Trong kỷ nguyên bùng nổ của thương mại điện tử, hàng triệu gói hàng được giao dịch và vận chuyển mỗi ngày trên toàn cầu. Tuy nhiên, một trong những nỗi lo lớn nhất của cả người bán lẫn người mua là: Làm sao để biết gói hàng của mình đang ở đâu? Liệu hàng có bị thất lạc không?. Do đó việc biết được mã Tracking Number là rất quan trọng. Sau đây, vận tải Thái Hà sẽ hướng dẫn bạn cách tra cứu, hiểu rõ các thông tin trên vận đơn, cũng như các trạng thái đơn hàng, thanh toán và xử lý hàng hóa.
Tracking number là gì?
Tracking Number (hay còn gọi là Mã theo dõi đơn hàng) là một chuỗi các ký tự đặc biệt bao gồm chữ và số được in trực tiếp trên các đơn hàng hoặc kiện hàng của các đơn vị vận chuyển.
Chuỗi mã đặc biệt này thường được thể hiện dưới dạng mã vạch, mã QR dán trên thùng hàng để các thiết bị máy quét mã vạch có thể dễ dàng đọc được, hoặc người dùng cũng có thể quan sát trực tiếp bằng mắt thường.
Mã Tracking Number đã tồn tại từ lâu và trở thành một thông tin cực kỳ quan trọng, không thể thiếu trên bất kỳ nhãn dán vận chuyển nào. Trong các giao dịch mua sắm trực tuyến hiện đại, sau khi bạn đặt hàng thành công, hệ thống website thương mại điện tử hoặc người bán sẽ gửi cho bạn một dãy số Tracking number qua email hoặc tin nhắn SMS để bạn có thể chủ động xác nhận và theo dõi lộ trình đơn hàng của mình.
Vì sao cần Tracking number khi kinh doanh trực tuyến
Trong lĩnh vực kinh doanh trực tuyến (e-commerce), việc cung cấp mã Tracking number không chỉ là một thủ tục vận chuyển mà còn là chiến lược marketing chăm sóc khách hàng đỉnh cao. Dãy số này mang lại những giá trị vô cùng to lớn cho tất cả các bên tham gia vào chuỗi cung ứng:
Đối với đơn vị vận chuyển: Khi nhận hàng, đơn vị vận chuyển sẽ nhập mã Tracking number vào hệ thống máy tính tại mọi điểm dừng chân quan trọng trên tuyến đường. Nhờ đó, họ có thể dễ dàng quản lý, phân luồng hàng hóa và xử lý cực kỳ nhanh chóng nếu có bất kỳ sự cố nào xảy ra trong quá trình giao nhận.
Đối với người bán hàng: Dựa vào Tracking number, người bán có thể kiểm soát chính xác tình trạng hàng hóa đang ở khâu nào, từ đó giải đáp kịp thời các thắc mắc của khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp ghi điểm tuyệt đối về sự chuyên nghiệp, giảm thiểu tỷ lệ hoàn hàng và tiết kiệm thời gian xử lý sự cố thất lạc.
Đối với người mua hàng: Khi nắm trong tay mã Tracking number, người mua chỉ cần truy cập vào trang web của hãng vận chuyển là có thể xác định được vị trí hiện tại của gói hàng và dự đoán chính xác ngày nhận hàng. Nó đánh bay tâm lý lo lắng, chờ đợi mòn mỏi khi mua sắm online.
Để kiểm tra lộ trình, bạn chỉ cần nhập mã tracking number vào hệ thống, sau đó các trạng thái của đơn hàng sẽ hiện ra. Dưới đây là giải nghĩa chi tiết các nhóm thuật ngữ hiển thị khi bạn theo dõi đơn hàng.
Order status (Trạng thái đơn hàng)
Trạng thái đơn hàng (Order status) là những thuật ngữ phản ánh tình trạng xử lý tổng thể của đơn hàng trong suốt quá trình mua bán. Khi tra cứu Tracking number, bạn sẽ thường gặp các trạng thái cơ bản sau:
New / Open: Đơn hàng vừa mới được tạo thành công và đang nằm trong danh sách chờ xử lý. Ở giai đoạn này, shop đang tiến hành chuẩn bị hàng hóa cho bạn.
Completed: Trạng thái này báo hiệu đơn hàng đã hoàn tất. Gói hàng của bạn đã được giao thành công đến tay người nhận hoặc dịch vụ đã được nghiệm thu xong.
Cancelled: Đơn hàng đã bị hủy bỏ. Nguyên nhân có thể xuất phát từ yêu cầu hủy của người mua, shop hết hàng, hoặc do một số vấn đề phát sinh không mong muốn trong quá trình hệ thống xử lý.
Payment status (Trạng thái thanh toán)
Để hàng hóa được xuất kho cấp mã Tracking number, khâu thanh toán phải được xác nhận. Trạng thái thanh toán (Payment status) cho biết tình hình xử lý các khoản tiền liên quan đến đơn hàng:
Pending: Khoản thanh toán đang trong trạng thái chờ xử lý, giao dịch chưa hoàn tất.
Authorized: Thanh toán của bạn đã được ngân hàng phê duyệt, tuy nhiên tiền chưa được rút khỏi tài khoản hoặc giao dịch chưa thực sự hoàn tất.
Overdue: Khoản thanh toán đã bị trễ hạn so với thời gian quy định của hệ thống.
Expired: Phương thức thanh toán bạn chọn đã hết hạn hoặc không còn hiệu lực sử dụng.
Paid: Tuyệt vời! Khoản thanh toán đã được thực hiện đầy đủ.
Unpaid: Giao dịch thanh toán chưa được thực hiện hoặc đã bị thất bại.
Refunded: Khoản tiền đã được hoàn trả lại thành công cho người mua sau khi có lệnh hủy đơn hàng hoặc yêu cầu hoàn tiền hợp lệ.
Fulfillment status (Trạng thái thực hiện đơn hàng)
Đây là nhóm trạng thái quan trọng nhất gắn liền trực tiếp với mã Tracking number. Fulfillment status cho biết quá trình chuẩn bị hàng trong kho và giao cho đối tác vận chuyển:
Fulfilled: Đơn hàng đã được xử lý hoàn tất tại kho, đóng gói xong và hàng hóa đã được giao cho đơn vị vận chuyển.
Unfulfilled: Đơn hàng chưa được xử lý, hàng hóa vẫn chưa được chuẩn bị đóng gói hoặc chưa giao đi.
Partially fulfilled: Giao hàng một phần. Một phần của đơn hàng đã được đóng gói gửi đi, nhưng vẫn còn một số mặt hàng đang chờ xử lý.
Scheduled: Đơn hàng đã được đưa vào lịch trình để xử lý và sẽ được giao hàng trong thời gian sắp tới.
On hold: Đơn hàng đang bị tạm dừng xử lý (có thể do thiếu thông tin, cần xác nhận lại với khách…) và cần được giải quyết trước khi tiếp tục.
Return status (Trạng thái hoàn hàng)
Khi mua hàng trực tuyến, việc đổi trả là không thể tránh khỏi. Trạng thái hoàn hàng (Return status) thể hiện tiến trình xử lý khi khách hàng yêu cầu gửi trả sản phẩm:
Return requested: Khách hàng đã gửi lệnh yêu cầu hoàn hàng, và bộ phận chăm sóc khách hàng của đơn vị bán đang tiến hành xem xét yêu cầu này.
Return in progress: Quá trình hoàn trả đang được diễn ra, sản phẩm đang được chuyển phát ngược lại kho hoặc đang được nhân viên kỹ thuật kiểm tra tình trạng.
Returned: Đơn hoàn hàng đã kết thúc thành công, sản phẩm đã được trả lại kho. Trạng thái này có thể bao gồm cả việc shop đã hoàn tiền hoặc gửi sản phẩm đổi trả mới cho khách.
Các trạng thái đơn hàng dễ bị hiểu lầm
Khi nhập mã Tracking number để tra cứu, hệ thống của các hãng vận chuyển quốc tế (như USPS, DHL…) đôi khi sẽ hiển thị một số trạng thái mang tính kỹ thuật. Việc hiểu sai các thuật ngữ này có thể khiến người mua và người bán lo lắng không cần thiết. Dưới đây là bảng giải nghĩa chi tiết các trạng thái giao hàng dễ gây nhầm lẫn nhất:
MIS-SENT / MIS-SHIPPED: Hãng vận chuyển đã sơ ý gửi nhầm gói hàng của bạn đến một địa chỉ trung tâm phân phối không đúng. Tuy nhiên bạn đừng lo, gói hàng thường sẽ được chuyển hướng tự động và gửi đến đúng địa chỉ trong vòng vài ngày.
DELAYED: Đơn hàng của bạn bị giao trễ hơn so với thời gian dự kiến ban đầu do gặp phải các sự cố khách quan (thời tiết, tai nạn…). Bạn không cần làm gì thêm, chỉ cần chờ đợi vì gói hàng vẫn đang tiếp tục trên đường vận chuyển.
RECEPTACLE BLOCKED / FULL: Thuật ngữ này có nghĩa là hộp chứa/tủ khóa nhận hàng đã bị chặn hoặc đã đầy. Nhân viên giao hàng sẽ tự động nỗ lực đi giao lại vào ngày làm việc tiếp theo.
DELIVERY ATTEMPTED – NO ACCESS TO THE DELIVERY LOCATION: Shipper đã đến nhưng không thể tiếp cận được địa điểm giao hàng (do đường cấm, cửa khóa, khu vực cách ly…). Họ sẽ lưu kho và cố gắng giao lại vào ngày làm việc kế tiếp.
EXCEPTION: Khi tra cứu Tracking number thấy dòng này, nghĩa là gói hàng đang gặp một sự cố bất ngờ làm ảnh hưởng đến thời gian giao (địa chỉ không rõ ràng, sai mã ZIP, hàng bị hư hỏng, hoặc cần chữ ký xác nhận nhưng không có ai nhận). Bạn cần chủ động liên hệ ngay với bưu cục địa phương để xử lý.
FORWARDED: Gói hàng đã được chuyển tiếp đến một địa chỉ mới do hướng dẫn trên nhãn bị sai hoặc người nhận thay đổi địa chỉ. Hãy liên hệ bưu điện ngay để cập nhật trước khi hàng bị hoàn về.
FORWARD EXPIRED: Nếu gói hàng bị treo ở trạng thái “FORWARDED” quá 45 ngày mà người nhận không có động thái phản hồi đổi địa chỉ, quyền thay đổi sẽ hết hạn và hàng sẽ bị gửi trả lại cho người gửi.
NOTICE LEFT: Kiện hàng không thể giao thành công tận tay và đã được mang về bưu điện lưu trữ. Nguyên nhân do không có ai ở nhà nhận hàng hoặc không tìm thấy vị trí an toàn để đặt gói hàng. Bạn cần mang mã Tracking number ra bưu cục để nhận.
DELIVERY STATUS NOT UPDATED: Hàng đã đến bưu cục phát nhưng nhân viên chưa kịp quét mã xử lý để đi giao, do đó trạng thái chưa được cập nhật. Nếu sau 24h không thấy thay đổi, bạn hãy gọi cho bưu cục để kiểm tra.
Bài viết hữu ích: Quy trình xử lý đơn hàng của doanh nghiệp mới nhất
Sở hữu mã Tracking number chính là bạn đang theo dõi hành trình của một món hàng. Dù là một chủ doanh nghiệp hay một tín đồ mua sắm, việc hiểu rõ và làm chủ các thuật ngữ vận chuyển này sẽ giúp bạn tối ưu hóa thời gian và nâng tầm trải nghiệm giao dịch trực tuyến của mình.
