Trong bối cảnh toàn cầu hóa và sự bùng nổ của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, tiến trình chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trong mọi lĩnh vực, và ngành xuất nhập khẩu – logistics cũng không phải ngoại lệ. Đứng trước áp lực phải tối ưu hóa chuỗi cung ứng, rút ngắn thời gian thông quan và tiết kiệm chi phí, các rào cản về thủ tục hành chính giấy tờ rườm rà đang dần được xóa bỏ. Một trong những bước tiến đột phá và mang tính cách mạng nhất trong khâu giao nhận hàng hóa tại cảng biển chính là sự ra đời của EDO. Vậy EDO là gì? Tầm quan trọng và các bước thao tác ra sao? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết thông qua bài viết dưới đây.
Lệnh giao hàng điện tử EDO
Trong vận tải đường biển truyền thống, Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O) là một chứng từ vô cùng quan trọng do hãng tàu hoặc đại lý vận tải phát hành. Nó đóng vai trò như một tờ giấy thông hành, xác nhận quyền sở hữu và cho phép người nhập khẩu được quyền nhận hàng (container hoặc hàng lẻ) từ cảng hoặc kho bãi. Trước đây, để có được tờ lệnh giấy này, doanh nghiệp phải mất rất nhiều thời gian, bố trí nhân sự đến trực tiếp văn phòng hãng tàu, bốc số chờ đợi, nộp vận đơn gốc và thanh toán các khoản phí bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản thủ công.
Khắc phục hoàn toàn những nhược điểm đó, Lệnh giao hàng điện tử EDO (viết tắt của Electronic Delivery Order) đã chính thức ra đời. EDO bản chất là lệnh giao hàng được số hóa, phát hành thông qua các phần mềm hệ thống hoặc cổng thông tin điện tử (E-portal) của hãng tàu, và thường được gửi trực tiếp qua email cho khách hàng dưới định dạng file PDF.
Với EDO, doanh nghiệp không cần phải cầm trên tay bất kỳ tờ giấy tờ vật lý nào. Mọi thao tác từ đối chiếu thông tin, xác nhận lệnh đến thanh toán cước phí (Local charge) đều được thực hiện hoàn toàn trực tuyến. Khi các điều kiện được thỏa mãn, hệ thống của hãng tàu sẽ cấp mã EDO và tự động đồng bộ dữ liệu với hệ thống của cảng biển, cho phép người nhận hàng đến thẳng cảng để làm thủ tục kéo container về kho một cách nhanh chóng.
Lợi ích của EDO
Sự chuyển dịch từ D/O giấy sang lệnh giao hàng điện tử EDO mang lại một hệ sinh thái logistics minh bạch, hiện đại và tối ưu lợi ích cho tất cả các bên tham gia trong chuỗi cung ứng.
Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu (Người nhận hàng): Lợi ích rõ rệt nhất chính là sự tối ưu về mặt thời gian và chi phí. Thay vì phải tốn hàng giờ đồng hồ, tốn chi phí đi lại và nhân sự hiện trường để chầu chực tại hãng tàu, giờ đây doanh nghiệp chỉ cần một thiết bị có kết nối Internet là có thể thực hiện lấy lệnh mọi lúc, mọi nơi. Quy trình tinh gọn này giúp hàng hóa được đưa ra khỏi cảng nhanh hơn, tránh được các khoản phí lưu bãi (DEM/DET) đắt đỏ. Bên cạnh đó, EDO giải quyết triệt để rủi ro thất lạc, rách nát hay làm giả chứng từ, giúp khâu quản lý hóa đơn, chứng từ lưu trữ trở nên bảo mật và dễ dàng hơn rất nhiều. Sau khi hàng hóa được thông quan và kéo về kho nội bộ nhanh chóng nhờ EDO, doanh nghiệp có thể ngay lập tức áp dụng các bộ hướng dẫn đóng gói hàng hóa chuẩn mực để gia cố, phân loại và phân phối sản phẩm đến tay người tiêu dùng cuối cùng một cách an toàn, liền mạch.
Đối với các hãng tàu vận tải: EDO là giải pháp “cứu cánh” giúp hãng tàu giảm tải áp lực khổng lồ về mặt nhân sự và giấy tờ hành chính. Việc tự động hóa giúp dữ liệu nhập liệu chính xác tuyệt đối, dễ dàng kiểm soát được quá trình làm hàng và thu phí, tránh thất thoát dòng tiền. Hãng tàu cũng chủ động hơn trong việc hỗ trợ khách hàng thay đổi thông tin lô hàng ngay cả khi giao dịch đã hoàn tất.
Đối với cơ quan hải quan và cảng biển: Dữ liệu điện tử từ EDO được đồng bộ hóa tạo ra một luồng thông tin minh bạch giữa Hãng tàu – Cảng – Hải quan. Điều này hỗ trợ cực kỳ đắc lực cho cơ quan chức năng trong công tác giám sát, điều tra, chuẩn hóa dữ liệu hóa đơn cũng như đối chiếu cước vận chuyển và thực hiện hoàn thuế một cách nhanh chóng, hiệu quả.
Quy trình lấy lệnh giao hàng điện tử EDO
Để có thể tận dụng tối đa những tiện ích mà EDO mang lại, các doanh nghiệp xuất nhập khẩu cũng như các công ty Forwarder cần nắm vững các thao tác trên hệ thống. Tại Việt Nam, hệ thống Eport của Tổng công ty Tân Cảng Sài Gòn là một trong những nền tảng đi đầu trong việc triển khai EDO. Dưới đây là quy trình thao tác chuẩn mực giúp doanh nghiệp lấy lệnh giao hàng điện tử EDO dễ dàng:
Đăng ký tài khoản doanh nghiệp
Để bắt đầu, doanh nghiệp bắt buộc phải có một tài khoản hợp lệ trên cổng thông tin điện tử của cảng để tiếp nhận dữ liệu từ các hãng tàu.
- Bước 1: Người dùng truy cập vào website của hệ thống (ví dụ: eport.saigonnewport.com.vn) và tiến hành đăng nhập bằng tài khoản được cấp.
- Bước 2: Truy cập vào phần “Tài khoản” -> “Đăng ký dịch vụ” và tích chọn vào các loại dịch vụ mà doanh nghiệp cần sử dụng.
- Bước 3: Tại bước này, hệ thống yêu cầu bạn kiểm tra thật kỹ các thông tin cá nhân, đặc biệt là địa chỉ Email và Số điện thoại di động. Đây là hai kênh thông tin sống còn để hệ thống gửi mã xác thực OTP bảo mật.
- Bước 4: Đánh dấu tích vào ô “Tôi đã đọc, hiểu rõ, đồng ý và cam kết…”, sau đó nhấn nút Xác nhận để hoàn tất đăng ký và chờ nhận mã xác thực thông tin.
Thực hiện khai báo Eport
Sau khi tài khoản đã kích hoạt, doanh nghiệp dùng user này để tiến hành khai báo các thông tin chi tiết nhằm nhận container từ cảng. Các bước thao tác như sau:
- Bước 1: Từ giao diện chính, truy cập vào mục Đăng ký để làm thủ tục nhận container hàng từ cảng.
- Bước 2: Nhấn chọn Tạo lô mới (nếu là lô hàng đầu tiên) hoặc Chọn lô (nếu đã tạo sẵn danh sách).
- Bước 3: Nhấn vào nút Thêm, tiếp theo bạn bắt buộc phải tích chọn vào mục Có EDO.
- Bước 4: Bảng thông tin hiện ra, bạn cần nhập chính xác các trường dữ liệu bắt buộc dựa trên thông tin hãng tàu cấp: Số Container, Số Bill (Vận đơn), Tên chủ khai thác, Tên khách hàng, Số lệnh, Mã nhận container và Hạn lệnh. Nhấn Lưu.
- Bước 5: Click vào Gửi mã xác thực. Bạn có thể tìm kiếm dữ liệu theo số container hoặc theo lệnh đã đăng ký. Nhập mã vừa nhận được qua SMS/Email và nhấn nút Xác thực.
- Bước 6: Khi hệ thống báo “Xác thực thành công” (chữ màu xanh), dữ liệu của bạn đã được chốt. Lúc này, bạn không thể chỉnh sửa, thêm bớt hay xóa thông tin phiếu được nữa. Hãy nhấn Refresh để đóng màn hình xác thực. Sau đó, bạn có thể tiếp tục tiến hành thanh toán các khoản phí online cho cảng. Đối với việc trả container rỗng về cảng, thao tác cũng được thực hiện tương tự.
Tách lô hàng từ Master Bill
Trong thực tiễn logistics, đặc biệt là với hàng lẻ (LCL), các công ty giao nhận (Forwarder) thường nhận nguyên một container dưới một Master Bill duy nhất. Khi kéo hàng về kho CFS, họ sẽ phải chia nhỏ lô hàng này cho nhiều khách hàng khác nhau. Quá trình chia tách này đòi hỏi Forwarder phải nắm vững các hướng dẫn đóng gói hàng hóa để tái bao bọc, dán tem nhãn cẩn thận cho từng phần hàng lẻ trước khi giao đi. Về mặt chứng từ điện tử, việc tách Master Bill thành nhiều House Bill trên hệ thống là thao tác bắt buộc.
- Bước 1: Forwarder đăng nhập Eport, chọn mục Đăng ký -> chọn Tách lô từ Master Bill và điền đầy đủ thông tin yêu cầu. Nhấn Danh sách container.
- Bước 2: Click chuột vào mã container muốn tách, sau đó nhấn Tách lô. Hệ thống sẽ yêu cầu bạn cung cấp các thông tin mới bao gồm: Tên công ty, Mã nhận container, và House Bill. Điền xong, nhấn Cập nhật.
- Bước 3: Nếu bạn muốn kiểm tra lại, chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu đã tách, hãy về lại trang chủ, chọn Đăng ký -> Lô theo House Bill. Click vào dòng dữ liệu tương ứng để thao tác sửa, hoặc chọn “Xóa cont khỏi House bill” nếu muốn hủy lệnh.
Cách gán House Bill
Sau khi hoàn tất việc tách lô, Forwarder sẽ tiến hành gán (tự đặt) các thông tin House Bill để cấp cho người nhận hàng thực tế. Các thông tin cơ bản cần thiết lập để gán bao gồm:
- Mã nhận container (yêu cầu độ dài tối thiểu là 6 ký tự).
- Tên Khách hàng (người nhận hàng cuối).
- Số Bill (số House Bill của lô hàng lẻ).
Khi mọi thiết lập hoàn tất, hệ thống Eport sẽ trả về cho khách hàng một bộ dữ liệu hoàn chỉnh. Lúc này, công ty Forwarder sẽ cung cấp cho khách hàng bộ thông tin bao gồm: Số Bill, Tên khách hàng, Mã nhận container (dựa theo House Bill mới gán); cùng với Số lệnh, Số cont, Hạn lệnh và Tên chủ khai thác (vẫn giữ nguyên theo Master Bill ban đầu). Khách hàng (người nhập khẩu cuối cùng) chỉ việc sử dụng đúng các dữ liệu này để đăng nhập vào Eport, tiến hành khai báo nhận lô hàng của mình một cách hoàn toàn chủ động, khép lại quy trình giao nhận chứng từ điện tử một cách suôn sẻ và hiện đại.
Ứng dụng lệnh giao hàng điện tử EDO không chỉ là một giải pháp tình thế mà là xu hướng phát triển tất yếu của ngành logistics. Việc làm chủ quy trình EDO sẽ giúp doanh nghiệp bứt phá về tốc độ vận hành, giảm tải chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường thương mại quốc tế đầy khốc liệt.
