Trong kỷ nguyên toàn cầu hóa, hoạt động giao thương, xuất nhập khẩu hàng hóa đang trở thành đòn bẩy kinh tế mạnh mẽ cho mọi quốc gia. Để một lô hàng có thể vượt qua biên giới, tiếp cận thị trường quốc tế hoặc đi vào nội địa, các doanh nghiệp bắt buộc phải vượt qua một “cánh cửa” pháp lý vô cùng quan trọng mang tên hải quan. Đối với những người mới bước chân vào lĩnh vực thương mại quốc tế, câu hỏi thông quan là gì luôn là thắc mắc đầu tiên cần được giải đáp cặn kẽ. Việc thấu hiểu tường tận quy trình, điều kiện và chi phí liên quan không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý, rủi ro đọng vốn mà còn tối ưu hóa toàn bộ chuỗi cung ứng logistics. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn một cẩm nang toàn diện, chuẩn cấu trúc chuyên sâu để giải mã khái niệm thông quan cũng như chi tiết quy trình thông quan hàng hóa xuất khẩu.
Thông quan là gì
Để có một định hướng chính xác nhất khi xử lý các nghiệp vụ logistics, việc đầu tiên chúng ta cần làm là bám sát vào định nghĩa của pháp luật để giải đáp thông quan. Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Luật Hải quan năm 2014, định nghĩa này được phát biểu rõ ràng như sau: “Thông quan là việc hoàn thành các thủ tục hải quan để hàng hóa được nhập khẩu, xuất khẩu hoặc đặt dưới chế độ quản lý nghiệp vụ hải quan khác”.
Nói một cách đơn giản và dễ hiểu hơn, đây chính là quá trình cá nhân, tổ chức kê khai thông tin, nộp hồ sơ chứng từ liên quan đến lô hàng và để cơ quan hải quan tiến hành xét duyệt, kiểm tra hàng hóa trước khi cho phép chúng xuất khẩu ra khỏi quốc gia hoặc nhập cảnh vào nội địa. Hoạt động thông quan mang ý nghĩa chiến lược đối với nhà nước trong việc kiểm soát an ninh quốc gia, ngăn chặn các hành vi gian lận thương mại, buôn lậu, đồng thời đây cũng là công cụ để tính toán và thu đúng, thu đủ các loại thuế, đóng góp vào ngân sách nhà nước. Hàng hóa chỉ chính thức được giải phóng, đưa vào sử dụng hoặc vận chuyển sang quốc gia khác khi quy trình này hoàn tất.
Điều kiện cần có của thông quan hàng hóa
Một khi đã hiểu bản chất thông quan là gì, doanh nghiệp cần biết rằng không phải bất kỳ hàng hóa nào cũng có thể thuận buồm xuôi gió đi qua cửa khẩu. Để được thông quan, lô hàng phải đáp ứng các điều kiện khắt khe do pháp luật quy định.
Đối tượng được phép thông quan hàng hóa
Thủ tục thông quan hải quan là một quy trình đặc thù, chỉ áp dụng cho hai nhóm đối tượng chính là hàng hóa và phương tiện vận tải, hoàn toàn không áp dụng cho đối tượng là con người hay hành khách.
- Đối với hàng hóa: Điều kiện tiên quyết là mặt hàng đó phải không nằm trong danh mục hàng hóa bị cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu theo quy định của pháp luật Việt Nam. Đồng thời, lô hàng cần phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn, yêu cầu về chủng loại, mẫu mã, số lượng và các quy định về kiểm tra chuyên ngành tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể.
- Đối với phương tiện: Các loại phương tiện như tàu biển, máy bay, đường sắt quốc tế, xe ô tô,… khi xuất cảnh, nhập cảnh hoặc quá cảnh đều phải tuân thủ các quy tắc được nêu rõ trong Hồ sơ hải quan phương tiện. Quy định này áp dụng cho cả phương tiện của tổ chức, cá nhân thực hiện hoạt động tạm nhập – tái xuất, tạm xuất – tái nhập không nhằm mục đích thương mại.
Bên cạnh đó, các đối tượng được phép trực tiếp đứng ra làm thủ tục (khai báo hải quan) bao gồm: Chủ hàng hóa, chủ phương tiện, đại lý làm thủ tục hải quan, người được ủy quyền hợp pháp, hoặc doanh nghiệp cung cấp dịch vụ bưu chính, chuyển phát nhanh quốc tế.
Đảm bảo thủ tục thông quan
Điều kiện sống còn tiếp theo để hàng hóa được phép thông quan là chủ hàng phải hoàn thành đầy đủ, trọn vẹn các thủ tục hải quan. Việc tiến hành thủ tục phải đảm bảo tuân thủ tuyệt đối các nguyên tắc, trình tự và quy trình do pháp luật đề ra.
Chính vì tính chất phức tạp về mặt pháp lý, người chịu trách nhiệm thực hiện khai báo, tiến hành nghiệp vụ thông quan đòi hỏi phải có kiến thức chuyên môn sâu rộng và hiểu biết vững vàng về luật hải quan, mã HS, quy định thuế. Chỉ cần một sai sót nhỏ trong việc chuẩn bị chứng từ, khai sai thông số, quy trình thông quan sẽ bị đình trệ, hàng hóa sẽ bị giữ lại cảng dẫn đến phát sinh chi phí khổng lồ.
Quy trình thông quan cơ bản của hàng xuất khẩu
Việc ứng dụng lý thuyết thông quan là gì vào thực tiễn đòi hỏi một quy trình vận hành bài bản. Đối với hàng hóa và phương tiện xuất khẩu, quy trình thông quan cơ bản thường được diễn ra theo 3 bước chuẩn mực như sau:
Đăng ký và khai báo hải quan
Ở bước khởi đầu này, người khai hải quan sẽ tiến hành đăng ký tờ khai thông qua hình thức khai báo điện tử trên phần mềm hệ thống VNACCS/VCIS của Tổng cục Hải quan, hoặc đăng ký trực tiếp tại cơ quan hải quan. Trách nhiệm của người khai là phải nhập liệu chính xác tuyệt đối các thông tin chi tiết về lô hàng xuất khẩu như: tên hàng, số lượng, mẫu mã, mã HS, trọng lượng. Đặc biệt lưu ý, một tờ khai hải quan chỉ được phép khai tối đa 50 mặt hàng; nếu lô hàng có nhiều hơn, doanh nghiệp phải mở các tờ khai nhánh.
Song song với việc khai báo, doanh nghiệp phải nộp hoặc xuất trình bộ hồ sơ hải quan hợp lệ, bao gồm các chứng từ thương mại cốt lõi như: Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), hợp đồng mua bán (Sales Contract), phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List), vận tải đơn (Bill of Lading / Air Waybill), giấy chứng nhận xuất xứ (C/O), cùng các loại giấy phép xuất khẩu hoặc kết quả kiểm tra chuyên ngành theo quy định pháp luật. Hồ sơ này có thể là chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử miễn sao đảm bảo được tính nguyên vẹn, hợp pháp và sự thống nhất của dữ liệu.
Sau khi truyền dữ liệu, hệ thống tự động sẽ phân luồng tờ khai thành 3 mức độ giám sát: luồng xanh (thông quan ngay), luồng vàng (yêu cầu cán bộ hải quan kiểm tra chi tiết bộ chứng từ giấy), hoặc luồng đỏ (kiểm tra khắt khe cả hồ sơ giấy lẫn cắt seal kiểm tra thực tế hàng hóa).
Đưa hàng đến điểm tập kết
Sau khi việc đăng ký và khai báo hoàn tất, chủ hàng phải điều động phương tiện vận chuyển lô hàng xuất khẩu đến đúng khu vực tập kết quy định để cơ quan hải quan có thể tiến hành kiểm tra (nếu có yêu cầu) và xác nhận hàng qua khu vực giám sát.
Căn cứ theo khoản 3 Điều 22 Luật Hải quan 2014, các địa điểm tập kết, kiểm tra thực tế hàng hóa được quy định rất cụ thể, bao gồm: Khu vực cửa khẩu đường bộ, ga đường sắt liên vận quốc tế, cảng hàng không dân dụng quốc tế, cảng biển, cảng thủy nội địa có hoạt động xuất nhập khẩu, khu vực cửa khẩu bưu điện quốc tế; trụ sở của chi cục hải quan nơi tiếp nhận hồ sơ; kho ngoại quan, kho bảo thuế, địa điểm thu gom hàng lẻ; các cơ sở sản xuất, nơi tổ chức hội chợ, triển lãm hoặc các địa điểm kiểm tra chuyên biệt khác do tổng cục trưởng tổng cục Hải quan quyết định. Việc tập kết đúng giờ và đúng bãi quy định giúp quá trình kiểm soát diễn ra thuận lợi, đảm bảo hàng hóa kịp tiến độ lên tàu.
Nộp thuế phí, lệ phí
Để kết thúc hành trình đi tìm lời giải cho câu hỏi thông quan là gì, doanh nghiệp phải hoàn thành bước quan trọng nhất là nghĩa vụ tài chính. Người khai hải quan bắt buộc phải nộp đầy đủ các loại thuế, phí và lệ phí theo quy định của pháp luật trước khi hàng hóa được phê duyệt thông quan và mang ra khỏi biên giới.
Tùy thuộc vào mã HS và tính chất của mặt hàng, các khoản phí doanh nghiệp cần thanh toán có thể bao gồm: Thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế bảo vệ môi trường, lệ phí hải quan, phí bốc xếp, và các khoản phí dịch vụ khác. Doanh nghiệp có thể thanh toán một cách linh hoạt bằng hình thức nộp trực tiếp tại chi cục hải quan, nộp vào tài khoản của hải quan tại kho bạc nhà nước hoặc chuyển khoản nhanh qua các ngân hàng thương mại. Tờ khai chỉ chính thức được đóng dấu thông quan khi hệ thống ghi nhận mọi khoản thuế đã được nộp đủ.
Chi phí thông quan là bao nhiêu
Khi tìm hiểu về thông quan là gì, một trong những vấn đề được các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu chính là bài toán chi phí. Về cơ bản, chi phí thông quan được chia thành hai phần chính: lệ phí nộp cho cơ quan nhà nước và phí dịch vụ thuê ngoài (nếu có).
Đối với phần lệ phí hải quan nộp cho nhà nước, biểu mức thu hiện nay được quy định rất minh bạch và rõ ràng theo thông tư 14/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính. Cụ thể các mức thu mới nhất bao gồm:
- Phí hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu, phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh: 20.000 đồng/tờ khai.
- Phí hải quan kiểm tra, giám sát, tạm dừng làm thủ tục đối với hàng hóa có dấu hiệu xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ: 200.000 đồng/01 đơn.
- Phí hải quan cấp sổ ATA (tạm quản hàng hóa): 1.000.000 đồng/sổ (Cấp mới) và 500.000 đồng/sổ (Cấp lại).
- Lệ phí đối với hàng hóa quá cảnh: 200.000 đồng/tờ khai.
- Lệ phí đối với phương tiện vận tải quá cảnh: Phương tiện đường bộ (ô tô, đầu kéo) là 200.000 đồng/phương tiện; Phương tiện đường thủy (tàu, ca nô, sà lan) là 500.000 đồng/phương tiện.
Bên cạnh đó, pháp luật cũng quy định một số trường hợp đặc biệt được miễn thu phí hải quan như: Hàng viện trợ nhân đạo, hàng quà tặng cho cơ quan nhà nước, bưu phẩm được miễn thuế, hàng hóa xuất nhập khẩu có tổng trị giá dưới 500.000 VNĐ hoặc số tiền thuế phải nộp dưới 50.000 VNĐ, và các loại hàng hóa, phương tiện quá cảnh theo cam kết điều ước quốc tế.
Ngoài lệ phí nhà nước, nếu doanh nghiệp không tự thực hiện khai báo mà sử dụng dịch vụ ủy thác hoặc thuê đại lý khai thuê hải quan, doanh nghiệp sẽ phải trả thêm “phí dịch vụ thông quan”. Khoản phí này hoàn toàn dựa trên sự thương lượng giữa doanh nghiệp và đơn vị cung cấp dịch vụ logistics, phụ thuộc vào mức độ phức tạp của từng loại hàng hóa.
Bài viết hữu ích: Phí và lệ phí thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu
Hiểu rõ thông quan là gì không chỉ là việc nắm bắt một định nghĩa học thuật, mà đó là chiếc chìa khóa vàng giúp các cá nhân, doanh nghiệp mở toang cánh cửa hội nhập kinh tế quốc tế. Bằng việc tuân thủ nghiêm ngặt các điều kiện, thực hiện đúng quy trình 3 bước từ khai báo đến nộp thuế, và nắm vững các loại chi phí phát sinh, doanh nghiệp sẽ đảm bảo chuỗi cung ứng hàng hóa của mình luôn được vận hành trơn tru, an toàn và tối ưu chi phí nhất. Nếu doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm thực chiến trong nghiệp vụ này, việc lựa chọn một đối tác logistics uy tín, am hiểu sâu sắc quy định của pháp luật để làm dịch vụ hải quan trọn gói sẽ là một giải pháp vô cùng khôn ngoan và an toàn.
