Trong bối cảnh thương mại toàn cầu, xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển đóng vai trò xương sống trong chuỗi cung ứng quốc tế. Đây là phương thức vận tải biển được ưa chuộng hàng đầu nhờ khả năng chuyên chở khối lượng hàng lớn và chi phí thấp. Tuy nhiên, để lô hàng được thông quan và giao nhận thành công, doanh nghiệp cần nắm vững quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển một cách chi tiết và chính xác. Quy trình này đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về pháp lý, vận hành logistics, và quản lý chứng từ.
Việc thực hiện đúng quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí logistics, mà còn tránh các rủi ro phát sinh như chậm trễ, phát sinh phí lưu kho, hay bị phạt hành chính do sai sót trong thủ tục hải quan.
Xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là gì
Xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển là quá trình vận chuyển hàng hóa qua các tuyến vận tải biển từ một quốc gia sang quốc gia khác. Phương thức này là lựa chọn ưu tiên trong lĩnh vực logistics quốc tế, một số ưu điểm có thể kể đến như:
Chi phí vận chuyển thấp: So với vận tải hàng không hoặc đường bộ, vận tải biển có chi phí thấp hơn, đặc biệt khi doanh nghiệp vận chuyển khối lượng lớn hàng hóa. Đây là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí logistics, giảm giá thành sản phẩm và tăng tính cạnh tranh.
Khả năng chuyên chở khối lượng lớn: Đường biển cho phép vận chuyển những lô hàng có khối lượng và kích thước lớn mà các phương thức khác khó đáp ứng được. Vận tải biển phù hợp với đa dạng mặt hàng, từ hàng khô, thực phẩm, nông sản đến máy móc, nguyên vật liệu, và hàng hóa lớn, cồng kềnh như xe và nội thất.
Mạng lưới toàn cầu: Hệ thống cảng biển quốc tế phát triển mạnh, giúp vận tải biển mở rộng mạng lưới thương mại toàn cầu, cho phép doanh nghiệp vận chuyển hàng hóa của mình đến khắp các quốc gia trên thế giới.
Linh hoạt: Doanh nghiệp có thể chọn vận chuyển toàn bộ một container (FCL) hoặc chia sẻ một container giữa nhiều đơn vị xuất khẩu khác nhau (LCL).
Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển
Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển bao gồm nhiều bước quan trọng, đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa bên xuất khẩu và các đơn vị logistics.
Bước 1: Đàm phán và ký hợp đồng giữa các bên
Nội dung hợp đồng: Các bên (chủ hàng và chủ tàu hoặc người thuê tàu chuyến) sẽ tiến hành ký kết hợp đồng, đưa ra những điều khoản thỏa thuận cụ thể về hàng hóa, điều kiện giao hàng, và trách nhiệm mỗi bên. Hợp đồng cần ghi rõ tên hàng, loại bao bì, số lượng, trọng lượng, và tỷ lệ dung sai.
Điều kiện Incoterms: Hợp đồng cần xác định rõ điều kiện giao hàng (ví dụ: FOB, CIF), bởi điều này sẽ quy định trách nhiệm và chi phí vận chuyển, bảo hiểm.
Chứng từ yêu cầu: Nhà nhập khẩu thường yêu cầu trong hợp đồng phải có Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) và Hóa đơn thương mại (Invoice).
Bước 2: Xin giấy phép xuất khẩu
Nếu hàng hóa thuộc danh mục phải xin giấy phép xuất khẩu, chủ hàng phải làm việc với cơ quan chức năng để xin giấy phép theo đúng quy định tại nghị định 187 và các quy định liên quan khác.
Thời gian: Việc xin giấy phép có thể mất khá nhiều thời gian, vì vậy doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị cẩn thận.
Hình thức: Giấy phép xuất khẩu sẽ ở dưới dạng xin một lần và được sử dụng cho nhiều lần về sau mà không cần phải xin lại.
Thông tin cần thiết: Bao gồm thông tin về doanh nghiệp (tên, địa chỉ, giấy phép kinh doanh) và thông tin về những mặt hàng xuất khẩu (tên sản phẩm, chất liệu, công dụng).
Bước 3: Đặt booking và lên kế hoạch đóng hàng
Sau khi có hợp đồng và giấy tờ cần thiết, doanh nghiệp tiến hành đặt chỗ trên tàu (Booking) qua hãng tàu hoặc công ty logistics.
Lựa chọn đối tác: Cần lựa chọn hãng tàu có lịch trình phù hợp, chi phí hợp lý và uy tín cao.
Thông tin booking: Cung cấp thông tin về loại hàng hóa, kích thước, trọng lượng để đảm bảo tàu có đủ không gian cho hàng hóa. Thỏa thuận về giá cước, thời gian vận chuyển, và phí bổ sung.
Xác nhận: Sau khi xác định chuyến tàu và các điều khoản, cần xác nhận với các bên liên quan để thông tin vận chuyển được ghi nhận đầy đủ.
Bước 4: Chuẩn bị hàng xuất và kiểm tra hàng trước khi xuất
Đây là bước chuẩn bị vật chất, bao gồm sản xuất, kiểm tra chất lượng và số lượng lô hàng.
Đảm bảo chất lượng: Hàng hóa xuất khẩu thường có tiêu chuẩn cao theo các tiêu chí quốc tế nên cần có sự kiểm tra đánh giá để có các chứng thư chứng nhận về chất lượng và số lượng hàng hóa. Giấy chứng nhận về chất lượng và số lượng thường là một trong các chứng từ thanh toán cần xuất trình cho ngân hàng.
Kiểm tra trước khi xuất: Cần kiểm tra kỹ lại số lượng và chất lượng hàng, đảm bảo hàng đều đạt chuẩn chất lượng trước khi xuất cho khách.
Bước 5: Lên kế hoạch với đơn vị vận chuyển
Việc liên hệ với đơn vị vận chuyển sẽ phụ thuộc vào điều khoản đã ký kết trong hợp đồng.
Điều khoản CIF/CNF: Nếu hợp đồng ký theo điều khoản CIF hay CNF, người bán (doanh nghiệp xuất khẩu) có trách nhiệm phải thu xếp và chịu phí vận chuyển đường biển. Người bán sẽ là người lấy booking và sắp xếp mọi quá trình để vận chuyển lô hàng ra cảng.
Điều khoản FOB: Người mua là người thu xếp mọi chặng vận chuyển quốc tế. Tức là người mua sẽ là người lấy booking, liên hệ với đơn vị vận chuyển tại Việt Nam. Phía người bán chỉ cần thống nhất lịch trình phù hợp để lô hàng được xuất theo đúng tiến trình.
- Bài viết hữu ích: Hợp đồng ngoại thương là gì? Vai trò trong xuất nhập khẩu
Bước 6: Đóng gói sản phẩm, ký hiệu chuyên chở
Hàng hóa phải được đóng gói đúng tiêu chuẩn quốc tế, phù hợp với yêu cầu của hãng tàu để tránh hư hỏng trong suốt quá trình vận chuyển.
Quy cách đóng gói: Dựa theo số lượng hàng hóa và quy cách đã ký kết trong hợp đồng. Cần đóng gói cẩn thận để tránh hư hỏng khi vận chuyển xa.
Ký hiệu chuyên chở (Shipping Mark): Phải ghi đầy đủ thông tin hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng, bao gồm: tên mặt hàng, trọng lượng bì, trọng lượng tịnh, nước sản xuất, và các ký hiệu hướng dẫn vận chuyển (hàng dễ vỡ, cồng kềnh, v.v.).
Hình thức đóng gói: Có thể đóng gói tại kho (kết hợp với bộ phận kỹ thuật) hoặc đóng gói tại cảng (yêu cầu nhiều thủ tục hơn).
Bước 7: Làm thủ tục khai báo hải quan
Doanh nghiệp phải khai báo chi tiết các thông tin về lô hàng với cơ quan hải quan.
Khai báo: Khai báo hải quan có thể thực hiện qua hệ thống điện tử (ví dụ: phần mềm ECUS) hoặc nộp trực tiếp tại cơ quan hải quan. Việc khai báo yêu cầu người xuất khẩu phải có hiểu biết về việc nhập liệu lên phần mềm.
Hồ sơ: Sau khi có các chứng từ xuất hàng như Commercial Invoice, Packing List, Sale Contract, và Booking Note, có thể khai báo tờ khai hải quan. Cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ như Hợp đồng ngoại thương, Phiếu đóng hàng (Packing List), Tờ khai hải quan (02 bản chính nếu là tờ khai giấy) và Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice).
Phân luồng: Hệ thống hải quan sẽ phân loại tờ khai thành luồng Xanh (thông quan ngay), luồng Vàng (kiểm tra hồ sơ giấy), hoặc luồng Đỏ (kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa). Nếu hàng hợp lệ sẽ được đưa vào luồng xanh.
- Bài viết chi tiết: Phân luồng hải quan là gì? Quy trình phân luồng hải quan chi tiết
Bước 8: Giao hàng ra cảng và thanh lý tờ khai
Sau khi hoàn tất thủ tục hải quan, hàng hóa sẽ được vận chuyển ra cảng và xếp lên tàu theo lịch trình đã định.
Giao hàng: Đối với hàng phải lưu kho/lưu bãi, nhà xuất khẩu giao hàng cho chủ kho hay chủ cảng. Đối với hàng không cần lưu kho, giao trực tiếp cho hãng tàu. Các nghiệp vụ bao gồm giao danh mục hàng xuất khẩu (Cargo list) và lấy lệnh nhập hàng vào kho hàng.
Thanh lý tờ khai: Nhân viên giao nhận phải trình tờ khai đã hoàn tất để chuyên viên thương vụ cảng kiểm tra Seal và Container đã hạ chính xác chưa. Container sẽ được nhận vào hệ thống cảng sau khi hoàn thành thanh lý tờ khai.
Xếp hàng: Sau khi Container được hạ xuống, tiếp đến sẽ được ghi vào sổ tàu. Nhân viên giao nhận phải ký vào biên bản bàn giao và xác nhận đúng tình trạng Container.
Bước 9: Chuẩn bị chứng từ
Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ xuất khẩu và Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) (nếu có yêu cầu).
Các chứng từ cần thiết: Vận đơn (Bill of Lading), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Phiếu đóng gói (Packing List), Hợp đồng xuất khẩu và các tài liệu liên quan khác.
Thủ tục sau thông quan: Khi lô hàng đã giao thành công cho khách, nhân viên giao nhận sẽ phải làm thực xuất lô hàng.
Giao nhận chứng từ: Nên gửi bản scan bộ chứng từ cho khách để kiểm tra thông tin và sửa nếu có thay đổi. Sau khi xác định mọi thông tin chính xác, gửi chứng từ gốc bằng giấy để phía nhập khẩu có thể nhận hàng thuận tiện hơn.
Bước 10: Làm thủ tục thanh toán
Hoàn thành bộ chứng từ thanh toán theo quy định của hợp đồng và phương thức thanh toán đã chọn (ví dụ: Nhờ Thu).
Bộ chứng từ thanh toán: Bao gồm Phiếu đóng gói (Packing List), Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), Vận đơn đường biển, Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) và Giấy chứng nhận khử trùng.
Nhờ thu (Collection of Payment): Phương thức này giúp nhà nhập khẩu chỉ nhận được bộ chứng từ giao hàng sau khi thanh toán hoặc chấp nhận các điều kiện thanh toán khác.
Bước 11: Thanh toán tiền hàng
Đây là bước cuối cùng trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển.
Thực hiện thanh toán: Liên hệ với kế toán để thực hiện việc thanh toán.
Giải quyết khiếu nại: Nếu có khiếu nại của khách hàng về hàng hóa, nhà xuất khẩu sẽ giải quyết theo tinh thần của hợp đồng.
Lưu ý trong quá trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển
Để quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển diễn ra hiệu quả và giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp cần chú ý các điểm sau:
Tính toán thời gian vận chuyển: Vận tải đường biển có thời gian vận chuyển dài, thường từ 10 đến 60 ngày tùy theo tuyến. Doanh nghiệp cần nắm bắt lịch tàu để lên kế hoạch giao nhận hàng hóa chính xác, tránh tình trạng chậm trễ.
Quản lý rủi ro và bảo hiểm: Vấn đề rủi ro, tổn thất là khó tránh khỏi khi chuyên chở hàng hóa xuất khẩu ra nước ngoài. Hàng hóa vận chuyển bằng đường biển dễ bị hư hỏng hơn đường hàng không, dễ bị trầy xước và bụi bẩn. Do đó, cần mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu để đảm bảo an toàn một cách tốt nhất.
Tận dụng ưu đãi thuế quan: Kiểm tra thuế suất xuất nhập khẩu và tận dụng ưu đãi từ các hiệp định thương mại (FTA).
Tuân thủ thủ tục hải quan: Thường xuyên tổ chức đào tạo nội bộ để đảm bảo nhân sự nắm vững các thay đổi và thủ tục mới. Cần chú ý đến hạn sử dụng của chữ ký số để thuận tiện cho việc khai báo hải quan.
Chi phí vận chuyển: Mặc dù vận chuyển đường biển có chi phí thấp cho hàng khối lượng lớn, nhưng chi phí có thể khá cao trong trường hợp bạn vận chuyển ít hàng hóa (vì phải trả chi phí theo container). Doanh nghiệp cần tối ưu hóa chi phí bằng cách chọn đúng chuyến tàu phù hợp.
Đóng gói hàng hóa: Chọn vật liệu đóng gói phù hợp với từng loại hàng hóa, ví dụ như bao bì giấy, bìa cứng, bọt biển, thùng gỗ hoặc pallet. Pallet giúp bảo vệ hàng hóa khỏi ẩm ướt, mốc, bụi bẩn, và dễ dàng bốc xếp, di chuyển hàng hóa.
Quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển giống như việc chủ trì một dàn nhạc giao hưởng quốc tế: Mỗi nhạc cụ (từ việc ký hợp đồng, đặt chỗ tàu, đến thông quan hải quan) phải chơi đúng nốt (chính xác về chứng từ) và đúng thời điểm (tuân thủ lịch trình và Cut-off Time). Sự phối hợp nhịp nhàng và chính xác của từng bước trong quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển sẽ tạo nên bản giao hưởng thương mại thành công, mang lại lợi ích và uy tín cho doanh nghiệp trên thị trường toàn cầu.
