Trong guồng quay hối hả của hoạt động thương mại quốc tế, “thông quan” là đích đến mà mọi lô hàng đều hướng tới. Tuy nhiên, không phải chuyến hàng nào cũng “thuận buồm xuôi gió” đi qua luồng xanh. Việc lô hàng bị đưa vào diện kiểm hóa không chỉ làm phát sinh chi phí, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giao hàng, hợp đồng quốc tế, thậm chí gây rủi ro xử phạt nếu không xử lý đúng cách. Vậy kiểm hóa là gì? Có những loại kiểm hóa nào? Và người làm xuất khẩu cần làm gì để xử lý hoặc giảm thiểu rủi ro kiểm hóa? Cùng GoTHL tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé.
Kiểm hóa là gì?
Theo luật hải quan 2014 và các quy định hiện hành, kiểm hóa (Customs Inspection) là quá trình cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra thực tế hàng hóa xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Mục đích cốt lõi của hoạt động này là để đối chiếu, xác minh tính chính xác giữa thực tế hàng hóa (về số lượng, chủng loại, quy cách, nhãn hiệu, xuất xứ…) so với những thông tin mà chủ hàng hoặc người khai hải quan đã khai báo trên tờ khai hải quan.
Hiểu một cách đơn giản, dù bạn đã khai báo đầy đủ trên phần mềm ECUS/VNACCS, đính kèm đầy đủ Invoice, Packing List, C/O… nhưng nếu hệ thống quản lý rủi ro của hải quan nghi ngờ hoặc phân luồng ngẫu nhiên, họ có quyền yêu cầu “mở hàng ra xem” để đảm bảo bạn không khai báo gian dối.
Tại sao hàng hóa bị kiểm hóa? Việc kiểm hóa thường xảy ra khi tờ khai hải quan bị hệ thống phân vào luồng đỏ. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này:
- Dấu hiệu vi phạm: Cơ quan hải quan nghi ngờ về thông tin khai báo như tên hàng, mã HS code, trị giá, số lượng không khớp với thực tế.
- Lịch sử doanh nghiệp: Doanh nghiệp mới thành lập chưa có lịch sử thông quan, hoặc doanh nghiệp từng có vi phạm hành chính về hải quan trước đó sẽ dễ bị đưa vào danh sách kiểm tra trọng điểm.
- Hàng hóa nhạy cảm/quản lý chuyên ngành: Các mặt hàng đặc thù như thực phẩm, hóa chất, thiết bị y tế, hoặc hàng có nguy cơ rủi ro cao về buôn lậu, gian lận thương mại thường xuyên nằm trong tầm ngắm kiểm hóa.
- Kiểm tra xác suất: Đôi khi, việc kiểm hóa là ngẫu nhiên để đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật của cộng đồng doanh nghiệp.
Quy trình kiểm hóa
Khi đã hiểu kiểm hóa là gì, điều doanh nghiệp cần quan tâm tiếp theo là quy trình này diễn ra như thế nào. Hiện nay, quy trình kiểm hóa được thực hiện theo Thông tư số 38/2015/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC) với hai hình thức chính: Kiểm hóa bằng máy soi và Kiểm hóa thủ công.
Kiểm hóa bằng máy soi
Đây là phương pháp hiện đại, được ưu tiên áp dụng để giảm tải thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Kiểm hóa bằng máy soi (kiểm tra không xâm nhập) sử dụng thiết bị máy soi container chuyên dụng (tương tự như máy soi hành lý tại sân bay nhưng quy mô lớn hơn). Container hàng sẽ được xe chở chạy qua máy soi mà không cần cắt chì niêm phong (seal). Nhanh chóng (thường chỉ mất 15-30 phút/container), tiết kiệm chi phí bốc xếp và nâng hạ so với kiểm thủ công, giữ nguyên đai nguyên kiện của hàng hóa.
Quy trình thực hiện:
Đăng ký: Doanh nghiệp đăng ký thủ tục chuyển bãi và kéo hàng đến trạm soi container của Hải quan.
Soi chiếu: Xe container di chuyển qua hệ thống máy soi. Cán bộ hải quan sẽ phân tích hình ảnh thu được trên màn hình để đánh giá tính trung thực của lô hàng.
Kết luận: Nếu hình ảnh soi chiếu khớp với khai báo và không có vật thể lạ nghi vấn, hàng hóa sẽ được thông quan ngay lập tức. Ngược lại, nếu phát hiện bất thường, cán bộ hải quan sẽ yêu cầu chuyển sang kiểm hóa thủ công (cắt chì mở container) để kiểm tra chi tiết.
Kiểm hóa thủ công
Đây là hình thức kiểm tra truyền thống và kỹ lưỡng nhất, thường áp dụng khi máy soi phát hiện nghi vấn hoặc đối với các lô hàng có độ rủi ro cao, cán bộ hải quan trực tiếp mở container hoặc kiện hàng, sử dụng mắt thường và các công cụ hỗ trợ để kiểm đếm, đo đạc, xem xét tình trạng thực tế của hàng hóa.
Các mức độ kiểm tra: Tùy vào chỉ định của chi cục trưởng chi cục Hải quan, mức độ kiểm tra có thể là:
Kiểm tra toàn bộ (100%): Mở toàn bộ lô hàng để kiểm tra. Thường áp dụng cho các lô hàng có dấu hiệu vi phạm nghiêm trọng.
Kiểm tra xác suất: Chỉ kiểm tra đại diện khoảng 5-10% lô hàng. Nếu phần đại diện này đúng thì coi như cả lô hàng đúng.
Quy trình thực hiện:
Hạ bãi: Doanh nghiệp điều phối phương tiện đưa container vào khu vực/bãi kiểm hóa chuyên dụng tại cảng.
Cắt chì (Seal): Dưới sự giám sát của công chức hải quan, nhân viên cảng hoặc chủ hàng sẽ tiến hành cắt chì niêm phong.
Kiểm tra thực tế: Nhân công sẽ bốc hàng ra khỏi container (rút ruột) theo yêu cầu của hải quan. Cán bộ hải quan đối chiếu thực tế (tên hàng, nhãn mác, số lượng…) với hồ sơ.
Lập biên bản & Niêm phong lại: Kết quả kiểm tra được ghi vào biên bản kiểm hóa. Nếu hàng đúng, hải quan sẽ bấm seal mới và cho thông quan. Nếu sai, sẽ tiến hành xử lý vi phạm.
Những lưu ý quan trọng khi kiểm hóa
Để quá trình kiểm hóa diễn ra nhanh chóng, hạn chế tối đa rủi ro bị phạt hoặc tái xuất hàng hóa, doanh nghiệp cần nằm lòng những lưu ý “xương máu” sau đây:
Chuẩn bị hồ sơ chính xác và đầy đủ Đây là yếu tố tiên quyết. Bộ hồ sơ hải quan bao gồm Tờ khai, Invoice, Packing List, Bill of Lading, C/O… phải đồng nhất 100% về thông tin. Đặc biệt, bạn cần nắm rõ nội dung chi tiết trong hồ sơ như số lượng, loại bao bì, quy cách đóng gói để sẵn sàng giải trình với cán bộ kiểm hóa khi được hỏi.
Tuân thủ nghiêm ngặt quy định về nhãn mác (Labeling) Một trong những lỗi phổ biến nhất khiến doanh nghiệp bị xử phạt khi kiểm hóa là lỗi về nhãn mác. Theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP và Nghị định 111/2021/NĐ-CP, hàng hóa nhập khẩu bắt buộc phải có nhãn mác thể hiện rõ: Tên hàng hóa, Xuất xứ (Made in…), Tên và địa chỉ của nhà sản xuất/nhập khẩu,. Nếu hàng hóa thực tế không có nhãn, hoặc nhãn sai thông tin so với tờ khai, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính nặng, thậm chí buộc tái xuất.
Chuẩn bị hàng hóa và nhân lực tại hiện trường Thời gian của cán bộ hải quan thường rất hạn hẹp. Do đó, doanh nghiệp cần chủ động điều phối xe hạ container vào vị trí kiểm hóa trước khi cán bộ đến. Nếu để hải quan chờ đợi lâu, việc kiểm hóa có thể bị hoãn sang buổi khác, gây phát sinh chi phí lưu bãi. Bên cạnh đó, cần chuẩn bị sẵn các dụng cụ hỗ trợ như dao rọc giấy, băng keo để đóng gói lại hàng sau khi kiểm, và seal mới để niêm phong.
Sắp xếp hàng hóa khoa học (đối với hàng lẻ/ghép) Nếu lô hàng gồm nhiều chủng loại, hãy yêu cầu người gửi hàng (Shipper) đóng gói và đánh dấu (Marking) rõ ràng bên ngoài kiện hàng. Trên Packing List nên ghi chú rõ vị trí của từng loại hàng trong container. Điều này giúp quá trình tìm kiếm và lấy mẫu kiểm tra diễn ra nhanh chóng, tránh việc phải dỡ tung toàn bộ container gây hư hỏng hàng hóa.
Giữ thái độ hợp tác Trong quá trình kiểm hóa, thái độ hợp tác, trung thực của người đại diện doanh nghiệp (hoặc nhân viên hiện trường của Forwarder) đóng vai trò quan trọng. Việc giải trình rõ ràng, cung cấp thông tin kịp thời sẽ giúp cán bộ hải quan xử lý công việc nhanh hơn.
- Bài viết hữu ích: Phân luồng hải quan là gì? Quy trình phân luồng hải quan chi tiết
Kiểm hóa là gì? Đó không phải là sự trừng phạt, mà là một biện pháp nghiệp vụ cần thiết của cơ quan Hải quan để đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong thương mại quốc tế, đồng thời bảo vệ an ninh quốc gia. Dù phí kiểm hóa là gì cũng gây ra những tốn kém nhất định cho doanh nghiệp, nhưng nếu bạn hiểu rõ quy trình và chuẩn bị kỹ lưỡng, đây sẽ chỉ là một bước thủ tục thông thường.
