5 nguyên nhân chính gây tổn thất hàng hóa trong quá trình vận chuyển

Trong quá trình đóng gói và vận chuyển, hàng hóa bị hỏng là một khía cạnh khó lường do nhiều yếu tố ảnh hưởng. Sự biến động của mọi yếu tố có thể trở thành nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng hư hỏng của hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển. Để giảm thiểu rủi ro điều này, ta nên hiểu rõ nguyên nhân gây hư hỏng hàng hóa từ khâu đóng gói vận chuyển và giao đến khách hàng, cùng tìm hiểu ngay nhé.

Một số nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa

Trong doanh nghiệp có thể gặp phải các vấn đề liên quan đến thất thoát hàng hóa khác nhau, tùy thuộc vào mặt hàng doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, đặc thù quản lý và quy trình quản lý hàng hóa mà doanh nghiệp đã xây dựng, dưới đây là một số nguyên nhân gây thất thoát hàng hóa thường gặp trong thực tế.

Quy trình quản lý kho hàng không chặt chẽ

Ở một số doanh nghiệp, vấn đề xây dựng các quy trình quản lý kho hàng còn chưa được chú trọng, do vậy có thể tạo ra một số kẽ hở trung quản lý hàng hóa, dẫn đến thất thoát hàng hóa.

Quy trình quản lý hàng hóa là một loạt các bước hoặc hành động được tổ chức một cách có hệ thống hệ thống nhằm mục đích quản lý hiệu quả hàng hóa từ khi nhập kho đến khi xuất kho. Mỗi doanh nghiệp sẽ có một quy trình hoặc quy định quản lý hàng hóa theo đặc thù riêng biệt của doanh nghiệp. Quy trình quản lý hàng hóa thông thường sẽ phải bao gồm từ khâu đặt hàng, nhập kho lưu trữ và bảo quản, quản lý tồn kho, xuất kho và vận chuyển, giao hàng.

Rủi ro thất thoát trong quá trình vận chuyển hàng hóa

Trong thực tế, quá trình vận chuyển hàng hóa luôn tiềm ẩn nguy cơ thất thoát, đặc biệt đối với các mặt hàng thuộc nhóm vật liệu xây dựng (như cát, sỏi…) và tài nguyên khoáng sản (như than, đá…). Quãng đường vận chuyển càng dài, việc di chuyển hàng hóa từ nơi xuất phát đến kho lưu trữ hoặc điểm tiêu thụ càng dễ phát sinh rủi ro. Điều này càng nghiêm trọng hơn nếu doanh nghiệp sử dụng phương tiện vận tải không chuyên dụng, dẫn tới khả năng thất thoát hàng hóa cao.

Ví dụ: Khi vận chuyển các vật liệu phục vụ xây dựng như đất, sỏi, đá… đến công trình, doanh nghiệp rất dễ đối mặt với nguy cơ hao hụt, thất thoát hàng hóa.

Đặc tính của nhóm hàng hóa dễ hư hỏng, giảm chất lượng

Một trong những nguyên nhân phổ biến gây thất thoát hàng hóa là do đặc điểm của chính sản phẩm. Nhiều loại hàng hóa có thời hạn sử dụng ngắn, dễ hư hỏng hoặc xuống cấp chất lượng nếu không được bảo quản đúng cách. Nhóm hàng này thường có yêu cầu bảo quản rất nghiêm ngặt. Nếu doanh nghiệp không đáp ứng được các tiêu chuẩn về nhiệt độ, độ ẩm, vệ sinh hay thời gian vận chuyển, sản phẩm sẽ nhanh chóng hư hỏng hoặc giảm chất lượng, làm gia tăng nguy cơ thất thoát.

Ví dụ điển hình có thể kể đến: đồ uống, thực phẩm tươi sống, thức ăn chế biến sẵn, các loại sữa…

Sử dụng biện pháp thủ công trong quản lý hàng hóa

Tại nhiều doanh nghiệp, công tác quản lý hàng hóa vẫn dựa chủ yếu vào con người và các thao tác thủ công. Điều này dễ dẫn tới nhầm lẫn trong ghi chép, theo dõi kho hàng và gia tăng nguy cơ gian lận ở các khâu quản lý.

Ví dụ: Ở không ít doanh nghiệp, việc quản lý thủ công khiến số liệu kiểm kho thực tế thường xuyên chênh lệch so với sổ sách kế toán. Kế toán và nhân viên kho phải mất nhiều thời gian để rà soát, đối chiếu, làm giảm năng suất lao động và hiệu quả quản lý hàng hóa.

Không đảm bảo điều kiện an ninh và thiếu cảnh giác trong quản lý hàng hóa

Điều kiện an ninh yếu kém và sự thiếu cảnh giác trong quản lý là nguyên nhân phổ biến gây thất thoát hàng hóa. Các vụ mất cắp có thể xảy ra ở nhiều khâu như bán hàng, vận chuyển hay từ chính nội bộ doanh nghiệp.

Mất cắp trong quá trình bán hàng

Theo thống kê, mất cắp do người mua tại quầy bán lẻ là nguyên nhân hàng đầu gây ra thất thoát. Một số hành vi tinh vi như tráo đổi tem nhãn giữa các sản phẩm để thanh toán với giá rẻ hơn ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận doanh nghiệp.
Tại Mỹ, hành vi mất cắp của người mua gây thiệt hại hàng tỷ USD mỗi năm cho ngành bán lẻ. Các biện pháp an ninh như lắp đặt camera, sử dụng tem nhãn bảo vệ hoặc gắn chip từ có thể phần nào hạn chế tình trạng này.

Mất cắp do gian lận của nhân viên nội bộ

Nguyên nhân phổ biến thứ hai dẫn tới thất thoát là mất trộm từ nhân viên trong doanh nghiệp. Một số hình thức điển hình:

• Không ghi hóa đơn bán hàng.

• Lợi dụng các chương trình giảm giá hoặc hoàn tiền nhưng không báo cáo.

• Đánh dấu hàng hóa có thể bán được là “bị hỏng” để đưa ra ngoài.

• Báo cáo sai lệch số lượng hàng nhập hoặc xuất kho.

• Đem hàng hóa cho người quen.

Trộm cắp nội bộ thường khó phát hiện do nhân viên có quyền tiếp cận các khu vực quan trọng, nắm rõ quy trình kiểm soát hàng tồn kho và bán hàng. Nếu không có hệ thống an ninh và quy trình giám sát chặt chẽ, những nhân viên không đáng tin cậy có thể dễ dàng đánh cắp hàng hóa.

Một số biện pháp giải quyết thất thoát hàng hóa hiệu quả

Tăng cường công tác kiểm kê hàng hóa

Xây dựng quy trình kiểm kê hàng hóa chặt chẽ và thực hiện kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất là một trong những biện pháp hiệu quả để giảm thất thoát.

• Phát hiện sớm rủi ro: Doanh nghiệp có quy trình kiểm kê thường xuyên có thể nhanh chóng phát hiện các trường hợp mất cắp, chênh lệch hàng hóa để tìm nguyên nhân xử lý.

• Kiểm soát chất lượng: Kiểm kê định kỳ giúp xác định chất lượng hàng hóa, đưa ra biện pháp luân chuyển kịp thời, hạn chế thất thoát do hết hạn sử dụng.

• Đảm bảo thiết bị & điều kiện bảo quản: Kiểm kê cũng là dịp kiểm tra hoạt động của thiết bị, kho tàng để đảm bảo hàng hóa được bảo quản đúng cách.

Đảm bảo kho hàng đáp ứng yêu cầu bảo quản và an ninh

Doanh nghiệp cần thiết lập quy định cụ thể về kho hàng để giảm nguy cơ giảm chất lượng và mất cắp trong quá trình bảo quản:

• Kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm: Đối với hàng hóa cần bảo quản đặc biệt như thực phẩm, dược phẩm, phải duy trì điều kiện ổn định (ví dụ: kho lạnh cho thực phẩm đông lạnh dưới 0°C).

• Hệ thống quản lý kho tự động: Sử dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi tồn kho, hạn sử dụng, tối ưu xuất nhập. Công nghệ RFID, mã vạch hỗ trợ chống thất thoát; ví dụ, các chip RFID gắn trên hàng hóa trong siêu thị hoặc cửa hàng thời trang giúp kiểm soát mất cắp.

• An toàn & vệ sinh: Đảm bảo kho sạch sẽ, gọn gàng, tuân thủ quy định an toàn lao động để ngăn chặn rủi ro hỏa hoạn, ngập lụt hoặc ô nhiễm sinh học.

• Tối ưu hóa không gian: Sắp xếp hàng hóa khoa học, tận dụng tối đa diện tích kho mà vẫn đảm bảo an toàn và dễ truy cập.

>>>> Xem thêm: Dịch vụ hoàn thành đơn hàng – GoTHL Logistics

Xây dựng quy trình kiểm soát và quản lý kho hàng hóa

Quy trình kiểm soát và quản lý kho cần kết hợp đồng bộ giữa hệ thống quản lý, công nghệ và quy trình làm việc rõ ràng:

• Xác định mục tiêu, yêu cầu quản lý cụ thể cho từng loại hàng hóa.

• Lập kế hoạch bố trí kho hàng khoa học, thuận tiện cho xuất – nhập – kiểm kê.

• Quy định chi tiết quy trình nhập và xuất hàng (kiểm tra chất lượng, số lượng, tình trạng).

• Đánh giá, cải tiến quy trình định kỳ để nâng cao hiệu quả.

• Đào tạo nhân viên bài bản về quy trình, hệ thống và thiết bị.

Chuyển đổi số và ứng dụng công nghệ trong quản lý hàng hóa

Công nghệ là yếu tố then chốt giúp nâng cao hiệu quả quản lý và giảm rủi ro thất thoát:

• Sử dụng phần mềm quản lý kho hiện đại để theo dõi, quản lý hàng hóa chính xác, minh bạch.

• Áp dụng phần mềm kế toán – kho tích hợp , có các tính năng thông minh như nhắc nhở hàng hóa sắp hết hạn, quản lý theo số lô, hạn sử dụng…

Tóm lại để giảm nguy cơ thất thoát hàng hóa, doanh nghiệp cần có sự nhìn nhận và đánh giá cụ thể các nguyên nhân gây ra thất thoát hàng hóa tại doanh nghiệp để đưa ra những quy trình và biện pháp cụ thể phù hợp với tình hình thực tiễn, ngoài ra trong bối cảnh nhu cầu hiện đại hóa cần trang bị kiến thức để quản lý hàng hóa hiệu quả hơn. Nếu có bất kỳ thắc mắc hay câu hỏi gì, vui lòng liên hệ ngay với GoTHL để được tư vấn và báo giá phù hợp nhé