Vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ luôn là “huyết mạch” của nền kinh tế, mang đến sự linh hoạt, tiện lợi và khả năng kết nối tận nơi (door-to-door) tuyệt vời. Tuy nhiên, sự tiện lợi này luôn đi kèm với sự giám sát chặt chẽ từ các cơ quan chức năng. Không ít doanh nghiệp, chủ hàng hay thậm chí là các đơn vị vận tải vừa và nhỏ đã phải đối mặt với nguy cơ bị phạt nặng, giam xe, trễ tiến độ giao hàng chỉ vì thiếu sót một vài loại giấy tờ cơ bản. Để quá trình giao nhận diễn ra suôn sẻ, an toàn và tối ưu chi phí, việc nắm vững các thủ tục cần có khi vận chuyển hàng hóa đường bộ, bạn cần nắm được các thủ tục quan trọng sau đây.
Vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ cần quy định nào?
Việc lưu thông hàng hóa trên đường không chỉ đơn thuần là bốc hàng lên xe và chạy. Các cơ quan chức năng kiểm soát rất gắt gao 3 yếu tố cốt lõi: phương tiện, người điều khiển và chứng từ hàng hóa.
Quy định về phương tiện vận chuyển đường bộ
Một chiếc xe tải tham gia vào kinh doanh vận tải hàng hóa phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật và pháp lý nghiêm ngặt để đảm bảo an toàn giao thông. Cụ thể:
Tính pháp lý của xe: Phương tiện phải có giấy đăng ký xe ô tô, giấy chứng nhận bảo hiểm trách nhiệm dân sự bắt buộc còn hiệu lực.
An toàn kỹ thuật: Xe bắt buộc phải có giấy chứng nhận kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường, kèm theo tem kiểm định được dán đúng quy định trên kính xe.
Nhận diện kinh doanh vận tải: Theo nghị định 158/2024/NĐ-CP (áp dụng từ 2025), các loại xe đầu kéo, xe container, xe tải kinh doanh phải được dán phù hiệu “xe tải” hoặc “Taxi tải” đúng mẫu và đúng vị trí quy định. Đồng thời, xe phải gắn thiết bị giám sát hành trình và camera (đối với một số loại xe đặc thù) đang hoạt động bình thường.
Hàng hóa đặc thù: Nếu chở hàng siêu trường, siêu trọng hoặc hàng nguy hiểm, phương tiện phải được cấp giấy phép lưu hành đặc biệt.
Quy định về người điều khiển phương tiện
Tài xế là người trực tiếp chịu trách nhiệm cho sự an toàn của cả phương tiện lẫn hàng hóa trong suốt chuyến đi. Các quy định đối với tài xế bao gồm:
Bằng cấp và nghiệp vụ: Phải có giấy phép lái xe hợp lệ, phù hợp với hạng xe đang điều khiển. Nếu chở hàng nguy hiểm (như hóa chất, xăng dầu), tài xế buộc phải có Giấy chứng nhận huấn luyện nghiệp vụ về hàng nguy hiểm.
Sức khỏe và thời gian làm việc: Tuân thủ quy định về thời gian lái xe liên tục (không quá 4 giờ) và thời gian làm việc trong ngày để tránh tai nạn do mệt mỏi. Không được sử dụng nồng độ cồn hoặc chất kích thích.
Quy định về hợp đồng vận chuyển và chứng từ
Hàng hóa khi lưu thông phải chứng minh được tính hợp pháp. Nếu không, hàng có thể bị tịch thu hoặc giữ lại để điều tra vì nghi ngờ là hàng lậu.
Bắt buộc phải có hợp đồng vận chuyển giữa đơn vị vận tải và chủ hàng (có thể là văn bản giấy hoặc hợp đồng điện tử).
Hàng hóa phải đi kèm với hóa đơn giá trị gia tăng (VAT), Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ hoặc các chứng từ chứng minh nguồn gốc rõ ràng.
Đối với nông sản, động vật sống hoặc hàng nhập khẩu, cần có Giấy chứng nhận kiểm dịch, C/O (chứng nhận xuất xứ) hoặc tờ khai hải quan thông quan.
Các thủ tục quy định khi vận chuyển hàng hóa bằng đường bộ
Thực tế, thủ tục cần có khi vận chuyển hàng hóa đường bộ phụ thuộc rất lớn vào tính chất của lô hàng và mục đích vận chuyển. Dựa trên thông tư 94/2003/TTLT và các cập nhật mới nhất từ nghị định 158/2024/NĐ-CP, dưới đây là chi tiết các thủ tục bắt buộc:
Đối với hàng hóa mua bán, kinh doanh thông thường: Hàng hóa xuất kho để bán, trao đổi hoặc tiêu dùng nội bộ phải có Hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng ghi rõ số lượng và giá trị thực tế.
Đối với hàng hóa điều động nội bộ (chuyển kho, chuyển đại lý): Nếu công ty chuyển hàng từ kho tổng đến các chi nhánh, hoặc gửi hàng cho đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng, thủ tục cần có là: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kèm theo lệnh điều động nội bộ.
Đối với hàng gia công: Khi xuất nguyên liệu đi gia công, phải có phiếu xuất kho ghi rõ mục đích “xuất đưa đi gia công” và đính kèm hợp đồng gia công. Khi nhận thành phẩm về, cơ sở gia công cũng phải xuất trình phiếu xuất kho và hợp đồng tương ứng.
Đối với hàng hóa xuất nhập khẩu: Hàng hóa đang trên đường vận chuyển ra cảng để xuất khẩu, hoặc từ cảng về kho sau khi nhập khẩu, bắt buộc phải có Tờ khai hải quan đã thông quan, kèm theo hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và phiếu đóng gói (Packing List).
Thủ tục mang tính bắt buộc mới về “Giấy vận tải”: Một điểm nhấn cực kỳ quan trọng trong thủ tục vận tải hiện nay là Giấy vận tải (Transport Note). Theo quy định mới, đơn vị vận tải phải cấp giấy vận tải (bản giấy hoặc bản điện tử) cho lái xe trước khi khởi hành. Đặc biệt, trên Giấy vận tải bắt buộc phải có chữ ký xác nhận của chủ hàng (hoặc người xếp hàng) về khối lượng hàng hóa đã xếp lên xe. Điều này nhằm kiểm soát chặt chẽ vấn đề xe quá tải ngay từ điểm xuất phát.
Chỉ cần bạn chuẩn bị thiếu một tờ hóa đơn hay lệnh điều động, đội quản lý thị trường hoặc cảnh sát giao thông có quyền lập biên bản giữ hàng. Vì vậy, sự chuẩn bị kỹ lưỡng là không bao giờ thừa.
Quy trình vận chuyển hàng đường bộ diễn ra như thế nào
Để thủ tục cần có khi vận chuyển hàng hóa đường bộ được thực thi một cách trơn tru, các công ty logistics chuyên nghiệp thường áp dụng một quy trình chuẩn hóa gồm 6 bước khép kín. Việc hiểu rõ quy trình này giúp chủ hàng dễ dàng phối hợp và theo dõi sát sao tiến độ lô hàng.
Bước 1: Tiếp nhận nhu cầu vận chuyển
Quá trình bắt đầu khi chủ hàng liên hệ với công ty vận tải. Ở bước này, khách hàng cần cung cấp chi tiết: Loại hàng hóa, số lượng, trọng lượng (Gross weight), thể tích (CBM), địa chỉ nhận/giao hàng, và các yêu cầu đặc biệt (ví dụ: hàng cần giữ lạnh, hàng dễ vỡ, giao hỏa tốc). Dựa trên thông tin này, hai bên sẽ chốt phương án và ký Hợp đồng vận chuyển.
Bước 2: Lập kế hoạch vận chuyển
Phòng điều vận của công ty Logistics sẽ tiến hành lên phương án tối ưu nhất. Họ sẽ chọn loại xe có tải trọng phù hợp (xe 2 tấn, xe đầu kéo, xe bảo ôn…), khảo sát tuyến đường đi ngắn nhất, né các cung đường cấm tải hoặc dễ kẹt xe. Đồng thời, lên lịch trình thời gian lấy hàng và dự kiến thời gian giao hàng chuẩn xác.
Bước 3: Chuẩn bị phương tiện và nhân sự
Trước giờ G, tài xế được phân công sẽ thực hiện các bước kiểm tra an toàn kỹ thuật phương tiện (lốp, phanh, nhiên liệu). Đơn vị vận tải sẽ bàn giao Giấy vận tải và các giấy tờ cần thiết cho tài xế để đảm bảo tính hợp pháp khi lăn bánh.
Bước 4: Tiến hành bốc xếp hàng hóa
Khi xe đến kho của chủ hàng, quá trình bốc xếp bắt đầu. Tài xế và nhân viên kho phải phối hợp chặt chẽ để phân bổ trọng lượng đều trên thùng xe, chèn lót kỹ lưỡng đối với hàng dễ vỡ. Sau khi hoàn tất, chủ hàng sẽ ký xác nhận khối lượng thực tế lên Giấy vận tải (thủ tục pháp lý bắt buộc).
Bước 5: Vận chuyển hàng hóa
Trong suốt chặng đường, tài xế phải tuân thủ nghiêm ngặt luật giao thông về tốc độ và lộ trình. Đối với các đơn vị vận tải hiện đại, xe luôn được gắn hệ thống định vị GPS, giúp cả công ty logistics và khách hàng đều có thể Tracking (theo dõi) vị trí lô hàng theo thời gian thực (Real-time) để xử lý kịp thời nếu có sự cố thời tiết, kẹt xe phát sinh.
Bước 6: Giao hàng và nghiệm thu
Xe tải tiếp cận địa chỉ người nhận. Người nhận hàng tiến hành đối chiếu tình trạng hàng hóa thực tế so với chứng từ (Phiếu xuất kho/Hóa đơn). Nếu hàng hóa nguyên đai nguyên kiện, không hư hỏng, hai bên sẽ cùng ký vào Biên bản giao nhận hàng hóa. Đến đây, quy trình vận chuyển chính thức hoàn tất và chuyển sang khâu thanh toán cước phí.
Tóm lại, việc nắm rõ và tuân thủ các thủ tục cần có khi vận chuyển hàng hóa đường bộ không chỉ là nghĩa vụ tuân thủ pháp luật, mà còn là “tấm khiên” bảo vệ tài sản, tối ưu hóa thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Từ việc chuẩn bị hóa đơn VAT, lệnh điều động nội bộ cho đến việc ký xác nhận Giấy vận tải, mọi khâu đều yêu cầu sự chính xác.
Bài viết hữu ích: Quy định về vận tải đường bộ mới nhất 2026
Vận tải Thái Hà – Công ty vận chuyển hàng hóa đường bộ
Với hơn 10 năm kinh nghiệm, vận tải Thái Hà tự tin là đơn vị cung cấp dịch vụ vận tải nội địa uy tín và chuyên nghiệp. Chúng tôi cam kết cho khách hàng dịch vụ vận chuyển nhanh chóng, hiệu quả an toàn với chi phí cạnh tranh. Dịch vụ vận chuyển hàng đường bộ đa dạng hàng hóa từ hàng thông thường đến hàng có điều kiện, hàng nhỏ gọn đến hàng cồng kềnh.
Nếu doanh nghiệp của bạn cảm thấy việc chuẩn bị các thủ tục này quá rườm rà và phức tạp, giải pháp thông minh nhất là tìm vận tải Thái Hà. Với kinh nghiệm xử lý hàng ngàn chuyến hàng, họ sẽ tư vấn, hỗ trợ hoàn thiện mọi chứng từ pháp lý, giúp lô hàng của bạn lưu thông “thuận buồm xuôi gió” trên mọi nẻo đường!
