Bộ hồ sơ cần chuẩn bị để xin cấp mẫu C/O Form AK bao gồm các chứng từ sau:

Đơn đề nghị cấp C/O (Theo mẫu số 3, được xuất từ hệ thống Ecosy).
Mẫu C/O tương ứng đã được khai hoàn chỉnh (gồm 1 bản chính và 2 bản sao).
Bản sao Tờ khai xuất (đã hoàn thành thủ tục hải quan, có chữ ký và đóng dấu tròn). (Nếu hàng hóa không phải khai báo tờ khai hải quan thì không cần nộp).
Bản sao Hóa đơn thương mại (Invoice), có dấu sao y bản chính.
Packing List (Phiếu đóng gói hàng hóa).
Bản sao Vận tải đơn (Bill of Lading) hoặc chứng từ vận tải tương đương.
Bảng kê khai Nguyên phụ liệu sử dụng để sản xuất hàng hóa.
Bảng kê định mức tiêu hao (hoặc bản kê định mức sản phẩm tính toán chi tiết hàm lượng giá trị khu vực).
Bản sao Quy trình sản xuất hàng hóa.
Bản sao Tờ khai nhập khẩu nguyên liệu và Hóa đơn đầu vào (có dấu sao y bản chính, nếu có sử dụng nguyên liệu nhập khẩu hoặc mua trong nước).
Bảng kê trừ lùi nguyên liệu đã sử dụng của từng tờ khai nhập khẩu hoặc hóa đơn giá trị gia tăng.
Giấy phép xuất khẩu (nếu có).
Các chứng từ, tài liệu cần thiết khác.
Nợ chứng từ: Người đề nghị cấp C/O có thể được nợ bản sao tờ khai hải quan đã hoàn thành thủ tục và vận tải đơn, nhưng không quá 15 ngày làm việc kể từ ngày được cấp C/O.

Quy trình cấp C/O Form AK

Quy trình xin cấp Chứng nhận C/O Form AK thường bao gồm các bước sau:

Bước 1: Khai báo và đăng ký trên hệ thống trực tuyến

Doanh nghiệp khai báo hồ sơ trên hệ thống cấp C/O trực tuyến của Bộ Công Thương theo địa chỉ: ecosys.gov.vn.

Nếu chưa có tài khoản, DN phải đăng ký hồ sơ thương nhân và xin cấp tài khoản trên hệ thống.

Bước 2: Nộp hồ sơ bản cứng

DN chuẩn bị bộ hồ sơ giấy (bản cứng) đầy đủ và lấy số thứ tự, chờ được gọi tại quầy của cơ quan được ủy quyền cấp C/O.

Bước 3: Kiểm tra và xác nhận hồ sơ

Hồ sơ được cán bộ tiếp nhận kiểm tra, đối chiếu và xác nhận tính đầy đủ, hợp lệ.

Trường hợp thiếu sót hoặc có vấn đề, DN sẽ được cán bộ kiểm tra tư vấn cụ thể để bổ sung.

Bước 4: Cấp C/O và nhận dữ liệu

Nếu hồ sơ đáp ứng các điều kiện, Tổ chức cấp C/O sẽ tiến hành cấp số C/O.

Doanh nghiệp nhận dữ liệu C/O từ website.

Bước 5: Ký duyệt và nhận C/O

Cán bộ tiếp nhận ký duyệt và đóng dấu xác nhận C/O Form AK.
Cơ quan quản lý sẽ lưu trữ 1 bản, bản C/O hợp lệ còn lại sẽ được trả cho doanh nghiệp.

Trường hợp cấp sau (Issued Retroactively): C/O mẫu AK có thể được cấp sau thời điểm giao hàng (nhưng không quá một (01) năm kể từ ngày giao hàng) nếu do vô ý sai sót hoặc lý do xác đáng, và phải mang dòng chữ “ISSUED RETROACTIVELY” vào Ô số 12.

Cấp lại C/O Form AK (Certified True Copy): Nếu C/O Form AK bị mất, thất lạc hoặc hư hỏng, Tổ chức cấp C/O có thể cấp lại bản sao chính thức và bản sao thứ hai (Duplicate) trong thời hạn không quá 05 ngày làm việc. C/O cấp lại phải đóng dấu vào Ô số 12 dòng chữ: “CERTIFIED TRUE COPY”.

Những trường hợp bị từ chối cấp C/O Form AK

Việc bị từ chối cấp C/O Form AK thường xảy ra do hồ sơ không đảm bảo các yêu cầu nghiêm ngặt theo quy định. DN cần lưu ý các trường hợp sau:

Vấn đề về đăng ký và nợ chứng từ

Người đề nghị cấp C/O chưa thực hiện việc đăng ký hồ sơ thương nhân.
Người đề nghị cấp C/O chưa nộp bổ sung chứng từ còn nợ từ lần cấp C/O trước đó.

Vấn đề về hình thức của C/O

Mẫu khai C/O Form AK bị viết bằng mực màu đỏ, viết tay, bị tẩy xóa, bị mờ không đọc được, hoặc được in bằng nhiều màu mực khác nhau.

Vấn đề về nội dung và xuất xứ

Hồ sơ đề nghị cấp C/O Form AK không đầy đủ hoặc không đúng quy định.
Hồ sơ xin cấp C/O mâu thuẫn về nội dung, thiếu tính thống nhất giữa các chứng từ (như tờ khai, vận đơn, hóa đơn).
Hàng hóa không đáp ứng đủ tiêu chuẩn xuất xứ hoặc không xác định được chính xác xuất xứ theo các tiêu chuẩn của Hiệp định AKFTA.
Có căn cứ hợp pháp, rõ ràng chứng minh hàng hóa xin cấp C/O không có xuất xứ theo quy định của pháp luật.

Vấn đề về gian lận và hậu kiểm

Người đề nghị cấp C/O có biểu hiện gian lận về xuất xứ từ lần cấp C/O trước và vụ việc chưa được giải quyết xong.
Người đề nghị cấp C/O không cung cấp đủ hồ sơ lưu trữ theo quy định để Tổ chức cấp C/O tiến hành hậu kiểm tra xuất xứ hàng hóa.
Khi bị từ chối cấp C/O Form AK, Tổ chức cấp C/O phải thông báo rõ lý do bằng văn bản cho người đề nghị cấp biết trong thời hạn ba (03) ngày làm việc kể từ ngày từ chối.

C/O Form AK là một tài liệu pháp lý quan trọng, là chìa khóa giúp DN Việt Nam tận dụng tối đa các ưu đãi thuế quan khi xuất khẩu hàng hóa sang Hàn Quốc và các nước ASEAN theo khuôn khổ Hiệp định AKFTA. Việc nắm vững c o form ak là gì, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xin cấp C/O Form AK (bao gồm Đơn đề nghị, Invoice, B/L, Packing List, Định mức tiêu hao, và Quy trình sản xuất), và tuân thủ chặt chẽ quy trình cấp C/O Form AK trên hệ thống ecosys.gov.vn là cần thiết.

Đặc biệt, DN cần lưu ý các trường hợp đặc biệt như “Third Country Invoicing” hay C/O giáp lưng, và luôn check C/O Form AK để đảm bảo không mắc phải các lỗi về hình thức hoặc mâu thuẫn nội dung, tránh bị từ chối cấp C/O Form AK, từ đó tối đa hóa hiệu quả hoạt động thương mại quốc tế.